Ao escribir un documento pode atoparse con escenarios nos que necesite importar datos de diferentes ficheiros. Para este fin, importar desde follas de cálculo software como Excel é un escenario moi común. Por suposto, hai este proceso no que copias e pegas manualmente no ficheiro de Word desde o de Excel. Pero este artigo centrarase en como encher automaticamente un documento de Word desde Excel.

Descargar Practice Workbook

Descarga o libro de traballo que contén o conxunto de datos usado para demostrar os pasos deste artigo e proba o proceso ti mesmo mentres recorres o artigo.

Popular automaticamente documento de Word.xlsx

Aquí está o ficheiro de Word, por se precisas a referencia.

Procedemento paso a paso para completar automaticamente o documento de Word desde Excel

Para facer para iso necesitas un ficheiro de Excel para importar datos e o ficheiro de Word no que estás escribindo os teus datos. Pasarei todos os pasos en detalle para que calquera poida entender, independentemente dos seus coñecementos de Excel. Aquí tes unha guía detallada paso a paso.

Paso 1: prepara o ficheiro de Excel

Crea un ficheiro de Excel co conxunto de datos se aínda non tes un. Para practicar, podes probar o que aparece no cadro de descarga anterior. Se tes un, asegúrate de que a táboa/conxunto de datos comeza na cela A1 . Para a demostración, estou usando o seguinteconxunto de datos.

Podes ter varias follas no teu ficheiro de Excel, pero só podes usar unha folla para encher automaticamente o documento de Word desde Excel.

Paso 2: Vaia ao documento de Word

Agora, vai ao seu documento de Word e cree o modelo antes de querer automatizar os datos. Creei a seguinte táboa para poñer toda a información por separado para unha comprensión máis sinxela.

Esta é a parte que permanecerá sen cambios para todas as iteracións.

Ler máis: Como inserir unha táboa de Excel en Word (8 xeitos sinxelos)

Paso 3: Vaia á pestana Mailings

No Documento de Word, seleccione a pestana Envíos da súa cinta.

Paso 4: Seleccione a folla de Excel como destinatario

Agora, baixo na pestana, podes atopar o grupo Iniciar combinación de correspondencia . Faga clic en Seleccionar destinatarios e, a continuación, seleccione Usar unha lista existente no menú despregable.

Paso 5: Seleccione o Ficheiro de Excel

Aparecerá unha xanela Seleccionar fonte de datos . Agora navegue ata o seu ficheiro de Excel e seleccióneo.

Paso 6: Seleccione a folla

Se ten varias follas de cálculo nun ficheiro de Excel, seleccione coidadosamente o desde o que queres exportar. Neste ficheiro, só teño un chamado Dataset . A continuación, comproba a Primeira fila de datos que conteñen cabeceiras de columna se tes cabeceiras no teu conxunto de datos. Teño cabeceiras no meu conxunto de datos, polo que comprobei o posiblever na figura.

Despois diso, faga clic en Aceptar .

Ler máis: Como inserir un Excel Folla de cálculo en Word (4 métodos sinxelos)

Lecturas similares

• Copiar de Excel a Word sen perder o formato (4 xeitos sinxelos)
• Como copiar só texto de Excel a Word (3 métodos rápidos)

Paso 7: Inserir campo de combinación

Se completaches os pasos anteriores, é bo ir a encher automaticamente o documento de Word desde Excel. O que tes que facer agora é inserir o campo de combinación para inserir os datos na posición desexada.

Digamos que queres o nome completo na cabeceira. Para iso cómpre introducir Nome e Apelidos de forma consecutiva. Sigue estes pasos para saber como facelo.

• Primeiro, selecciona a posición na que queres colocalo.

• Entón vai á pestana Envíos da cinta.
• No grupo Escribir e inserir campo , podes atopar o Inserir campo de combinación Fai clic na frecha ao lado.
• Na lista despregable, selecciona Nome .

Vai ten algo así.

• Repita o mesmo proceso, pero esta vez seleccione Apelidos no menú despregable para introducir o apelido .

Ao facelo, terás algo así no teu ficheiro de Word.

No campo de <> todos osnomes e no campo <> se iterarán todos os apelidos.

Paso 8: repita o paso anterior tantas veces como necesites

Os subpasos descritos no paso anterior pódense repetir para todos os datos que desexa encher automaticamente o documento de Word desde Excel. Para este conxunto de datos, pode importar automaticamente ID , Nome , Apelidos , Nacionalidade , Campo , e datos inventados/descubertos no ficheiro de Word. Só tes que importar o que desexes no menú despregable.

Encher a táboa coas cabeceiras correspondentes terá un aspecto así.

Paso 9: Vista previa dos resultados

Para ver como será isto, seleccione Previsualizar resultados na pestana Envíos .

Mostrará a vista previa do primeiro.

Para previsualizar os outros, na pestana Correo , baixo a Previsualizar resultados do grupo , seleccione as frechas para cambiar ás anteriores ou posteriores.

Por exemplo, se selecciona a frecha cara á dereita, pode ver esta .

Ao facer clic de novo na frecha cara á dereita ou á esquerda, podes previsualizar as seguintes ou as anteriores do mesmo xeito.

Ler máis: Como para xerar un documento de Word a partir dunha macro de Excel

Paso 10: Garda o ficheiro de Word

Finalmente, garda o ficheiro de Word indo á pestana Ficheiro e seleccionando o comando Gardar como .

Teña en conta que,tamén pode gardalo como ficheiro .docx . Nese caso, tes que seleccionar Si na caixa de aviso que aparece cada vez que abres o ficheiro de Word avisando sobre o documento que contén un comando SQL.

Cando segues todos os pasos descritos anteriormente, combinas o ficheiro de Excel co ficheiro de Word. Para cada fila do conxunto de datos de Excel, o ficheiro de Word crea follas diferentes. E en cada folla, o ficheiro de Word pon o valor da columna da fila particular do modelo substituíndo o <> e obtemos o resultado desexado.

Ler máis: Como abrir un documento de Word e gardar como PDF ou Docx con VBA Excel

Conclusión

Isto foi unha guía paso a paso para encher automaticamente un documento de Word desde Excel. Espero que atopes esta guía útil e informativa. Se tes algunha pregunta ou suxestión, fáganos saber a continuación. Para obter máis guías como esta, visita Exceldemy.com .