Liela faila apstrāde ir svarīga, jo tā pārsūtīšana aizņem ļoti daudz laika. Liela faila atvēršana aizņem pārāk daudz laika. Jebkādu izmaiņu veikšana lielā failā prasa ilgu laiku, lai to atjauninātu. Tāpēc ir svarīgi samazināt faila lielumu. Šajā rakstā mēs redzēsim. kā samazināt/ saspiest Excel faila lielumu . Ir daudz metožu, kā to izdarīt. Mēs šeit izvēlēsimies labākās iespējas.

Mūsu analīzē mēs izmantojam lielveikalu pārdošanas izlases datus. Izlase tika lejupielādēta no šīs saites //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Šī parauga sākotnējais faila izmērs ir 3 191 KB .

3 labākās metodes, kā samazināt/ saspiest lielu Excel failu lielumu

Šajā sadaļā mēs apspriedīsim 3 pārbaudītus paņēmienus, kā samazināt/ saspiest lielu Excel faila izmēru. Pārbaudīsim tos tagad!

1. Datu dzēšana, lai samazinātu faila lielumu

Ir vairāki gadījumi, kad jums nav citas iespējas, kā vien dzēst datus vai formatēt. Šeit mēs tos apspriedīsim.

1.1. Tukšo šūnu dzēšana/likvidēšana programmā Excel

Pēc tam, kad esat pabeidzis kādu uzdevumu Excel darbgrāmatā, ir daudz neizmantotu šūnu, kurām darbgrāmatā nav nekādas lietderības. Dažreiz šajās neizmantotajās šūnās nejauši veicat formatēšanu, kas faktiski palielina faila lielumu. Noņemot formatēšanu no šīm tukšajām šūnām, tiek samazināts faila lielums.

• Ja vēlaties atlasīt visas tukšās šūnas, vienkārši noklikšķiniet uz CTRL+Shift+ ↓+ → kopā. Bultiņu zīmes norāda, kur vēlaties ievietot komandu.

• Pēc tukšo šūnu atlasīšanas Sākums cilnē Skaidrs opcijas nospiediet Notīrīt visus. Tādējādi šūnas tiks attīrītas. .

Ir vēl viens veids, kā to izdarīt.

• Par Sākums cilne, Nospiediet Atrast & amp; atlasīt un pēc tam nospiediet Iet uz īpašo.

• Tas atvērs Pārejiet uz īpašo dialoglodziņā. Šajā lodziņā atzīmējiet Tukšas preces un nospiediet LABI. Tas automātiski atradīs Excel darbgrāmatas tukšos apgabalus. Pēc tam notīriet tukšās šūnas, kā mēs to darījām iepriekš.

Lasīt vairāk: Kā samazināt Excel faila lielumu, neizdzēšot datus (9 ātri padomi)

1.2. Pārbaudiet un dzēsiet nevajadzīgās slēptās šūnas

Dažreiz nevajadzīgas slēptās šūnas ir iemesls lielākiem Excel failiem. Jūs varat nejauši paslēpt dažas Excel darblapas rindas vai kolonnas, ar kurām strādājat. Pēkšņi jūs saprotat, ka jūsu failā ir daži slēptie elementi, kas jums nav nepieciešami. Viss, ko varat darīt, ir atcelt Excel darblapas rindu un kolonnu slēpšanu un pārbaudīt, vai jums tie ir nepieciešami vai nē. Ja jums tie nav nepieciešami, vienkārši dzēsiet tos.visi.

Lasīt vairāk: Kā saspiest Excel failu e-pastam (13 ātras metodes)

2. Samaziniet faila lielumu, neizdzēšot datus

Dažreiz, lai samazinātu Excel faila lielumu, nav nepieciešams dzēst faila datus vai formatējumu. Tikai dažu paņēmienu izmantošana ļaus samazināt faila lielumu.

2.1. Faila saglabāšana Excel binārajā formātā

Excel faila saglabāšana no ( .xlsx ) formātā uz Excel bināro formātu ( .xlsb ) samazina faila lielumu par aptuveni 40% Tas ir vienkāršākais un efektīvākais veids, kā samazināt faila lielumu. Procedūra ir aprakstīta turpmāk.

• Vispirms saglabājiet savu Excel parauga failu ( .xlsx ) formātā noteiktā mapē.

• Pēc tam saglabājiet to pašu failu ( .xlsb ) formātā tajā pašā mapē, kurā esat saglabājis iepriekšējo ( .xlsx ) formatētu failu.

• Tagad abi faili ir saglabāti vienā direktorijā.
• Šeit mēs pārbaudīsim faila lielumu ( .xlsb ) failu un salīdziniet to ar ( .xlsx ) formātā neatkarīgi no tā, vai tas ir vai nav samazināts.

Mēs varam redzēt ( .xlsb ) failā ir 1 666 KB kur ( .xlsx ) failā ir 3 191 KB . Tādējādi faila izmērs tiek samazināts lielā mērogā.

