I denne artikel vil jeg oprette en rapport, der viser det kvartalsvise salg Du kan også kalde det et dynamisk og interaktivt Excel-dashboard, der automatisk opdateres for at afspejle de seneste opdateringer af dine data.

Dette er den rapport som du vil oprette efter afslutningen af denne artikel.

Opret en rapport i Excel, der viser det kvartalsvise salg pr. område

Download arbejdsbog til øvelser

Du kan downloade den arbejdsbog, der blev brugt til demonstrationen, så du selv kan prøve disse trin, mens du følger med i artiklen.

Rapport, der viser kvartalsvis salg efter område.xlsx

Trin-for-trin procedure til at oprette en rapport, der viser kvartalsvis salg efter område i Excel

Til demonstrationen bruger vi følgende datasæt.

Den indeholder salg efter datoer, som vi vil omarrangere kvartalsvis ved hjælp af Excel's tabel- og pivottabelfunktion.

Trin 1: Konverter datasæt til en tabel

Hvis dataene ikke er i et tabelformat, skal du konvertere området til en tabel. Excel-tabellen er en af de bedste funktioner i Excel, som gør mange opgaver lettere, f.eks. henvisning, filtrering, sortering og opdatering.

• Vælg en celle i det område, som du vil konvertere til tabellen, og tryk på Ctrl+T på dit tastatur. Eller gå til Indsæt og fra fanen Tabeller gruppe af kommandoer, skal du klikke på Tabel mulighed.

• Som følge heraf har Opret tabel dialogboksen vises. Intervallet vælges automatisk med Min tabel har overskrifter Hvis du vil oprette en tabel, skal du blot klikke på afkrydsningsfeltet OK

Datasættet konverteres som følge heraf til en tabel.

Trin 2: Navngiv tabelområde

Lad os navngive tabellen på dette tidspunkt. Det vil gøre noget af det senere arbejde lettere.

Du kan ændre navnet på din tabel fra Design eller bruge fanen Navn boks Vi har navngivet vores tabel med Data .

Læs mere: Hvordan man laver månedsrapport i Excel (med hurtige trin)

Trin 3: Opret en pivottabel med de givne data

Vi skal bruge Excels mest anvendte værktøj til at oprette vores rapport, og det er Pivot Table. Følg disse trin for at oprette en pivottabel med tabellen.

• Først skal du vælge en celle i tabellen.
• Derefter skal du gå til Indsæt og klik på fanen PivotTable kommando fra den Tabeller gruppe.

• I dette øjeblik Opret PivotTable dialogboksen vises. Da vi havde valgt en celle i tabellen, før vi klikkede på PivotTable kommandoen, vores bordnavn ( Data ) vises automatisk i Bord/rækkevidde feltet i dialogboksen.
• Vi ønsker at oprette pivottabellen i et nyt regneark, så vi beholder standardvalget Nyt regneark under overskriften Vælg, hvor du ønsker, at PivotTable-rapporten skal placeres .
• Klik derefter på OK .

Der oprettes et nyt regneark, og PivotTable-felter opgaveskemaet vises automatisk i regnearket.

Læs mere: Sådan oprettes en sammenfattende rapport i Excel (2 nemme metoder)

Trin 4: Forbered en pivottabel efter kategori Rapport

Lad os lave en Salgsrapport Kategori Vi skal lave et cirkeldiagram. For at lave rapporten organiserer vi Pivot Table-felterne på denne måde.

Se nøje på følgende billede: Vi har placeret Salg feltet to gange i den Værdier Derfor skal der i den Kolonner område, en yderligere Værdier feltet vises. I området Rows har vi placeret feltet Kategori felt.

I venstre side af billedet kan du se output-pivottabellen for ovenstående feltindstillinger.

• Nu ønsker vi at ændre talformatet for salget i procent (%) af det samlede beløb Det gør du ved at højreklikke på en celle i kolonnen.
• Vælg derefter Vis værdier som fra kontekstmenuen.
• Klik derefter på kommandoen % af det samlede beløb .

Således vil kolonneværdierne blive vist i procenter af I alt .

Trin 5: Opret et cirkeldiagram til kategorirapporten

Hvis du vil oprette en rapport om dataene, skal du tilføje et cirkeldiagram til dem. Følg disse trin for at tilføje et cirkeldiagram fra dataene.

• Først skal du vælge en celle i pivottabellen.
• Derefter skal du gå til Indsæt og klik på fanen Tærediagram ikonet fra den Diagrammer gruppe.
• Derefter skal du vælge den Tærte diagram fra rullelisten.

Vi får cirkeldiagrammet til at dukke op i vores regneark.

Efter nogle ændringer vil diagrammet nu se således ud.

