Það er mikilvægt að meðhöndla stóra skrá þar sem það tekur mikinn tíma að flytja. Stór skrá tekur of langan tíma að opna. Hvers konar breyting á stórri skrá tekur langan tíma að uppfæra. Svo það er mikilvægt að minnka skráarstærð. Í þessari grein munum við sjá hvernig á að minnka/þjappa Excel skráarstærð . Það eru margar aðferðir til að gera það. Við munum velja bestu valkostina hér.

Í greiningu okkar notum við sýnishorn af sölu stórverslunar. Sýnishorninu var hlaðið niður af þessum hlekk //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Upprunaleg skráarstærð þessa sýnis er 3.191 KB .

3 Helstu aðferðir til að minnka/þjappa stóra Excel skráarstærð

Í þessum kafla munum við ræða 3 sannaðar aðferðir til að minnka/þjappa stórri Excel skráarstærð. Við skulum athuga þau núna!

1. Eyða gögnum til að minnka skráarstærð

Það eru nokkur tilvik þar sem þú hefur engan annan valkost en að eyða gögnum eða sniði. Hér munum við ræða þau.

1.1. Eyða/hreinsa auða reiti í Excel

Eftir að þú hefur klárað verkefni í Excel vinnubókinni eru svo margir ónotaðir reiti sem hafa ekkert gagn í vinnubókinni þinni. Stundum gerirðu óvart eitthvað format í þessum ónotuðu frumum sem í raun eykur skráarstærðina þína. Ef þú fjarlægir sniðið úr þessum auðu hólfum minnkar skráarstærðin.

• Ef þú vilt velja allar auðu hólfin skaltu smella á CTRL+Shift+ ↓+ → saman.Örvamerkin gefa til kynna hvar þú vilt setja skipunina þína.

• Eftir að hafa valið auðu frumurnar, Í Heima flipanum á Hreinsa valkosturinn ýttu á Hreinsa allt. Þetta mun hreinsa frumurnar .

Það er önnur leið til að gera það.

• Á flipanum Heima , ýttu á Finndu & Veldu og ýttu svo á Go To Special.

• Það mun opnast Go To Special gluggakista. Á þeim reit merktu við Blanks og ýttu á OK. Þetta mun sjálfkrafa finna auðu svæðin í Excel vinnubókinni þinni. Eftir þetta hreinsaðu auðu reiti eins og við gerðum áðan.

Lesa meira: Hvernig á að minnka Excel skráarstærð án þess að eyða gögnum (9 fljótleg ráð)

1.2. Athugaðu og eyddu óþarfa földum hólfum

Stundum eru óþarfa faldar reitur ástæðan fyrir stærri Excel skrám. Þú gætir óvart falið nokkrar línur eða dálka á Excel vinnublaðinu sem þú ert að vinna að. Allt í einu áttarðu þig á því að skráin þín inniheldur nokkra falda þætti sem þú þarft ekki. Allt sem þú getur gert er að birta línur og dálka í Excel vinnublaðinu og sjá hvort þú þarft á þeim að halda eða ekki. Ef þú þarft ekki þá skaltu bara eyða þeim öllum.

Lesa meira: Hvernig á að þjappa Excel skrá fyrir tölvupóst (13 fljótlegar aðferðir )

2. Minnka skráarstærð án þess að eyða gögnum

Stundum þarftu ekki að eyða skráargögnumeða snið til að minnka stærð Excel skráar. Bara með því að beita sumum aðferðum mun þú minnka skráarstærðina.

2.1. Vista skrá á tvíundarsniði Excel

Ef þú vistar Excel skrána úr ( .xlsx ) sniði yfir í Excel tvíundarsnið ( .xlsb ) minnkar stærð skráarinnar um 40% . Þetta er auðveldasta og skilvirkasta leiðin til að minnka skráarstærðina. Aðferðin er gefin upp hér að neðan.

• Fyrst og fremst skaltu vista sýnishorn af Excel skránni á ( .xlsx ) sniði í tiltekinni möppu.

• Síðan skaltu vista sömu skrá á ( .xlsb ) sniði í sömu möppu og þú hefur vistað fyrri ( .xlsx ) sniðin skrá.

• Nú eru þessar tvær skrár vistaðar í sömu möppu.
• Hér munum við athuga skrána stærð ( .xlsb ) skráarinnar og berðu hana saman við ( .xlsx ) sniðið hvort sem það er minnkað eða ekki.

Við getum séð ( .xlsb ) skráin inniheldur 1.666 KB þar sem ( .xlsx ) skráin inniheldur 3.191 KB . Þannig að skráarstærðin minnkar í stórum stíl.

