لا أعرف كيفية إنشاء قاعدة بيانات بسيطة في Excel ؟ في هذه المقالة ، سنوضح لك كيف يمكنك إنشاء قاعدة بيانات في Excel في 7 خطوات بسيطة فقط.

هل تجد MS Access أداة معقدة لاستخدامها كقاعدة بيانات؟ لذلك ، يعد Excel أداة رائعة للقيام بذلك.

دعنا نتعلم التقنية.

تنزيل Practice Workbook

تنزيل دليل التدريب التالي. سيساعدك على إدراك الموضوع بشكل أكثر وضوحًا.

8 خطوات لإنشاء قاعدة بيانات في Excel

إذا قمت بتصميم مصنف Excel الخاص بك بشكل صحيح ، فيمكنك استخدامه كقاعدة بيانات بسهولة. النقطة الأساسية الرئيسية هي أنه يجب عليك تصميم المصنف الخاص بك بشكل صحيح. يمكنك فرز البيانات بعدة طرق ؛ يمكنك تصفية قاعدة البيانات لرؤية البيانات التي تطابق بعض المعايير المحددة فقط.

لذلك ، في هذا المنشور ، سوف نأخذ مثالاً ونعرض الخطوات التي ستتمكن من خلالها من إنشاء قاعدة بيانات تستند إلى Excel .

الخطوة 1: أدخل البيانات

تسمى الأعمدة في قاعدة البيانات الحقول. يمكنك إضافة قدر ما يلزم.

لذلك ، الحقول في قاعدة البيانات هذه هي StdID ، StdName ، State ، Age ، القسم .

يمكنك الآن إدخال البيانات في قاعدة البيانات بسهولة. سيتم إضافة كل إدخال جديد إلى أول صف فارغ بعد الحقول.

قمنا ببعض. دعنا نوضح لك كيفية إدخال إدخال آخر.

قل هذا هو الإدخال الذي يجب إدراجه فيقاعدة البيانات:

StdID: 1510060،

StdName: Jimmy،

State: Florida،

عمر الطالب: 23 ،

القسم: ME

لذا ، ترى أن إدخال البيانات في قاعدة بيانات Excel أمر أساسي جدًا.

الخطوة 2: لا تترك أي صف فارغًا

• عند إدخال البيانات في قاعدة بيانات ، لا يمكنك ترك صف فارغ.

قل بعد الصف الأخير ، أضع بعض البيانات في الصف الثاني منه:

StdID: 1510060 ،

StdName: Jimmy ،

State is Florida ،

عمر الطالب 23 ،

Department ME ،

هذا تفصيل واضح لقاعدة البيانات هذه. على الرغم من أنه قد يحدث أن تكون بعض الخلايا المتتالية فارغة. لنفترض أن شيئًا كهذا قانوني.

• على نفس المنوال ، هناك قاعدة أخرى وهي أنه لن يكون هناك عمود فارغ تمامًا في قاعدة البيانات.

ما يحدث بمجرد أن يواجه Excel صفًا أو عمودًا فارغًا تمامًا هو أنه يتعذر عليه تضمين هذا الصف أو العمود في قاعدة البيانات. بالنسبة لبرنامج Excel ، تنقسم قاعدة البيانات هذه الآن إلى جزأين ، مجموعة جديدة تمامًا وغير متصلة من المعلومات. مهما كانت الوظائف التي تخطط لأدائها ، فإنها لن تؤدي بياناتك على هذه القطعة غير المتصلة من المعلومات. على سبيل المثال ، لن ينجح شيء بسيط مثل التصفية ، كما يمكنك أن تقول من خلال التجربة.

الخطوة 3: استكشاف شرطين ضروريين

الشيء التاليعليك أن تعرف أن كل صف فردي في قاعدة البيانات يُعرف باسم السجلات .

جميع الصفوف سجلات . لقد وضعنا علامة على عدد قليل هنا للتوضيح.

علاوة على ذلك ، كل هذه الأعمدة هي الحقول . تُعرف عناوين الأعمدة باسم أسماء الحقول .

لذا ، StdID ، StdName ، حالة ، العمر ، و القسم هي أسماء الحقول الخمسة لقاعدة البيانات هذه

الخطوة 4: إنشاء Excel جدول

لإنشاء جدول ، اتبع الخطوات أدناه.

