V tomto článku vytvořím zpráva, která zobrazuje čtvrtletní tržby Můžete jej také nazvat dynamickým a interaktivním panelem aplikace Excel, který se bude automaticky aktualizovat a odrážet nejnovější aktualizace vašich dat.

Toto je zpráva který vytvoříte po skončení tohoto článku.

Vytvoření sestavy v aplikaci Excel, která zobrazí čtvrtletní prodeje podle území.

Stáhnout cvičebnici

Můžete si stáhnout pracovní sešit použitý pro ukázku a vyzkoušet si tyto kroky sami podle článku.

Zpráva, která zobrazuje čtvrtletní prodeje podle území.xlsx

Postup krok za krokem pro vytvoření sestavy, která zobrazuje čtvrtletní prodeje podle území v aplikaci Excel

Pro demonstraci použijeme následující datovou sadu.

Obsahuje prodeje podle dat, které budeme čtvrtletně přeuspořádávat pomocí funkce Tabulka a Pivot Table aplikace Excel.

Krok 1: Převedení souboru dat do tabulky

Pokud data nejsou ve formátu tabulky, převeďte rozsah na tabulku. Tabulka aplikace Excel je jednou z nejlepších funkcí aplikace Excel, která usnadňuje mnoho úloh, jako je odkazování, filtrování, třídění a aktualizace.

• Vyberte buňku v rozsahu, který chcete převést do tabulky, a stiskněte tlačítko Ctrl+T na klávesnici. Nebo přejděte na Vložte a na kartě Tabulky skupiny příkazů, klikněte na Tabulka možnost.

• V důsledku toho se Vytvořit tabulku Zobrazí se dialogové okno. Rozsah se vybere automaticky pomocí tlačítka Moje tabulka má záhlaví Chcete-li vytvořit tabulku, stačí kliknout na políčko OK

Výsledkem bude převod datové sady na tabulku.

Krok 2: Rozsah tabulky názvů

V tuto chvíli si tabulku pojmenujme. Usnadní nám to část pozdější práce.

Název tabulky můžete změnit v okně Design nebo použijte kartu Box se jménem . Naši tabulku jsme pojmenovali Data .

Přečtěte si více: Jak vytvořit měsíční zprávu v aplikaci Excel (v rychlých krocích)

Krok 3: Vytvoření tabulky Pivot s danými daty

Pro vytvoření naší sestavy použijeme nejpoužívanější nástroj aplikace Excel, a to je Pivot Table. Podle následujících kroků vytvoříme pomocí tabulky Pivot Table.

• Nejprve vyberte buňku v tabulce.
• Pak přejděte na Vložte a klikněte na kartu PivotTable z příkazu Tabulky skupina.

• V tomto okamžiku se Vytvoření tabulky PivotTable Protože jsme před kliknutím na tlačítko označili buňku tabulky, zobrazí se dialogové okno PivotTable příkaz, název naší tabulky ( Data ) se automaticky zobrazuje v Stůl/rozsah dialogového okna.
• Chceme vytvořit otočnou tabulku na novém pracovním listu, takže ponecháme výchozí volbu. Nový pracovní list pod nadpisem Zvolte, kam chcete sestavu PivotTable umístit. .
• Pak klikněte na OK .

Vytvoří se nový pracovní list a Pole PivotTable podokno úloh se v pracovním listu zobrazuje automaticky.

Přečtěte si více: Jak vytvořit souhrnnou zprávu v aplikaci Excel (2 snadné metody)

Krok 4: Příprava sestavy Pivot Table podle kategorie

Udělejme Zpráva o prodeji Kategorie moudré a poté vytvoříme koláčový graf. Pro vytvoření sestavy uspořádáme pole Pivot Table tímto způsobem.

Pozorně si prohlédněte následující obrázek, na který jsme umístili Prodej pole dvakrát v Hodnoty Z tohoto důvodu se v Sloupce oblast, další Hodnoty V oblasti Řádky jsme umístili pole Kategorie pole.

Na levé straně obrázku vidíte výstupní otočnou tabulku pro výše uvedená nastavení polí.

• Nyní chceme změnit formát čísla prodeje v procentech. (%) z celkové částky . Chcete-li to provést, klikněte pravým tlačítkem myši na buňku ve sloupci.
• Pak vyberte Zobrazit hodnoty jako z kontextové nabídky.
• Poté klikněte na příkaz % z celkové částky .

Hodnoty sloupců se tedy zobrazí v procentech. Celkový součet .

Krok 5: Vytvoření koláčového grafu pro zprávu o kategorii

Chcete-li vytvořit sestavu z dat, přidejme do ní koláčový graf. Podle následujících kroků přidejte z dat koláčový graf.

• Nejprve vyberte buňku v tabulce Pivot.
• Pak přejděte na Vložte a klikněte na kartu Koláčový graf z ikony Grafy skupina.
• Poté vyberte Koláč z rozevíracího seznamu.

V tabulce se objeví koláčový graf.

Po několika úpravách bude nyní graf vypadat takto.

