Как да създадете база данни в Excel (с лесни стъпки)

Hugh West

18-10-2023 Разширен Excel
  • Споделя Това
Hugh West

Не знам как да създадете проста база данни в Excel ? В тази статия ще ви покажем как можете да създадете база данни в Excel само за 7 прости стъпки.

Смятате ли, че MS Access е сложен инструмент за използване като база данни? Затова Excel е чудесен инструмент за това.

Да научим техниката.

Изтегляне на работна тетрадка за практика

Изтеглете следната работна тетрадка. Тя ще ви помогне да осъзнаете темата по-ясно.

Създаване на база данни.xlsx

8 стъпки за създаване на база данни в Excel

Ако проектирате правилно работната си книга в Excel, можете лесно да я използвате като база данни. Основният ключов момент е, че трябва да проектирате работната си книга правилно. Можете да сортирате данните по много начини; можете да филтрирате базата данни, за да видите само данните, които отговарят на някои конкретни критерии.

Затова в тази публикация ще дадем пример и ще демонстрираме стъпките, чрез които ще можете да създадете база данни, базирана на Excel.

Стъпка 1: Въвеждане на данни

Колоните в базата данни се наричат полета. Можете да добавяте толкова, колкото е необходимо.

Полетата в тази база данни са StdID , StdName , Държава , Възраст , и Отдел .

Сега можете лесно да въвеждате данни в базата данни. Всяко ново въвеждане на данни ще се добавя към първия празен ред след полетата.

Направихме някои от тях. Нека ви покажем как въвеждаме друг запис.

Да кажем, че това е входът, който трябва да бъде вмъкнат в базата данни:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Щат: Флорида,

Възраст на ученика: 23 години,

Отдел: ME

Както виждате, въвеждането на данни в база данни на Excel е доста елементарно.

Стъпка 2: Не оставяйте нито един ред празен

  • Когато въвеждате данни в база данни, не можете да оставите празен ред.

Да речем, че след последния ред поставям някакви данни във втория ред от него:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Щатът е Флорида,

Студент на 23 години,

Отдел ME,

Това е ясна разбивка на тази база данни. Въпреки че може да се случи някои клетки в един ред да са празни. Да кажем, че нещо подобно е законно.

  • По същия начин друго правило е, че в базата данни няма напълно празна колона.

Това, което се случва веднага щом Excel се сблъска с напълно празен ред или колона, е, че не може да включи този ред или колона в базата данни. За Excel тази база данни сега е разделена на две части, изцяло нов и несвързан набор от информация. Каквито и функции да планирате да изпълнявате, той няма да изпълни данните си върху тази несвързана част от информацията. Например нещо просто катофилтрирането ще бъде неуспешно, както можете да разберете от опит.

Стъпка 3: Проучете два необходими термина

Следващото нещо, което трябва да знаете, е, че всеки отделен ред в базата данни е известен като Записи .

Всички редове са Записи . Тук сме отбелязали някои от тях за по-голяма яснота.

Освен това всички тези колони са Полета Заглавията на колоните са известни като Имена на полета .

И така, StdID , StdName , Държава , Възраст, и Отдел са петте Имена на полета на тази база данни

Стъпка 4: Създаване на таблицата в Excel

За да създадете таблица, следвайте стъпките по-долу.

  • Първо, отидете в Вмъкване на и щракнете върху Таблица команда.

  • След това се отваря прозорец, наречен Създаване на таблица Сега изберете диапазона от клетки, т.е. $B$4:$F$10 като просто плъзнете курсора.
  • Не забравяйте да поставите отметка в квадратчето преди Таблицата ми има заглавия опция.

Незабавно се създава таблица. Тада!!!

Освен това можете да филтрирате данните, като използвате падащите стрелки, които се появяват в заглавията на всяка колона.

Стъпка 5: Използване на инструменти за бази данни

Инструментите за бази данни могат да ви бъдат полезни при анализа и интерпретацията на данни. Можете и трябва да научите повече за инструменти за бази данни .

Стъпка 6: Разширяване на базата данни

След като всичко е готово и работи, можете да започнете да добавяте повече полета и записи (виждате какво направихме) към базата данни. Стъпка 1 .

Стъпка 7: Завършване на форматирането на базата данни

Последната и заключителна стъпка е форматирането на колоните в базата данни. Има много инструменти за форматиране на клетките в базата данни. Можете да работите с Стилове на клетките , можете да използвате стиловете в " Формат като таблица " и можете да работите с командите в Форматиране на клетките диалогов прозорец. Можете да използвате Потребителски Формат на числата Всички тези техники са описани в предишните ни лекции.

И така, ето че създадохте своя собствена база данни в Excel (докато не усвоите Access или докато не ви свърши мястото и процесорите на Excel).

Прочетете още: Как да създадете база данни за служителите в Excel (с лесни стъпки)

Как да създадете база данни с възможност за търсене в Excel

Понякога се налага да търсим очакваните от нас данни от огромен източник на данни. По тази причина може да ни е необходима база данни с възможност за търсене, от която лесно да получаваме данните. създаване на база данни с възможност за търсене , трябва да следвате някои прости стъпки.

