Како да следите повеќе проекти во Excel (преземете бесплатен шаблон)

  • Споделете Го Ова
Hugh West

Содржина

Во редовен ден, проект менаџер треба да управува со повеќе проекти одеднаш. Следењето на тие проекти би можело да биде досадно доколку не се организираат правилно. Имањето динамичен преглед, исто така, може многу да помогне. За да го решиме прашањето како можеме да следиме повеќе проекти во Excel одеднаш, дадовме шаблон Excel со објаснувања каде што можете да вежбате и да го менувате листот како ваша волја за следење на вашите повеќе проекти во Excel.

Преземи Шаблон

Преземете го овој шаблон подолу.

Следете повеќе проекти.xlsx

Зошто ни е потребен Project Tracker?

Основната потреба за користење на Project Tracker доаѓа од неефикасноста и диспропорцијата на дистрибуцијата на ресурсите. Проектот за следење може да ни помогне да постигнеме повеќе со помалку ресурси. Главните причини се наведени подолу.

  • Прелевање на задачата
  • Дистрибуција на ресурси
  • Нема фиксна листа на приоритети

Предности на проектот Следење

Иако управувањето со следење на проекти сам по себе одзема малку време, резултатот е доста вреден за трудот.

Предностите на тракерот за повеќе проекти се неколку:

  • Дава преглед на податоците без да навлегува во премногу детали.
  • Може да го повтори процесот без никакви проблеми.
  • Искористувањето на ресурсите е ефикасно.
  • Способно на прескокнување од една задача на друга.

Чекори за создавање шаблон за следење повеќе табела.
  • По додавањето на паѓачкото мени од табулаторот Програмер . Го додаваме името на менаџерот во паѓачкото мени.
    • По додавањето на имињата, ја внесуваме формулата во ќелијата D15 :
    =SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32)

    • Потоа ја внесуваме следната формула во ќелијата D16 :

    =SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

    • Внесете го следново формула во ќелијата D17 :
    =D15-D16

    • Следно изберете ќелија D18 и внесете ја следната формула:
    =D16/D15

    • Внесете го следново формула во ќелијата D19 :
    =1-D18

    • Може да се префрлате помеѓу менаџери во паѓачкото мени и видете како нивната изведба динамично се менува во табелата.
    • Следниот ер ќе користи друга табела со крофни во работниот лист, преку картичката за вметнување.
    • Потоа го поврзуваме вредности со графиконот, со десен клик на глувчето и кликнување на Избери податоци .
    • Потоа на новиот прозорец кликнете на Додај .
    • Потоа внесете го опсегот на ќелијата $D$16:$D$17 во Se ries вредности .
    • Кликнете OK по ова.

    • Потоа кликнете на иконата Уреди на десната страна од прозорецот.

    • Следно внесете го опсегот на ќелиите $B$16:$C$17 за да ги наведете имињата на опсегот.
    • Сега кога го менуваме името на менаџерот , графиконот за крофни исто така ќепромени соодветно.

    • Сега нашата контролна табла е подготвена да следи повеќе проекти во Excel на едно место.

    Се надеваме дека овој шаблон ќе ви помогне ефикасно да следите и управувате со повеќе проекти во Excel.

    Прочитајте повеќе: Како да го следите напредокот на проектот во Excel (преземете Бесплатен шаблон)

    Заклучок

    За да се сумира, прашањето „Како да следите повеќе проекти во Excel“ е одговорено овде со обезбедување примерок на шаблон на Excel. Користивме графикон Gantt за целите на следење, а потоа додадовме низа графикони со цел да го олесниме управувањето со повеќе проекти.

    За овој проблем, прикачен е примерок од работна книга каде што може да вежба следење на повеќе проекти.

    Слободно поставувајте какви било прашања или повратни информации преку делот за коментари. Секој предлог за подобрување на заедницата Exceldemy ќе биде многу ценет

    Проекти во Excel

    Ќе додадеме примерок работен лист овде, со цел следење на повеќе проекти во еден шаблон на Excel. За да следиме повеќе проекти во Excel, треба да создадеме повеќе листови со различни типови графикони кои ќе ни обезбедат резиме и преглед на целиот проект.