Visning af kategorinavne og datamærker på cirkeldiagram

Du kan tilføje dataetiketter ved at følge disse trin.

• Først skal du vælge cirkeldiagrammet.
• Derefter skal du gå til Design og i fanen Layout af diagrammer gruppe af kommandoer, skal du klikke på Hurtigt layout .
• Vælg den ønskede indstilling fra rullelisten Layout 1 fra rullelisten.

Alternativ måde:

En anden kreativ måde at tilføje dataetiketter på i diagrammet er at bruge funktionen GETPIVOTDATA Vi skal bruge funktionen til at hente data fra pivottabellen.

Du kan se en pivottabel nedenfor, der er oprettet ud fra vores data.

Denne pivottabel viser den Summen af salg , Staten , og Kategori klogt.

Vi har placeret den Staten i feltet i Rækker område, den Kategori i feltet i Kolonner område, og den Salg i feltet i Værdier område.

Lad os nu se på Excel's GETPIVOTDATA funktion.

GETPIVOTDATA syntaks: GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], ...)

En pivottabel har kun én data_felt men den kan have et vilkårligt antal andre felter.

For ovenstående pivottabel:

• data_felt er den Salg felt
• De to andre felter er Staten og Kategori .

På det følgende billede kan du se, at jeg har brugt en GETPIVOTDATA formel i celle H9:

Denne formel returnerer en værdi på 950 i celle H9 .

Hvordan virker denne formel?

• data_felt argumentet er den Salg Det er der ingen tvivl om.
• A3 er en cellereference i pivottabellen. Det kan være en hvilken som helst cellereference i en pivottabel.
• field1, item1 = "State", H7 Du kan oversætte det på følgende måde Idaho (værdien af celle H7 er Idaho ) i den Staten
• field2, item2 = "Kategori", H8 Det kan oversættes som Kontorartikler (værdien af celle H8 er Kontorartikler ) i den Kategori
• Tværsnittet af den Idaho værdier og Kontorartikler værdier giver os værdien 950.

Sådan viser du etiketterne:

Brug af den GETPIVOTDATA funktionen, viser vi kategorinavnene og salgsværdierne (% af det samlede salg) i nogle celler (som i det følgende billede).

Lad mig forklare denne formel i celle D4

• A4&" " En cellereference skaber et mellemrum i output.
• Derefter brugte vi Excel's TEKST Som den værdi argumentet i den TEKST funktionen, har vi overdraget GETPIVOTDATA funktion og som den format_text argument har vi brugt dette format: "0%"
• GETPIVOTDATA del er enkel at forstå. Jeg vil derfor ikke forklare, hvordan den GETPIVOTDATA funktionen fungerer her.

Nu skal vi vise disse data på diagrammet.

Vi indsatte en Tekstboks fra den Indsæt tab => Illustrationer gruppe af kommandoer => Figurer

Nu indsætter vi den Tekstboks på diagrammet => Sæt et lighedstegn på Formel Bar og vælg derefter celle D4 .

Hvis jeg trykker på Indtast , den Tekstboks vil vise værdien af celle D4 .

På samme måde skaber jeg andre Tekstbokse og henviser til de relevante celler.

Bemærk: Når man Tekstboks er oprettet, kan du lave nye Tekstbokse Sådan kan du gøre det:

• Før musemarkøren hen over grænsen af den oprettede Tekstboks og tryk på Ctrl på dit tastatur. Et plustegn vises.
• Træk nu i musen. Du vil se en ny Tekstboks (objekt) er oprettet, skal du droppe denne nyoprettede Tekstboks på dit foretrukne sted.

Så vi er færdige med at oprette et cirkeldiagram, der dynamisk viser salget på kategoribasis.

Jeg ændrer bare navnet på denne pivottabel til PT_CategorySales .

Læs mere: Hvordan man laver daglig salgsrapport i Excel (med hurtige trin)

Lignende læsninger

• Hvordan man laver Inventory Aging Report i Excel (Trin for Trin Guidelines)
• Generer PDF-rapporter fra Excel-data (4 nemme metoder)
• Hvordan man forbereder MIS-rapport i Excel (2 passende eksempler)
• Lav MIS-rapport i Excel til regnskaber (med hurtige trin)

Trin 6: Forbered en pivottabel for kvartalsvis salg

Nogle gange vil du måske gerne se den Salg ændringer i de forskellige kvartaler i årenes løb.

Vi vil oprette en rapport som det følgende billede.

Billedet viser de 15 største amerikanske stater efter samlet salg i forskellige kvartaler. Vi har også tilføjet sparklines for at vise tendenserne i de forskellige kvartaler.

Følg disse trin for at forberede pivottabellen for kvartalsvis salg.

