Microsoft Excel - гэта выдатны інструмент, які мае магчымасці вылічэнняў або разлікаў, графічныя інструменты, зводныя табліцы і VBA. Праграмнае забеспячэнне ў асноўным прызначана для кіравання і працы з адносна невялікімі наборамі даных. Але памер файла значна павялічваецца з-за велізарнага набору даных і многіх іншых прычын. І нічога пра вялікія файлы Excel не можа быць карысным, за выключэннем таго, што яны змяшчаюць вялікую колькасць дадзеных. Імі цяжэй падзяліцца, і кожны іх працэс займае больш часу, чым патрабуецца. Калі вы выявіце, што ваш файл Excel занадта вялікі без прычыны, адно з гэтых магчымых рашэнняў можа вырашыць вашу праблему.

10 магчымых рашэнняў, калі ваш файл Excel занадта вялікі без прычыны

An Файл Excel можа быць вялікім па многіх прычынах. Гэта можа быць так проста, як змяшчаць занадта шмат інфармацыі ў электронных табліцах у пустыя вочкі, якія ўсё яшчэ выкарыстоўваюцца. Паколькі працаваць з вялікімі файламі Excel не вельмі цікава, часта бывае магчыма зрабіць іх меншымі. Калі вы выявіце, што ваш файл Excel занадта вялікі без прычын, якія вы, здаецца, не можаце знайсці, паспрабуйце гэтыя парады і рэкамендацыі, якія дапамогуць паменшыць памер файла . Памяншэнне памеру залежыць ад таго, што ў першую чаргу выклікае вялікі памер файла. Тым не менш, паспрабуйце кожную з іх, каб знайсці тое, што вам падыходзіць.

1. Праверце наяўнасць схаваных працоўных лістоў

Часам у вашай кнізе могуць быць ужо існуючыя электронныя табліцы, якія вы не знойдзеце ў адкрытым выглядзе. . Іншымі словамі,«схаваныя працоўныя лісты». Напрыклад, давайце паглядзім на працоўную кнігу са схаваным лістом. Гледзячы на ​​ўкладкі аркуша ў левым ніжнім куце табліцы, гэта будзе выглядаць прыкладна так.

Як відаць на малюнку, у кнізе ёсць тры электронныя табліцы. Але спачатку перайдзіце на ўкладку Агляд і абярыце Статыстыка працоўнай кнігі з групы Праверка .

Вы тут можна знайсці сапраўдную колькасць працоўных лістоў.

Каб паказаць працоўныя аркушы, выканайце наступныя крокі.

Крокі:

• Спачатку пстрыкніце правай кнопкай мышы на любым з імёнаў на ўкладцы «Аркуш» у левым ніжнім куце табліцы.
• Затым выберыце Паказаць з кантэкстнага меню.

• Далей выберыце аркуш, які хочаце паказаць, у дыялогавым акне Паказаць .

• Затым націсніце ОК .

Пасля гэтага вы ўбачыце схаваныя аркушы на Укладка «Аркуш» зноў.

Цяпер вывучыце электронныя табліцы, якія былі схаваныя, і, калі яны бескарысныя, выдаліце ​​іх.

Падрабязней: Як вызначыць, што выклікае вялікі памер файла Excel

2. Выдаліце ​​нявыкарыстаныя працоўныя аркушы

Вы павінны выдаліць электронныя табліцы, якія больш не з'яўляюцца выкарыстоўваецца не толькі для схаваных, але і для нясхаваных таксама. Наяўнасць занадта вялікай колькасці электронных табліц займае занадта шмат месца для абедзвюх, якія змяшчаюць неістотную інфармацыюі змяшчае пусты выкарыстаны дыяпазон ячэек (падрабязнасці ў наступным раздзеле).

Такім чынам, іх выдаленне - самы лагічны крок, калі ваш файл Excel занадта вялікі без уважлівых прычын.

Больш падрабязна: Як сціснуць файл Excel для электроннай пошты (13 хуткіх метадаў)

3. Праверце выкарыстоўваны дыяпазон

Яшчэ адна важная прычына, па якой вы можаце не знайсці прычын таму што ваш файл Excel занадта вялікі, таму што ў вашай кнізе выкарыстоўваецца большая колькасць ячэек, чым здаецца. Некаторыя выкарыстаныя ячэйкі займаюць месца з-за фрагментаў інфармацыі ў іх і робяць файлы Excel вялікімі.

