Понякога ни се налага да работим с няколко работни листа. За да ги поддържаме ефективно, можем да групираме тези раздели и да работим под главен раздел в Excel. Главният раздел е главно работен лист, в който можете да използвате ефективно всички останали листове. В Microsoft Excel можете лесно да групирате разделите под главен раздел. Тази статия ще се съсредоточи по-специално върху това как да групирате разделите под главен раздел в Excel. Надявам се да намеритетова наистина информативен и да получат много знания по въпроса.

Изтегляне на работна тетрадка за практика

Изтеглете работната тетрадка за упражнения.

Процедура стъпка по стъпка за групиране на раздели под основен раздел в Excel

За да групирате разделите под главен раздел в Excel, ще покажем процедура стъпка по стъпка, чрез която лесно можете да извършите работата. Използваме Power Query за решаване на този проблем. След това, когато промените някакви данни в работния лист, той автоматично ще ги промени в главния лист. Това означава, че ще ви предостави компактно решение. Следвайте внимателно стъпките.

Стъпка 1: Създаване на множество раздели

Първоначално трябва да създадем няколко раздела или листа. След това трябва да ги групираме в един основен лист. За да покажем процеса, вземаме набор от данни, който съдържа данни за продажбите на няколко държави. Трябва да създадем данни за продажбите на отделните държави в един работен лист и след това да ги обединим в основния лист.

• Най-напред трябва да създадем набор от данни за Съединените щати и данни за техните продажби.

• След това искаме да изчислим общите продажби на САЩ.
• За да направите това, изберете клетка F9 .

• След това запишете следната формула, за да изчислите общата сума, като използвате функцията SUM .

• След това натиснете Въведете за да приложите формулата.

• След това отидете в нов раздел, където искаме да създадем данни за продажбите за Канада.
• В този раздел с данни за продажбите включваме датата, продукта, категорията и сумата за Канада, както в предишния раздел.

• След това искаме да изчислим общите продажби на Канада.
• За да направите това, изберете клетка F9 .

• След това запишете следната формула, за да изчислите общата сума, като използвате функцията SUM .

• След това натиснете Въведете за да приложите формулата.

• След това отидете в друг работен лист, където искаме да създадем данните за продажбите за Испания.
• В този раздел с данни за продажбите включваме датата, продукта, категорията и сумата за Испания, точно както в другите раздели.

• След това искаме да изчислим общите продажби за Испания.
• За да направите това, изберете клетка F9 .

• След това запишете следната формула, за да изчислите общата сума, като използвате функцията SUM .

• След това натиснете Въведете за да приложите формулата.

Стъпка 2: Създаване на таблица от набори от данни, представени във всеки раздел

След като създадем няколко работни листа, трябва да ги преобразуваме в таблици за по-нататъшни цели. Тъй като използваме Power Query, трябва да разполагаме с всички данни в табличен формат.

• Първоначално изберете обхвата от клетки B4 към F9 .

• След това отидете в Вмъкване на в лентата.
• От Таблици група, изберете Таблица опция.

• A Създаване на таблица ще се появи диалогов прозорец.
• Тъй като първо избираме набора от данни, не е необходимо да избирате набора от данни. Той ще се появи автоматично в този раздел.
• Проверка на Таблицата ми има заглавия .
• Накрая щракнете върху OK .

• В резултат на това ще бъде създадена таблица с данни за продажбите в Съединените щати.

• След това трябва да направим същото и за данните за продажбите в Канада и Испания.
• Що се отнася до таблицата с данни за продажбите в Канада, ще получим следната таблица.

• След това таблицата с данни за продажбите на Испания може да изглежда по следния начин. Вижте снимката на екрана.

Стъпка 3: Използване на Power Query за групиране на разделите под основен раздел

В тази стъпка ще използваме Power Query за да създадете главния раздел. След това, ако променим другите раздели, това автоматично ще се промени в главния раздел. Следвайте внимателно стъпките.

Стъпки

• Преди да преминете към Power Query, трябва да зададете името на таблицата.
• Първоначално изберете обхвата от клетки B5 към F9 .
• След това в Кутия за име , променете името и го задайте като Таблица1 .
• След това натиснете Въведете .

• След това направете същото за другите две таблици и задайте таблицата с име Таблица2 и Таблица3
• Сега изберете обхвата от клетки B4 към F9 в раздела за Съединените щати.

• След това отидете на раздела Данни в лентата.
• След това от Получаване и трансформиране на данни група, изберете От таблица/обхват .

• В резултат на това намерихме таблица 1 в интерфейса за заявки за захранване. Вижте снимката на екрана.

• След това отидете в Начало таб в заявката за захранване.
• От Комбинирайте група, изберете Заявки за добавяне .

• След това Добавяне на ще се появи диалогов прозорец.
• След това изберете Две маси
• След това от Таблица за добавяне изберете раздел Таблица1 (текуща) .
• Тук може да ви възникне въпросът защо добавяме отново една и съща таблица. Причината за това е главно, че първо трябва да добавим и след това да заредим другите таблици, като използваме Разширен редактор .
• Накрая щракнете върху OK .

• В резултат на това под table1 ще се появи дублираща таблица на table1.

• След това отидете на раздела Home в Power Query .
• От Запитване група, изберете Разширен редактор .

• Сайтът Разширен редактор ще се появи диалогов прозорец.
• Тук ще намерите един източник. Трябва да го редактирате и да включите другите два източника за други таблици.

• След това включете Източник2 и Източник3 съответно за Таблица2 и Таблица3. Вижте следната екранна снимка.
• Накрая щракнете върху Готово .

• Тя ще включи всички таблици от вашия източник и ще ги покаже в една таблица.

• След това отидете в раздела Home (Начало) в Power Query.
• След това изберете Затвори & Зареждане падаща опция.
• Оттам изберете Затвори & Зареждане на Това е полезно, за да заредите таблицата с резултатите в предпочитания работен лист.

• След това Импортиране на данни ще се появи диалогов прозорец.
• След това проверете в Съществуващ работен лист и изберете предпочитаната от вас клетъчна точка, от която ще започне таблицата с резултатите.
• Накрая щракнете върху OK .

• В резултат на това ще получим желаното решение в Основен раздел . Вижте снимката на екрана.

• Основната полза от това е, че ако промените данни в другия раздел, те ще се актуализират автоматично в главния раздел.
• Например, ако има условие, при което сумата на продажбите на оранжеви продукти се увеличава от $2564 към $3210 .
• Първо го променете в работния лист Съединени щати.

• Сега отидете в раздела Master.
• След това щракнете с десния бутон на мишката върху някоя клетка в главния раздел.
• От Контекстно меню , изберете Обновяване .
• Основната причина за кликване върху Обновяване е, че тя ще презареди Power Query и актуализирайте получената таблица.

• В резултат на това ще получим актуализирано решение. Вижте следната екранна снимка.
• Без да променяте данните, можете също така да увеличите реда на таблицата и той автоматично ще се актуализира в главния раздел. Това означава, че каквото и да направите в другите раздели, то ще се актуализира в главния раздел.