• أولاً ، انتقل إلى علامة التبويب إدراج وانقر فوق جدول أمر.

• بعد ذلك ، ستظهر نافذة تسمى إنشاء جدول . الآن ، حدد نطاق الخلايا ، أي $ B $ 4: $ F $ 10 عن طريق سحب المؤشر ببساطة.
• لا تنس تحديد المربع قبل يحتوي الجدول على رؤوس الخيار.

على الفور ، يتم إنشاء جدول. Tada !!!

أيضًا ، يمكنك تصفية البيانات باستخدام الأسهم المنسدلة التي تظهر في عناوين كل عمود.

الخطوة 5: استخدم أدوات قاعدة البيانات

يمكن أن تكون أدوات قاعدة البيانات مفيدة في تحليل البيانات وتفسيرها. يمكنك ويجب عليك معرفة المزيد حول أدوات قاعدة البيانات .

الخطوة 6: قم بتوسيع قاعدة البيانات

الآن وبعد أن تم تشغيل كل شيء ، يمكنك البدء في إضافة المزيد من الحقول و السجلات (ترى ما فعلناه هناك) لقاعدة البيانات الخاصة بك. إنها أساسية مثل الخطوة 1 .

الخطوة 7:إكمال تنسيق قاعدة البيانات

الخطوة الأخيرة والأخيرة هي تنسيق أعمدة قاعدة البيانات. هناك العديد من الأدوات لتنسيق الخلايا في قاعدة البيانات. يمكنك العمل مع أنماط الخلية ، يمكنك استخدام الأنماط الموجودة ضمن القائمة المنسدلة " تنسيق كجدول " ، ويمكنك العمل باستخدام الأوامر الموجودة في تنسيق الخلايا مربع الحوار. يمكنك استخدام مخصص تنسيق الأرقام . تم وصف كل هذه التقنيات في محاضراتنا السابقة.

لذا ، ها أنت ذا! لقد أنشأت قاعدة البيانات الخاصة بك في Excel (حتى تتقن الوصول ، أو نفدت مساحة ومعالجات Excel).

اقرأ المزيد: كيفية إنشاء قاعدة بيانات للموظفين في Excel (بخطوات سهلة)

كيفية إنشاء قاعدة بيانات قابلة للبحث في Excel

في بعض الأحيان ، نحتاج إلى البحث عن بياناتنا المتوقعة من مصدر بيانات ضخم. لهذا السبب ، قد نحتاج إلى قاعدة بيانات قابلة للبحث حيث يمكننا بسهولة الحصول على بياناتنا. لإنشاء قاعدة بيانات قابلة للبحث ، عليك اتباع بعض الخطوات البسيطة.

📌 الخطوات:

• بادئ ذي بدء ، حدد الخلية F5 وقم بتدوين الصيغة. : C10)) ، "غير موجود")

انهيار الصيغة:

وظيفة البحث → بشكل عام ، يبحث عن قيمة معينة تطلبها.

دالة ISNUMBER → إنها دالة منطقية ترجع TRUE إذا كان ناتج بحث وظيفة هي رقم. خلاف ذلك ، فإنه سيعود خطأ .

وظيفة التصفية → بشكل أساسي ، تقوم بتصفية قيمة الإخراج وفقًا للمعايير التي تريدها.

• اضغط على ENTER واستخدم أداة Fill Handle .
• ثم ، يظهر الإخراج تمامًا مثل الصورة أدناه.

• بعد ذلك ، حدد الخلية C4 وانتقل إلى علامة التبويب البيانات & gt؛ & gt؛ أدوات البيانات & gt؛ & gt؛ التحقق من صحة البيانات .

• سيظهر مربع حوار باسم البيانات التحقق من صحة . حدد الإعدادات & gt؛ & gt؛ ثم حدد قائمة في قسم السماح & gt؛ & gt؛ أدخل الخلية المصفاة في المربع المصدر . لذلك ، ضع الصيغة التالية في المربع المصدر .

• انتقل إلى الخيار تنبيه الخطأ .

• في تنبيه الخطأ ، قم بإلغاء تحديد المربع المسماة إظهار تنبيه الخطأ بعد إدخال بيانات غير صالحة .
• اضغط موافق .

