В этой статье я создам отчет, в котором отображаются квартальные продажи можно назвать динамической и интерактивной приборной панелью Excel, которая будет автоматически обновляться, отражая последние обновления ваших данных.

Это отчет который вы создадите после завершения этой статьи.

Создайте отчет в Excel, который отображает квартальные продажи по территориям

Скачать Практическое пособие

Вы можете скачать рабочую тетрадь, использованную для демонстрации, чтобы самостоятельно попробовать выполнить эти шаги по ходу статьи.

Отчет, отображающий квартальные продажи по территориям.xlsx

Пошаговая процедура создания отчета, отображающего квартальные продажи по территориям в Excel

Для демонстрации мы будем использовать следующий набор данных.

Он включает продажи по датам, которые мы собираемся разложить по кварталам с помощью функций Excel "Таблицы" и "Pivot Table".

Шаг 1: Преобразование набора данных в таблицу

Если данные не представлены в формате таблицы, преобразуйте диапазон в таблицу. Таблица Excel - одна из лучших функций Excel, которая облегчает многие задачи, такие как ссылка, фильтрация, сортировка и обновление.

• Выберите ячейку в диапазоне, который вы хотите преобразовать в таблицу, и нажмите кнопку Ctrl+T на клавиатуре. Или перейдите к Вставка вкладку и из Таблицы группу команд, нажмите на кнопку Таблица вариант.

• В результате Создать таблицу Появится диалоговое окно. Диапазон будет выбран автоматически с помощью В моей таблице есть заголовки флажок установлен. Чтобы создать таблицу, просто нажмите кнопку OK

В результате набор данных будет преобразован в таблицу.

Шаг 2: Назовите диапазон таблицы

На данном этапе дадим имя таблице. Это поможет облегчить часть последующей работы.

Вы можете изменить имя своей таблицы из меню Дизайн или воспользуйтесь вкладкой Именная коробка Мы назвали нашу таблицу с Данные .

Читать далее: Как сделать ежемесячный отчет в Excel (с быстрыми шагами)

Шаг 3: Создание сводной таблицы с заданными данными

Для создания отчета мы будем использовать самый используемый инструмент Excel - Pivot Table. Выполните следующие шаги, чтобы создать pivot table с помощью таблицы.

• Сначала выберите ячейку в таблице.
• Затем перейдите к Вставка вкладку и нажмите на PivotTable команда из Таблицы группа.

• В этот момент Создание PivotTable Появится диалоговое окно. Поскольку мы выделили ячейку таблицы перед тем, как нажать кнопку PivotTable команда, имя нашей таблицы ( Данные ) автоматически отображается в Таблица/диапазон поле диалогового окна.
• Мы хотим создать сводную таблицу на новом рабочем листе, поэтому мы сохраним выбор по умолчанию Новый рабочий лист под заголовком Выберите место, где вы хотите разместить отчет PivotTable .
• Затем нажмите OK .

Создается новый рабочий лист и Поля PivotTable панель задач автоматически отображается в рабочем листе.

Читать далее: Как создать сводный отчет в Excel (2 простых способа)

Шаг 4: Подготовка сводной таблицы по категориям отчета

Давайте сделаем Отчет о продажах Категория мудрый, а затем создадим круговую диаграмму. Чтобы создать отчет, мы организуем поля таблицы Pivot Table таким образом.

Внимательно рассмотрите следующее изображение. Мы разместили Продажи поле два раза в Значения области. По этой причине в Колонки область, дополнительный Значения отображается поле Rows. В области Rows мы разместили поле Категория поле.

В левой части изображения вы видите выходную поворотную таблицу для вышеуказанных настроек поля.

• Теперь мы хотим изменить формат числа продаж в процентах (%) от общей суммы Для этого щелкните правой кнопкой мыши на ячейке в столбце.
• Затем выберите Показать значения как из контекстного меню.
• После этого нажмите на команду % от общей суммы .

Таким образом, значения столбцов будут отображаться в процентах Итого .

Шаг 5: Создание круговой диаграммы для отчета по категориям

Чтобы создать отчет по этим данным, давайте добавим к ним круговую диаграмму. Выполните следующие шаги, чтобы добавить круговую диаграмму из данных.

• Сначала выберите ячейку в таблице Pivot Table.
• Затем перейдите к Вставка вкладку и нажмите на Круговая диаграмма значок из Графики группа.
• После этого выберите Пирог график из выпадающего списка.

В нашей электронной таблице появится круговая диаграмма.

После некоторых изменений график будет выглядеть следующим образом.

