Как отсортировать выпадающий список в Excel (5 простых способов)

Hugh West

21-09-2023 Основы Excel
  • Поделись Этим
Hugh West

В этом уроке я покажу несколько методов сортировки выпадающего списка в excel. Часто, когда мы работаем с большим количеством данных или повторяющимися данными, если мы можем отсортировать их в алфавитном или любом другом порядке, навигация по выпадающему списку становится проще. Поэтому я покажу, как сначала упорядочить данные в списке и таким образом использовать Валидация данных для создания выпадающего списка.

Скачать Практическое пособие

Вы можете скачать рабочую тетрадь, которую мы использовали для подготовки этой статьи.

Sort Drop Down.xlsm

5 способов сортировки выпадающего списка в Excel

1. Применение функции SORT в Excel для упорядочивания и создания выпадающего списка

Сначала я буду использовать функция SORT чтобы упорядочить данные в алфавитном порядке. Например, у меня есть набор данных ( B4:C13 ), содержащий несколько названий фруктов в случайном порядке. Теперь я упорядочу их сначала.

Шаги:

  • Запишите приведенную ниже формулу в Ячейка E5 и ударить Войти .
=SORT(B5:B13)

  • В результате формула выдаст массив списка фруктов, отсортированный по возрастанию в алфавитном порядке.

⏩ Создание выпадающего списка:

Шаги:

  • Сначала выделите любую ячейку или весь диапазон данных, где вы хотите создать выпадающий список.

  • Далее, от Лента Excel перейдите по ссылке Данные > Инструменты данных группа> Валидация данных > Валидация данных (См. снимок экрана).

  • Затем Валидация данных появится диалоговое окно. Выберите Список с поля: Разрешить . Выбор Список опция отобразит поле: Источник Нажмите на верхнюю стрелку Источник поле для выбора исходных данных.

  • Теперь введите исходные данные и нажмите кнопку Войти Здесь мы использовали ' # ' знак в конце исходных данных, потому что мы хотим, чтобы весь массив отсортированных данных был включен в выпадающий список.

  • После этого нажмите OK .

  • Как следствие, выпадающий список создается, как и ожидалось.

Похожие материалы: Как расположить числа в порядке возрастания в Excel с помощью формулы

2. Комбинация функций SORT & UNIQUE для сортировки выпадающего списка

Иногда список данных содержит повторяющиеся значения. В этом случае, возможно, вам не нужно, чтобы подобные данные несколько раз отображались в выпадающем списке. Например, приведенный ниже набор данных содержит Апельсин , Кокосовый орех и Apple несколько раз. Итак, теперь я буду использовать комбинацию СОРТ и UNIQUE функции для сортировки этих данных.

Шаги:

  • Запишите приведенную ниже формулу в Ячейка E5 .
=UNIQUE(SORT(B5:B13))

  • В результате применения приведенной выше формулы будет получен массив, содержащий уникальные названия фруктов.

  • Аналогично Метод 1 , используя Валидация данных можно получить выпадающий список из отсортированных выше названий фруктов.

Читать далее: Как отсортировать уникальный список в Excel (10 полезных методов)

3. Функции Excel с опцией определения имени для организации выпадающего списка

На этот раз я буду использовать Определить имя чтобы получить отсортированный список. Например, у меня есть набор данных с названиями фруктов ( A1:A10 ) в Лист1 как показано ниже. Давайте отсортируем эти данные в алфавитном порядке.

Шаги:

  • Перейти к Формулы > Определить имя > Определить имя .

  • Сайт Новое имя В результате появится диалоговое окно. Введите Фрукты в поле: Имя и введите в поле следующую формулу: Относится к . Пресса OK после этого.
=OFFSET(Sheet1!$A$1, 0, 0, COUNTA(Sheet1!$A$1:$A$1001))

  • Теперь перейдите на другой лист ( Лист2 ). Введите приведенную ниже формулу в Ячейка A1 и ударить Войти .
=IF(COUNTA(Fruit)>=ROWS($A$1:A1), INDEX(Fruit, MATCH(SMALL(COUNTIF(Fruit, "<"&Fruit), ROW(A1)),COUNTIF(Fruit, "<"&Fruit), 0)), "")

  • Приведенная выше формула вернет одно название фрукта, стоящее первым в алфавитном порядке. Перетащите вниз ' + ' знак, чтобы получить остальные названия фруктов.

  • Наконец, при перетаскивании ' + ' знак, мы получим список названий фруктов расположены в алфавитном порядке.

