Tracciare le presenze in Excel è un'operazione molto comune, ma una perfetta Tracciatore di presenze in Excel In questo articolo, quindi, condivido un programma gratuito di Modello di Excel a monitorare le presenze Potete scaricarlo da qui. Potete usarlo e modificarlo facilmente perché si tratta di un modello di base. Inoltre, in questo articolo vi mostrerò anche come tenere traccia delle presenze in Excel con passaggi semplici e chiari.

Scarica il modello gratuito

È possibile scaricare il file Excel gratuito modello a Tracciamento delle presenze dal seguente pulsante.

Elementi di un rilevatore di presenze

Prima di creare un modello in Excel, è necessario conoscere gli elementi che saranno inclusi nel foglio di lavoro e le relazioni tra di essi. In questo modo è possibile creare una bozza di modello. Per creare un modello tracker delle presenze in Excel, è necessario disporre dei seguenti elementi:

• Mese
• Vacanze
• Tipi di attività : P= Presente , PL = Congedo programmato, A= Assente
• Giorni del mese, Inizio & Data di fine del mese
• Nome del partecipante & Id
• Totale presenti, Congedo programmato, Assenza & Giorni lavorativi
• Percentuale di presenza & Assenza

È possibile aggiungere o rimuovere qualsiasi colonna secondo le proprie esigenze. In questo articolo, realizzerò un modello con gli elementi indicati

Passi per tracciare le presenze in Excel

Qui descriverò come monitorare le presenze in un Excel con cui è possibile presenza in pista. È possibile tracciare facilmente il presenza I passaggi sono spiegati in modo chiaro e corredati da illustrazioni. Seguite quindi i passaggi per tenere traccia delle presenze in Excel.

Fase 1: Creare un foglio di lavoro "Informazioni" in Excel

Per prima cosa, creare un foglio di lavoro denominato " Informazioni "In questo foglio di lavoro, aggiungere gli elenchi di Mesi , Vacanze, e il Tipo di attività Nell'istituzione è possibile aggiungere anche le informazioni di nomi dei partecipanti e ID per collegarsi al foglio di lavoro principale.

Fase 2: Definizione dell'elenco dei nomi del mese

Dopo aver inserito le informazioni necessarie, occorre definire i nomi La definizione del nome consentirà di utilizzare l'opzione Convalida dei dati per creare un menu a discesa nelle celle.

• Per prima cosa, definire un nome per l'elenco dei mesi.
• A tal fine, selezionare le celle dei mesi.
• Quindi, andare alla sezione Formula scheda> Nome definito opzione.
• Successivamente, verrà visualizzata una finestra denominata " Nuovo nome". Qui si deve dare un nome adatto all'elenco di celle.
• Tipo "Mese" nel nome e premere OK .

• Allo stesso modo, selezionare le celle delle vacanze e andare alla voce Nome definito opzione.
• Quindi, digitare " Vacanze" come nome e premere OK.

• Infine, selezionare la voce Tipo e andare alla Nome definito opzione.
• Quindi, digitare " Tipo" come nome e premere OK.

Fase 3: Creare una struttura di modelli per tenere traccia delle presenze

A questo punto, creare colonne e celle con le cose necessarie elencate prima e inserire il file dati di nomi dei partecipanti e id.

Per saperne di più: Tracciamento delle presenze con codice QR con Excel (con semplici passaggi)

Passo 4: inserire la formula per il mese, la data di inizio e la data di fine

Vogliamo fare un modello per monitoraggio delle presenze dove è possibile passare da un mese a un altro E i dati per l'intero anno si troveranno sul sito di stesso foglio di lavoro. A tal fine, è necessario creare un a discesa nella cella per selezionare un mese.

• Per prima cosa, selezionare la cella del mese.
• Quindi, andare alla sezione Dati e fare clic sulla scheda Convalida dei dati opzione

• Come risultato, una finestra denominata " Convalida dei dati". apparirà.
• Mantenere la scheda delle impostazioni.
• quindi, selezionare la voce " Elenco" nel file Consentire menu.
• E digitare "= Mese" nel Fonte e premere OK.

• Ora, se si va alla cella del mese nella tabella foglio di lavoro, vedrete un a discesa per aprire l'opzione.
• Fare clic su questo per aprire e selezionare a mese.

• Ora, digitate questa formula nel campo Data di inizio cellulare.

