I den här artikeln kommer jag att skapa en rapport som visar den kvartalsvisa försäljningen Du kan också kalla det en dynamisk och interaktiv Excel-instrumentpanel som uppdateras automatiskt för att återspegla de senaste uppdateringarna av dina data.

Detta är den rapport som du kommer att skapa i slutet av den här artikeln.

Skapa en rapport i Excel som visar den kvartalsvisa försäljningen per område.

Ladda ner övningsboken

Du kan ladda ner arbetsboken som användes för demonstrationen för att prova dessa steg själv när du följer artikeln.

Rapport som visar kvartalsvis försäljning per område.xlsx

Steg-för-steg-förfarande för att skapa en rapport som visar kvartalsförsäljning per område i Excel

För demonstrationen kommer vi att använda följande dataset.

Den innehåller försäljning per datum, som vi ska ordna om kvartalsvis med hjälp av Excels tabell- och pivottabellfunktion.

Steg 1: Konvertera datamängden till en tabell

Om uppgifterna inte är i tabellformat omvandlar du intervallet till en tabell. Excel-tabellen är en av de bästa funktionerna i Excel som gör många uppgifter enklare, t.ex. hänvisning, filtrering, sortering och uppdatering.

• Välj en cell i det intervall som du vill konvertera till tabellen och tryck på Ctrl+T på ditt tangentbord. Eller gå till Infoga och från fliken Tabeller grupp av kommandon, klickar du på Tabell alternativ.

• Som ett resultat av detta har Skapa en tabell dialogrutan visas. Intervallet väljs automatiskt med Min tabell har rubriker kryssrutan markerad. För att skapa en tabell klickar du bara på OK

Som ett resultat av detta omvandlas datasetet till en tabell.

Steg 2: Namnge tabellområdet

Låt oss namnge tabellen i detta skede, vilket kommer att underlätta en del av det senare arbetet.

Du kan ändra namnet på din tabell från Design eller använda fliken Namnruta Vi har namngett vår tabell med Uppgifter .

Läs mer: Hur man gör en månadsrapport i Excel (med snabba steg)

Steg 3: Skapa en pivottabell med givna data

Vi kommer att använda Excels mest använda verktyg för att skapa vår rapport och det är pivottabellen. Följ de här stegen för att skapa en pivottabell med tabellen.

• Välj först en cell i tabellen.
• Gå sedan till Infoga och klicka på fliken PivotTable kommandot från Tabeller grupp.

• I detta ögonblick är det Skapa PivotTable dialogrutan visas. Eftersom vi hade valt en cell i tabellen innan vi klickade på PivotTable kommandot, vårt bordsnamn ( Uppgifter ) visas automatiskt i Bord/intervall fältet i dialogrutan.
• Vi vill skapa pivottabellen i ett nytt arbetsblad, så vi behåller standardalternativet Nytt arbetsblad under rubriken Välj var du vill att PivotTable-rapporten ska placeras. .
• Klicka sedan på OK .

Ett nytt arbetsblad skapas och PivotTable-fält uppgiftsfältet visas automatiskt i arbetsbladet.

Läs mer: Hur man skapar en sammanfattande rapport i Excel (2 enkla metoder)

Steg 4: Förbered en pivottabell per kategori-rapport

Låt oss göra en Försäljningsrapport Kategori Vi ska skapa ett cirkeldiagram. För att skapa rapporten organiserar vi pivottabellens fält på följande sätt.

Titta noga på följande bild: Vi har placerat Försäljning fältet två gånger i Värden området. Därför har man i Kolumner område, ytterligare en Värden fältet visas. I området Rows har vi placerat fältet Kategori fält.

På vänster sida av bilden ser du den utgående pivottabellen för fältinställningarna ovan.

• Nu vill vi ändra försäljningssiffrorna i procentformat. (%) av totalsumman Det gör du genom att högerklicka på en cell i kolumnen.
• Välj sedan Visa värden som från kontextmenyn.
• Därefter klickar du på kommandot % av totalsumman .

Kolumnvärdena kommer alltså att visas i procent av Totalsumma .

Steg 5: Skapa ett cirkeldiagram för kategorirapporten

För att skapa en rapport om uppgifterna kan vi lägga till ett cirkeldiagram. Följ de här stegen för att lägga till ett cirkeldiagram från uppgifterna.

• Välj först en cell i pivottabellen.
• Gå sedan till Infoga och klicka på fliken cirkeldiagram ikonen från den Diagram grupp.
• Därefter väljer du Paj diagram från rullgardinslistan.

