Hoe om 'n databasis in Excel te skep (met maklike stappe)

Hugh West

18-10-2023 Gevorderde Excel
  • Deel Dit
Hugh West

Weet jy nie hoe om 'n eenvoudige databasis in Excel te skep nie ? In hierdie artikel sal ons jou wys hoe jy 'n databasis in Excel kan maak in net 7 eenvoudige stappe.

Vind jy MS Access 'n komplekse hulpmiddel om as 'n databasis te gebruik? So, Excel is 'n wonderlike hulpmiddel om dit te doen.

Kom ons leer die tegniek.

Laai Oefenwerkboek af

Laai die volgende oefenwerkboek af. Dit sal jou help om die onderwerp duideliker te besef.

Skep 'n databasis.xlsx

8 stappe om 'n databasis in Excel te skep

As jy jou Excel-werkboek korrek ontwerp, kan jy dit maklik as 'n databasis gebruik. Die belangrikste sleutelpunt is dat jy jou werkboek korrek moet ontwerp. Jy kan data op baie maniere sorteer; jy kan die databasis filtreer om slegs die data te sien wat aan sekere spesifieke kriteria voldoen.

So, in hierdie pos sal ons 'n voorbeeld neem en die stappe demonstreer waarin jy 'n Excel-gebaseerde databasis sal kan skep .

Stap 1: Voer Data in

Die kolomme in die databasis word velde genoem. Jy kan soveel as wat nodig is byvoeg.

Dus, die velde in hierdie databasis is StdID , StdName , Staat , Ouderdom , en Departement .

Jy kan nou data maklik in die databasis invoer. Elke nuwe invoer sal by die eerste leë ry na die velde gevoeg word.

Ons het 'n paar gedoen. Kom ons wys jou hoe ons nog 'n inskrywing invoer.

Sê dit is die inset wat ingevoeg moet word indie databasis:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Staat: Florida,

Studente se ouderdom: 23,

Departement: ME

So, jy sien die invoer van data in 'n Excel-databasis is redelik basies.

Stap 2: Moenie enige ry leeg laat nie

  • Wanneer jy data in 'n databasis invoer, kan jy nie 'n ry los nie leeg.

Sê ná die laaste ry, ek plaas 'n paar data in die 2de ry daarvan:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Staat is Florida,

Studente ouderdom 23,

Departement ME,

Dit is 'n duidelike uiteensetting van hierdie databasis. Alhoewel dit kan gebeur dat sommige selle in 'n ry leeg kan wees. Kom ons sê so iets is wettig.

  • In dieselfde lyn is 'n ander reël dat daar geen heeltemal leë kolom in 'n databasis sal wees nie.

Wat gebeur sodra Excel 'n heeltemal leë ry of kolom teëkom, is dat dit nie daardie ry of kolom in die databasis kan insluit nie. Vir Excel is hierdie databasis nou in twee dele verdeel, 'n heeltemal nuwe en onverbonde stel inligting. Watter funksies jy ook al beplan om uit te voer, dit sal nie jou data op hierdie ontkoppelde inligtingstuk uitvoer nie. Byvoorbeeld, iets so eenvoudig soos filtering sal onsuksesvol wees, soos jy uit ervaring kan sien.

Stap 3: Verken twee nodige terme

Die volgende dingwat jy moet weet is dat elke individuele ry in 'n databasis bekend staan ​​as Rekords .

Al die rye is Rekords . Ons het 'n paar hier gemerk vir duidelikheid.

Verder is al hierdie kolomme Veld . Die opskrifte van die kolomme staan ​​bekend as Veldname .

Dus, StdID , StdName , Staat , Ouderdom, en Departement is die vyf Veldname van hierdie databasis

Stap 4: Skep die Excel Tabel

Om 'n tabel te skep, volg die stappe hieronder.

  • Gaan eerstens na die Voeg in -oortjie en klik op die Tabel opdrag.

  • Volgende sal 'n venster genaamd Skep tabel verskyn. Kies nou die selreeks, dws $B$4:$F$10 deur die wyser eenvoudig te sleep.
  • Moenie vergeet om die blokkie te merk voor My tabel het opskrifte opsie.