Spiegazione della formula :

• Funzione DATEVALUE trasforma una data che si trova in Testo in una data valida di Excel
• Qui, il M1 è la cella del mese che dà il valore " Gennaio"
• "1"& "Gennaio" indica una data " 1 gennaio".

• Quindi, digitare questa formula nel campo Data di fine per ottenere l'ultima data del mese.

Per saperne di più: Come creare un foglio presenze giornaliero in Excel (2 modi efficaci)

Passo 5: Inserire le date

Ora è necessario creare colonne per tutte le date del mese.

• Per prima cosa, inserire la prima data del mese, utilizzando questa formula per collegare la cella con la cella Data di inizio cellulare.

• Poi, si creerà una colonna per il date rimanenti. Nella seconda cella digitate questa formula per ottenere il valore prossimo data.

Spiegazione della formula :

• C6<$L$3 : denota una condizione per cui la cella C6 ( Data precedente prima di questa cella) è inferiore a L3 ( Data di fine ). È necessario utilizzare riferimento assoluto perché la cella di Data di fine sarà la stessa anche per le celle successive.
• C6 + 1 : Si tratta di un comando quando la voce " Se" La condizione è vera e chiede di aggiungere 1 alla cella precedente.
• " " : Denota che, quando il "The " Se" condizione è Falso, mantenere la cella vuota.

• Allora, copia la formula e pasta nelle altre celle della riga.

• Dopodiché, si ottiene il nome del file giorni feriali Per questo motivo, incollare questa formula nella cella C7.

Formula Spiegazione:

• Il Funzione TESTO convertirà il file Data del valore del C6 cella a testo.
• "ddd" indica il formato del testo che darà il nome del giorno della settimana in 3 stringhe.

Per saperne di più: Foglio presenze in Excel con formula per mezza giornata (3 esempi)

Passo 6: Inserire la formula per identificare le festività

Nel tracker delle presenze, si consiglia di far identificare le date che sono vacanze. Potreste trovarlo complesso, ma qui ve lo spiegherò facilmente.

• Inserite questa formula nella cella C5 .

Spiegazione della formula

• MATCH(C6,Vacanze,0) : Il PARTITA cercherà il valore di C6 nel Vacanze lista.
• IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0) : Funzione IF indica che se il valore della cella C6 è vuoto allora inserto 1 altrimenti cercate che nel Vacanze lista.
• IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : Denota che quando il SE non può fornire alcun valore, allora verrà dato un valore di errore e la condizione Funzione IFERROR funziona per dare il valore 0 invece di Errore!

• Infine, copia e pasta i valori nelle restanti celle della riga.
• Ora, il modello sarà come la schermata seguente.

Passo 7: Impostazione del menu a discesa per le celle di presenza in Excel

A questo punto, si imposterà un menu a tendina per l'opzione presenza Quindi, quando si vogliono inserire i dati relativi alle presenze, non è possibile inserire altri valori se non quelli della cella Tipo lista.

• A tal fine, selezionare tutte le celle di presenza.
• E vai a Dati scheda> Convalida dei dati.

• Poi nel Convalida dei dati continuare a rimanere nella finestra Impostazioni scheda.
• Ora, selezionare Elenco dal Consentire opzioni.
• E scrivere =Tipo nel Fonte scatola.
• Infine, premere OK.

• Ora, passare a qualsiasi cella per inserire le presenze. Troverete delle opzioni a discesa da aprire.
• Quindi, è possibile selezionare qualsiasi valore da inserire. Senza queste opzioni, non è possibile inserire altri valori.

Fase 8: Evidenziare le colonne delle vacanze

È necessario evidenziare le colonne delle vacanze in modo da poterle identificare facilmente. È possibile formattarle manualmente con dei colori, oppure automatizzarle utilizzando il comando Vacanze elenco e Formattazione condizionale.

• All'inizio, selezionare tutte le celle della colonna delle presenze.
• E vai al Casa scheda> Formattazione condizionale > Nuova regola opzioni.

• A questo punto, apparirà una finestra denominata " Nuova regola di formattazione". e selezionare l'opzione "Utilizzare una formula per determinare le celle da formattare". nel Tipo di regola.
• Quindi, incollare questa formula nel file Descrizione della regola scatola:

• Andare ora alla pagina Formato opzione. Selezionare Rosso come il colore Riempimento
• Di conseguenza, le celle della colonna in cui è presente l'elemento 7a fila è " Sole "Significa che si vogliono rendere rosse le colonne della domenica.

