Как создать базу данных в Excel (с помощью простых шагов)

Hugh West

18-10-2023 Продвинутый Excel
  • Поделись Этим
Hugh West

Не знаю как создать простую базу данных в Excel ? В этой статье мы покажем вам, как вы можете создать базу данных в Excel всего за 7 простые шаги.

Считаете ли вы MS Access сложным инструментом для использования в качестве базы данных? Тогда Excel - отличный инструмент для этого.

Давайте изучим технику.

Скачать Рабочую тетрадь для практических занятий

Скачайте следующую тетрадь для практических занятий. Она поможет вам более четко осознать тему.

Создание базы данных.xlsx

8 шагов по созданию базы данных в Excel

Если вы правильно оформите рабочую книгу Excel, вы сможете легко использовать ее в качестве базы данных. Главное - правильно оформить рабочую книгу. Вы можете сортировать данные различными способами; вы можете фильтровать базу данных, чтобы видеть только те данные, которые соответствуют определенным критериям.

Итак, в этой заметке мы рассмотрим пример и продемонстрируем шаги, с помощью которых вы сможете создать базу данных на основе Excel.

Шаг 1: Введите данные

Столбцы в базе данных называются полями. Вы можете добавить столько, сколько необходимо.

Итак, полями в этой базе данных являются StdID , StdName , Государство , Возраст и Департамент .

Теперь вы можете легко вводить данные в базу данных. Каждый новый ввод будет добавляться в первую пустую строку после полей.

Мы сделали несколько. Давайте покажем вам, как мы вводим еще одну запись.

Скажем, это входные данные, которые нужно вставить в базу данных:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Штат: Флорида,

Возраст студента: 23 года,

Департамент: ME

Итак, вы видите, что ввод данных в базу данных Excel довольно прост.

Шаг 2: Не оставляйте ни одной строки пустой

  • Когда вы вводите данные в базу данных, вы не можете оставить строку пустой.

Скажем, после последней строки я помещаю некоторые данные во 2-ю строку от нее:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Штат - Флорида,

Студенческий возраст 23 года,

Кафедра М.Е,

Это четкая разбивка этой базы данных. Хотя может случиться так, что некоторые ячейки в строке могут быть пустыми. Предположим, что нечто подобное является законным.

  • Аналогичным образом, еще одно правило гласит, что в базе данных не может быть абсолютно пустого столбца.

Как только Excel сталкивается с абсолютно пустой строкой или столбцом, происходит то, что он не может включить эту строку или столбец в базу данных. Для Excel эта база данных теперь разделена на две части, совершенно новый и несвязанный набор информации. Какие бы функции вы ни планировали выполнить, он не будет выполнять ваши данные на этой несвязанной части информации. Например, что-то простое, какфильтрация будет безуспешной, как вы можете убедиться на собственном опыте.

Шаг 3: Изучите два необходимых термина

Следующее, что вы должны знать, это то, что каждая отдельная строка в базе данных известна как Записи .

Все ряды Записи Мы выделили некоторые из них для наглядности.

Кроме того, все эти колонки являются Поля Заголовки столбцов известны как Имена полей .

Итак, StdID , StdName , Государство , Возраст, и Департамент пять Имена полей этой базы данных

Шаг 4: Создание таблицы Excel

Чтобы создать таблицу, выполните следующие действия.

  • Во-первых, зайдите в Вставка вкладку и нажмите на Таблица командование.

  • Далее откроется окно под названием Создать таблицу Теперь выберите диапазон ячеек, т.е. $B$4:$F$10 простым перетаскиванием курсора.
  • Не забудьте поставить галочку перед В моей таблице есть заголовки вариант.

Сразу же создается таблица. Тада!!!

Кроме того, вы можете фильтровать данные с помощью выпадающих стрелок, которые появляются в заголовках каждого столбца.

Шаг 5: Используйте инструменты базы данных

Инструменты баз данных могут пригодиться вам при анализе и интерпретации данных. Вы можете и должны узнать больше о том. инструменты базы данных .

Шаг 6: Расширение базы данных

Теперь, когда все готово к работе, вы можете начать добавлять новые поля и записи (вы видите, что мы сделали) в вашу базу данных. Это так же просто, как Шаг 1 .

Шаг 7: Завершение форматирования базы данных

Последний и заключительный шаг - форматирование столбцов базы данных. Существует множество инструментов для форматирования ячеек в базе данных. Вы можете работать с Стили клеток , вы можете использовать стили под " Format As Table ", и вы можете работать с командами в разделе Форматирование ячеек диалоговое окно. Вы можете использовать Пользовательский Формат номера Все эти техники описаны в наших предыдущих лекциях.

Вот и все! Вы создали свою собственную базу данных в Excel (пока не освоите Access или у вас не закончится место в Excel и процессоры).

Читать далее: Как создать базу данных сотрудников в Excel (с помощью простых шагов)

Как создать базу данных с возможностью поиска в Excel

Иногда нам необходимо найти нужные данные в огромном источнике данных. Для этого нам может понадобиться база данных с возможностью поиска, из которой мы сможем легко получить нужные данные. Чтобы создать базу данных с возможностью поиска Для этого необходимо выполнить несколько простых шагов.

