Inhoudsopgave
Weet ik niet. hoe maak je een eenvoudige database in Excel In dit artikel laten wij u zien hoe u een database in Excel kunt maken in slechts 7 eenvoudige stappen.
Vindt u MS Access een ingewikkelde tool om als database te gebruiken? Dan is Excel een prima tool om dat te doen.
Laten we de techniek leren.
Download Praktijk Werkboek
Download het volgende oefenwerkboek. Het zal je helpen om je het onderwerp beter te realiseren.
Een database aanmaken.xlsx8 stappen om een database in Excel te maken
Als u uw Excel-werkmap correct ontwerpt, kunt u deze gemakkelijk als database gebruiken. Het belangrijkste punt is dat u uw werkmap correct moet ontwerpen. U kunt gegevens op vele manieren sorteren; u kunt de database filteren om alleen de gegevens te zien die aan bepaalde specifieke criteria voldoen.
Dus, in deze post zullen we een voorbeeld nemen en de stappen demonstreren waarin u een op Excel gebaseerde database kunt maken.
Stap 1: Gegevens invoeren
De kolommen in de database worden velden genoemd. U kunt zoveel toevoegen als nodig is.
De velden in deze database zijn dus StdID , StdName , Staat , Leeftijd en Afdeling .
U kunt nu gemakkelijk gegevens in de database invoeren. Elke nieuwe invoer wordt toegevoegd aan de eerste lege rij na de velden.
We hebben wat gedaan. Laten we zien hoe we een andere invoer doen.
Stel dat dit de invoer is die in de database moet worden ingevoegd:
StdID: 1510060,
StdName: Jimmy,
Staat: Florida,
Leeftijd student: 23,
Afdeling: ME
Dus, je ziet het invoeren van gegevens in een Excel database is vrij eenvoudig.
Stap 2: Laat geen enkele rij leeg.
- Wanneer u gegevens in een database invoert, kunt u geen rij leeg laten.
Stel dat ik na de laatste rij, gegevens in de 2e rij ervan zet:
StdID: 1510060,
StdName: Jimmy,
De staat is Florida,
Student van 23 jaar,
Afdeling ME,
Dit is een duidelijke indeling van deze database. Hoewel het zou kunnen gebeuren dat sommige cellen in een rij leeg zijn. Laten we zeggen dat zoiets legaal is.
- In dezelfde lijn is een andere regel dat er geen volledig lege kolom in een database mag zijn.
Wat er gebeurt zodra Excel een volledig lege rij of kolom tegenkomt, is dat het die rij of kolom niet kan opnemen in de database. Voor Excel is deze database nu verdeeld in twee delen, een geheel nieuwe en niet verbonden verzameling informatie. Welke functies u ook van plan bent uit te voeren, het zal uw gegevens niet uitvoeren op dit losgekoppelde stuk informatie. Bijvoorbeeld, iets simpels alsfilteren zal niet lukken, zoals je uit ervaring kunt zien.
Stap 3: Twee noodzakelijke termen verkennen
Het volgende dat u moet weten is dat elke individuele rij in een database bekend staat als Records .
Alle rijen zijn Records We hebben er hier een paar gemarkeerd voor de duidelijkheid.
Bovendien zijn al deze kolommen Velden De koppen van de kolommen zijn bekend als Veldnamen .
Dus, StdID , StdName , Staat , Leeftijd, en Afdeling zijn de vijf Veldnamen van deze database
Stap 4: de Excel-tabel maken
Volg de onderstaande stappen om een tabel aan te maken.
- Ga eerst naar de Plaats tabblad en klik op de Tabel commando.
- Vervolgens wordt een venster genaamd Tabel aanmaken Selecteer nu het celbereik i.e. $B$4:$F$10 door de cursor eenvoudig te verslepen.
- Vergeet niet het vakje aan te vinken voor Mijn tabel heeft koppen optie.
Onmiddellijk wordt een tabel aangemaakt. Tada!!!
Ook kunt u gegevens filteren met behulp van de uitklappijltjes bij de koppen van elke kolom.
Stap 5: Gebruik databasetools
Databasetools kunnen van pas komen bij uw gegevensanalyse en -interpretatie. U kunt en moet meer leren over de databasetools .
Stap 6: De database uitbreiden
Nu alles draait, kunt u meer velden en records (zie je wat we daar deden) aan uw database toevoegen. Het is zo eenvoudig als Stap 1 .
Stap 7: De opmaak van de database voltooien
De laatste en laatste stap is het opmaken van de database kolommen. Er zijn zoveel hulpmiddelen om de cellen in een database op te maken. U kunt werken met Celstijlen kunt u de stijlen gebruiken onder de " Formaat als tabel "en u kunt werken met de commando's in de Cellen opmaken dialoogvenster. U kunt de Aangepaste Nummer Formaat Al deze technieken zijn beschreven in onze vorige lezingen.
Je hebt je eigen database gemaakt in Excel (totdat je Access onder de knie hebt, of je geen Excel-ruimte en processors meer hebt).
