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No se cómo crear una base de datos sencilla en Excel En este artículo, le mostraremos cómo puede crear una base de datos en Excel en tan sólo 7 pasos sencillos.
¿Te resulta complejo utilizar MS Access como base de datos? Entonces, Excel es una herramienta estupenda para hacerlo.
Aprendamos la técnica.
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Creación de una base de datos.xlsx8 pasos para crear una base de datos en Excel
Si diseñas tu libro de Excel correctamente, puedes utilizarlo como base de datos con facilidad. La clave principal es que tienes que diseñar tu libro correctamente. Puedes ordenar los datos de muchas maneras; puedes filtrar la base de datos para ver sólo los datos que coinciden con algunos criterios específicos.
Por lo tanto, en este post, vamos a tomar un ejemplo y demostración de los pasos en los que usted será capaz de crear una base de datos basada en Excel.
Paso 1: Introducir datos
Las columnas de la base de datos se denominan campos. Puede añadir tantos como sea necesario.
Así, los campos de esta base de datos son StdID , StdName , Estado , Edad y Departamento .
Ahora puede introducir datos en la base de datos fácilmente. Cada nueva entrada se añadirá a la primera fila vacía después de los campos.
Déjenos mostrarle cómo introducimos otra entrada.
Digamos que ésta es la entrada que hay que insertar en la base de datos:
StdID: 1510060,
StdName: Jimmy,
Estado: Florida,
Edad del estudiante: 23 años,
Departamento: ME
Como ves, introducir datos en una base de datos Excel es bastante básico.
Paso 2: No deje ninguna fila en blanco
- Cuando se introducen datos en una base de datos, no se puede dejar una fila vacía.
Digamos que después de la última fila, pongo algunos datos en la 2ª fila a partir de ella:
StdID: 1510060,
StdName: Jimmy,
El estado es Florida,
Estudiante de 23 años,
Departamento ME,
Aunque puede ocurrir que algunas celdas de una fila estén vacías, digamos que algo así es legal.
- En la misma línea, otra regla es que no habrá ninguna columna completamente vacía en una base de datos.
Lo que ocurre en cuanto Excel encuentra una fila o columna completamente en blanco es que es incapaz de incluir esa fila o columna en la base de datos. Para Excel, esta base de datos está ahora dividida en dos partes, un conjunto de información completamente nuevo e inconexo. Sean cuales sean las funciones que planee realizar, no realizará sus datos en esta pieza de información inconexa. Por ejemplo, algo tan simple comofiltrado no tendrá éxito, como puede comprobar por experiencia.
Paso 3: Explorar dos términos necesarios
Lo siguiente que tienes que saber es que cada fila individual de una base de datos se conoce como Registros .
Todas las filas son Registros Hemos marcado algunas para mayor claridad.
Además, todas estas columnas son Campos Los encabezamientos de las columnas se denominan Nombres de los campos .
Así que.., StdID , StdName , Estado , La edad, y Departamento son los cinco Nombres de los campos de esta base de datos
Paso 4: Crear la tabla Excel
Para crear una tabla, siga los pasos que se indican a continuación.
- En primer lugar, vaya a la página Inserte y haga clic en Cuadro mando.
- A continuación, se abre una ventana denominada Crear tabla Ahora, seleccione el rango de celdas, es decir $B$4:$F$10 simplemente arrastrando el cursor.
- No olvide marcar la casilla antes de Mi tabla tiene cabeceras opción.
Inmediatamente, se crea una tabla. ¡¡¡Tada!!!
Además, puedes filtrar los datos utilizando las flechas desplegables que aparecen en los encabezados de cada columna.
Paso 5: Utilizar herramientas de bases de datos
Las herramientas de bases de datos pueden ser muy útiles para el análisis y la interpretación de los datos. herramientas de bases de datos .
Paso 6: Ampliar la base de datos
Ahora que todo está en marcha, puedes empezar a añadir más campos y registros (ya ves lo que hemos hecho) a tu base de datos. Es tan básico como Primer paso .
Paso 7: Completar el formateo de la base de datos
El último y definitivo paso es dar formato a las columnas de la base de datos. Existen muchas herramientas para dar formato a las celdas de una base de datos. Puede trabajar con Estilos de celda puede utilizar los estilos de la sección " Formato como tabla ", y podrá trabajar con los comandos de la sección Formatear celdas Puede utilizar la función A medida Formato numérico Todas estas técnicas se describen en nuestras clases anteriores.
Así que ya lo tienes: has creado tu propia base de datos en Excel (hasta que domines Access o te quedes sin espacio en Excel y sin procesadores).