Excel binārā darbgrāmata Priekšrocības un trūkumi

Saglabājot failu (. xlsb ) formātā, jāatceras, ka, tāpat kā viss, arī Excel darbgrāmatas saglabāšana binārajā formātā ir saistīta ar dažiem plusiem un mīnusiem.

Plusi

• Saglabājot Excel bināro datni, tiek patērēts ievērojami mazāk vietas nekā ( .xlsx ) failus.
• Bināro datu ielāde ir ātrāka nekā teksta analīze ( .xml ) failus vai ( .xlsx ) failus.
• Makroprocesori, VBA kods ir pilnībā atbalstīts.

Mīnusi

• Lentes modifikācija nav atļauta ( .xlsb ) formāti. Jums jākonvertē atpakaļ uz
• ( .xlsm )
• , veiciet izmaiņas lentē un pēc tam atgriezieties uz ( .xlsb ).
• Nav saderīgs ar Excel 2003 un iepriekšējās versijas.
• ( .xlsb ) ir bināro failu formāts, atšķirībā no atvērtā ( .xml ), ( .xlsx ) un ( .xlsm ) failus. Tādējādi bieži vien neredzēsiet savus ( .xlsb ) faili darbojas visur.

Tāpēc, saglabājot failu binārajā formātā, esiet uzmanīgi. Protams, to varat darīt, ja tā sniegtās priekšrocības ir daudz lielākas par trūkumiem.

Lasīt vairāk: Kā saspiest Excel failu, kas lielāks par 100 MB (7 noderīgi veidi)

2.2. Nosacījumu formatēšanas pārbaude

programmā Excel, Nosacījumu formatēšana vizualizē datus un padara darblapu vieglāk saprotamu. Taču dažreiz, piemērojot nosacīto formatējumu, mēs kļūdāmies. Dažreiz mēs piemērojam formatējumu visai lapai vai visai rindu vai kolonnu grupai. Lai samazinātu kļūdu, mēs varam doties uz Nosacījuma formatēšana> Pārvaldīt noteikumus un pārbaudiet katra noteikuma šūnu diapazonu. Atkal, ja mēs kaut kā piemērojam nosacīto formatējumu Excel darbgrāmatā un pēkšņi saprotam, ka tas mums nav vajadzīgs, mēs varam atcelt nosacīto formatējumu, dzēšot noteikumus no visas darblapas.

Lasīt vairāk: Kā noteikt, kas izraisa lielu Excel faila izmēru

2.3. Excel formulu optimizēšana

Papildus tiešai faila izmēra samazināšanai mēs varam optimizēt Excel formulas, lai aprēķinus varētu veikt ātrāk, tādējādi samazinot faila izmēru. Ir daudz veidu, kā to izdarīt.

2.3.1. Izvairieties no gaistošu formulu izmantošanas

Programmā Excel ir septiņas gaistošas funkcijas, kas ir šādas. RAND , TAGAD , ŠODIEN , OFFSET , CELL , INDIRECT , un INFO Šīs formulas tiek pārrēķinātas ikreiz, kad Excel failā tiek veiktas izmaiņas. Ja darblapā ir daudz gaistošu formulu, tad aprēķini kļūst lēni, līdz ar to palielinās faila izmērs. Risinājumi ir vienkārši - mums jāizvairās no gaistošu formulu izmantošanas. Ir dažas alternatīvas gaistošām formulām. Tās ir dotas turpmāk.

• Tā vietā, lai OFFSET funkciju, mēs varam izmantot INDEX .
• Darblapā INDEX funkciju var izmantot, izmantojot kolonnu numurus, nevis burtus, lai aizstātu INDIRECT funkcijas.
• Nav alternatīvas TAGAD un ŠODIEN funkcijas. Bet VBA to aizstāšanai var izmantot kodu.

Piemēram, par Tagad funkcijas, mēs varam izmantot-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

Vietnei ŠODIEN funkcijas mēs varam izmantot

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• Portāls RAND funkcijas lielākoties nav nepieciešamas. Tomēr, ja mums ir nepieciešams jauns nejaušs skaitlis, mēs varētu izmantot funkciju. VBA funkciju, lai to ģenerētu.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO un CELL tās nav īpaši izplatītas formulas. Tās sniedz informāciju par sistēmas, darbgrāmatas un šūnas statusu. To vietā mēs varam izmantot faila ceļu vai šūnas krāsas atsauces numuru, izmantojot VBA .

2.3.2. Izmantojiet izvelkamās tabulas vai Excel tabulas

Efektīvs veids, kā parādīt rezultātu, ir izmantot Pivot tabulas vai Excel tabulas, nevis formulu virkni.

2.3.3. Izvairieties no atsaucēm uz veselām rindām vai kolonnām

Portāls SUMIF vai VLOOKUP funkcijas meklē datus visās kolonnās vai rindās. Tā vietā, lai atsauktos uz visiem datiem, vajadzības gadījumā mēs varam atsaukties tikai uz dažām šūnām. Piemēram-

Tā vietā, lai izmantotu = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Mēs varam izmantot = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Šeit mēs atsaucamies uz 1. 50 kolonnas šūnas A .

