В бизнес организациите или във всеки друг офис често изготвяне на различни видове отчети за разходите. . В тази статия ще ви покажем как да създадете примерен отчет за разходите в Exce l в бързи и лесни стъпки.

Изтегляне на безплатен шаблон

Можете да изтеглите следния безплатен шаблон и да го използвате за целта си.

Какво представлява отчетът за разходите?

Един Отчет за разходите е документирането на всички разходи на организацията. По-долу са дадени общите елементи на отчета за разходите:

• Дата на разхода
• Вид на разхода (хотел, транспорт, храна, разни и т.н.)
• Размер на разхода
• Междинна сума за всеки вид разход
• Размер на дължимото и авансовото плащане
• Цел на разхода
• Отговорен отдел

Но този формат няма да бъде еднакъв за всички организации. Всяка организация ще добавя елементите според своите видове и нужди.

Предимства на използването на отчет за разходите

Използването на отчет за разходите ни дава следните предимства.

• Проследяване на разходите и ефективен контрол на разходите
• Предоставя информация за съставяне на бюджет
• Улеснява плащането на данъци и приспадането на данъци

Стъпки за създаване на отчет за разходите в Excel

В този раздел ще обсъдим целия процес, за да създаване на отчет за разходите в Excel стъпка по стъпка.

📌 Стъпка 1: Изключване на решетките

Първо, отворете Excel файл и изключете Мрежови линии . За да премахнете Мрежови линии следвайте стъпките.

• Отидете в Вижте таб.
• Отбележете Мрежови линии квадратчето за отметка от Покажи група.

Прочетете още: Как да направите производствен отчет в Excel (2 често срещани варианта)

📌 Стъпка 2: Добавяне на основна информация

Сега ще добавим основните редове с информация към работния лист.

• Първо, добавяме Заглавие за доклада, например. Отчет за разходите .
• След това добавете Цел , Име на служителя , Идентификатор на служителя , и Времеви период . Погледнете следното изображение, за да добиете по-ясна представа.

Прочетете още: Как да изготвите ежедневен отчет за производството в Excel (изтеглете безплатен шаблон)

📌 Стъпка 3: Добавяне на колони за дата, описание и разходи

В тази стъпка ще добавим Колони с данни според видовете разходи.

Например разходи за хотел, транспортни разходи, телефонни сметки, други разходи и др.

Прочетете още: Как да създадете обобщен отчет в Excel (2 лесни метода)

📌 Стъпка 4: Превръщане на данните в таблица

Сега превърнете данните си в таблица, като следвате следните стъпки.

• Изберете Клетки B9:I19 (това е целият набор от данни).
• Сега отидете в Вмъкване на таб.
• Изберете Таблица от Таблици група.

Сайтът Създаване на таблица ще се появи прозорец.

• Сайтът Таблица тук ще бъде показан диапазонът.
• Отбележете символа Таблицата ми има заглавия ' в квадратчето за отметка.
• Накрая натиснете OK .

• Сега погледнете работния лист.

Прочетете още: Как да направите ежедневен отчет за продажбите в Excel (с бързи стъпки)

📌 Стъпка 5: Въвеждане на ред за междинна сума и изключване на бутона за филтриране

В тази стъпка ще въведем нов ред за изчисляване на междинната сума. Освен това ще изключим бутона за филтриране, тъй като сега не се нуждаем от него. За тази цел -

• Отидете в Дизайн на масата таб.
• Отбележете Бутон за филтриране и маркирайте Общо ред опция.

• Погледнете следната картина. A Общо се добавя към последния ред на таблицата.

Прочетете още: Създаване на отчет, който показва тримесечните продажби в Excel (с лесни стъпки)

Подобни четива

• Как да генерирате PDF отчети от данни в Excel (4 лесни метода)
• Изготвяне на MIS отчет в Excel (2 подходящи примера)
• Как да направите MIS отчет в Excel за сметки (с бързи стъпки)

📌 Стъпка 6: Конвертиране на клетките в подходящ формат за данни (формат за дата, счетоводство и др.)

В тази стъпка ще променим формата на данните в клетката в съответния формат. Например данните за разходите в Счетоводен формат, а датата на разхода - в Дата. Другите клетки ще останат в Общия формат. За да направите това -

• Първо, изберете форматираните клетки с дата от Времеви период и Дата колона.
• След това натиснете Ctrl+1 .
• Сайтът Форматиране на клетките ще се появи прозорец.
• Изберете Дата сегмент от Номер таб.
• Изберете желания формат на датата от Тип накрая натиснете OK .

• По същия начин изберете всички Клетки на Хотел , Транспорт , Хранене , Телефон , Други , и Общо и изберете Счетоводство от Номер таб.

Прочетете още: Създаване на отчет, който показва тримесечните продажби по територии

📌 Стъпка 7: Прилагане на функцията SUM в колоната Total

Ще използваме формула, за да получим общите разходи за всяка дата в Общо Ще съберем стойностите от колоната Хотел към Други колона.

• Сега ще поставим формула в първата клетка на Общо колона. Формулата е:

Всъщност не е необходимо да въвеждате формулите ръчно. Ако направите това, което предлага изображението на GIF по-долу, то автоматично ще генерира общите суми на всеки ред. Това е особеност на използването на таблици на Excel в такива случаи.

• Натиснете бутона Въведете и формулата ще се разпространи в останалата част на Клетки на тази колона.

Прочетете още: Как да направите отчет за продажбите в Excel (с лесни стъпки)

📌 Стъпка 8: Въвеждане на разходи и други данни и получаване на разходи за всеки ден

Почти сте готови. Сега е време да въведете данните си.

• Въведете разходите и други данни в Данни колони.

• След въвеждане на данните можем да видим общите суми по редове в Общо колона.

Прочетете още: Как да автоматизирате отчетите в Excel с помощта на макроси (3 лесни начина)

📌 Стъпка 9: Получаване на междинна сума за всеки вид разход

За тази цел изпълнете следните задачи.

• Отидете в Междинна сума ред на Хотел колона.
• Натиснете стрелката надолу и ще видите списък с операции.
• Изберете Сума работа.

• Сега плъзнете Дръжка за пълнене иконата вдясно.

Всички междинни сборове се показват на този ред.

📌 Стъпка 10: Добавяне на още два реда за окончателно изчисление

В този раздел ще добавим редове за изчисляване на крайната сметка. Преди всяка програма служителите могат да вземат известен аванс. Тук ще уредим това.

• Добавяне на Аванси и Възстановяване на разходи редове под реда с междинния сбор.

• Поставете сумата на аванса върху Клетка I21 .
• И въведете следната формула Клетка I22 .

• Накрая натиснете Въведете за да получите резултата.

📌 Последна стъпка: Запазете място за оторизация

Можем да добавим място за Оторизация което означава, че този отчет за разходите ще бъде приет след разрешението на отговорно лице.

Също така трябва да запомните, че трябва да приложите всички разходни документи, докато подавате този отчет до органа.

Заключение

В тази статия показахме стъпка по стъпка как да изготвяне на отчет за разходите в Excel . това е примерен шаблон. според нуждите на компанията или отдела можете да промените формата на доклада. надявам се, че това ще задоволи нуждите ви. моля, разгледайте нашия уебсайт Exceldemy.com и дайте своите предложения в полето за коментари.