Más información: Cómo crear una base de datos de empleados en Excel (con sencillos pasos)
Cómo crear una base de datos con función de búsqueda en Excel
A veces, necesitamos buscar los datos esperados en una enorme fuente de datos. Por ese motivo, es posible que necesitemos una base de datos en la que se puedan realizar búsquedas y de la que podamos obtener fácilmente nuestros datos. Para crear una base de datos que permita realizar búsquedas Para ello, debe seguir unos sencillos pasos.
📌 Pasos:
- En primer lugar, seleccione la celda F5 y escribe la fórmula.
Desglose de fórmulas:
Función BUSCAR → Generalmente, busca un valor determinado que tú exijas.
Función ISNUMBER → Es una función lógica que devuelve TRUE si la salida del BUSCAR En caso contrario, devolverá Falso .
Función FILTRO → Básicamente, filtra el valor de salida según los criterios que desee.
- Pulse INTRODUCE y utilizar el Asa de llenado herramienta.
- Entonces, su salida se muestra como la imagen de abajo.
- A continuación, seleccione la celda C4 e ir a la Datos tab>> Herramientas de datos >> Validación de datos .
- Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Validación de datos . Selecciona Ajustes a continuación, seleccione Lista en el Permitir sección>> introduzca su Filtrado célula en el Fuente Por lo tanto, ponga la siguiente fórmula en la casilla Fuente caja.
- ir a la Alerta de error opción.
- En el Alerta de error desmarque la casilla Mostrar alerta de error tras introducir datos no válidos .
- Pulse OK .
- Por último, un Búsqueda en Base de datos Ahora, si escribe "P" en el B4 verás el nombre completo del empleado "Peter" automáticamente.
Más información: Cómo utilizar funciones de base de datos en Excel (con ejemplos)
Cómo crear una base de datos en Excel que se actualice automáticamente
Los datos que introducimos en una base de datos tienen que ser actualizado automáticamente Para ello, crearemos un Tabla dinámica para la Fuente de datos Después de activar el Actualizar podemos actualizar automáticamente los datos recién introducidos en nuestro archivo Tabla dinámica Sigue los pasos para hacerlo.
📌 Pasos:
- En primer lugar, seleccione todos los datos de la celda. Vaya a la pestaña Inserte tab>> seleccionar Tabla dinámica >> De Tabla/Rango .
- A Tabla dinámica A partir de ahí, puede seleccionar las columnas que desea actualizar.
- Por último, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda y seleccione la opción Actualizar y el comando Tabla dinámica actualizará automáticamente sus datos si los cambia en su hoja de cálculo principal.
Además, puede explorar otro 5 métodos para actualizar la tabla dinámica .
Más información: Cómo mantener una base de datos de clientes en Excel
Cómo crear una base de datos relacional en Excel
A Base de datos relacional identifica principalmente las relaciones entre varias hojas de cálculo diferentes. El Base de datos relacional nos ayuda a buscar y extraer rápidamente determinada información. Puede mostrar los mismos valores de datos de varias formas.
Supongamos que tenemos dos bases de datos, a saber Base de datos1 y Base de datos2 . Base de datos1 contiene Empleado nombres con sus Salario mientras que la base de datos2 consta de Empleado nombres con sus Designación Ahora, queremos crear una base de datos relacional entre las dos bases de datos en función del Empleado Para ello, siga los pasos que se indican a continuación.
📌 Pasos:
- Inicialmente, seleccione toda la gama de Conjunto de datos2 .
- A continuación, vaya al Inserte tab>> Tabla dinámica >> De Tabla/Rango .
- A continuación, vaya a otra hoja de cálculo denominada Conjunto de datos1 y crear una tabla de la que hemos hablado antes.
Nota : Puede utilizar el atajo de teclado CTRL + T para crear una tabla.
- Entonces, a Tabla dinámica y debe seleccionar el campo con el que desea establecer una relación. Por ejemplo, aquí seleccionamos el campo Designación y Salario columnas de dos hojas de cálculo diferentes.
- Después de seleccionar los datos, haga clic en el botón CREAR opción bajo Todos en el Campos de la tabla dinámica cuadro de diálogo.
- Por último, nuestro Base de datos relacional como puede ver en la imagen de abajo.
Más información: Introducción a los conceptos de sistemas de gestión de bases de datos relacionales (RDBMS).
Sección práctica
En la parte derecha de cada hoja hemos incluido una sección de práctica para que practiques por tu cuenta.
Conclusión
Eso es todo sobre la sesión de hoy. Y estos son algunos pasos sencillos sobre cómo crear una base de datos en Excel. Por favor, háganos saber en la sección de comentarios si tiene alguna pregunta o sugerencia. Para su mejor comprensión, por favor descargue la hoja de práctica. Visite nuestro sitio web ExcelWIKI Gracias por su paciencia al leer este artículo.