• A questo punto, si vedrà il Domenica sono in rosso.

• Ora, inserire un altro formattazione condizionale per identificare le ferie dell'ufficio dall'elenco. Seguire lo stesso percorso e pasta questa formula nel riquadro:

• Quindi, andare alla sezione Formato e selezionare l'opzione Verde colore a riempire la scatola.
• E premere OK.
• Quindi, premere Applicare nel Formattazione condizionale per applicare i formati.

• Di conseguenza, le festività occasionali dell'elenco sono di colore verde e le domeniche sono di colore rosso.

• Ora, selezionare il mese Febbraio per verificare se la formattazione funziona perfettamente o meno.

Fase 9: Inserire i dati nelle celle delle presenze

A questo punto, inserire i dati nelle celle di presenza per calcolare le colonne di riepilogo. Per inserire i dati, è possibile scrivere da tastiera o utilizzare i suggerimenti a discesa.

Per saperne di più: Foglio di calcolo delle presenze e degli straordinari in Excel

Fase 10: inserimento di formule per il calcolo delle presenze totali

• Ora, per calcolare la presenza totale del mese o della settimana, inserire questa formula nella cella:

Spiegazione della formula

• Utilizzando il Funzione COUNTIFS , si contano le cellule se rispettano 3 condizioni.
• C8:J8, "P" Se la cella contiene " P "
• $C$7:$J$7, "Sole" Se la cella non contiene "Sole"
• $C$5:$J$5,0 Se le celle hanno valore 0, significa che non è un giorno festivo.

• Quindi, copiare la formula e incollarla nelle altre celle della colonna o utilizzare il comando Maniglia di riempimento per trascinare la formula.

• Ora, per calcolare il totale Congedo programmato per il mese o la settimana, inserire questa formula nella cella:

• Quindi, copiare la formula e incollarla nelle altre celle della colonna o utilizzare il comando Maniglia di riempimento per trascinare la formula.

• Allo stesso modo, per calcolare il totale Assenze non programmate (A) del mese o della settimana, inserire questa formula nella cella:

• Successivamente, per calcolare il totale Giorni di lavoro del mese o della settimana, inserire questa formula nella cella:

• Ora, per calcolare il Percentuale attuale, per prima cosa, rendere le celle del Percentuale formato.
• Quindi, utilizzare questa formula nella cella:

• Di conseguenza, dividerà il valore di Presenza totale per il valore di Totale giorni di lavoro.

• Quindi, per calcolare Percentuale di assenti, per prima cosa, creare le celle di Percentuale formato.
• E utilizzare questa formula nella cella:

• Divide il valore di Totale Assenze pianificate e non pianificate per il valore di Totale giorni di lavoro.

• Infine, il vostro rapporto mensile sulle presenze È possibile monitorare facilmente i dati di presenza di ciascun partecipante.

Per saperne di più: Modello Excel di monitoraggio dei progressi degli studenti (download gratuito)

Cose da ricordare

• In questo articolo ho mostrato il rilevatore di presenze per una settimana; potete facilmente convertirlo per un mese aggiungendo giorni.
• Se l'elenco dei richiedenti è di grandi dimensioni, potrebbe essere difficile vedere l'intestazione della colonna durante lo scorrimento. Per questo motivo, è possibile congelare i riquadri, andando in Vista Tab> Pannelli di congelamento e selezionare il menu Pannelli di congelamento opzione qui.

• Nel Elenco delle vacanze, è possibile aggiungere o rimuovere le date in base al calendario dell'istituzione. Dopo averle modificate, eseguire il comando Definire il nome passo di nuovo.
• Questa cartella di lavoro conterrà i dati dell'intero anno. Pertanto, è sufficiente copiare i dati di qualsiasi mese e " incollare solo il valore". per creare un foglio di lavoro diverso per un mese diverso, quindi pulire le celle delle presenze per tenere traccia delle presenze del mese successivo.

Conclusione

In questo articolo ho cercato di mostrarvi come rilevare le presenze in Excel. Potete scaricare i modelli gratuiti e modificarli a vostro piacimento. Inoltre, potete creare un file Excel per rilevare le presenze seguendo i passaggi indicati. Spero che questo articolo vi sia stato utile. Potete visitare il nostro sito web ExcelWIKI Se avete domande o commenti, fatemeli sapere nella sezione dei commenti.