Како да креирате база на податоци во Excel (со лесни чекори)

Hugh West

18-10-2023 Напреден Excel
  • Споделете Го Ова
Hugh West

Не знаете како да креирате едноставна база на податоци во Excel ? Во оваа статија, ќе ви покажеме како можете да направите база на податоци во Excel со само 7 едноставни чекори.

Дали сметате дека MS Access е сложена алатка за користење како база на податоци? Значи, Excel е одлична алатка за да го направите тоа.

Ајде да ја научиме техниката.

Преземете ја работната книга за вежбање

Преземете ја следнава работна книга за вежбање. Тоа ќе ви помогне да ја реализирате темата појасно.

Креирање база на податоци.xlsx

8 чекори за создавање база на податоци во Excel

Доколку правилно ја дизајнирате работната книга на Excel, можете лесно да ја користите како база на податоци. Главната клучна точка е дека треба правилно да ја дизајнирате работната книга. Можете да ги сортирате податоците на многу начини; можете да ја филтрирате базата за да ги видите само податоците што одговараат на некои специфични критериуми.

Затоа, во овој пост, ќе земеме пример и ќе ги демонстрираме чекорите во кои ќе можете да креирате база на податоци базирана на Excel .

Чекор 1: Внесете податоци

Колоните во базата на податоци се нарекуваат полиња. Можете да додавате колку што е потребно.

Значи, полињата во оваа база на податоци се StdID , StdName , Состојба , Возраст и Оддел .

Сега можете лесно да внесувате податоци во базата на податоци. Секој нов влез ќе се додаде во првиот празен ред по полињата.

Направивме некои. Дозволете ни да ви покажеме како внесуваме друг запис.

Кажете дека ова е влезот што треба да се вметне вобазата на податоци:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Држава: Флорида,

Возраст на ученикот: 23,

Оддел: МЕ

Значи, гледате дека внесувањето податоци во базата на податоци на Excel е прилично основно.

Чекор 2: Не оставајте ниту еден ред празен

  • Кога внесувате податоци во базата на податоци, не можете да оставите ред празен.

Кажи после последниот ред, ставив некои податоци во вториот ред од него:

StdID: 1510060,

StdName: Џими,

Државата е Флорида,

Студентска возраст 23,

Одделот МЕ,

Ова е јасен преглед на оваа база на податоци. Иако може да се случи некои ќелии по ред да бидат празни. Да речеме дека нешто вакво е легално.

  • По иста линија, друго правило е дека нема да има целосно празна колона во базата на податоци.

Она што се случува штом Excel наиде на целосно празен ред или колона е тоа што не може да го вклучи тој ред или колона во базата на податоци. За Excel, оваа база на податоци сега е поделена на два дела, целосно нов и неповрзан сет на информации. Без оглед на функциите што планирате да ги извршите, нема да ги извршува вашите податоци за оваа исклучена информација. На пример, нешто едноставно како филтрирање ќе биде неуспешно, како што можете да забележите од искуство.

Чекор 3: Истражете два неопходни термини

Следното нештотреба да знаете дека секој поединечен ред во базата на податоци е познат како Записи .

Сите редови се Записи . Овде означивме неколку за јасност.

Понатаму, сите овие колони се Полиња . Насловите на колоните се познати како Имиња на полиња .

Значи, StdID , StdName , Состојба , Возраст, и Оддел се петте Имиња на полиња од оваа база на податоци

Чекор 4: Создадете Excel Табела

За да креирате табела, следете ги чекорите подолу.

  • Прво, одете во картичката Вметни и кликнете на Табела команда.

  • Следно, ќе се појави прозорец наречен Креирај табела . Сега, изберете го опсегот на ќелиите, т.е. $B$4:$F$10 со едноставно влечење на курсорот.
  • Не заборавајте да го штиклирате полето пред Мојата табела има заглавија опција.

Веднаш се креира табела. Тада!!!

Исто така, можете да ги филтрирате податоците со помош на паѓачките стрелки што се појавуваат на насловите на секоја колона.

Чекор 5: Користете Алатки за бази на податоци

Алатките за бази на податоци можат да ви помогнат при анализата и толкувањето на вашите податоци. Можете и треба да дознаете повеќе за алатките за бази на податоци .

Чекор 6: Проширете ја базата на податоци

Сега кога сè е во функција, можете да почнете да додавате повеќе полиња и евиденција (гледате што направивме таму) во вашата база на податоци. Тоа е исто толку основно како Чекор 1 .

Чекор 7:Целосно форматирање на базата на податоци

Последниот и последен чекор е форматирање на колоните на базата на податоци. Има толку многу алатки за форматирање на ќелиите во базата на податоци. Можете да работите со Стилови на ќелии , можете да ги користите стиловите под паѓачкото мени „ Форматирајте како табела “ и можете да работите со командите во Форматирајте ги ќелиите дијалог прозорец. Можете да го користите Прилагодено Формат на броеви . Сите овие техники се опишани во нашите претходни предавања.

Значи, еве! Создадовте своја сопствена база на податоци во Excel (додека не го совладате Access, или не снема простор и процесори во Excel).

Прочитајте повеќе: Како да креирате база на податоци за вработени во Excel (со лесни чекори)

Како да креирате база на податоци што може да се пребарува во Excel

Понекогаш, треба да ги бараме нашите очекувани податоци од огромен извор на податоци. Од таа причина, можеби ќе ни треба база на податоци што може да се пребарува од каде што лесно можеме да ги добиеме нашите податоци. За да креирате база на податоци за пребарување , треба да следите неколку едноставни чекори.