Onmiddellik word 'n tabel geskep. Tada!!!

Jy kan ook data filtreer deur gebruik te maak van die aftrekpyltjies wat by die opskrifte van elke kolom verskyn.

Stap 5: Gebruik Databasisnutsgoed

Databasisnutsgoed kan handig te pas kom met jou data-analise en interpretasie. Jy kan en behoort meer te leer oor die databasisnutsgoed .

Stap 6: Brei die databasis uit

Nou dat alles aan die gang is, kan jy begin om meer velde by te voeg en rekords (jy sien wat ons daar gedoen het) na jou databasis. Dit is so basies soos Stap 1 .

Stap 7:Voltooi databasisformatering

Die laaste en laaste stap is die formatering van die databasiskolomme. Daar is soveel instrumente om die selle in 'n databasis te formateer. Jy kan met Selstyle werk, jy kan die style onder die " Formaat as tabel "-aftreklys gebruik, en jy kan met die opdragte in die Formateer selle dialoogkassie. Jy kan die Gepasmaakte Getalformaat gebruik. Al hierdie tegnieke word in ons vorige lesings beskryf.

So, daar gaan jy! Jy het jou eie databasis in Excel geskep (totdat jy Access bemeester het, of jy nie meer Excel-spasie en verwerkers het nie).

Lees meer: ​​ Hoe om 'n Werknemerdatabasis te skep in Excel (met maklike stappe)

Hoe om 'n soekbare databasis in Excel te skep

Soms moet ons na ons verwagte data soek vanaf 'n groot databron. Om dié rede het ons dalk 'n soekbare databasis nodig van waar ons maklik ons ​​data kan kry. Om 'n soekbare databasis te skep , moet jy 'n paar eenvoudige stappe volg.

📌 Stappe:

  • Eerstens, kies sel F5 en skryf die formule neer.
=FILTER(C5:C10,ISNUMMER(SOEK(Databasis!C5,C5) :C10)),,”Not Found”)

Formule-uiteensetting:

SOEK-funksie → Oor die algemeen soek dit na 'n sekere waarde wat jy eis.

ISNUMBER-funksie → Dit is 'n logiese funksie wat WAAR terugstuur as die afvoer van die SOEK funksie is 'n getal. Andersins sal dit Onwaar terugstuur.

FILTER-funksie → Basies filtreer dit die uitsetwaarde volgens jou verlangde kriteria.

  • Druk ENTER en gebruik die Vulhandvatsel -nutsding.
  • Dan word jou uitset net soos die prentjie hieronder gewys.

  • Daarna, kies sel C4 en gaan na die Data -oortjie >> Datanutsgoed >> Datavalidering .

  • 'n Dialoogkassie sal verskyn met die naam Data Bekragtiging . Kies Instellings >> kies dan Lys in die Laat toe -afdeling >> tik jou Gefiltreerde sel in die Bron boks in. Plaas dus die volgende formule in die Bron -blokkie.
=$F$5#

  • gaan na die Foutwaarskuwing -opsie.

  • In die Foutwaarskuwing , ontmerk die blokkie genaamd Wys foutwaarskuwing nadat ongeldige data ingevoer is .
  • Druk OK .

  • Uiteindelik is 'n Soekbare databasis gereed vir jou! Nou, as jy “P” in die B4 -sel tik, sal jy die volle werknemer se naam “Peter” outomaties sien.

Lees meer: ​​ Hoe om databasisfunksies in Excel te gebruik (met voorbeelde)

Hoe om 'n databasis in te skep Excel wat outomaties opdateer

Die data wat ons in 'n databasis invoer moet bygewerk wordoutomaties . Hiervoor sal ons 'n Draaitabel vir die Brondatastel skep. Nadat ons die Verfris -funksie geaktiveer het, kan ons die nuut ingevoerde data outomaties bywerk in ons voorheen geskepte Draaitabel . Volg die stappe om dit te doen.