2.3.4. Izvairieties no atkārtotiem aprēķiniem

Pieņemsim, ka jums ir formula, kurā ir " =$A$3+$B$3 ", un jūs kopējat šo formulu piecdesmit šūnās. Šeit kopējais šūnu atsauču skaits ir simts, lai gan unikālo šūnu skaits ir tikai divas, bet, ja C3 ir formula, kas ir =A3+B3 un vēlaties atjaunināt datus 50 citās šūnās, vienkārši atsaucoties uz šūnu C3 šajās 50 šūnās jūs faktiski varat izveidot 50 atsauces numuru, bet jūsu iepriekšējai atsaucei bija nepieciešamas simts šūnas.

Lasīt vairāk: Kā samazināt Excel faila lielumu, izmantojot šarnīra tabulu

2.4. Excel manuālā aprēķina vadīšana

Tas faktiski palīdz ātrāk veikt aprēķinus programmā Excel. Taču dažreiz lielos Excel failos manuālu aprēķinu veikšana var arī palīdzēt samazināt faila lielumu.

2.5. Pivot tabulu pielāgošana

Izvirzījuma tabulas tiek izveidotas ātrai datu pārbaudei vai pārskata iegūšanai. Šīs šarnīrgriezes tabulas var palielināt faila lielumu, ja tās vairs nav nepieciešamas. Ja nākamajos aprēķinos šarnīrgriezes tabulas jums nav nepieciešamas, varat veikt šādas darbības.

• Nesaglabājiet avota datus kopā ar failu.
• Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz Pivot tabulas un pēc tam noklikšķiniet uz Grozāmās tabulas opcijas .
• Par Dati cilnē noņemiet atzīmi no Saglabāt avota datus ar failu '.

2.6. Samaziniet Excel faila lielumu ar attēliem

Dažreiz, pievienojot attēlus Excel darblapai, automātiski palielinās Excel faila lielums. Attēlu lielumu varat samazināt ārpus Excel vai programmā Excel. Ja vēlaties to izdarīt programmā Excel, atlasiet attēlu un noklikšķiniet ar peles labo pogu, un atlasiet Izmērs un īpašības .

A Formāta attēls Excel darblapas labajā pusē tiks atvērts logs. Tagad varat manuāli atlasīt attēla augstumu un platumu.

Attēlu izmērus varat mainīt manuāli ārpus Excel programmas. Ir daudz procedūru, kā to izdarīt.

Lasīt vairāk: Kā samazināt Excel faila lielumu, izmantojot attēlus (2 vienkārši veidi)

3. Samaziniet Excel faila lielumu bez atvēršanas

Ne vienmēr ir nepieciešams atvērt failu vai dzēst faila datus. Excel ļauj samazināt faila lielumu, pat neatverot failu.

3.1. Faila formatēšana no faila īpašībām

Pēc visu uzdevumu veikšanas programmā Excel ir vieglāk kompaktizēt Excel faila lielumu no faila īpašībām. Tā ir Windows funkcija, un tā nav tieši saistīta ar Excel. Procedūra ir aprakstīta turpmāk.

• Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz faila.
• Izvēlieties Īpašības.
• Tālāk Izvēlieties pogu Paplašinātie.
• Visbeidzot izvēlieties "saspiest saturu, lai ietaupītu diska vietu" un nospiediet OK.

Lasīt vairāk: Kā samazināt Excel faila lielumu bez atvēršanas (ar vienkāršiem soļiem)

3.2. Saspiest Excel failu uz ZIP/RAR

Daudzus vārdu apstrādes dokumentus var saspiest līdz 10 procentiem no to sākotnējā izmēra, izmantojot dažādus saspiešanas rīkus. Tā ir laba prakse koplietot failus, tos saspiežot. Tas ne tikai samazina faila izmēru, bet arī padara failu drošu pret vīrusiem. Šeit mēs izmantosim WinRAR lai saspiestu failu. Procedūra ir aprakstīta turpmāk.

• Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz faila.
• Spiediet Pievienot arhīvam .
• Atvērsies dialoglodziņš, lai izvēlētos RAR/ZIP kā Arhīva formāts .

• Atvērsies dialoglodziņš, lai izvēlētos RAR/ZIP kā Arhīva formāts .

Lasīt vairāk: Kā saspiest Excel failu uz Zip (2 piemēroti veidi)

Secinājums

Lielākajai daļai cilvēku ir viegli kopīgot maza izmēra failus. Kā redzam, ir daudz metožu, kā to izdarīt. Failu izmēru saspiešana arī atvieglo excel aprēķinu paātrināšanu. Mēs varam izmantot šīs metodes atsevišķi vai kopā, lai samazinātu savu failu izmēru.