تعد أداة تعقب الإجازات مهمة مستخدمة على نطاق واسع لقسم الموارد البشرية لتتبع كل شخص لقضاء إجازته وأيام عمله. تستخدم كل المؤسسات تقريبًا أداة تعقب إجازات الموظفين. في هذه المقالة ، سوف نوضح كيفية إنشاء تعقب إجازة في Excel. إذا كنت مهتمًا أيضًا بمعرفة كيفية إعداده بنفسك ، فقم بتنزيل دليل التدريب الخاص بنا وتابعنا.

تنزيل النموذج

تنزيل هذا النموذج المجاني أثناء قراءة هذه المقالة.

مغادرة Tracker Template.xlsx

ما المقصود بمتعقب الإجازات؟

الإجازة هي قاعدة بيانات حيث نقوم بتخزين تاريخ قائمة إجازات الموظف. جميع المعلومات التفصيلية حول إجازته مدرجة هناك. إنها قاعدة البيانات تلك حيث يمكننا بسهولة رؤية أداء الموظف وصدقه. يتعامل مدير الموارد البشرية في كل شركة تقريبًا وصاحب الشركات الصغيرة مع هذا النوع من تعقب الإجازات لمنظمتهم.

إجراء خطوة بخطوة لإنشاء متعقب الإجازات في Excel

لإثبات الإجراء ، نحن ندرس مجموعة بيانات من 5 موظفين في شركة. سنقوم بإنشاء تعقب إجازة لهم. ستكون النتيجة النهائية مثل الصورة الموضحة أدناه.

الخطوة 1: إنشاء مخطط ملخص

هنا ، سنقوم بإنشاء مخطط ملخص لدينا اترك قاعدة بيانات التتبع.

• أولاً ، قم بتشغيل Microsoft Excel على جهازك.
• الآن ، أعد تسميةمتتبع.

  اقرأ المزيد: كيفية إنشاء متعقب التوظيف في Excel (تنزيل نموذج مجاني)

  الخاتمة

  هذا نهاية هذا المقال. آمل أن تكون هذه المقالة مفيدة لك وستتمكن من إنشاء متتبع إجازات في Excel. يرجى مشاركة أي استفسارات أو توصيات أخرى معنا في قسم التعليقات أدناه إذا كان لديك أي أسئلة أو توصيات أخرى.

  لا تنس التحقق من موقعنا على الويب ExcelWIKI للتعرف على العديد من المشكلات المتعلقة بـ Excel والحلول. استمر في تعلم طرق جديدة واستمر في النمو!

  اسم الورقة على أنه الملخص من شريط اسم الورقة .
• حدد الخلية F1 .
• ثم في إدراج علامة التبويب ، حدد القائمة المنسدلة سهم الرسوم التوضيحية و GT ؛ الصورة & GT. هذا الجهاز .

• سيظهر مربع حوار يسمى إدراج صورة .
• ثم ، حدد شعار شركتك وانقر فوق إدراج .

• في ملفنا ، نقوم بإدخال شعار موقعنا لإظهار العملية و من أجل راحتك.

• الآن ، حدد نطاق الخلايا B4: I4 وحدد Merge & amp؛ خيار الوسط من المجموعة المحاذاة .
• ثم اكتب العنوان. قمنا بتعيين عنوان الملف على أنه متعقب إجازة الموظف. احتفظ بالتنسيق المطلوب للخلية.

• في الخلية B6 اكتب العنوان السنة والخلية C6 تبقى فارغة للسنة الحالية. نحتفظ بـ 2022 لأننا نريد إنشاء المتتبع لهذا العام.

• بعد ذلك ، في نطاق الخلايا K8: L14، حدد نوع الإجازة واستمارة قصيرة لهم. نحتفظ بستة أنواع مختلفة من الإجازات وأشكالها القصيرة المتطابقة.

• لإنشاء جدول الملخص النهائي ، حدد الخلية B8: I8 .
• ثم حدد دمج & أمبير ؛ خيار توسيط ، واكتب عنوان الجدول. نحتفظ بعنوان جدولنا على أنه ملخص العام .

• الآن ، في الخلية B9 ،بعنوان اسم العمود كـ اسم الموظف وتعيين نطاق الخلايا B10: B14 لـ 5 للموظفين.

• بعد ذلك ، في نطاق الخلايا C9: H9 ، قم بالإشارة إلى أشكال الإجازة القصيرة.