Отображение названий категорий и меток данных на круговой диаграмме

Вы можете добавить метки данных, выполнив следующие действия.

• Сначала выберите круговую диаграмму.
• Затем перейдите к Дизайн вкладку и в Макеты диаграмм группу команд, нажмите на кнопку Быстрая раскладка .
• Из выпадающего списка выберите Макет 1 опцию из выпадающего списка.

Альтернативный способ:

Еще один творческий способ добавить метки данных на график - использовать функция GETPIVOTDATA Мы будем использовать функцию для извлечения данных из таблицы pivot.

Вы видите таблицу pivot, созданную на основе наших данных.

Эта сводная таблица показывает Сумма продаж , Государство и Категория мудрый.

Мы разместили Государство поле в Строки область, район Категория поле в Колонки область, и Продажи поле в Значения область.

Теперь давайте посмотрим, как в Excel GETPIVOTDATA функция.

GETPIVOTDATA синтаксис: GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], ...)

Поворотная таблица имеет только один поле_данных но может иметь любое количество других полей.

Для приведенной выше таблицы Pivot Table:

• Сайт поле_данных это Продажи поле
• Два других поля - это Государство и Категория .

На следующем изображении вы видите, что я использовал GETPIVOTDATA формула в ячейке H9:

Эта формула возвращает значение 950 в ячейке H9 .

Как работает эта формула?

• Сайт поле_данных аргументом является Продажи Без сомнения.
• A3 это ссылка на ячейку в сводной таблице. Это может быть любая ссылка на ячейку в сводной таблице.
• поле1, элемент1 = "Государство", H7 Вы можете перевести это как Айдахо (значение ячейки H7 это Айдахо ) пункт в Государство
• поле2, элемент2 = "Категория", H8 Это можно перевести как Офисные принадлежности (значение ячейки H8 это Офисные принадлежности ) пункт в Категория
• Поперечное сечение Айдахо значения и Офисные принадлежности значения дают нам значение 950.

Чтобы показать этикетки:

Использование GETPIVOTDATA Функция показывает названия категорий и значения продаж (% от общего количества) в некоторых ячейках (как на следующем изображении).

Чтобы вы поняли, позвольте мне объяснить эту формулу в ячейке D4

• A4&" " Часть проста для понимания. Ссылка на ячейку делает пробел в выводе.
• Затем мы воспользовались функцией Excel ТЕКСТ Как значение аргумент ТЕКСТ функции, мы передали GETPIVOTDATA функция и как формат_текста аргумент, мы использовали этот формат: "0%"
• Сайт GETPIVOTDATA часть проста для понимания, поэтому я не буду объяснять, как GETPIVOTDATA функция работает здесь.

Теперь отобразим эти данные на графике.

Мы вставили Текстовое поле из Вставка tab => Иллюстрации группа команд => Формы

Теперь мы вставляем Текстовое поле на графике => Поставьте знак равенства на Формула бара а затем выберите ячейку D4 .

Если я нажму Войти , the Текстовое поле покажет значение ячейки D4 .

Таким же образом я создаю другие Текстовые поля и обратитесь к соответствующим ячейкам.

Примечание: Когда один Текстовое поле создается, вы можете создавать новые Текстовые поля из этой. Вот как вы можете это сделать:

• Наведите указатель мыши на границу созданной области Текстовое поле и нажмите кнопку Ctrl на клавиатуре появится знак плюс.
• Теперь перетащите мышь. Вы увидите новый Текстовое поле (объект) создается, бросьте этот вновь созданный Текстовое поле в удобном для вас месте.

Итак, мы закончили создание круговой диаграммы, которая динамически отображает продажи по категориям.

Я просто изменил название этой Pivot Table на PT_CategorySales .

Читать далее: Как сделать ежедневный отчет о продажах в Excel (с быстрыми шагами)

Похожие чтения

• Как сделать отчет о старении запасов в Excel (пошаговое руководство)
• Создание PDF-отчетов из данных Excel (4 простых метода)
• Как подготовить отчет MIS в Excel (2 подходящих примера)
• Создание отчета MIS в Excel для счетов (с быстрыми шагами)

Шаг 6: Подготовка разворотной таблицы для квартальных продаж

Иногда вы можете захотеть посмотреть Продажи изменения в разных кварталах на протяжении многих лет.

Мы создадим отчет, как показано на следующем рисунке.

На изображении показаны 15 ведущих штатов США по общему объему продаж за разные кварталы. Мы также добавили искристые линии, чтобы показать тенденции в разных кварталах.