📌 Стъпки:

  • Първо, изберете клетка F5 и запишете формулата.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5:C10)), "Not Found")

Разбивка на формулата:

Функцията SEARCH → По принцип се търси определена стойност, която сте поискали.

Функция ISNUMBER → Това е логическа функция, която връща TRUE ако изходът на ТЪРСЕНЕ НА е число. В противен случай функцията ще върне Фалшив .

Функция FILTER → По принцип той филтрира изходната стойност според желаните от вас критерии.

  • Натиснете ВЪВЕДЕТЕ и използвайте Дръжка за пълнене инструмент.
  • След това изходът ви ще бъде показан точно както на картинката по-долу.

  • След това изберете клетка C4 и отидете в Данни tab>> Инструменти за данни >> Утвърждаване на данните .

  • Ще се появи диалогов прозорец с име Утвърждаване на данните . Настройки >> след това изберете Списък в Позволете раздел>> въведете вашия Филтриран клетка в Източник: Поставете следната формула в полето Източник: кутия.
=$F$5#

  • отидете в Сигнал за грешка опция.

  • В Сигнал за грешка , премахнете отметката от квадратчето с име Показване на предупреждение за грешка след въвеждане на невалидни данни .
  • Натиснете OK .

  • И накрая, а Търсене в База данни е готов за вас! Ако въведете "P" в B4 ще видите пълното име на служителя. "Peter" автоматично.

Прочетете още: Как да използваме функции за бази данни в Excel (с примери)

Как да създадете база данни в Excel, която се актуализира автоматично

Данните, които въвеждаме в базата данни, трябва да бъдат актуализира се автоматично За тях ще създадем PivotTable за Източник на набор от данни . След разрешаване на Обновяване можем автоматично да актуализираме нововъведените данни в предварително създадената функция PivotTable . Следвайте стъпките за това.

📌 Стъпки:

  • Първо, изберете всички данни от клетката. Отидете в Вмъкване на tab>> изберете PivotTable >> От таблица/обхват .

  • A PivotTable Оттам можете да изберете колоните, които искате да използвате за актуализиране.

  • Накрая щракнете с десния бутон на мишката върху някоя клетка, след което изберете Обновяване и командата PivotTable автоматично ще актуализира данните ви, ако ги промените в основния работен лист.

Също така можете да проучите друг 5 метода за актуализиране на PivotTable .

Прочетете още: Как да поддържате база данни за клиенти в Excel

Как да създадем релационна база данни в Excel

A Релационна база данни основно идентифицира връзки между няколко различни работни листа. Релационна база данни ни помага бързо да търсим и извличаме определена информация. Той може да показва едни и същи стойности на данните по няколко начина.

Да кажем, че имаме две бази данни, т.е. База данни1 и База данни2 . Набор от данни1 съдържа Служител имена с техните Заплата като има предвид, че База данни2 се състои от Служител имена с техните Наименование . Сега искаме да създаване на релационна база данни между двете бази данни въз основа на Служител поле. Моля, следвайте стъпките по-долу, за да направите това.

📌 Стъпки:

  • Първоначално изберете целия диапазон от Набор от данни2 .

  • След това отидете в Вмъкване на tab>> PivotTable >> От таблица/обхват .

  • След това отидете в друг работен лист с име Набор от данни1 и създайте таблицата, за която говорихме преди.

Забележка : Можете да използвате клавишната комбинация CTRL + T за създаване на таблица.

  • Тогава a PivotTable и трябва да изберете полето, с което искате да направите връзка. Например тук избираме Наименование и Заплата колони от два различни работни листа.

  • След като изберете данните, щракнете върху СЪЗДАВАНЕ НА опция под Всички в Полета на PivotTable диалогов прозорец.

  • И накрая, нашите Релационна база данни ще бъде създаден, както можете да видите на картинката по-долу.

Прочетете още: Въведение в концепциите за системи за управление на релационни бази данни (RDBMS)!

Практически раздел

На всеки лист от дясната страна сме предвидили раздел за упражнение, за да се упражнявате. Моля, направете го сами.

Заключение

Това е всичко за днешното занятие. А това са няколко лесни стъпки как да създадете база данни в Excel. Моля, съобщете ни в раздела за коментари, ако имате въпроси или предложения. За по-добро разбиране, моля, изтеглете листа за упражнения. Посетете нашия уебсайт ExcelWIKI , доставчик на решения за Excel на едно гише, за да откриете разнообразни видове методи за Excel. Благодарим ви за търпението при четенето на тази статия.

Предишна публикация Намиране на първата среща на стойност в диапазон в Excel (3 начина)
Следваща публикация Как да търсите с множество критерии в Excel (2 лесни начина)

Хю Уест е опитен обучител и анализатор на Excel с над 10 години опит в индустрията. Има бакалавърска степен по счетоводство и финанси и магистърска степен по бизнес администрация. Хю има страст към преподаването и е разработил уникален подход на преподаване, който е лесен за следване и разбиране. Неговите експертни познания по Excel са помогнали на хиляди студенти и професионалисти по целия свят да подобрят уменията си и да постигнат отлични резултати в кариерата си. Чрез своя блог Хю споделя знанията си със света, като предлага безплатни уроци за Excel и онлайн обучение, за да помогне на хората и фирмите да достигнат пълния си потенциал.