Excel Binary Workbook Kostir og gallar

Á meðan skrá er vistuð í (. xlsb ) sniði, eitt sem þú ættir að hafa í huga að, eins og allt, hefur það í för með sér kosti og galla að vista Excel vinnubók á tvíundarsniði.

Kostir

• Excel tvöfaldur skráin notar áberandi minna pláss á meðan hún vistar en ( .xlsx )skrár.
• Hleðsla tvöfaldra gagna er hraðari en að þátta texta ( .xml ) skrár eða ( .xlsx ) skrár.
• Fjöld, VBA kóði er að fullu studdur.

Gallar

• Engin breyting á borði er leyfð fyrir ( .xlsb ) snið. Þú verður að umbreyta aftur í
• ( .xlsm )
• , gera breytingar á borði og síðan aftur í ( .xlsb ).
• Ekki samhæft við Excel 2003 og fyrri útgáfur.
• ( .xlsb ) er tvöfalt skráarsnið, ólíkt opnu  ( .xml ), ( .xlsx ) og  ( .xlsm ) skrár. Þess vegna muntu oft ekki sjá ( .xlsb ) skrárnar þínar virka alls staðar.

Svo skaltu fara varlega á meðan þú vistar skrá á tvíundarsniði. Þú getur örugglega gert þetta þegar kosturinn sem það veitir er miklu meiri en gallarnir.

Lesa meira: Hvernig á að þjappa Excel skrá yfir 100MB (7 gagnlegar leiðir)

2.2. Athugun á skilyrt sniði

Í Excel sýnir skilyrt snið gögn og gerir vinnublað auðveldara að skilja. En stundum gerum við mistök þegar við notum skilyrt snið. Stundum notum við snið á heilt blað eða heilan hóp af línum eða dálkum. Til að lágmarka mistökin getum við farið í Skilyrt snið > Hafðu umsjón með reglum og athugaðu hólfasvið hvers reglna. Aftur ef við notum á einhvern hátt skilyrt snið í Excel vinnubókinni og gerum okkur skyndilega grein fyrir því að við þurfum ekkiað við getum afturkallað skilyrt snið með því að hreinsa reglur úr öllu vinnublaðinu.

Lesa meira: Hvernig á að ákvarða hvað veldur stórum Excel Skráarstærð

2.3. Fínstilla Excel formúlur

Fyrir utan að minnka skráarstærð beint, getum við fínstillt Excel formúlurnar þannig að hægt sé að reikna út hraðar og því er hægt að minnka skráarstærðina. Það eru svo margar leiðir til að gera það.

2.3.1. Forðastu að nota rokgjarnar formúlur

Það eru sjö rokgjarnar aðgerðir í Excel sem eru RAND , NÚNA , Í DAG , OFFSET , CELL , ÓBEINAR og UPPLÝSINGAR . Þessar formúlur eru endurreiknaðar þegar breyting verður á Excel skránni. Ef vinnublaðið þitt hefur mikið af óstöðugum formúlum verða útreikningarnir hægir og því er skráarstærðin aukin. Svo, lausnirnar eru einfaldar, við ættum að forðast að nota rokgjarnar formúlur. Það eru nokkrir kostir við rokgjarnar formúlur. Þær eru gefnar upp hér að neðan

• Í stað OFFSET aðgerðarinnar getum við notað VIÐSÍÐI .
• Í vinnublaði VÍSITALA aðgerð er hægt að nota með því að nota dálkanúmer frekar en bókstafi til að koma í stað ÓBEINAR aðgerða.
• Það er ekkert val fyrir NÚ og Í DAG aðgerðir. En VBA kóða er hægt að nota til að skipta þeim út.

Eins og fyrir Now aðgerðir, getum við notað-

4427

Fyrir Í DAG aðgerðir sem við getumnotaðu

9868

• RAND aðgerðirnar eru oftast ekki nauðsynlegar. Hins vegar, ef við þurfum nýja slembitölu gætum við notað VBA fall til að búa til hana.

9135

• INFO og CELL eru ekki sérstaklega algengar formúlur. Þeir veita upplýsingar um kerfi, vinnubók og frumustöðu. Í stað þess að nota þá getum við notað skráarslóðina eða frumlitatilvísunarnúmerið með því að nota VBA .

2.3.2. Notaðu Pivot Tables eða Excel Tables

Í stað þess að röð formúla notar Pivot töflur eða Excel töflur er skilvirk leið til að sýna niðurstöðuna þína

2.3.3. Forðastu að vísa í heilar raðir eða dálka

SUMIF eða VLOOKUP aðgerðirnar leita að gögnum í heilu dálkunum eða línunum. Í stað þess að vísa í öll gögnin getum við aðeins vísað í nokkrar frumur ef þörf krefur. Líkar við-

Í stað þess að nota = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Við getum notað = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Hér erum við að vísa til 1. 50 frumna í dálki A .