    Чекор 1: Собирање податоци од повеќе проекти

    Најклучниот чекор пред да го направиме шаблонот за следење на овој проект на Excel, треба да создадеме листа на задачи и да ги дистрибуираме во посебни проекти. Ние, исто така, можеме да ги идентификуваме како информации за проектот.

    • Прво, организирајте ги податоците, што значи поделување на вашиот проект на помали задачи, а потоа распоредување на датуми за почеток и датуми на достасување.
    • Исто така , назначете менаџер кој ќе биде одговорен за задачата.
    • Обележете го нивниот напредок. И забележете го на листот.

    • Следно, креирајте нов работен лист и од тој работен лист, поврзете ги сите податоци од табот на листот со податоци.
    • Потоа ќе додадеме колона од потрошени денови со цел да го пресметаме бројот на денови што секоја задача е завршена.
    • За да го направите ова, внесете ја следната формула во ќелијата G3 .
    =E3-F3

    • И потоа повлечете ја иконата Пополнете ја рачката на ќелија G32 .
    • Сега опсегот на ќелии G3 до G32 сега е исполнет со разлики помеѓу Датум на почеток и Датум на доспевање на секојзадача.

    • Сега опсегот на ќелии G3 до G32 сега е исполнет со разликите помеѓу Почетен датум и Датум на доспевање на секоја задача.

    • Следно, ќе додадеме како многу денови поминати на секоја задача до денес, за да го направите ова. внесете ја следната формула во ќелијата L3 :

    =G3*F3

    • Повлечете ја Рачката за пополнување во ќелијата L32 , тогаш ќе забележите дека опсегот на ќелијата L3:L32 сега е исполнет со денови поминати со секоја задача.

    Чекор 2: Подгответе Гант графикон

    Со цел да добиете јасен преглед на временската линија на проектот, корисникот може да создаде Gantt графикон на задачи распределени во повеќе проекти. Ќе ги користиме функциите IF и Date во овој чекор.

    • Сега ќе подготвиме графикон Gantt користејќи ги овие информации .
    • За ова, ќе користиме условно форматирање, а пред ова, треба да создадеме временска рамка за сите завршени задачи.
    • За ова, го поставивме почетниот датум за нашата временска линија а потоа поставете го конечниот датум на временската линија. Во овој случај, тоа е 3 февруари 2020 година , а крајниот рок е 27 април 2021 година .
    • Бидејќи треба да поставиме временска рамка за секој ден, поставивме формулата подолу:
    =J2+1

    Потоа повлечете ја Рачката за пополнување хоризонтално до 27 април 2021 година .

    • Следно форматирајте ги ќелиите за да се прикаже текстот вертикалноза да видите повеќе редови на помалку простор.

    • Потоа, ќе забележите дека сите заглавија сега се ротираат спротивно од стрелките на часовникот.

    • Потоа изберете ја ќелијата J3 и внесете ја следната формула:
    =IF(AND(J2>=$D$3,J2<=$E$3),"x","")

    • Потоа повлечете ја Рачката за пополнување хоризонтално.
    • Со тоа ќе означите „ X “ во која задача е завршена.

    Повторете го истиот процес за другите ќелии, на пример. изберете ја ќелијата J4 , а потоа следнава формула.

    =IF(AND(J2>=$D$4,J2<=$E$4),"x","")

    И повлечете ја иконата Пополнете ја рачката на хоризонтален крај.

    • Повторувањето на формулата за сите редови ќе ја означи целата временска рамка на задачата.

    • Следно, ние ќе користи условно форматирање за да создаде табела Gantt од оние што означуваат.
    • За да го направите ова, прво, кликнете на Условно форматирање од Почетна страница табот.
    • Потоа кликнете на Нови правила .

    • Следно, во новиот прозорец, изберете Форматирајте само ќелии што содржат опции од полето Изберете тип на правило .
    • Затоа, во Форматирајте само ќелии со паѓачкото мени, изберете Специфичен текст во првото паѓачко поле и изберете Содржи во второто паѓачко поле.
    • Во третото поле, треба да ја наведеме нашата буква за ознака. Ставаме x, како сакаме да ја означиме временската линија на задачата со x.
    • Потоа кликнете на Форматирај .