📌 Stappe:

  • Selekteer eerstens al die data uit die sel. Gaan na die Voeg in oortjie >> kies Draaitabel >> Van tabel/reeks .

  • 'n Draaitabel geskep sal word. Van daar af kan jy die kolomme kies wat jy wil gebruik om op te dateer.

  • Ten slotte, regskliek op enige sel en kies dan die Refresh -opdrag, en die Draaitabel sal outomaties jou data opdateer as jy dit in jou hoofwerkblad verander.

Ook, jy kan nog 5 metodes verken om die draaitabel op te dateer .

Lees meer: ​​ Hoe om klantedatabasis in Excel te onderhou

Hoe om 'n relasionele databasis in Excel te skep

'n Relasionele databasis identifiseer hoofsaaklik verbande tussen verskeie verskillende werkkaarte. Die Verhoudingsdatabasis help ons om vinnig sekere inligting te soek en uit te trek. Dit kan dieselfde datawaardes op verskeie maniere vertoon.

Kom ons sê, ons het twee databasisse, dit wil sê Databasis1 en Databasis2 . Databasis1 bevat Werknemer name met hul Salaris terwyl Databasis2 bestaanvan Werknemer name met hul benaming . Nou wil ons 'n relasionele databasis skep tussen die twee databasisse gebaseer op die Werknemer veld. Volg asseblief die stappe hieronder om dit te doen.

📌 Stappe:

  • Kies aanvanklik die hele reeks van Dataset2 .

  • Gaan dan na die Voeg in -oortjie >> Draaitabel > ;> Van tabel/reeks .

  • Gaan daarna na 'n ander werkblad genaamd Dataset1 en skep 'n tabel wat ons voorheen bespreek het.

Let wel : Jy kan die sleutelbordkortpad gebruik CTRL + T vir die skep van 'n tabel.

  • Dan sal 'n PivotTable verskyn, en jy moet kies die veld waarmee jy 'n verhouding wil maak. Byvoorbeeld, hier kies ons die Aanwysing en Salaris kolomme uit twee verskillende werkkaarte.

  • Nadat jy die data gekies het, klik op die SKEP opsie onder Alle in die Spiltabelvelde dialoogkassie.

  • Uiteindelik sal ons Verhoudingsdatabasis geskep word, soos jy in die prent hieronder kan sien.

Lees meer: ​​ Inleiding tot Relasionele Databasisbestuurstelsel (RDBMS)-konsepte!

Oefenafdeling

Ons het 'n oefenafdeling op elke blad oor die regte kant vir jou oefening. Doen dit asseblief deurjouself.

Slot

Dit gaan alles oor vandag se sessie. En dit is 'n paar maklike stappe oor hoe om 'n databasis in Excel te skep. Laat weet ons asseblief in die kommentaarafdeling as u enige vrae of voorstelle het. Vir jou beter begrip, laai asseblief die oefenblad af. Besoek ons ​​webwerf ExcelWIKI , 'n eenstopverskaffer van Excel-oplossings, om verskillende soorte Excel-metodes uit te vind. Dankie vir jou geduld met die lees van hierdie artikel.

Vorige pos Vind die eerste voorkoms van 'n waarde in 'n reeks in Excel (3 maniere)
Volgende plasing Hoe om op te soek met veelvuldige kriteria in Excel (2 maklike maniere)

Hugh West is 'n hoogs ervare Excel-afrigter en ontleder met meer as 10 jaar ondervinding in die bedryf. Hy het 'n Baccalaureusgraad in Rekeningkunde en Finansies en 'n Meestersgraad in Besigheidsadministrasie. Hugh het 'n passie vir onderrig en het 'n unieke onderrigbenadering ontwikkel wat maklik is om te volg en te verstaan. Sy kundige kennis van Excel het duisende studente en professionele persone wêreldwyd gehelp om hul vaardighede te verbeter en uit te blink in hul loopbane. Deur sy blog deel Hugh sy kennis met die wêreld, en bied gratis Excel-tutoriale en aanlyn opleiding aan om individue en besighede te help om hul volle potensiaal te bereik.