Hvordan generere rapporter fra Excel-data (2 enkle metoder)

Hugh West

18-10-2023 Avansert Excel
  • Dele Denne
Hugh West

Vi lagrer viktig informasjon i vårt Excel arbeidsark. Vi utfører også nødvendige operasjoner på dataene våre for å analysere forskjellige ting fra tid til annen. Nå er generering av en rapport til vanlig tid fra disse Excel dataene avgjørende for et selskap eller andre institusjoner. De kan forstå forbedringene eller kan få skikkelig kunnskap om området som må forbedres gjennom disse rapportene. I denne artikkelen viser vi deg de effektive, men enkle metodene for å Generere rapporter fra Excel-data .

Last ned Practice Workbook

Last ned følgende arbeidsbøker å øve på selv.

Generer rapporter fra Excel.xlsx

Report.pdf

2 enkle metoder for å generere rapporter fra Excel-data

For å illustrere, bruker vi et eksempeldatasett som et eksempel. For eksempel representerer datasettet nedenfor 3 måneder ( januar – mars ), 2 produkter ( AC og Varme ), og Nettosalg til et selskap. I denne artikkelen vil vi generere rapporter om Summen av nettosalg etter måned og også etter produkter .

1. Sett inn diagram for å generere rapporter fra Excel-data

1.1 Legg til anbefalte diagrammer

Vi bruker Excel-diagramfunksjonen i vår første metode. Så følg trinnene nedenfor for å Generere rapporter fra Excel-data.

TRINN:

  • Først,velg området B4:C10 .
  • Gå deretter til Sett inn ➤ Anbefalte diagrammer .

  • Som et resultat vil dialogboksen Sett inn diagram sprette ut.
  • Der velger du ønsket diagramtype fra venstre rute.
  • For dette eksemplet, velg Clustered Column . Den returnerer et diagram som viser nettoomsetning for hvert produkt i hver måned i 2 forskjellige farger . Derfor er det lett å skille.

  • Deretter trykker du OK .
  • Derfor kan du vil få ønsket diagram i et nytt regneark som vist nedenfor.
  • I tillegg kan du klikke på rullegardinikonene Måned og Produkt for å sortere de nødvendige feltene .

  • I tillegg kan du lagre kartet som et eget bilde hvis du ønsker det.
  • For det formålet, velg diagrammet og høyreklikk på musen.
  • Til slutt velger du Lagre som bilde .

1.2 Lag diagram manuelt

Men hvis du ønsker å lage diagrammet i stedet for Excel anbefalingene, følg trinnene nedenfor.

TRINN:

  • Først, velg B4:C10 og velg fanen Sett inn .
  • Deretter velger du ønsket diagram. I dette eksemplet trykker du 2-D Line -grafen med Markers .

  • Dermed kan du får en linjegraf som vist nedenfor.
  • Her kan du endre diagrammet ditt ved å trykke påde 3 forskjellige ikonene vist i den rødfargede boksen ved siden av diagrammet.

  • Vi endrer for eksempel diagramstilen ved å klikke på det midterste ikonet og velge ønsket stil. Se figuren nedenfor.

Les mer: Hvordan lage salgsrapport i Excel (med enkle trinn)

Lignende avlesninger

  • Hvordan lage daglig aktivitetsrapport i Excel (5 enkle eksempler)
  • Lag daglig produksjonsrapport i Excel (Last ned gratis mal)
  • Hvordan lager du daglig salgsrapport i Excel (med raske trinn)
  • Lag en rapport som viser kvartalsvis salg i Excel (med enkle trinn)
  • Hvordan lage en MIS-rapport i Excel for salg (med enkle trinn)

2. Bruk Excel-pivottabellfunksjonen for å generere rapporter

Pivottabell er en veldig nyttig funksjon i Excel . I denne metoden bruker vi denne funksjonen for å generere rapportene våre. Lær derfor følgende trinn for å utføre oppgaven.

TRINN:

  • Velg B4:C10 først.
  • Nå klikker du på kategorien Sett inn og velger Pivottabell ➤ Fra tabell/område .

  • Deretter vises en dialogboks. Der trykker du OK .

  • Som et resultat vil et nytt regneark dukke opp. På høyre side får du se pivottabellfelt .
  • Sjekk deretter Måned og Nettosalg .
  • Plasser Måned i rader og Nettosalg i Verdier -delen.

  • Derfor vil den returnere rapporten som vist nedenfor der summen av netto salg er basert på Måneder .

  • Igjen fjerner du haken for Måned og plasser Produkt i Rader -delen.

  • Til slutt vil den returnere rapporten basert på produktene.

  • Nå, for å legge til Slicer , gå til Pivottabellanalyse .
  • Trykk på Sett inn skjærer fra Filter -delen.

  • Til slutt får du skjærerne og gjør de nødvendige endringene gjennom slicerne for å se de ønskede resultatene.

Les mer: Lag en rapport i Excel som en tabell (med enkle trinn)

Hvordan skrive ut rapporter generert fra Excel-data

Til slutt kan det hende at vi også må skrive ut rapportene i stedet for bare å holde dem i Excel arbeidsboken. Lær derfor prosessen for å utføre operasjonen.

TRINN:

  • Først av alt, gå til Sett inn -fanen.
  • Trykk Topptekst & Bunntekst fra rullegardinmenyen Tekst .

  • Skriv deretter Tekst som gitt nedenfor.

  • Etterpå skjuler du arkene du ikke vil ha i rapporten.
  • For det, velg arket og høyreklikk påmus.
  • Velg Skjul .

  • Deretter går du til Fil kategorien.
  • I vinduet Fil velger du Skriv ut .
  • Velg Skriv ut hele arbeidsboken , Landskapsretning , Tilpass alle kolonner på én side .

  • Til slutt velger du Skriv ut og den vil generere en PDF -fil av rapporten.

Les mer: Hvordan lage en sammendragsrapport i Excel (2 enkle metoder)

Konklusjon

Heretter vil du kunne Generere rapporter fra Excel-data ved å følge det ovenfor beskrevne metoder. Fortsett å bruke dem og gi oss beskjed hvis du har flere måter å utføre oppgaven på. Følg ExcelWIKI -nettstedet for flere artikler som dette. Ikke glem å legge inn kommentarer, forslag eller spørsmål hvis du har noen i kommentarfeltet nedenfor.

Forrige innlegg Hvordan legge til data til et eksisterende diagram i Excel (5 enkle måter)
Neste innlegg Hvordan holde styr på inventar i Excel (2 enkle metoder)

Hugh West er en svært erfaren Excel-trener og analytiker med over 10 års erfaring i bransjen. Han har en bachelorgrad i regnskap og finans og en mastergrad i bedriftsøkonomi. Hugh har en lidenskap for undervisning og har utviklet en unik undervisningstilnærming som er enkel å følge og forstå. Hans ekspertkunnskap om Excel har hjulpet tusenvis av studenter og fagfolk over hele verden med å forbedre sine ferdigheter og utmerke seg i karrieren. Gjennom bloggen sin deler Hugh sin kunnskap med verden, og tilbyr gratis Excel-opplæringer og nettbasert opplæring for å hjelpe enkeltpersoner og bedrifter å nå sitt fulle potensial.