    • Следно, во прозорецот за нов формат, одете на јазичето Пополни и потоа кликнете на Пополнете ефекти .

    • Потоа во прозорецот Пополнете ефекти изберете Две бои .
    • Веднаш по ова, изберете ја саканата боја, избираме Црна и Бела како Боја 2 и Боја 1 .
    • Потоа во Стилови на засенчување, изберете Хоризонтално .
    • Следно, непроменливи, изберете ги претпочитаните варијанти. Ја избираме средната лента.
    • Ќе има примерок прозорец кој покажува како би изгледало форматирањето во работниот лист.
    • Кликнете OK после ова.

    • Потоа во табулаторот Фонт , изберете ја саканата боја. Избираме Црно за да ја споиме буквата x со црната позадина.
    • Кликнете OK после ова.

    • По кликнување на OK, ќе се вратиме во прозорецот Уреди правило за форматирање , во тој прозорец. Кликнете OK .

    • Потоа повторно се враќаме во прозорецот Управник со правила за условно форматирање .
    • Кликнете Примени после ова.

    • Табела Gantt ќе биде подготвена и видливи доста добро.

    Можеме да додадеме лента за лизгање за подобро ракување со оваа Gantt табела.

    • За да го направите ова, кликнете на картичката Програмер во работниот лист.
    • Потоа кликнете на командата Вметни , одпаѓачкото мени и кликнете на лентата за лизгање (Од контрола) .

    • По ова, ќе се појави копче за лизгање на работниот лист.
    • Променете ја големината на копчето за лизгање и потоа кликнете со десното копче на него.
    • Потоа кликнете на Контрола за формати .

    Во новиот прозорец Контрола за формат , во табулаторот Контрола , внесете ја локацијата на ќелијата што сакате да ја поврзете., во овој случај, ние избираме $E$38 .

    • Потоа изберете ја минималната вредност како ваша желба, ние избираме 3 овде.
    • Потоа изберете ја максималната вредност како ваша желба, ние избираме 400 овде, бидејќи овде се занимаваме со повеќе од 365 дена.
    • Изберете инкрементална промена како 1, додека продолжуваме од ден на ден.
    • Кликнете OK по ова.

    • Потоа ја избираме ќелијата J2 и ја внесуваме следната формула за да ја поврземе ќелијата $ 38 E$ до овој датум.
    =DATE(2020,2,E38 )

    • По внесувањето на формулата, датумот останува ист. но сега таа е поврзана со ќелијата $E$38. сега додека ја скролуваме лентата за лизгање, вредноста на ќелијата $E$38 ќе се зголеми и датумот исто така ќе се зголеми во следните ќелии.
    • И вака лентата за лизгање сега работи правилно.
    • Нашиот графикон Gantt сега е завршен.

    Чекор 3 : Креирајте графикони со матрици за изведба

    Следниот чекор е да креирате графикони со матрици за перформанси врз основа на динамичкото следење на повеќе проекти. Ониеграфиконите ќе ни дадат преглед кој е динамичен и ни помага да управуваме со различни проекти во еден шаблон. За да го завршиме овој чекор, ќе земеме помош од функциите SUMIF и AVERAGEIF .

    • Сега отвораме нов работен лист со име Проект за изведба .
    • Потоа креирајте табела исто како на сликата подолу.

    • Потоа внесете ја формулата во ќелијата F26 :
    =SUMIF(Table1[Project],E26,Table1[[Days Require ]])

    И повлечете ја Рачката за пополнување во ќелијата F28.

    • Потоа внесете ја формулата во ќелијата G26 :
    =AVERAGEIF(Table1[Project],'Project Performance'!E26,Table1[Progress])

    И повлечете ја Рачка за пополнување во ќелијата G28 .

    • Потоа внесете ја формулата во ќелијата H26 :
    =1-G26

    И повлечете ја Рачката за пополнување во ќелијата G28 .

    Тогаш табелата донекаде ќе изгледа вака.