Каб убачыць, дзе заканчваецца дыяпазон выкарыстаных ячэек, выберыце любую ячэйку ў электроннай табліцы і націсніце Ctrl +End на клавіятуры. У ідэале пазіцыя павінна быць там, дзе заканчваецца набор даных.

Калі мы ўвядзем значэнне ў ячэйку па-за наборам даных, а потым выдалім яго, ячэйка ўсё яшчэ будзе выкарыстоўвацца, нават калі ў ёй няма змесціва. Гэта робіць файл большым, чым мяркуецца.

Вы можаце выканаць наступныя хуткія і простыя крокі, каб выдаліць невыкарыстоўваныя ячэйкі з электроннай табліцы.

Крокі:

• Спачатку выберыце слупкі, якія пачынаюцца пасля канца набору даных, націснуўшы на загаловак слупка.
• Затым націсніце Ctrl+Shift+стрэлка ўправа на клавіятуры. Гэта вылучыць усе слупкі да канца табліцы.
• Цяпер пстрыкніце правай кнопкай мышы на выбары.
• Пасля гэтага абярыце Выдаліць з кантэкстуменю.
• Далей выберыце радок пасля заканчэння набору дадзеных.
• Затым націсніце Ctrl+Shift+стрэлка ўніз на клавіятуры. Гэта дазволіць вылучыць усе радкі да канца табліцы.
• Цяпер пстрыкніце правай кнопкай мышы і абярыце Выдаліць у кантэкстным меню.

Ячэйкі будуць пасля гэтага больш не выкарыстоўвацца. У гэты момант памер файла павінен зменшыцца.

Майце на ўвазе, што не проста націскайце кнопку "Выдаліць" на клавіятуры. Замест гэтага выберыце яго з кантэкстнага меню.

4. Выдаліце ​​непатрэбнае фарматаванне

Фарматаванне дапамагае нам наладзіць наборы даных, каб зрабіць іх больш прэзентабельнымі. Але таксама зрабіце нашы файлы вялікімі. Нават для невялікіх набораў даных фарматаванне прымушае файл мець больш інфармацыі. І, такім чынам, павялічвае памер файла. Ваш файл Excel можа быць занадта вялікім з-за вялікай колькасці фарматаванняў. Такім чынам, выдаліце ​​непатрэбнае фарматаванне або паспрабуйце не мець занадта шмат у пачатку. Або проста выдаліце ​​ўсе ў залежнасці ад памеру вашага файла.

Каб выдаліць фарматаванне, выканайце наступныя дзеянні.

Крокі:

• Спачатку абярыце ячэйку або дыяпазон ячэек, з якіх вы хочаце выдаліць фарматаванне.
• Затым перайдзіце на ўкладку Галоўная на стужцы.
• Пасля гэтага выберыце Ачысціце з групы Рэдагаванне .
• Зараз абярыце Ачысціць фарматаванне з выпадальнага меню.

Дадатковая інфармацыя: Як паменшыць памер файла Excel з дапамогай макраса (11Лёгкія спосабы)

5. Сціскайце выявы ў электронных табліцах

Часам нам трэба дадаваць выявы ў электронныя табліцы для розных мэтаў. Але даданне малюнкаў таксама дадае дадзеныя выявы ў файл Excel. Што робіць файл большым у памеры. Калі нельга пазбегнуць дадання малюнкаў, адзін са спосабаў абыйсці гэта - сціснуць малюнак, каб паменшыць яго памер. Такім чынам, файл зойме менш месца пасля захавання.

Каб сціснуць выяву ў Excel, выканайце наступныя дзеянні.

Крокі:

• Спачатку абярыце малюнак, націснуўшы на яго.
• Потым на стужцы з'явіцца новая ўкладка пад назвай Фармат малюнка . Выберыце яго.
• Пасля гэтага націсніце Сціснуць выявы . Вы знойдзеце гэта ў групе ўкладкі Наладзіць .

• Далей выберыце пажаданыя параметры сціску і Раздзяленне .

• Пасля гэтага націсніце ОК і вы атрымаеце сваю фатаграфію сціснуты.

Дадатковая інфармацыя: Як паменшыць памер файла Excel з выявамі (2 простыя спосабы)

6. Аптымізацыя выкарыстання формул

Як і любыя іншыя мадыфікацыі, формулы таксама займаюць больш месца, чым звычайны тэкст або лікавыя запісы. Але ў некаторых выпадках выкарыстання формулы не пазбегнуць. Хаця гэта можа быць праўдай, ён таксама займае больш месца. Таму паспрабуйце аптымізаваць выкарыстанне формул у вашых працоўных лістах.