• Først og fremmest skal du vælge en celle i datatabellen.
• Vælg derefter PivotTable fra den Tabeller gruppe i den Indsæt fanebladet.

• Vælg derefter, hvor du vil placere pivottabellen, og klik på OK Til denne demonstration har vi valgt et nyt regneark.

• Gør nu følgende: tilføj Dato for bestilling i feltet i Kolonner område, den Staten i feltet i Rækker området, og den Salg i feltet i Værdier

• Hvis du vil vise den kvartalsvise rapport nu, skal du højreklikke på en celle i Kolonne-etiketter og vælg Gruppe fra kontekstmenuen.

• Vælg derefter Kvarterer under den Af afsnittet i Gruppering

• Når du har klikket på OK vil pivottabellen nu se således ud.

Trin 7: Vis de 15 største stater fra salg

Resultatet fra det foregående trin indeholder en kvartalsrapport over alle stater fra datasættet. Hvis du vil have dem alle, kan du fortsætte med dette trin. Men hvis du ønsker en mere detaljeret analyse, hvor du har brug for de bedste stater, er her nogle praktiske trin.

• Først højreklikker du på en vilkårlig celle i Staten kolonne(eller Etiketter til rækker ).
• Før derefter musen hen over Filter fra kontekstmenuen og vælg derefter den Top 10

• Vælg derefter 15 i den Vis fra Top 10 filter (stat)

• Når du klikker på OK vil pivottabellen nu vise de 15 største stater i forhold til salget.

Trin 8: Tilføj sparklines til tabellen

Før du tilføjer den Sparklines Jeg vil gerne fjerne begge de store totaler. Følg disse trin for at få en detaljeret vejledning om, hvordan du gør det.

• Først og fremmest skal du vælge en celle i pivottabellen.
• Derefter skal du gå til Design på fanen i farvebåndet.
• Vælg nu Samlet sum fra den Layout
• Vælg derefter Fra for rækker og kolonner fra rullelisten.

I alt afsnittet vil således blive fjernet.

• Hvis du vil tilføje sparklines, skal du vælge celle F5 , og derefter gå til Indsæt på fanen i farvebåndet.
• Vælg nu Linje fra den Sparklines

• I den Opret sparklines feltet, skal du vælge området B5:E19 som den Dataområde og området F5:F19 som den Placeringsområde .

• Klik derefter på OK Pivottabellen vil nu se således ud til sidst.

• Lad os også tilføje nogle markører for at gøre det mere tiltalende. For at gøre det skal du gå til Sparkline fanen på dit bånd (den vises, når du vælger en celle, der indeholder en sparkline), og vælg derefter Mærker fra den Vis

Dette er det endelige resultat af vores sparkline.

Læs mere: Hvordan man laver månedlig salgsrapport i Excel (med enkle trin)

Trin 9: Tilføj Slicer til at filtrere output

Følg disse enkle trin for at tilføje skiver til pivottabellen.

• Først skal du vælge den pivottabel, som du vil oprette skiverne til.
• Derefter skal du gå til Indsæt fanen og fra fanen Filtre gruppe af kommandoer, skal du klikke på Slicer

• Dernæst Indsæt skæremaskiner dialogboksen vises med alle de tilgængelige felter i pivottabellen. Vælg de felter, som du vil oprette skiverne for. Her har vi valgt feltet Kundens navn , Staten , og Kategori felter til demonstrationen.

• Når du har klikket på OK vises 3 skiver øverst på regnearket.

Læs mere: Hvordan man laver MIS-rapport i Excel til salg (med nemme trin)

Trin 10: Udarbejdelse af den endelige rapport

Når alle de løsrevne ting er oprettet, kan vi endelig kombinere dem alle i et enkelt regneark for at skabe en endelig rapport.

Hvis du nu vælger/fravælger en indstilling fra skiveskæreren, vil resultatet ændre sig tilsvarende i realtid. Lad os f.eks. vælge Arizona fra den Staten Den vil kun rapportere dette.

Du kan også vælge flere nu, f.eks. ved at tilføje Alabama med den vil se sådan ud. Og sådan kan du oprette en rapport, der viser kvartalsvise salg pr. område.

Læs mere: Sådan automatiseres Excel-rapporter ved hjælp af makroer (3 nemme måder)

Konklusion

Dette var alle de trin, der var nødvendige for at oprette en rapport, der viser kvartalsvis salg efter område i Excel. Forhåbentlig kan du nu nemt lave en rapport selv. Jeg håber, at du fandt denne vejledning nyttig og informativ. Hvis du har spørgsmål eller forslag, så lad os vide det i kommentarerne nedenfor.

Du kan finde flere vejledninger som denne på Exceldemy.com .