Zobrazení názvů kategorií a štítků dat v koláčovém grafu

Datové štítky můžete přidat podle následujících kroků.

• Nejprve vyberte Koláčový graf.
• Pak přejděte na Design a na kartě Rozložení grafů skupiny příkazů, klikněte na Rychlé rozložení .
• Z rozevíracího seznamu vyberte Rozložení 1 z rozevíracího seznamu.

Alternativní způsob:

Dalším kreativním způsobem, jak můžeme do grafu přidat popisky dat, je použití funkce GETPIVOTDATA . Pomocí funkce vytáhneme data z otočné tabulky.

Níže vidíte otočnou tabulku vytvořenou z našich dat.

Tato otočná tabulka zobrazuje Součet prodejů , Stát a Kategorie moudré.

Umístili jsme Stát pole v Řádky oblasti, v Kategorie pole v Sloupce oblast a Prodej pole v Hodnoty oblast.

Nyní se podívejme na funkci aplikace Excel. GETPIVOTDATA funkce.

GETPIVOTDATA syntaxe: GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], ...)

Otočná tabulka má pouze jednu data_field ale může obsahovat libovolný počet dalších polí.

Pro výše uvedenou tabulku Pivot:

• Na stránkách data_field je Prodej pole
• Další dvě pole jsou Stát a Kategorie .

Na následujícím obrázku vidíte, že jsem použil GETPIVOTDATA vzorec v buňce H9:

Tento vzorec vrací hodnotu 950 v buňce H9 .

Jak tento vzorec funguje?

• Na stránkách data_field argumentem je Prodej Bezpochyby.
• A3 je odkaz na buňku v rámci otočné tabulky. Může to být jakýkoli odkaz na buňku v rámci otočné tabulky.
• field1, item1 = "State", H7 . Můžete to přeložit takto Idaho (hodnota buňky H7 je Idaho ) v položce Stát
• pole2, položka2 = "Kategorie", H8 . Lze to přeložit jako Kancelářské potřeby (hodnota buňky H8 je Kancelářské potřeby ) v položce Kategorie
• Průřez Idaho hodnoty a Kancelářské potřeby hodnoty nám dávají hodnotu 950.

Zobrazení štítků:

Použití GETPIVOTDATA zobrazíme názvy kategorií a hodnoty prodejů (% z celkového objemu) v některých buňkách (jako na následujícím obrázku).

Pro vaše pochopení vysvětlím tento vzorec v buňce D4

• A4&" část je jednoduchá na pochopení. Odkaz na buňku pak ve výstupu vytvoří mezeru.
• Pak jsme použili funkci Excelu TEXT Jako hodnota argumentu TEXT jsme předali funkci GETPIVOTDATA a jako format_text jsme použili tento formát: "0%"
• Na stránkách GETPIVOTDATA část je jednoduchá na pochopení. Nebudu tedy vysvětlovat, jak se GETPIVOTDATA zde funguje funkce.

Nyní tyto údaje zobrazíme v grafu.

Vložili jsme Textové pole z Vložte tab => Ilustrace skupina příkazů => Tvary

Nyní vložíme Textové pole na grafu => Na grafu je rovnítko. Bar Formula a poté vyberte buňku D4 .

Pokud stisknu Vstupte na ... Textové pole zobrazí hodnotu buňky D4 .

Stejným způsobem vytvářím další Textová pole a odkázat na příslušné buňky.

Poznámka: Když jeden Textové pole je vytvořen, můžete vytvořit nový Textová pole z tohoto. Takto to můžete udělat:

• Najeďte ukazatelem myši na okraj vytvořeného okna. Textové pole a stiskněte tlačítko Ctrl na klávesnici. Zobrazí se znaménko plus.
• Nyní přetáhněte myš. Zobrazí se nové okno Textové pole (objekt) je vytvořen, upusťte tento nově vytvořený Textové pole na vámi zvoleném místě.

Tím jsme dokončili vytvoření koláčového grafu, který dynamicky zobrazuje prodeje podle kategorií.

Jen změním název této tabulky Pivot na PT_CategorySales .

Přečtěte si více: Jak vytvořit denní zprávu o prodeji v aplikaci Excel (v rychlých krocích)

Podobná čtení

• Jak vytvořit zprávu o stárnutí zásob v aplikaci Excel (pokyny krok za krokem)
• Generování PDF zpráv z dat aplikace Excel (4 snadné metody)
• Jak připravit MIS report v Excelu (2 vhodné příklady)
• Vytvoření MIS reportu v Excelu pro účty (s rychlými kroky)

Krok 6: Příprava otočné tabulky pro čtvrtletní prodeje

Někdy můžete chtít vidět Prodej změny v různých čtvrtletích v průběhu let.

Vytvoříme sestavu jako na následujícím obrázku.

Na obrázku je zobrazeno 15 nejlepších států USA podle celkových tržeb za různá čtvrtletí. Přidali jsme také prskavky, které ukazují trendy v různých čtvrtletích.