    • Во суштина она што го направивме е да споредиме колку денови ќе треба да заврши секој проект и да следи колку напредок всушност постигнал. Потоа, исто така, пресметавме колку работа на проектот останува сè уште.
    • Потоа ќе создадеме столбест дијаграм што ги прикажува споредбите на напредокот на повеќе проекти.
    • За да го направите ова, одете во картичката за вметнување и кликнете на 100% наредена колона .

    • Кога ќе се појави графиконот, кликнете на областа на графиконот и кликнете со десното копче на глувчето .
    • Од контекстното мени кликнете на Изберете податоци .

    • Потоа на ИзберетеИзвори на податоци прозорец, кликнете на Додај .

    • Потоа на новиот прозорец изберете го опсегот на ќелиите во името на серијата $E$26:$E$28 .
    • И како вредност на серијата изберете го опсегот на ќелиите $G$26:$G$28 .
    • Кликнете OK по ова.

    • Потоа слично како и претходниот чекор, кликнете на Додај копчето повторно и изберете го следниот опсег на ќелии $E$26:$E$28 .
    • Следно, изберете го опсегот на ќелии $H$26:$H$28 во Вредностите на серијата .
    • Кликнете OK по ова.

    • Сега кликнете на копчето Уреди за да го додадете името на оската на графиконот.

    • Потоа изберете опсег на ќелии E$26:$E$28 во полето.

    • Сега ќе видите имињата на проектите сега се претставени на десната страна на Изберете извор на податоци. тоа ќе биде видливо и на графиконот.

    • Кликнете OK по ова .

    Сега ќе ја видите табелата во целосна форма.

    Чекор 4: Г генерира Контролна табла

    За да направиме презентација со летен стил, ќе направиме уште неколку графикони на овој чекор врз основа на различни критериуми за изведба кои ќе ни помогнат ефикасно да ги следиме проектите. Функцијата SUMIF ќе се користи овде.

    • Сега во новиот работен лист, ќе додадеме нова табела како подолу.

    • И потоа поврзете ја вредноста колку дена поминавме, колку денаостанувајќи во вкупниот проект итн. на опсегот на ќелии H13 до H16 .
    • Потоа вметнуваме нормална табела за крофни од табулаторот Вметни , графиконот ќе ги прикаже стандардните поставки и ќе избере некоја случајна вредност.

    • Потоа го избираме опсегот на податоци за табелата за крофни.
    • За да го направите ова, кликнуваме со десното копче на глувчето и кликнуваме на Избери податоци .

    • Потоа во новиот прозорец, кликнете на Додај .

    • Формирајте го прозорецот за избор и изберете го опсегот на ќелиите $F$7:$ F$8 .

    • Откако ќе кликнете OK , забележете дека табелата со крофни сега се прикажува со поврзаните податоци.
    • По извесна промена, ќе изгледа вака.

    • За да додадеме на ова, ќе додадеме правоаголна Текстуално поле облик од картичката Вметни.

    • И ставете го полето во празен дел од крофната и поврзете го полето со ќелијата $H$15 , знаеме дека ќелијата $H$15 го покажува процентот на работа в заврши на проектот.
    • Значи, ако поради која било причина нашите податоци се променат, процентот на завршена работа исто така ќе се промени и во графиконот за крофни и во полето за текст.

    • Потоа, ќе ги додадеме имињата на проект-менаџерите и нивната матрица за перформанси на контролната табла.
    • За да го направите ова, ќе додадеме паѓачко мени за евалуација на перформансите на секој менаџер во на Гант

    Хју Вест е високо искусен тренер и аналитичар на Excel со повеќе од 10 години искуство во индустријата. Има диплома за сметководство и финансии и магистер по бизнис администрација. Хју има страст за предавање и има развиено уникатен пристап на наставата кој е лесен за следење и разбирање. Неговото стручно познавање на Excel им помогна на илјадници студенти и професионалци ширум светот да ги подобрат своите вештини и да се истакнат во нивните кариери. Преку својот блог, Хју го споделува своето знаење со светот, нудејќи бесплатни упатства за Excel и онлајн обука за да им помогне на поединците и бизнисите да го достигнат својот целосен потенцијал.