• أخيرًا ، قاعدة بيانات قابلة للبحث قاعدة بيانات جاهزة لك! الآن ، إذا كتبت "P" في الخلية B4 ، فسترى اسم الموظف بالكامل "Peter" تلقائيًا.

قراءة المزيد: كيفية استخدام وظائف قاعدة البيانات في Excel (مع أمثلة)

كيفية إنشاء قاعدة بيانات في Excel الذي يتم تحديثه تلقائيًا

يجب تحديث البيانات التي ندخلها في قاعدة البيانات تلقائيا . لهذه ، سننشئ PivotTable لمجموعة بيانات المصدر . بعد تمكين ميزة تحديث ، يمكننا تلقائيًا تحديث البيانات المدخلة حديثًا في PivotTable الذي أنشأناه مسبقًا. اتبع الخطوات للقيام بذلك.

📌 الخطوات:

• أولاً ، حدد جميع البيانات من الخلية. انتقل إلى علامة التبويب إدراج & gt؛ & gt؛ حدد PivotTable & gt؛ & gt؛ من الجدول / النطاق .

• A PivotTable سيتم إنشاؤه. من هناك ، يمكنك تحديد الأعمدة التي تريد استخدامها للتحديث.

• أخيرًا ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي خلية ، ثم حدد تحديث ، و PivotTable سيقوم تلقائيًا بتحديث بياناتك إذا قمت بتغييرها في ورقة العمل الرئيسية.

أيضًا ، يمكنك استكشاف طرق أخرى 5 لتحديث PivotTable .

اقرأ المزيد: كيفية الحفاظ على قاعدة بيانات العملاء في Excel

كيفية إنشاء قاعدة بيانات علائقية في Excel

A قاعدة البيانات العلائقية تحدد بشكل أساسي العلاقات بين عدة أوراق عمل مختلفة. تساعدنا قاعدة البيانات العلائقية في البحث بسرعة عن معلومات معينة وسحبها. يمكنه عرض نفس قيم البيانات بعدة طرق.

لنفترض أن لدينا قاعدتي بيانات ، أي قاعدة بيانات 1 و قاعدة بيانات 2 . Databaset1 تحتوي على الموظف أسماء مع الراتب بينما تتكون قاعدة البيانات 2من أسماء موظف مع تعيينهم . الآن ، نريد إنشاء قاعدة بيانات علائقية بين قاعدتي البيانات بناءً على الحقل الموظف . يرجى اتباع الخطوات أدناه للقيام بذلك.

📌 الخطوات:

• مبدئيًا ، حدد النطاق بالكامل من Dataset2 .

• ثم انتقل إلى إدراج علامة التبويب & gt؛ & gt؛ PivotTable & GT ؛ & gt؛ من الجدول / النطاق .

• بعد ذلك ، انتقل إلى ورقة عمل أخرى باسم Dataset1 وقم بإنشاء جدول ناقشناه من قبل.

ملاحظة : يمكنك استخدام اختصار لوحة المفاتيح CTRL + T لإنشاء جدول.

• ثم ، سيظهر PivotTable ، وعليك تحديد المجال الذي تريد إقامة علاقة معه. على سبيل المثال ، هنا ، نختار عمودي التعيين و المرتب من ورقتي عمل مختلفتين.

• بعد تحديد البيانات ، انقر فوق الخيار إنشاء ضمن الكل في مربع الحوار حقول PivotTable .

• أخيرًا ، سيتم إنشاء قاعدة البيانات العلائقية ، كما ترى في الصورة أدناه.

قراءة المزيد: مقدمة إلى مفاهيم نظام إدارة قواعد البيانات العلائقية (RDBMS)!

قسم الممارسة

لقد قدمنا ​​قسمًا للتدريب على كل ورقة الجانب الصحيح لممارستك. الرجاء القيام بذلكبنفسك.

الخاتمة

هذا كل شيء عن جلسة اليوم. وهذه بعض الخطوات السهلة حول كيفية إنشاء قاعدة بيانات في Excel. يرجى إخبارنا في قسم التعليقات إذا كان لديك أي أسئلة أو اقتراحات. لفهم أفضل ، يرجى تنزيل ورقة التدريب. قم بزيارة موقعنا على الويب ExcelWIKI ، مزود حلول Excel الشامل ، لاكتشاف أنواع متنوعة من أساليب Excel. نشكرك على سعة صدرك في قراءة هذا المقال.