> من الحكمة التي توضح إجمالي كمية الإجازة لأي نوع محدد من الإجازات .

• وبالتالي ، يمكننا لنفترض أن تخطيط الملخص قد اكتمل> الخطوة 2: إنشاء قائمة تعقب لكل شهر

  في هذه الخطوة ، سننشئ قائمة بيانات أداة الإجازة لكل شهر على حدة. سنقوم ببنائه في يناير . بالنسبة لبقية الأشهر ، ستكون العملية متشابهة.

  • في البداية ، قم بإنشاء ورقة جديدة وأعد تسميتها كـ يناير .
  • في الصفحة الرئيسية علامة التبويب ، حدد الخيار تنسيق من مجموعة الخلايا وانقر فوق عرض العمود .

  

  • نتيجة لذلك ، سيظهر مربع حوار صغير يسمى عرض العمود .
  • نظرًا لأننا سنرى عددًا كبيرًا جدًا من الأعمدة في هذه الورقة ، قم بتعيين عرض العمود ~ 2.50 وانقر فوق موافق .

  

  • ثم حدد الخلية AF1 ، وأدخل شعار شركتك بالمثل كما نعرضه في الخطوة 1 .

  

  • بعد ذلك ، في الخلية B4 ، اكتب الصيغة التالية:

  ="January"&Summary!C6

  • اضغط على أدخل لتخزين البيانات.

  

  • نظرًا لأن شهر يناير به 31 يومًا ، ونحتاج إلى عمود لأسماء الموظفين ، لذا حدد 32 عمودًا من B6: AG6 . ثم حدد دمج & أمبير ؛ خيار الوسط من المجموعة المحاذاة .
  • في خلية marge ، اكتب الصيغة التالية واضغط على مفتاح Enter .

  =B4

  

  • الآن ، الخلية المعنونة B7 على أنها أيام والخلية B8 مثل اسم الموظف .

  

  • قم بتعديل تنسيق الخلية للنطاق عدد الخلايا B9: B13 والاحتفاظ بها لإدخال اسم الموظف.

  

  • الآن ، نستخدم التاريخ وظيفة للحصول على التواريخ. في الخلية C8 ، اكتب الصيغة التالية:

  =DATE(Summary!$C$6,1,1)

  

  • بعد ذلك ، في الخلية D8 اكتب الصيغة التالية واسحب رمز مقبض التعبئة لنسخ الصيغة حتى يظهر التاريخ 28 .
  =C8+1

  

  • آخر 3 الخلايا AE8: AG8 ، اكتب الصيغة الموضحة أدناه. ستساعدنا هذه الصيغة في تحديد جميع التواريخ وفقًا للشهر. في هذه الصيغة ، نستخدم IF و MONTH وظائف.

  =IF(MONTH($AD8+1)>MONTH($C$8),"",$AD8+1)

  🔍 تفصيل الصيغة

  نقوم بتفكيك صيغتنا للخلية AE8.

  👉 MONTH ($ AD8 + 1): هذه الدالة ترجع 1 .

  👉 MONTH ($ C $ 8): ترجع هذه الوظيفة 1.

  👉 IF (MONTH ($ AD8 + 1) ) & gt؛ MONTH ($ C $ 8)، ""، $ AD8 + 1): هذه الدالة ترجع التاريخ.

  

  • ثم ، في الخلية C7 ، اكتب الصيغة للحصول على اسم يوم الأسبوع المقابل في شكل قصير. ستساعدنا الوظائف IF و INDEX و WEEKDAY في الحصول على النتيجة.
  =IF(C8="","",INDEX({"Su";"M";"Tu";"W";"Th";"F";"Sa"},WEEKDAY(C8,1)))

  🔍 تفصيل الصيغة

  نقوم بتفكيك صيغتنا للخلية C9.

  👉 WEEKDAY (C8،1): تعرض هذه الوظيفة 7 .

  👉 INDEX ({“Su”؛ " M ”؛“ Tu ”؛“ W ”؛“ Th ”؛“ F ”؛” Sa ”}، WEEKDAY (C8،1)): هذه الوظيفة ترجع Sa.

  👉 IF (C8 = ""، ""، INDEX ({"Su"؛ "M"؛ "Tu"؛ "W"؛ "Th"؛ "F"؛ "Sa"}، WEEKDAY ( C8،1))): هذه الدالة ترجع اسم اليوم Sa .