📌 Шаги:

  • Прежде всего, выберите ячейку F5 и запишите формулу.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5:C10)), "Not Found")

Формула разбивки:

Функция ПОИСК → Как правило, он ищет определенное значение, которое вы требуете.

функция ISNUMBER → Это логическая функция, которая возвращает TRUE если на выходе из ПОИСК это число. В противном случае функция вернет Ложь .

Функция ФИЛЬТР → По сути, он фильтрует выходное значение в соответствии с желаемыми критериями.

  • Нажмите ENTER и использовать Наполнительная рукоятка инструмент.
  • Затем вы получите результат, как показано на рисунке ниже.

  • После этого выберите ячейку C4 и отправляйтесь в Данные вкладка>> Инструменты для работы с данными >> Валидация данных .

  • Появится диалоговое окно с именем Валидация данных . Выбрать Настройки >> затем выберите Список в Разрешить раздел>> введите свой Фильтр ячейка в Источник Вставьте следующую формулу в поле Источник коробка.
=$F$5#

  • отправиться в Предупреждение об ошибке вариант.

  • В Предупреждение об ошибке снимите флажок с поля под названием Показать предупреждение об ошибке после ввода недопустимых данных .
  • Нажмите OK .

  • Наконец, в С возможностью поиска База данных готова для вас! Теперь, если вы напечатаете "P" в B4 ячейку, вы увидите полное имя сотрудника. "Питер" автоматически.

Читать далее: Как использовать функции базы данных в Excel (с примерами)

Как создать базу данных в Excel, которая обновляется автоматически

Данные, которые мы вводим в базу данных, должны быть обновляется автоматически Для них мы создадим PivotTable для Исходный набор данных После включения Обновить функцию, мы можем автоматически обновить вновь введенные данные в ранее созданном нами PivotTable Выполните следующие действия.

📌 Шаги:

  • Прежде всего, выделите все данные из ячейки. Перейдите к пункту Вставка вкладка>> выбрать PivotTable >> Из таблицы/диапазона .

  • A PivotTable Отсюда можно выбрать столбцы, которые вы хотите использовать для обновления.

  • Наконец, щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке, затем выберите пункт Обновить команда, и PivotTable будет автоматически обновлять данные, если вы измените их в основном рабочем листе.

Кроме того, вы можете изучить еще один 5 методов обновления PivotTable .

Читать далее: Как вести базу данных клиентов в Excel

Как создать реляционную базу данных в Excel

A Реляционная база данных в основном определяет отношения между несколькими различными рабочими листами. Реляционная база данных помогает нам быстро искать и извлекать определенную информацию. Он может отображать одни и те же значения данных несколькими способами.

Допустим, у нас есть две базы данных, т.е. База данных1 и База данных2 . Набор данных1 содержит Сотрудник имена с их Зарплата в то время как база данных2 состоит из Сотрудник имена с их Назначение Теперь мы хотим создать реляционную базу данных между двумя базами данных на основе Сотрудник поле. Для этого выполните следующие действия.

📌 Шаги:

  • Первоначально выберите весь диапазон из Набор данных2 .

  • Затем перейдите к Вставка вкладка>> PivotTable >> Из таблицы/диапазона .

  • После этого перейдите на другой рабочий лист с именем Набор данных1 и создайте таблицу, о которой мы говорили ранее.

Примечание : Вы можете использовать комбинацию клавиш CTRL + T для создания таблицы.

  • Затем, а PivotTable появится, и вам нужно выбрать поле, с которым вы хотите установить связь. Например, здесь мы выбираем поле Назначение и Зарплата столбцов из двух разных рабочих листов.

  • После выбора данных нажмите на кнопку CREATE вариант под Все в Поля PivotTable диалоговое окно.

  • Наконец, наш Реляционная база данных будет создан, как показано на рисунке ниже.

Читать далее: Введение в концепции системы управления реляционными базами данных (RDBMS)!

Практическая секция

На каждом листе с правой стороны мы предусмотрели раздел для практики. Пожалуйста, выполняйте его самостоятельно.

Заключение

Вот и все о сегодняшнем занятии. Вот несколько простых шагов по созданию базы данных в Excel. Пожалуйста, сообщите нам в разделе комментариев, если у вас есть вопросы или предложения. Для лучшего понимания, пожалуйста, скачайте практический лист. Посетите наш сайт ExcelWIKI Спасибо за ваше терпение при чтении этой статьи.

Предыдущий пост Поиск первого появления значения в диапазоне в Excel (3 способа)
Следующий пост Как выполнить поиск по нескольким критериям в Excel (2 простых способа)

Хью Уэст — опытный тренер и аналитик Excel с более чем 10-летним опытом работы в отрасли. Он имеет степень бакалавра в области бухгалтерского учета и финансов и степень магистра делового администрирования. Хью страстно любит преподавать и разработал уникальный подход к обучению, которому легко следовать и который легко понять. Его экспертные знания Excel помогли тысячам студентов и специалистов по всему миру улучшить свои навыки и преуспеть в своей карьере. В своем блоге Хью делится своими знаниями со всем миром, предлагая бесплатные учебные пособия по Excel и онлайн-обучение, чтобы помочь отдельным лицам и компаниям полностью раскрыть свой потенциал.