Podle následujících kroků připravte otočnou tabulku pro čtvrtletní tržby.

• Nejprve vyberte buňku z datové tabulky.
• Pak vyberte PivotTable z Tabulky skupiny Vložte tab.

• Dále vyberte místo, kam chcete otočnou tabulku umístit, a klikněte na tlačítko OK . Pro tuto ukázku jsme vybrali nový pracovní list.

• Nyní proveďte následující: přidejte Datum objednávky pole v Sloupce oblasti, v Stát pole v Řádky oblast a Prodej pole v Hodnoty

• Chcete-li nyní zobrazit čtvrtletní výkaz, klikněte pravým tlačítkem myši na libovolnou buňku v okně Štítky sloupců a vyberte Skupina z kontextové nabídky.

• Pak vyberte Čtvrtě pod Podle sekce Seskupení

• Po kliknutí na OK , bude nyní otočná tabulka vypadat takto.

Krok 7: Zobrazení 15 nejlepších států z prodeje

Výsledek z předchozího kroku obsahuje čtvrtletní sestavu všech států z datového souboru. Pokud chcete všechny, můžete pokračovat tímto krokem. Ale v případě podrobnější analýzy, kdy potřebujete nejlepší státy, je zde několik praktických kroků.

• Nejprve klikněte pravým tlačítkem myši na libovolnou buňku v poli Stát sloupec (nebo Řádkové štítky ).
• Pak najedete myší na Filtr z kontextové nabídky a poté vyberte Top 10

• Dále vyberte 15 v Zobrazit možnost z Filtr Top 10 (stát)

• Jakmile kliknete na OK , v otočné tabulce se nyní zobrazí 15 největších států podle prodejů.

Krok 8: Přidání průhledových řádků do tabulky

Před přidáním Hvězdičky , chci odstranit obě hlavní součtové položky. Podrobný návod, jak to provést, naleznete v následujících krocích.

• Nejprve vyberte buňku z otočné tabulky.
• Pak přejděte na Design na pásu karet.
• Nyní vyberte Celkové součty z Rozložení
• Pak vyberte Vypnuto pro řádky a sloupce z rozevíracího seznamu.

Na stránkách Celkový součet sekce bude proto odstraněna.

• Chcete-li přidat prskavky, vyberte buňku F5 , pak přejděte na Vložte na pásu karet.
• Nyní vyberte Řádek z Hvězdičky

• V Vytvoření hvězdicových čar vyberte rozsah B5:E19 jako Rozsah dat a rozsah F5:F19 jako Rozsah umístění .

• Pak klikněte na OK . Otočná tabulka bude nyní konečně vypadat takto.

• Také přidáme nějaké značky, aby to bylo atraktivnější. Chcete-li to udělat, přejděte na stránku Sparkline na pásu karet (zobrazí se, jakmile vyberete buňku obsahující prskavku) a poté vyberte možnost Značky z Zobrazit

Toto je konečný výstup našeho prskavce.

Přečtěte si více: Jak vytvořit měsíční zprávu o prodeji v aplikaci Excel (v jednoduchých krocích)

Krok 9: Přidání kráječe k výstupnímu filtru

Podle těchto jednoduchých kroků přidáte do otočné tabulky slicery.

• Nejprve vyberte otočnou tabulku, pro kterou chcete vytvořit plátky.
• Pak přejděte na Vložte a na kartě Filtry skupiny příkazů, klikněte na Kráječ

• Dále Vkládací kráječe Zobrazí se dialogové okno se všemi dostupnými poli tabulky Pivot. Vyberte pole, pro která chcete vytvořit plátky. Zde jsme vybrali pole. Jméno zákazníka , Stát a Kategorie pole pro demonstraci.

• Po kliknutí na OK , v horní části tabulky se objeví 3 plátky.

Přečtěte si více: Jak vytvořit MIS report v Excelu pro prodej (ve snadných krocích)

Krok 10: Příprava závěrečné zprávy

Po vytvoření všech oddělených položek je konečně spojíme do jedné tabulky a vytvoříme závěrečnou zprávu.

Pokud nyní vyberete nebo zrušíte výběr možnosti v rozřezávači, výsledek se odpovídajícím způsobem změní v reálném čase. Například vybereme možnost Arizona z Stát Plátky. Pouze to nahlásí.

Nyní jich můžete vybrat i více. Například přidání Alabama s bude vypadat takto. A takto můžete vytvořit sestavu, která zobrazí čtvrtletní prodeje podle území.

Přečtěte si více: Jak automatizovat sestavy aplikace Excel pomocí maker (3 snadné způsoby)

Závěr

To byly všechny kroky potřebné k vytvoření sestavy, která zobrazuje čtvrtletní prodeje podle území v aplikaci Excel. Doufejme, že si ji nyní snadno vytvoříte sami. Doufám, že vám tento návod pomohl a byl pro vás poučný. Pokud máte nějaké dotazy nebo návrhy, dejte nám vědět v komentářích níže.

Další podobné průvodce najdete na adrese Exceldemy.com .