Vi kommer att visa cirkeldiagrammet i vårt kalkylblad.

Efter några ändringar kommer diagrammet nu att se ut så här.

Visa kategorinamn och dataetiketter i cirkeldiagrammet

Du kan lägga till dataetiketter genom att följa de här stegen.

• Välj först cirkeldiagrammet.
• Gå sedan till Design och på fliken Layouter för diagram grupp av kommandon, klickar du på Snabb layout .
• Från rullgardinsmenyn väljer du Layout 1 från rullgardinsmenyn.

Alternativt sätt:

Ett annat kreativt sätt att lägga till dataetiketter i diagrammet är att använda funktionen GETPIVOTDATA Vi ska använda funktionen för att hämta data från pivottabellen.

Du ser en pivottabell nedan som skapats från våra data.

Den här pivottabellen visar Summan av försäljningen , Stat , och Kategori klokt.

Vi har placerat den Stat i fältet i Rader området, den Kategori i fältet i Kolumner området, och den Försäljning i fältet i Värden område.

Låt oss nu titta på Excels GETPIVOTDATA funktion.

GETPIVOTDATA syntax: GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], ...)

En pivottabell har bara en data_fält men det kan ha ett antal andra fält.

För ovanstående pivottabell:

• data_fält är den Försäljning fält
• De andra två fälten är Stat och Kategori .

I följande bild ser du att jag har använt en GETPIVOTDATA formel i cell H9:

Denna formel returnerar värdet 950 i cellen H9 .

Hur fungerar denna formel?

• data_fält är argumentet Försäljning Utan tvekan.
• A3 är en cellreferens i pivottabellen. Det kan vara vilken cellreferens som helst i en pivottabell.
• field1, item1 = "State", H7 Du kan översätta det på följande sätt Idaho (värdet av cellen H7 är Idaho ) i den Stat
• field2, item2 = "Kategori", H8 Det kan översättas med Kontorsmaterial (värdet av cell H8 är Kontorsmaterial ) i den Kategori:
• Tvärsnittet av Idaho värden och Kontorsmaterial värden ger oss värdet 950.

Visa etiketterna:

Användning av GETPIVOTDATA visar vi kategorinamnen och försäljningsvärdena (% av totalsumman) i vissa celler (som i följande bild).

För att du ska förstå, låt mig förklara denna formel i cellen D4

• A4&" " En cellreferens skapar sedan ett mellanslag i resultatet.
• Sedan använde vi Excels TEXT Eftersom värde argumentet i den TEXT funktionen har vi lämnat över GETPIVOTDATA funktion och som den format_text argument har vi använt detta format: "0%"
• GETPIVOTDATA del är enkel att förstå. Jag kommer därför inte att förklara hur den GETPIVOTDATA funktionen fungerar här.

Nu ska vi visa dessa uppgifter i diagrammet.

Vi har infört en Textruta från Infoga fliken => Illustrationer grupp av kommandon => Former

Nu infogar vi den Textruta på diagrammet => Sätt ett likhetstecken på Formula Bar och välj sedan cell D4 .

Om jag trycker på Gå in på , den Textruta kommer att visa värdet i cellen D4 .

På samma sätt skapar jag andra Textrutor och hänvisar till de relevanta cellerna.

Observera: När en Textruta skapas, kan du skapa nya Textrutor Så här kan du göra:

• För muspekaren över gränsen för den skapade Textruta och tryck på Ctrl på ditt tangentbord. Ett plustecken visas.
• Dra nu med musen. Du kommer att se en ny Textruta (objekt) skapas, släppa denna nybildade Textruta på den plats som du föredrar.

Så vi är klara med skapandet av ett cirkeldiagram som dynamiskt visar försäljningen per kategori.

Jag ändrar bara namnet på den här pivottabellen till PT_CategorySales .

Läs mer: Hur man gör en daglig försäljningsrapport i Excel (med snabba steg)

Liknande läsningar

• Hur man gör en åldringsrapport för inventarier i Excel (steg för steg-anvisningar)
• Generera PDF-rapporter från Excel-data (4 enkla metoder)
• Hur man förbereder MIS-rapport i Excel (2 lämpliga exempel)
• Gör MIS-rapport i Excel för konton (med snabba steg)

Steg 6: Förbered en pivottabell för kvartalsförsäljning

Ibland kanske du vill se den Försäljning förändringar i olika kvartal under årens lopp.

Vi kommer att skapa en rapport enligt följande bild.

Bilden visar de 15 största amerikanska staterna enligt total försäljning för olika kvartal. Vi har också lagt till sparklines för att visa trenderna för olika kvartal.