  

  • بعد ذلك ، اسحب ملء تعامل مع رمز لنسخ الصيغة حتى الخلية AG7 .

  

  • للتأكد من ترك النماذج القصيرة المحددة فقط أدخل تعقبنا ، سنضيف سهم القائمة المنسدلة للتحقق من صحة البيانات.
  • لإضافة سهم القائمة المنسدلة ، حدد الخلية C9 .
  • الآن ، في علامة التبويب البيانات ، حدد سهم القائمة المنسدلة من التحقق من صحة البيانات الخيار من مجموعة أدوات البيانات .
  • ثم حدد الخيار التحقق من صحة البيانات .

  

  • مربع حوار صغير يسمى التحقق من صحة البيانات سيظهر على جهازك.
  • في علامة التبويب الإعداد ، حدد سهم القائمة المنسدلة أسفل العنوان اسمح واختر الخيار قائمة .
  • بعد ذلك ، اكتب مراجع الخلية $ AH $ 8: $ AM $ 8 في المربع أدناه المصدر أو ببساطة حددها بالماوس.
  • أخيرًا ، انقر فوق موافق.

  

  • سترى سهم منسدل سيضيف يحتوي على جميع النماذج القصيرة.
  • الآن ، اسحب رمز مقبض التعبئة في نطاق الخلايا C9: AG13 لنسخ سهم القائمة المنسدلة في جميع الخلايا.
  • حدد عطلات نهاية الأسبوع بلون مختلف بحيث يمكنك بسهولة ابحث عنها.

  

  • بعد ذلك ، حدد نطاق الخلايا AH6: AM6 واختر Merge & amp؛ خيار توسيط .
  • بعنوان الخلية المدمجة كـ إجمالي .

  

  • الآن ، نستخدم دالة COUNTIF في الصيغة التالية في الخلية AH9 ، اكتب الصيغة التالية:

  =COUNTIF($C9:$AG9,AH$8)+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,AH$8&"H")+0.5*COUNTIF($C9:$AG9,"H"&AH$8)

  🔍 تفصيل الصيغة

  نقوم بتفكيك صيغتنا للخلية AH9.

  👉 COUNTIF ($ C9: $ AG9، AH $ 8): ترجع هذه الدالة 1 .

  👉 COUNTIF ($ C9: $ AG9، AH $ 8 & amp؛ "H"): هذه الوظيفة ترجع 0.

  👉 COUNTIF ($ C9: $ AG9، "H" & amp؛ AH $ 8): ترجع هذه الوظيفة 0.

  👉 COUNTIF (C9 دولارات أمريكية: AG9 دولارًا أمريكيًا ، 8 دولارات أمريكية) + 0.5 * COUNTIF (C9 دولارات أمريكية: AG9 دولارات أمريكية ، 8 دولارات أمريكية وأمبير ؛ "H") + 0.5 * COUNTIF (C9 دولارات أمريكية: AG9 دولارًا أمريكيًا ، "H" & amp؛ AH $ 8): هذه الوظيفة ترجع اسم اليوم 1 .

  

  • اسحب ملء تعامل مع رمز بالماوس لإبقاء الصيغة في نطاق الخلايا AH9: AM13 .

  

  • في نطاق الخلايا AH8: AM8 ، اكتب الصيغة لإظهار أشكال قصيرة لنوع الإجازة.

  =Summary!C9

  

  • في الخلية AH7 ، استخدم الدالة SUM لجمع إجمالي عدد الأعمدة. باختصار ، استخدم الصيغة التالية في الخلية AH7 :

  =SUM(AH9:AH13)

  

  • ثم ، اسحب رمز مقبض التعبئة لنسخ الصيغة إلى الخلية AM7 .
  • أخيرًا ، أداة تعقب الإجازات الخاصة بنا لشهر سيكون يناير جاهزًا للاستخدام.

  

  • وبالمثل ، قم بإنشاء متتبع الإجازات الشهرية لبقية شهور العام .

  

  وبالتالي ، يمكننا القول أننا أكملنا المهمة الثانية لإنشاء متتبع إجازة في Excel.

