Mail Merge is een fantastische manier om met één klik een e-mail te sturen naar een groot aantal mensen. Het wordt meestal gebruikt om gepersonaliseerde e-mails te sturen naar de gebruikers zoals deadlines voor facturering, nieuwe aanbiedingen, enz. U hebt andere opties om deze dienst te voltooien, maar daarvoor moet u een duur mailplatform opzetten. De mailmerge is een kostenbesparende oplossing. We kunnen mailmergen met elk soort mailserver. Maar hier zullen we laten zien hoeom samen te voegen van Excel naar Outlook .

Werkboeken downloaden

Download dit oefenwerkboek om te oefenen terwijl u dit artikel leest.

Mail.docx

Wat is Mail Merge?

Mail Merge is een proces dat automatisch gepersonaliseerde e-mails verstuurt naar een groot aantal ontvangers op basis van een database. Een mailmerge haalt informatie uit een bronbestand en voegt die informatie in het bericht in.

Stappen om te mailen van Excel naar Outlook

Om een mailmerge uit te voeren, moeten we een aantal stappen volgen, zoals het maken van een document, database, koppelen van database, versturen van mail, etc. Hieronder bespreken we alle stappen in detail.

📌 Stap 1: E-mailinhoud voorbereiden in Microsoft Word

Voordat we een mail versturen moeten we eerst de e-mail inhoud schrijven. In deze stap gaan we dat doen. We schrijven de e-mail inhoud in Microsoft Word .

• Open Microsoft Word van de Start Menu .
• Klik op de Blanco document optie voor een nieuw Word-bestand.

• Nu gaat het woord open. Klik op de Mailings tab.

• Van de Mailings tabblad, krijgen we de Mail Merge starten groep.
• Selecteer de E-mail berichten optie.

• Schrijf nu de inhoud van de e-mail in het woordvenster.

Ons Word-bestand is nu klaar. Hier sturen we een e-mail met de deadline voor de betaling van de internetrekening.

Lees meer: Mail Merge van Excel naar Word Enveloppen (2 eenvoudige methodes)

📌 Stap 2: Mail Merge gegevens instellen in Microsoft Excel

In dit deel zullen we de Excel bestand met variabele informatie. Naam en Datum zijn nodig in het bericht en het e-mailadres is nodig voor de verzendlocatie.

• Eerst openen we een lege Excel bestand.

• Maak nu drie 3 kolommen Naam , Datum en E-mail .
• Voeg de respectieve gegevens in de kolommen in.

Sla dit bestand nu op.

• Klik op de Bestand tabblad van de Excel bestand.
• Druk op de Een kopie opslaan optie.

• Kies nu een locatie om het bestand op te slaan uit de Bestandsbeheer .
• Druk ten slotte op de Sla knop.

Ons bestand is opgeslagen op de gewenste locatie.

Lees meer: Mail Merge in Excel zonder Word (2 geschikte manieren)

📌 Stap 3: Mailinginformatie koppelen aan e-mail

In dit deel koppelen we het word-bestand met de Excel Het word-bestand zal de mail opmaken op basis van de informatie uit het Excel bestand.

• Ga naar de Selecteer ontvangstgroep en kiezen voor Een bestaande lijst gebruiken .

• Kies de gewenste Excel bestand van de Verkenner .
• Klik daarna op de Open knop.

• Kies het getoonde bestand.
• Controleer de Eerste rij als de gegevens de kolomkoppen bevatten optie.
• Druk tenslotte op OK .

Nu gaan we de variabelen koppelen aan de Excel kolommen.

• Selecteer " Naam " en selecteer vervolgens de Insert Merge Filed optie.
• Nu verschijnt er een menu met de kolomnamen van de gekozen Excel bestand.
• Kies nu de relevante kolom.

• Nu kunnen we de Naam optie is gewijzigd.

• Doe dit ook voor de Datum variabel.

📌 Stap 4: Voorbeeld controleren en Mail Merge voltooien

In deze stap controleren we de preview van de mailinginhoud en ronden we het volledige proces af.

• Om de preview te krijgen klik je op de Voorbeeld resultaten sectie.

• Kijk nu naar het Word-bestand.
• Naam en datum veranderd. Het is de 1e lid van de dataset.

• Er is een knop om de volgende leden één voor één te krijgen.

• Kijk, 2e lid te zien is.

• Klik nu op de Finish & Merge groep.
• We krijgen een lijst met opties.
• Selecteer Verzend e-mailberichten opties.

• Samenvoegen tot E-mail venster verschijnt.
• Kies de E-mail optie bij de Naar doos.

• Zet een onderwerp in de Onderwerp doos.
• Druk tenslotte op OK .

📌 Stap 5: Mail Merge berichten controleren vanuit Outlook

Nu gaan we controleren of de samenvoeging met succes is voltooid.

• Ga naar de Outlook app geïnstalleerd op de computer.
• Klik in het menu op de Outbox optie.

• We kunnen nu de verzonden mails zien.

Lees meer: Hoe samenvoegen van Excel naar Outlook met bijlagen (2 voorbeelden)

Conclusie

In dit artikel hebben we het proces van het samenvoegen van post van Excel naar Outlook We hebben alle processen in detail aan de gebruikers laten zien. Ik hoop dat dit aan uw wensen voldoet. Neem een kijkje op onze website Exceldemy.com en geef uw suggesties in het commentaarveld.