Följ de här stegen för att förbereda pivottabellen för kvartalsförsäljning.

• Först och främst väljer du en cell i datatabellen.
• Välj sedan PivotTable från Tabeller gruppen i Infoga fliken.

• Välj sedan var du vill placera pivottabellen och klicka på OK För den här demonstrationen har vi valt ett nytt arbetsblad.

• Gör nu följande: lägg till Beställningsdatum i fältet i Kolumner området, den Stat i fältet i Rader området, och den Försäljning i fältet i Värden

• Om du vill visa kvartalsrapporten nu högerklickar du på en cell i Kolumnetiketter och välj Grupp från kontextmenyn.

• Välj sedan Kvarter under den Genom i avsnittet i Gruppering

• Efter att ha klickat på OK kommer pivottabellen nu att se ut ungefär så här.

Steg 7: Visa de 15 största staterna från försäljningen

Resultatet från föregående steg innehåller en kvartalsrapport om alla stater i datasetet. Om du vill ha alla stater kan du fortsätta med det här steget. Men om du vill ha en mer detaljerad analys där du behöver de bästa staterna finns här några praktiska steg.

• Först högerklickar du på en cell i Stat kolumn(eller Etiketter för rader ).
• Håll sedan musen över Filter från kontextmenyn och välj sedan Topp 10

• Välj sedan 15 i den Visa från alternativet Topp 10 filter (stat)

• När du klickar på OK Om du väljer att göra det, visar pivottabellen nu de 15 största delstaterna enligt försäljningen.

Steg 8: Lägg till sparklines i tabellen

Innan du lägger till Sparklines Jag vill ta bort båda de stora totalerna. Följ dessa steg för en detaljerad guide om hur du gör det.

• Först och främst väljer du en cell i pivottabellen.
• Gå sedan till Design i bandet.
• Välj nu Totalsumma från Layout
• Välj sedan Av för rader och kolumner från rullgardinslistan.

Totalsumma kommer därför att tas bort.

• Om du vill lägga till sparklines markerar du cellen F5 och gå sedan till Infoga i bandet.
• Välj nu Linje från Sparkliner

• I Skapa Sparklines Välj intervallet i rutan B5:E19 som Dataområde och intervallet F5:F19 som Platsutbud .

• Klicka sedan på OK Pivottabellen kommer nu att se ut så här.

• Låt oss också lägga till några markörer för att göra det mer tilltalande. För att göra det går du till Sparkline i bandet (den visas när du väljer en cell som innehåller sparkline) och välj sedan Markörer från Visa

Det här är det slutliga resultatet av vår sparkline.

Läs mer: Hur man gör månatliga försäljningsrapporter i Excel (med enkla steg)

Steg 9: Lägg till Slicer för att filtrera utdata

Följ de här enkla stegen för att lägga till skivspelare i pivottabellen.

• Välj först den pivottabell som du vill skapa skivorna för.
• Gå sedan till Infoga och från fliken Filter grupp av kommandon, klickar du på Skivare

• Därefter ska Skärare för insättning dialogrutan visas med alla tillgängliga fält i pivottabellen. Välj de fält som du vill skapa skivorna för. Här har vi valt fältet Kundnamn , Stat , och Kategori fält för demonstrationen.

• Efter att ha klickat på OK visas 3 skivor överst på kalkylbladet.

Läs mer: Hur man gör MIS-rapport i Excel för försäljning (med enkla steg)

Steg 10: Utarbeta slutrapport

När vi har skapat alla de fristående sakerna kan vi äntligen kombinera dem i ett enda kalkylblad för att skapa en slutrapport.

Om du nu väljer/avmarkerar ett alternativ i skivan kommer resultatet att ändras i realtid. Till exempel, låt oss välja Arizona från Stat Den kommer bara att rapportera detta.

Nu kan du också välja flera. Till exempel kan du lägga till Alabama med den kommer att se ut så här. Så här kan du skapa en rapport som visar kvartalsförsäljningen per område.

Läs mer: Hur man automatiserar Excel-rapporter med hjälp av makron (3 enkla sätt)

Slutsats

Detta var alla steg som krävdes för att skapa en rapport som visar kvartalsförsäljning per område i Excel. Förhoppningsvis kan du göra en sådan rapport på egen hand med lätthet nu. Jag hoppas att du fann den här guiden användbar och informativ. Om du har några frågor eller förslag kan du höra av dig till oss i kommentarerna nedan.

För fler guider av det här slaget, besök Exceldemy.com .