  اقرأ المزيد : تنسيق سجل الإجازات الشهرية للموظف في Excel (مع قالب مجاني)

  قراءات مماثلة

  أنظر أيضا: كيفية طرح الوقت في Excel (7 طرق سريعة)
  • كيف حساب إجازة نصف يوم في Excel (طريقتان فعالتان)
  • حساب الإجازة السنوية في Excel (مع خطوات مفصلة)
  • كيفاحسب رصيد الإجازات في Excel (مع الخطوات التفصيلية)
  • كيفية حساب وقت الإجازة المستحقة في Excel (بخطوات سهلة)

  الخطوة 3: قم بإنشاء برنامج تعقب الإجازات النهائي

  الآن ، سنكمل جدول ملخص العام في ورقة الملخص للحصول على التقرير النهائي. سنقوم بإدخال صيغة في نطاق الخلايا C10: H14 لاستخراج البيانات من متتبع الشهر الفردي. للحصول على النتيجة النهائية ، IFERROR ، INDEX ، MATCH ، و <ستساعدنا وظائف 6> SUM .

  • في البداية ، أدخل الصيغة في الخلية C9 .
  =IFERROR(INDEX(Jan!AH$9:AH$13,MATCH($B10,Jan!$B$9:$B$13,0)),0)+IFERROR(INDEX(Feb!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Feb!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Mar!AH$7:AH$11,MATCH($B10Mar!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Apr!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Apr!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(May!AH$7:AH$11,MATCH($B10,May!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Jun!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Jun!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Jul!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Jul!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Aug!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Aug!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Sep!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Sep!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Oct!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Oct!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Nov!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Nov!$B$7:$B$11,0)),0)+IFERROR(INDEX(Dec!AH$7:AH$11,MATCH($B10,Dec!$B$7:$B$11,0)),0)

  🔍 تفصيل الصيغة

  نحن نقوم بتفصيل صيغتنا لشهر يناير فقط . في صيغتنا ، قمنا بذلك لكل شهر وأضفناها.

  👉 MATCH ($ B10 ، Jan! $ B $ 9: $ B $ 13،0): هذه الدالة ترجع 2.

  أنظر أيضا: كيفية تحرير ملف XML في Excel (بخطوات سهلة)

  👉 INDEX (يناير! AH $ 9: AH $ 13، MATCH ($ B10، Jan! $ B $ 9: $ B $ 13،0)): هذه الوظيفة إرجاع 0.

  👉 IFERROR (INDEX (يناير! AH $ 9: AH $ 13، MATCH ($ B10، Jan! $ B $ 9: $ B $ 13،0)) ، 0): هذه الدالة ترجع 1 .

  

  • ثم انسخ الصيغة إلى الخلية H14 عن طريق سحب رمز مقبض التعبئة .

  

  • الآن ، في الخلية I10 ، استخدم الدالة SUM لتجميع نطاق الخلايا C10: H10 .

  =SUM(C10:H10)

  

  • انقر نقرًا مزدوجًا على على مقبض التعبئة رمز لنسخ الصيغة حتى الخلية I14 .

  

  • مرة أخرى ، في الخلية C16 ، اكتب الصيغة التالية ، لتلخيص ، نوع معين من الإجازة.

  =SUM(C10:C14)

  

  • أخيرًا ، انسخ الصيغة إلى الخلية I16 باستخدام رمز مقبض التعبئة .

  

  • وبالتالي ، يمكننا القول بأن أداة تعقب الإجازات الخاصة بنا قد اكتملت وجاهزة للاستخدام. أداة تعقب الإجازات في Excel.

    اقرأ المزيد: تنسيق سجل إجازة الموظف في Excel (أنشئ بخطوات مفصلة)

    الخطوة 4: تحقق من الإجازة تعقب بالبيانات

    الآن ، نقوم بإدخال بعض بيانات الإجازة في شهورنا والتحقق من الصيغة وكذلك دقة المتعقب.

    • في البداية ، نقوم بإدخال أسماء موظفينا في نطاق الخلايا B10: B14 .
    • ثم ، أدخل بعض البيانات لـ يناير في الورقة يناير .

    

    • وبالمثل ، أدخل بعض القيمة للأشهر فبراير في الأوراق فبراير .

    

    • الآن ، إذا قمت بالتحقق من جدول ملخص السنة ، ستجد أن صيغتنا تستخرج القيمة من ورقة الشهر وتوضح لنا الموظفين الفرديين وأنواع الإجازات الفردية. تتبع بيانات الإجازة وكذلك نحن قادرون على إنشاء الإجازة