2.3.4. Forðastu endurtekna útreikninga

Segjum að þú sért með formúlu sem inniheldur " =$A$3+$B$3 ", og þú afritar þá formúlu í fimmtíu frumur. Hér er heildarfjöldi frumutilvísana hundrað, þrátt fyrir að fjöldi einstakra frumna sé aðeins tveir. En ef C3 er með formúlu sem er =A3+B3 og þú vilt uppfæra þær á 50 öðrum frumum, bara með því að vísa í reit C3 í þessum 50 hólfum geturðu í raun gert fjölda tilvísunar 50, en fyrri tilvísun þín krafðist hundrað hólfa.

Lesa meira: Hvernig á að Minnka Excel skráarstærð með snúningstöflu

2.4. Stjórnandi Excel Handvirkur útreikningur

Þetta hjálpar þér í raun að reikna hraðar í Excel. En stundum í stórum Excel skrám getur handvirkur útreikningur líka hjálpað þér að minnka skráarstærðina.

2.5. Aðlaga snúningstöflur

Snúningstöflur eru búnar til til að skoða gögn fljótt eða fá yfirsýn. Þessar snúningstöflur gætu aukið skráarstærðina þína ef þú þarft þær ekki lengur. Ef þú þarft ekki snúningstöflur í næstu útreikningum þínum geturðu gert eftirfarandi skref.

• Ekki vista upprunagögnin með skránni.
• Hægri-smelltu á Pivot Table og smelltu síðan á Pivot Table Options .
• Á flipanum Data fjarlægðu hakið úr ' Save source data with file '.

2.6. Minnka Excel skráarstærð með myndum

Stundum þegar þú bætir myndum við Excel vinnublað eykst skráarstærð Excel sjálfkrafa. Þú getur minnkað stærð myndarinnar utan Excel eða innan Excel. Ef þú vilt gera það í Excel skaltu velja myndina og hægrismella á músarhnappinn og velja Stærð og eiginleikar .

A Format Picture gluggi opnast hægra meginaf Excel vinnublaðinu. Nú geturðu valið hæð og breidd myndarinnar handvirkt.

Þú getur breytt stærð myndarinnar handvirkt utan Excel. Það eru svo margar aðferðir til að gera það.

Lesa meira: Hvernig á að minnka Excel skráarstærð með myndum (2 auðveldar leiðir)

3. Minnka Excel skráarstærð án þess að opna

Það er ekki alltaf nauðsynlegt að opna skrána eða eyða skráargögnum. Excel gerir þér kleift að minnka skráarstærðina án þess þó að opna hana.

3.1. Að forsníða skrá úr skráareiginleikum

Eftir að hafa unnið öll verkefnin í Excel er auðveldara að þjappa stærð Excel skráar úr skráareiginleikum. Það er Windows eiginleiki og er ekki beint tengt Excel. Aðferðin er gefin upp hér að neðan.

• Hægri-smelltu á skrána.
• Veldu eiginleika.
• Næst Veldu Advanced hnappinn.
• Að lokum , veldu “compress contents to save disk space” og ýttu á OK.

Lesa meira: Hvernig á að minnka Excel skráarstærð án þess að opna (með einföldum skrefum)

3.2. Þjappaðu Excel skrá í ZIP/RAR

Mörg ritvinnsluskjöl er hægt að þjappa niður í 10 prósent af upprunalegri stærð með því að nota mismunandi þjöppuð verkfæri. Það er góð venja að deila skrám með því að þjappa þeim. Það minnkar ekki aðeins skráarstærðina heldur gerir skrána einnig örugga fyrir vírusum. Hér munum við nota WinRAR til að þjappa skránni. Aðferðin er gefin upp hér að neðan.

• Hægri-smelltu á skrána þína.
• Ýttu á Bæta við í skjalasafni .
• Gjallu kemur upp upp til að velja RAR/ZIP sem skjalasafnssnið .

• Valur kemur upp til að velja RAR/ZIP sem skjalasafnssnið .

Lesa meira: Hvernig á að þjappa Excel skrá í zip (2 hentugar leiðir)

Niðurstaða

Flestir eiga auðvelt með að deila litlum skrám. Eins og við sjáum eru margar aðferðir til að gera það. Þjöppun skráarstærðar gerir það einnig auðvelt að flýta fyrir excel-útreikningi. Við getum notað þessar aðferðir hvort í sínu lagi eða saman til að minnka skráarstærðina okkar.