  • Далее вы можете создать выпадающий список с помощью функции Валидация данных вариант, следующий Метод 1 Помните, что на этот раз в качестве исходных данных нужно выбрать приведенный выше список отсортированных названий фруктов.

Читать далее: Как сортировать по имени в Excel (3 примера)

Похожие чтения:

  • Как отсортировать диапазон с помощью VBA в Excel (6 примеров)
  • Сортировка чисел в Excel (8 быстрых способов)
  • Как отсортировать массив с помощью Excel VBA (как по возрастанию, так и по убыванию)
  • [Исправить] Не работает сортировка Excel по дате (2 причины с решениями)
  • Сортировка в Excel и игнорирование пробелов (4 способа)

4. Использование Excel Power Query для сортировки выпадающих данных

Теперь я буду использовать Excel Power Query для сортировки списка данных. Для удобства работы я преобразовал свой набор данных в таблицу, нажав кнопку Ctrl + T .

Шаги:

  • Сначала выберите таблицу ( B4:C13 ).

  • Затем перейдите к Данные > Из таблицы/диапазона .

  • В результате Редактор Power Query откроется окно вместе с таблицей.

  • Теперь щелкните правой кнопкой мыши на таблице и нажмите кнопку Удалить другие колонки поскольку нам не нужны дополнительные колонки.

  • Нажмите на выпадающий значок колонки фруктов и снова нажмите на Сортировать по возрастанию .

  • После этого список фруктов будет отсортирован в алфавитном порядке.

  • После того, как вы закончите сортировку, выберите Закрыть & Загрузить > Закрыть & Загрузить из Редактор Power Query .

  • Как следствие, таблица, содержащая отсортированные названия фруктов, отображается следующим образом.

  • Позже вы сможете создать выпадающий список из данных таблицы adobe.

Похожие материалы: Автоматическая сортировка Excel при изменении данных (9 примеров)

5. Заказать выпадающий список с помощью VBA в Excel

Здесь я буду использовать VBA для сортировки названий фруктов в алфавитном порядке. Например, у нас есть выпадающий список, в котором названия фруктов не отсортированы ни в каком порядке.

Итак, я покажу, как упорядочить приведенный выше выпадающий список в алфавитном порядке.

Шаги:

  • Сначала я перейду на лист, где находятся исходные данные вышеуказанного выпадающего списка. Здесь мои исходные данные находятся в разделе Sheet8 .

  • Затем щелкните правой кнопкой мыши на имени листа и выберите пункт Посмотреть код .

  • В результате, Microsoft Visual Basic для приложений Появится окно. Введите приведенный ниже код в поле Модуль Помните, вы вошли в Название листа , Название таблицы и Имя колонки правильно. 
 Option Explicit Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim rngSort As Range 'Устанавливаем ссылку на таблицу и столбец для сортировки Set rngSort = ThisWorkbook.Worksheets("Sheet8").Range("FruitName[Fruit]") 'Используем метод Range.Sort для применения сортировки rngSort.Sort _ Key1:=rngSort, _ Order1:=xlAscending, _ Header:=xlYes End Sub

  • Теперь перейдите к таблице исходных данных и напишите любой фрукт типа ' Даты ' в Ячейка B14 , после последних данных таблицы ( B4:B13 ). Нажмите Войти после этого.

  • Соответственно, данные в приведенной выше таблице отсортированы в алфавитном порядке.

  • Аналогично, фрукты в выпадающем списке, созданном ранее, тоже отсортированы в алфавитном порядке.

Читать далее: Как сортировать ListBox с помощью VBA в Excel (полное руководство)

Заключение

В этой статье я попытался подробно рассмотреть несколько методов сортировки выпадающего списка в excel. Надеюсь, этих методов и объяснений будет достаточно для решения ваших проблем. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут какие-либо вопросы.

Предыдущий пост Как перевести десятичные футы в футы и дюймы в Excel (4 удобных способа)
Следующий пост Сортировка таблицы Pivot по значениям в Excel (4 умных способа)

Хью Уэст — опытный тренер и аналитик Excel с более чем 10-летним опытом работы в отрасли. Он имеет степень бакалавра в области бухгалтерского учета и финансов и степень магистра делового администрирования. Хью страстно любит преподавать и разработал уникальный подход к обучению, которому легко следовать и который легко понять. Его экспертные знания Excel помогли тысячам студентов и специалистов по всему миру улучшить свои навыки и преуспеть в своей карьере. В своем блоге Хью делится своими знаниями со всем миром, предлагая бесплатные учебные пособия по Excel и онлайн-обучение, чтобы помочь отдельным лицам и компаниям полностью раскрыть свой потенциал.