La manipulation d'un fichier volumineux est importante car son transfert prend énormément de temps. Un fichier volumineux prend trop de temps à ouvrir. Toute modification d'un fichier volumineux prend beaucoup de temps à mettre à jour. Il est donc important de réduire la taille du fichier. Dans cet article, nous verrons comment réduire/compresser la taille d'un fichier Excel Il existe de nombreuses méthodes pour y parvenir. Nous choisirons ici les meilleures options.

Dans notre analyse, nous utilisons un échantillon de données sur les ventes des grandes surfaces, téléchargé à partir du lien suivant : //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

La taille du fichier original de cet échantillon est 3,191 KB .

3 méthodes pour réduire/compresser la taille d'un fichier Excel volumineux

Dans cette section, nous aborderons 3 méthodes éprouvées pour réduire/compresser la taille d'un fichier Excel volumineux. Vérifions-les maintenant !

1. supprimer des données pour réduire la taille du fichier

Il existe plusieurs cas dans lesquels vous n'avez pas d'autre choix que de supprimer les données ou de les formater. Nous allons les aborder ici.

1.1 Effacer/supprimer des cellules vides dans Excel

Après avoir effectué une tâche dans le classeur Excel, il reste de nombreuses cellules inutilisées qui n'ont aucune utilité dans votre classeur. Parfois, vous effectuez accidentellement un formatage dans ces cellules inutilisées, ce qui augmente la taille de votre fichier. La suppression du formatage de ces cellules vides réduit la taille de votre fichier.

• Si vous voulez sélectionner l'ensemble des cellules vides, cliquez simplement sur CTRL+Majuscule+ ↓+ → Les flèches indiquent l'endroit où vous voulez placer votre commande.

• Après avoir sélectionné les cellules vides, dans l'onglet Accueil sur l'onglet Clair appuyez sur l'option Effacer tout. Cela va nettoyer les cellules .

Il existe un autre moyen de le faire.

• Sur le Accueil onglet, appuyez sur Trouver et sélectionner puis appuyez sur Aller au spécial.

• Il s'ouvrira Aller à Spécial Dans cette boîte, cochez la case Flans et appuyez sur OK. Cette opération trouvera automatiquement les zones vides de votre classeur Excel, puis effacez les cellules vides comme nous l'avons fait précédemment.

Lire la suite : Comment réduire la taille d'un fichier Excel sans supprimer de données (9 astuces rapides)

1.2 Vérifier et supprimer les cellules cachées inutiles

Parfois, les cellules cachées inutiles sont la raison pour laquelle les fichiers Excel sont plus volumineux. Vous pouvez accidentellement cacher certaines lignes ou colonnes de la feuille de calcul Excel sur laquelle vous travaillez. Soudain, vous vous rendez compte que votre fichier contient des éléments cachés dont vous n'avez pas besoin. Tout ce que vous pouvez faire est de démasquer les lignes et les colonnes de la feuille de calcul Excel et de voir si vous en avez besoin ou non. Si vous n'en avez pas besoin, il suffit de les supprimer.tous.

Lire la suite : Comment compresser un fichier Excel pour l'envoyer par courriel (13 méthodes rapides)

2. réduire la taille des fichiers sans supprimer les données

Parfois, il n'est pas nécessaire de supprimer les données ou le formatage du fichier pour réduire la taille d'un fichier Excel, il suffit d'appliquer certaines techniques pour réduire la taille du fichier.

2.1 Enregistrement d'un fichier au format binaire Excel

Enregistrement du fichier Excel à partir de ( .xlsx ) au format binaire d'Excel ( .xlsb ) réduit la taille de votre fichier d'environ 40% C'est le moyen le plus simple et le plus efficace de réduire la taille de votre fichier. La procédure est indiquée ci-dessous.

• Tout d'abord, enregistrez votre fichier Excel type dans ( .xlsx ) dans un dossier spécifique.

• Ensuite, enregistrez le même fichier dans ( .xlsb ) dans le même dossier que celui dans lequel vous avez enregistré le format précédent ( .xlsx ).

• Maintenant, les deux fichiers sont enregistrés dans le même répertoire.
• Ici, nous allons vérifier la taille du fichier ( .xlsb ) et le comparer avec le fichier ( .xlsx ), qu'il soit réduit ou non.

Nous pouvons voir les ( .xlsb ) contient 1,666 KB où les ( .xlsx ) contient 3,191 KB Ainsi, la taille du fichier est réduite à grande échelle.