Выполните следующие шаги, чтобы подготовить таблицу pivot для квартальных продаж.

• Прежде всего, выберите ячейку в таблице данных.
• Затем выберите PivotTable из Таблицы группа Вставка вкладка.

• Затем выберите место, где вы хотите разместить поворотную таблицу, и нажмите кнопку OK Для этой демонстрации мы выбрали новый рабочий лист.

• Теперь сделайте следующее: добавьте Дата заказа поле в Колонки область, район Государство поле в Строки область, и Продажи поле в Значения

• Чтобы показать квартальный отчет сейчас, щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке в Этикетки колонок и выберите Группа из контекстного меню.

• Затем выберите Кварталы под На сайте раздел Группировка

• После нажатия на OK Теперь таблица pivot будет выглядеть следующим образом.

Шаг 7: Показать 15 лучших государств по продажам

Результат предыдущего шага содержит квартальный отчет по всем штатам из набора данных. Если вам нужны все штаты, вы можете продолжить этот шаг. Но в случае более детального анализа, когда вам нужны лучшие штаты, вот несколько удобных шагов.

• Сначала щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке в Государство колонка (или Строка этикеток ).
• Затем наведите курсор мыши на Фильтр из контекстного меню, а затем выберите Топ-10

• Далее выберите 15 в Показать опция из Фильтр Топ-10 (государство)

• Как только вы нажмете на OK Теперь в сводной таблице будут показаны 15 лучших штатов по объему продаж.

Шаг 8: Добавьте искры в таблицу

Перед добавлением Sparklines Я хочу удалить оба Больших итоговых значения. Следуйте следующим шагам для получения подробного руководства о том, как это сделать.

• Прежде всего, выберите ячейку в таблице pivot.
• Затем перейдите к Дизайн на вкладке ленты.
• Теперь выберите Общие итоги из Макет
• Затем выберите Выключение для строк и столбцов из выпадающего списка.

Сайт Итого Таким образом, раздел будет удален.

• Чтобы добавить линии искр, выберите ячейку F5 , затем перейдите к Вставка на вкладке ленты.
• Теперь выберите Линия из Sparklines

• В Создавайте искристые линии выберите диапазон B5:E19 как Диапазон данных и диапазон F5:F19 как Диапазон местоположения .

• Затем нажмите на OK Теперь таблица pivot будет выглядеть следующим образом.

• Также давайте добавим несколько маркеров, чтобы сделать его более привлекательным. Для этого перейдите в раздел Sparkline на ленте (она появится, как только вы выделите ячейку, содержащую sparkline), затем выберите Маркеры из Показать

Это окончательный результат нашей линии искр.

Читать далее: Как составить ежемесячный отчет о продажах в Excel (с простыми шагами)

Шаг 9: Добавление слайсера для фильтрации выходных данных

Выполните следующие простые шаги, чтобы добавить слайсеры в таблицу pivot.

• Сначала выберите таблицу pivot, для которой вы хотите создать слайсеры.
• Затем перейдите к Вставка Вкладка и из Фильтры группу команд, нажмите на кнопку Ломтерезка

• Далее Вставные ломтерезки Появится диалоговое окно со всеми доступными полями Pivot Table. Выберите поля, для которых вы хотите создать срезы. Здесь мы выбрали Имя клиента , Государство и Категория поля для демонстрации.

• После нажатия на OK В верхней части электронной таблицы появятся 3 слайсера.

Читать далее: Как сделать отчет MIS в Excel для отдела продаж (с простыми шагами)

Шаг 10: Подготовка окончательного отчета

Когда все отделенные материалы созданы, давайте, наконец, объединим их все в одну электронную таблицу для создания окончательного отчета.

Теперь, если вы выберите/отмените выбор опции из слайсера, результат будет меняться соответствующим образом в режиме реального времени. Например, давайте выберем Аризона из Государство слайсеров. Он будет сообщать только об этом.

Теперь можно выбрать и несколько. Например, добавление Алабама И вот как вы можете создать отчет, который отображает квартальные продажи по территориям.

Читать далее: Как автоматизировать отчеты Excel с помощью макросов (3 простых способа)

Заключение

Это были все шаги, необходимые для создания отчета, отображающего квартальные продажи по территориям в Excel. Надеюсь, теперь вы сможете легко создать такой отчет самостоятельно. Надеюсь, вы нашли это руководство полезным и информативным. Если у вас есть вопросы или предложения, дайте нам знать в комментариях ниже.

Для получения других руководств, подобных этому, посетите Exceldemy.com .