Lees meer: Hoe maak je een werknemer database in Excel (met eenvoudige stappen)
Een doorzoekbare database maken in Excel
Soms moeten we onze verwachte gegevens zoeken in een enorme gegevensbron. Daarom hebben we misschien een doorzoekbare database nodig, waaruit we gemakkelijk onze gegevens kunnen halen. Naar een doorzoekbare database creëren moet je enkele eenvoudige stappen volgen.
📌 Stappen:
- Selecteer eerst de cel F5 en schrijf de formule op.
Formule Breakdown:
Zoekfunctie → In het algemeen zoekt het naar een bepaalde waarde die u eist.
Functie ISNUMBER → Het is een logische functie die WARE als de uitvoer van de ZOEKEN functie een getal is. Anders zal het resultaat Valse .
FILTER-functie → In principe wordt de uitvoerwaarde gefilterd volgens de door u gewenste criteria.
- Druk op ENTER en gebruik de Vulgreep gereedschap.
- Vervolgens wordt uw uitvoer getoond zoals in de onderstaande afbeelding.
- Selecteer daarna de cel C4 en ga naar de Gegevens tab>> Gegevensinstrumenten >> Validatie van gegevens .
- Er verschijnt een dialoogvenster met de naam Validatie van gegevens Selecteer Instellingen >> selecteer dan Lijst in de Sta toe. sectie>> voer uw Gefilterd cel in de Bron box. Zet dus de volgende formule in de Bron doos.
- ga naar de Foutmelding optie.
- In de Foutmelding verwijder het vinkje uit het vakje met de naam Foutmelding tonen nadat ongeldige gegevens zijn ingevoerd .
- Druk op OK .
- Tot slot, een Doorzoekbaar Database is klaar voor je! Nu, als je typt "P" in de B4 cel, zie je de volledige naam van de werknemer... "Peter" automatisch.
Lees meer: Gebruik van databasefuncties in Excel (met voorbeelden)
Hoe maak je een database in Excel die automatisch wordt bijgewerkt?
De gegevens die we in een database invoeren moeten automatisch bijgewerkt Hiervoor maken we een Draaitabel voor de Bron dataset Na het inschakelen van de Vernieuwen functie kunnen we de nieuw ingevoerde gegevens automatisch bijwerken in onze eerder gemaakte Draaitabel Volg de stappen om dat te doen.
📌 Stappen:
- Selecteer eerst alle gegevens uit de cel. Ga naar de Plaats tab>> selecteer Draaitabel >> Van tabel/bereik .
- A Draaitabel Van daaruit kunt u de kolommen selecteren die u wilt bijwerken.
- Klik ten slotte met de rechtermuisknop op een cel en selecteer de Vernieuwen commando, en de Draaitabel zal uw gegevens automatisch bijwerken als u ze wijzigt in uw hoofdwerkblad.
U kunt ook een andere 5 methoden om de draaitabel bij te werken .
Lees meer: Klantendatabase onderhouden in Excel
Een relationele database maken in Excel
A Relationele databank identificeert voornamelijk relaties tussen verschillende werkbladen. De Relationele databank helpt ons om snel bepaalde informatie op te zoeken en eruit te halen. Het kan dezelfde gegevenswaarden op verschillende manieren weergeven.
Laten we zeggen dat we twee databanken hebben, nl. Databank1 en Databank2 . Dataset1 bevat Werknemer namen met hun Salaris terwijl Database2 bestaat uit Werknemer namen met hun Aanwijzing Nu, we willen een relationele database maken tussen de twee databanken op basis van de Werknemer veld. Volg de onderstaande stappen om dat te doen.
📌 Stappen:
- Selecteer aanvankelijk het hele bereik van Dataset2 .
- Ga dan naar de Plaats tab>> Draaitabel >> Van tabel/bereik .
- Ga daarna naar een ander werkblad met de naam Dataset1 en maak een tabel die we eerder bespraken.
Opmerking : U kunt de sneltoets CTRL + T voor het maken van een tabel.
- Dan, een Draaitabel verschijnt, en u moet het veld selecteren waarmee u een relatie wilt leggen. Bijvoorbeeld, hier selecteren we het Aanwijzing en Salaris kolommen van twee verschillende werkbladen.
- Nadat u de gegevens hebt geselecteerd, klikt u op de MAAK optie onder Alle in de Draaitabel Velden dialoogvenster.
- Tot slot, onze Relationele databank wordt aangemaakt, zoals u kunt zien in de onderstaande afbeelding.
Lees meer: Intro tot Relationele Database Management Systemen (RDBMS) Concepten!
Praktijk Sectie
We hebben op elk blad aan de rechterkant een oefendeel voorzien om te oefenen. Doe het zelf.
Conclusie
Dat is alles over de sessie van vandaag. En dit zijn enkele eenvoudige stappen voor het maken van een database in Excel. Laat het ons weten in het commentaargedeelte als u vragen of suggesties heeft. Voor een beter begrip kunt u het oefenblad downloaden. Bezoek onze website ExcelWIKI , een one-stop Excel solution provider, om diverse soorten Excel methodes te ontdekken. Bedankt voor uw geduld bij het lezen van dit artikel.