Пры выкарыстанні формул у вялікім файле Excel звярніце ўвагу на наступнаерэчы.

• Паспрабуйце пазбягаць зменлівых формул, такіх як RAND , ЗАРАЗ , СЁННЯ , ЗРУШЭННЕ , CELL , INDIRECT і INFO .
• Калі можна пазбегнуць формул, выкарыстоўвайце зводныя табліцы або табліцы Excel.
• Паспрабуйце не выкарыстоўваць цэлыя радкі або слупкі ў якасці спасылак.
• Пераканайцеся, што пазбягаеце формул, якія ўключаюць паўторныя вылічэнні.

7. Выдаліце ​​невыкарыстоўваныя даныя

Кожная ячэйка, якая змяшчае даныя або у выкарыстанні займае месца на цвёрдым дыску. Гэта робіць файл вялікім. Калі ў электронных табліцах ёсць нявыкарыстаныя наборы даных, якія вам больш не патрэбныя, выдаліце ​​іх.

Замест таго, каб выдаляць іх назаўсёды, паспрабуйце захаваць іх у іншым файле, бо яны вам больш не патрэбныя ў гэтым файле. Такім чынам, калі яны вам спатрэбяцца для наступных мэтаў, вы можаце вярнуць іх.

8. Выдаліце ​​невыкарыстоўваныя зводныя табліцы і дыяграмы

Зводныя табліцы і дыяграмы Excel таксама займаюць месца. І ў большасці выпадкаў больш, чым звычайныя ячэйкі або адфарматаваныя наборы даных. Гэта выдатныя інструменты, якія палягчаюць працу з Excel. Але калі яны вам не патрэбныя, паспрабуйце наогул не выкарыстоўваць іх, каб зрабіць файл меншым. Гэта таксама зробіць звычайныя аперацыі Excel, такія як адкрыццё і захаванне, больш гладкімі.

Дадатковая інфармацыя: Як паменшыць памер файла Excel з дапамогай зводнай табліцы

9 Захаваць файл у двайковым выглядзе

Да апошняй версіі Excel Microsoft Excel звычайна захоўвае файлы з пашырэннем xlsx. Для працоўных сшыткаў, якія змяшчаюцьмакрасы, пашырэнне xlsm. У Excel ёсць іншы фармат для захавання файла ў двайковым фармаце з пашырэннем xlsb. Гэтыя тыпы файлаў займаюць менш месца, чым файлы xlsx або xlsm. Паспрабуйце гэта, калі ў вас няма іншых даступных варыянтаў.

Каб захаваць файл у двайковым выглядзе, выканайце наступныя дзеянні.

Крокі:

• Спачатку пстрыкніце ўкладку Файл на стужцы.
• Затым выберыце Захаваць як з прагляду за кулісамі.
• Пасля гэтага перайдзіце да папку, у якую вы хочаце захаваць свой файл, і выберыце Двайковы сшытак Excel у выпадальным меню Тып захавання .

• Затым націсніце Захаваць .

Гэта захавае файл у фармаце xlsb , які павінен быць ніжэйшы за xlsx фармат.

10. Праверце знешнюю крыніцу даных

Калі ні адзін з вышэйпералічаных метадаў не памяншае памер вашага файла Excel, ваша працоўная кніга можа ўтрымліваць больш даных, чым павінна. У такім выпадку вам варта яшчэ раз падумаць, перш чым выкарыстоўваць Excel для захавання такіх набораў даных. Excel не з'яўляецца інструментам базы дадзеных. Замест гэтага ён выкарыстоўваецца як аналітычны. Для вялікіх баз даных вам варта разгледзець магчымасць выкарыстання інструментаў базы дадзеных, такіх як Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV і г.д.

Выснова

Гэта былі ўсе выпраўленні, якія вы можаце выкарыстоўваць, калі апынецеся ў сітуацыі дзе ваш файл Excel занадта вялікі без прычыны. Будзем спадзявацца, што адно або камбінацыя гэтых выпраўленняў дапамаглі вам. я спадзяюсявы знайшлі гэта кіраўніцтва карысным і інфарматыўным. Калі ў вас ёсць якія-небудзь пытанні ці прапановы, паведаміце нам аб гэтым ніжэй.

Для атрымання дадатковых выпраўленняў і інструкцый наведайце Exceldemy.com .