📌 Чекори:

  • Прво, изберете ја ќелијата F5 и запишете ја формулата.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(База на податоци!C5,C5 :C10)),“Не е пронајдено“)

Распределување на формулата:

Функција SEARCH → Општо земено, таа бара одредена вредност што ја барате.

Функција ISNUMBER → Тоа е логичка функција која враќа TRUE ако излезот од ПРЕБАРУВАЈ функцијата е број. Во спротивно, ќе се врати Неточно .

ФИЛТЕР функција → Во основа, ја филтрира излезната вредност според вашите посакувани критериуми.

  • Притиснете ENTER и користете ја алатката Пополнете рачка .
  • Потоа, вашиот излез се прикажува исто како на сликата подолу.

  • После тоа, изберете ја ќелијата C4 и одете во картичката Податоци >> Алатки за податоци >> Валидација на податоци .

  • Ќе се појави дијалог прозорец со име Податоци Валидација . Изберете Поставки >> потоа изберете Листа во делот Дозволи >> внесете ја вашата Филтрирана клетка во полето Извор . Значи, ставете ја следната формула во полето Извор .
=$F$5#

  • одете во опцијата Известување за грешка .

  • Во Известување за грешка , отштиклирајте го полето со име Прикажи предупредување за грешка откако ќе се внесат неважечки податоци .
  • Притиснете OK .

  • Конечно, База на податоци со можност за пребарување База на податоци е подготвена за вас! Сега, ако напишете „P“ во ќелијата B4 , ќе го видите целосното име на вработениот „Петар“ автоматски.

Прочитајте повеќе: Како да ги користите функциите на базата на податоци во Excel (со примери)

Како да креирате база на податоци во Excel што автоматски се ажурира

Податоците што ги внесуваме во базата на податоци треба да се ажурираатавтоматски . За нив, ќе создадеме Сточна табела за изворната база на податоци . Откако ќе ја овозможиме функцијата Освежи , можеме автоматски да ги ажурираме нововнесените податоци во нашата претходно креирана Сточна табела . Следете ги чекорите за да го направите тоа.

📌 Чекори:

  • Прво, изберете ги сите податоци од ќелијата. Одете во картичката Вметни >> изберете Сточна табела >> Од табела/опсег .

  • А Сточна табела ќе се создаде. Од таму, можете да ги изберете колоните што сакате да ги користите за ажурирање.

  • На крајот, кликнете со десното копче на која било ќелија, а потоа изберете го <1 Командата>Освежи и Стартната табела автоматски ќе ги ажурира вашите податоци ако ги промените во главниот работен лист.

Исто така, може да истражите други 5 методи за ажурирање на PivotTable .

Прочитајте повеќе: Како да ја одржувате базата на податоци за клиенти во Excel

Како да креирате релациона база на податоци во Excel

А Релациона база на податоци главно ги идентификува односите помеѓу неколку различни работни листови. Релациската база на податоци ни помага брзо да бараме и извлечеме одредени информации. Може да ги прикажува истите вредности на податоци на неколку начини.

Да речеме, имаме две бази на податоци, т.е. База на податоци1 и База на податоци2 . База на податоци1 содржи имиња на вработени со нивната плата додека Базата на податоци2 се состоина Имињата на вработените со нивната Назначување . Сега, сакаме да создадеме релациона база на податоци помеѓу двете бази на податоци врз основа на полето Вработен . Ве молиме следете ги чекорите подолу за да го направите тоа.

📌 Чекори:

  • Иницијално, изберете го целиот опсег од Dataset2 .

  • Потоа, одете во табулаторот Вметни >> Стартната табела > ;> Од табела/опсег .

  • Потоа, одете на друг работен лист со име Збирка податоци1 и креирајте табела за која разговаравме претходно.

Забелешка : Можете да ја користите кратенката на тастатурата CTRL + T за креирање табела.

  • Потоа, ќе се појави Сточна табела и треба да изберете полето со кое сакате да направите врска. На пример, овде, ги избираме колоните Назначување и Плата од два различни работни листови.

  • Откако ќе ги изберете податоците, кликнете на опцијата CREATE под Сите во полето за дијалог PivotTable Fields .

  • Конечно, нашата Релациона база на податоци ќе се создаде, како што можете да видите на сликата подолу.

Прочитајте повеќе: Вовед во концептите на системот за управување со релациона база на податоци (RDBMS)!

Дел за вежбање

Обезбедивме дел за вежбање на секој лист на вистинската страна за вашата пракса. Ве молиме направете го тоа досебе.

Заклучок

Тоа е сè за денешната сесија. И ова се неколку лесни чекори за тоа како да креирате база на податоци во Excel. Ве молиме известете не во делот за коментари доколку имате какви било прашања или предлози. За ваше подобро разбирање, преземете го практичниот лист. Посетете ја нашата веб-локација ExcelWIKI , едношалтерски давател на решенија за Excel, за да дознаете различни видови на методи на Excel. Ви благодариме за вашето трпение при читањето на оваа статија.

Претходен пост Најдете го првото појавување на вредност во опсег во Excel (3 начини)
Следен пост Како да пребарувате со повеќе критериуми во Excel (2 лесни начини)

Хју Вест е високо искусен тренер и аналитичар на Excel со повеќе од 10 години искуство во индустријата. Има диплома за сметководство и финансии и магистер по бизнис администрација. Хју има страст за предавање и има развиено уникатен пристап на наставата кој е лесен за следење и разбирање. Неговото стручно познавање на Excel им помогна на илјадници студенти и професионалци ширум светот да ги подобрат своите вештини и да се истакнат во нивните кариери. Преку својот блог, Хју го споделува своето знаење со светот, нудејќи бесплатни упатства за Excel и онлајн обука за да им помогне на поединците и бизнисите да го достигнат својот целосен потенцијал.