Avantages et inconvénients du classeur binaire d'Excel

Lors de l'enregistrement d'un fichier dans (. xlsb ), vous devez garder à l'esprit que, comme tout, l'enregistrement d'un classeur Excel au format binaire présente des avantages et des inconvénients.

Pour

• Le fichier binaire Excel utilise nettement moins d'espace lors de la sauvegarde que ( .xlsx ).
• Le chargement de données binaires est plus rapide que l'analyse du texte ( .xml ) ou ( .xlsx ).
• Macros, VBA est entièrement pris en charge.

Cons

• Aucune modification du ruban n'est autorisée pour ( .xlsb Vous devez reconvertir les formats
• ( .xlsm )
• , effectuez vos modifications du ruban, puis revenez à ( .xlsb ).
• Non compatible avec Excel 2003 et les versions précédentes.
• ( .xlsb ) est un format de fichier binaire, contrairement au format ouvert ( .xml ), ( .xlsx ), et ( .xlsm Par conséquent, vous ne verrez souvent pas vos fichiers ( .xlsb ) fonctionnent partout.

Soyez donc prudent lorsque vous sauvegardez un fichier au format binaire. Vous pouvez certainement le faire lorsque les avantages qu'il procure sont bien supérieurs aux inconvénients.

Lire la suite : Comment compresser un fichier Excel de plus de 100 Mo (7 façons utiles)

2.2 Vérification du formatage conditionnel

Dans Excel, Mise en forme conditionnelle permet de visualiser les données et de rendre une feuille de calcul plus facile à comprendre. Mais il arrive parfois que nous commettions des erreurs en appliquant la mise en forme conditionnelle. Il arrive que nous appliquions la mise en forme à une feuille entière ou à un groupe entier de lignes ou de colonnes. Pour minimiser l'erreur, nous pouvons nous rendre à l'adresse suivante Formatage conditionnel> ; Gérer les règles Encore une fois, si nous appliquons d'une manière ou d'une autre un formatage conditionnel dans le classeur Excel et que nous réalisons soudainement que nous n'en avons pas besoin, nous pouvons annuler le formatage conditionnel en effaçant les règles de la feuille de calcul entière.

Lire la suite : Comment déterminer la cause d'un fichier Excel trop volumineux ?

2.3 Optimisation des formules Excel

Outre la réduction directe de la taille du fichier, nous pouvons optimiser les formules Excel afin d'accélérer les calculs et de réduire la taille du fichier. Il existe de nombreuses façons de le faire.

2.3.1. éviter d'utiliser des formules volatiles

Il existe sept fonctions volatiles dans Excel, à savoir RAND , MAINTENANT , AUJOURD'HUI , OFFSET , CELLULE , INDIRECT et INFO Ces formules sont recalculées chaque fois qu'une modification est apportée au fichier Excel. Si votre feuille de calcul contient beaucoup de formules volatiles, les calculs deviennent lents et la taille du fichier augmente. La solution est donc simple : il faut éviter d'utiliser des formules volatiles. Il existe des alternatives aux formules volatiles. Elles sont présentées ci-dessous.

• Au lieu de la OFFSET nous pouvons utiliser la fonction INDEX .
• Dans une feuille de calcul INDEX peut être utilisée en utilisant des numéros de colonne plutôt que des lettres pour remplacer la fonction INDIRECT fonctions.
• Il n'y a pas d'alternative pour MAINTENANT et AUJOURD'HUI fonctions. Mais VBA peut être utilisé pour les remplacer.

Comme pour Maintenant fonctions, nous pouvons utiliser-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

Pour AUJOURD'HUI nous pouvons utiliser les fonctions

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• Le site RAND ne sont pas nécessaires la plupart du temps. Cependant, si nous avons besoin d'un nouveau numéro aléatoire, nous pouvons utiliser une fonction VBA pour le générer.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO et CELLULE ne sont pas des formules particulièrement courantes. Elles fournissent des informations sur le système, le classeur et l'état de la cellule. Au lieu de les utiliser, nous pouvons utiliser le chemin du fichier ou le numéro de référence de la couleur de la cellule à l'aide des formules suivantes VBA .

2.3.2. utiliser des tableaux croisés dynamiques ou des tableaux Excel

Au lieu d'une série de formules, l'utilisation de tableaux Pivot ou de tableaux Excel est un moyen efficace de montrer vos résultats.

2.3.3. éviter de référencer des lignes ou des colonnes entières

Le site SUMIF ou VLOOKUP recherchent des données dans l'ensemble des colonnes ou des lignes. Au lieu de faire référence à l'ensemble des données, nous pouvons nous référer à quelques cellules seulement si nécessaire. Comme-

Au lieu d'utiliser = SUMIF (A : A, $C4, B : B)

Nous pouvons utiliser = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Nous nous référons ici à la 1ère 50 cellules de la colonne A .

2.3.4 Éviter les calculs répétés

Disons que vous avez une formule qui contient " =$A$3+$B$3 "Dans ce cas, le nombre total de références de cellule est de cent, bien que le nombre de cellules uniques ne soit que de deux. Mais si C3 a une formule qui est =A3+B3 et vous voulez les mettre à jour dans 50 autres cellules, en faisant simplement référence à la cellule C3 dans ces 50 cellules, vous pouvez effectivement faire le nombre de référence 50, alors que votre référencement précédent nécessitait une centaine de cellules.

Lire la suite : Comment réduire la taille des fichiers Excel avec le tableau croisé dynamique (Pivot Table)

2.4. calcul manuel d'Excel de commande

Cela vous permet de calculer plus rapidement dans Excel, mais parfois, dans les fichiers Excel volumineux, les calculs manuels peuvent également vous aider à réduire la taille de votre fichier.

2.5. personnaliser les tableaux croisés dynamiques

Tableaux croisés dynamiques sont créés pour vérifier rapidement des données ou obtenir une vue d'ensemble. Ces tableaux croisés dynamiques peuvent augmenter la taille de votre fichier si vous n'en avez plus besoin. Si vous n'avez pas besoin de vos tableaux croisés dynamiques dans vos prochains calculs, vous pouvez procéder comme suit.

• Ne pas enregistrer les données sources avec le fichier.
• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le tableau croisé dynamique, puis cliquez sur Options du tableau croisé dynamique .
• Sur le Données l'onglet enlève la coche de ' Sauvegarder les données sources avec un fichier '.

2.6. réduire la taille des fichiers Excel avec des images

Parfois, lorsque vous ajoutez des images à une feuille de calcul Excel, la taille du fichier Excel augmente automatiquement. Vous pouvez réduire la taille de l'image en dehors d'Excel ou dans Excel. Si vous voulez le faire dans Excel, sélectionnez l'image et cliquez sur le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Taille et propriétés .

A Format Image s'ouvre à droite de la feuille de calcul Excel. Vous pouvez maintenant sélectionner manuellement la hauteur et la largeur de votre image.

Vous pouvez redimensionner manuellement votre image en dehors d'Excel. Il existe de nombreuses procédures pour le faire.

Lire la suite : Comment réduire la taille des fichiers Excel avec des images (2 méthodes faciles)

3. réduire la taille des fichiers Excel sans les ouvrir

Il n'est pas toujours nécessaire d'ouvrir le fichier ou de supprimer les données du fichier. Excel vous permet de réduire la taille du fichier sans même l'ouvrir.

3.1 Formatage du fichier à partir des propriétés du fichier

Après avoir effectué toutes les tâches dans Excel, il est plus facile de comprimer la taille d'un fichier Excel à partir des propriétés du fichier. Il s'agit d'une fonctionnalité de Windows qui n'est pas directement liée à Excel. La procédure est indiquée ci-dessous.

• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier.
• Sélectionnez Propriétés.
• Ensuite, sélectionnez le bouton Avancé.
• Enfin, sélectionnez "compresser le contenu pour économiser de l'espace disque" et appuyez sur OK.

Lire la suite : Comment réduire la taille d'un fichier Excel sans l'ouvrir (avec des étapes faciles)

3.2 Compresser un fichier Excel au format ZIP/RAR

De nombreux documents de traitement de texte peuvent être compressés à 10 % de leur taille d'origine en utilisant différents outils de compression. C'est une bonne pratique de partager des fichiers en les compressant. Cela permet non seulement de réduire la taille du fichier mais aussi de le protéger des virus. Ici, nous utiliserons WinRAR pour compresser le fichier. La procédure est donnée ci-dessous.

• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre fichier.
• Appuyez sur Ajouter aux archives .
• Une boîte de dialogue apparaîtra pour choisir RAR/ZIP comme un Format des archives .

• Une boîte de dialogue apparaîtra pour choisir RAR/ZIP comme un Format des archives .

Lire la suite : Comment compresser un fichier Excel au format Zip (2 méthodes adaptées)

Conclusion

La plupart des gens trouvent qu'il est facile de partager des fichiers de petite taille. Comme nous pouvons le constater, il existe de nombreuses méthodes pour y parvenir. La compression de la taille des fichiers permet également d'accélérer les calculs Excel. Nous pouvons utiliser ces techniques séparément ou ensemble pour réduire la taille de nos fichiers.