สารบัญ
โพสต์นี้จะเป็นประโยชน์ถ้าคุณกำลังมองหาวิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้าง ป้ายกำกับ ใน Word จากรายการ Excel ฉลากคือชิ้นส่วนข้อมูลเล็กๆ ที่ทำจากกระดาษ ผ้า พลาสติก หรือสารที่คล้ายกันซึ่งติดอยู่กับสิ่งของ ที่นี่ เราจะแนะนำขั้นตอนที่ง่ายและสะดวกสองสามขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีสร้างป้ายชื่อใน Word จากรายการ Excel
ดาวน์โหลดไฟล์แบบฝึกหัด
คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงาน Excel และเอกสาร Word ต่อไปนี้ เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้นและฝึกฝนตนเอง
รายชื่อผู้รับจดหมาย.xlsx ป้ายกำกับการส่งจดหมาย.docxป้ายกำกับคืออะไร?
ป้ายกำกับคือสิ่งที่ใช้เพื่อระบุลักษณะบุคคลหรือบางสิ่ง ฉลากอาจเป็นชิ้นส่วนของผ้าที่เย็บเข้ากับปกเสื้อและมีข้อมูลเกี่ยวกับขนาด วัสดุ และสถานที่ผลิต
ฉลากมีความสำคัญเนื่องจากช่วยให้ลูกค้าสามารถแยกแยะผลิตภัณฑ์จากผู้อื่นได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อวางถัดจากทางเลือกอื่นที่เหมือนกัน
อย่างไรก็ตาม ป้ายจ่าหน้าไปรษณีย์จะช่วยเร่งการส่งพัสดุไปยังผู้รับที่ต้องการ นอกจากนี้ยังช่วยลดต้นทุนสำหรับธุรกิจ เพิ่มผลผลิต และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
6 ขั้นตอนในการสร้างป้ายชื่อใน Word จากรายการ Excel
เรามีตัวเลือกในการสร้างป้ายชื่อใน Microsoft Excel และดู ก่อนการพิมพ์ อันที่จริง เราสามารถใช้ Microsoft Word และ Microsoft Excel ร่วมกันได้เพื่อทำฉลาก หากต้องการสร้างป้ายกำกับใน Word จากรายการ Excel เครื่องมือจดหมายเวียนของ Microsoft Word จะทำงานร่วมกับ Microsoft Excel
แม้ว่าจะใช้เวลาสักระยะ แต่กระบวนการทั้งหมดก็ง่ายมาก ดังนั้น เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับขั้นตอนนี้ใน 6 ขั้นตอนเพื่อให้คุณเข้าใจได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 01: เตรียมรายชื่อผู้รับจดหมายและกำหนดชื่อตาราง
สมมติว่าเราต้องการ สร้างป้ายกำกับการส่งจดหมาย สำหรับบางบริษัท
- ก่อนอื่น เราได้สร้าง รายชื่อผู้รับจดหมาย ที่มี ชื่อบริษัท , ที่อยู่ , เมือง , รัฐ และ รหัสไปรษณีย์ .
ก่อนจะไปต่อ ตรวจสอบว่ารายชื่ออีเมลของคุณมีข้อผิดพลาดในช่องใดๆ หรือปัญหาอื่นๆ หรือไม่
ตอนนี้ เราได้กำหนดชื่อสำหรับช่วงของเซลล์ที่ใช้สร้างป้ายกำกับ
- เลือกเซลล์ในช่วง B4:F14 ไปที่แท็บ สูตร > กำหนดชื่อ จากเมนูแบบเลื่อนลง > กำหนดชื่อ ตัวเลือก
- วิซาร์ด ชื่อใหม่ จะเปิดขึ้นทันที จด Mailing_List ในช่อง ชื่อ แล้วคลิก ตกลง .
หมายเหตุ: ขณะพิมพ์ชื่อ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีช่องว่างระหว่างคำสองคำ หากต้องการแยกความแตกต่างของคำให้ใช้เครื่องหมายขีดล่าง ( _ )
อ่านเพิ่มเติม: วิธีแปลง Excel เป็น Word Labels (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 02: สร้างป้ายกำกับ ใน Microsoft Word
ในระยะนี้ เราจะสร้างป้ายกำกับในเอกสาร Word เพื่อป้อนค่าจากสเปรดชีต Excel ของเรา มาดูการดำเนินการของเรากัน
- ก่อนอื่น ไปที่แท็บ การส่งจดหมาย > เลือก เริ่มจดหมายเวียน > ป้ายชื่อ ในดรอปดาวน์
- กล่องโต้ตอบชื่อ ตัวเลือกฉลาก จะปรากฏขึ้น จากกล่องโต้ตอบ ให้เลือกตัวเลือกดังภาพด้านล่าง
หมายเหตุ: บน ด้านขวาเหนือปุ่ม ตกลง คุณจะเห็น ข้อมูลฉลาก นอกจากนี้ คุณยังสามารถดูฉลากแบบละเอียดได้จากตัวเลือก รายละเอียด
- จากนั้นไปที่ ออกแบบแท็บ > เลือก บอร์ดเดอร์ > ตาราง > คลิก ตกลง .
- นี่จะแสดงเค้าโครงป้ายกำกับด้านล่าง
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างป้ายกำกับโดยไม่ใช้ Word ใน Excel (คำแนะนำทีละขั้นตอน)
ขั้นตอนที่ 03: นำเข้ารายการ Excel ไปยัง Word
ตอนนี้เราจะป้อนข้อมูลจากแผ่นงาน Excel ของเราลงในตารางด้านบน ในการทำเช่นนี้ เราต้องนำเข้าข้อมูล Excel เข้าสู่เอกสาร Word ของเรา ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel
- อีกครั้ง ไปที่แท็บ การส่งจดหมาย > เลือก เลือกผู้รับ > ใช้รายการที่มีอยู่ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ที่นี่ สักครู่ หน้าต่าง เลือกแหล่งข้อมูล จะเปิดขึ้น เลือกไฟล์ Excel แล้วคลิก เปิด .
- ตอนนี้ จากวิซาร์ด เลือกตาราง เลือกตารางที่เรากำหนดชื่อ Mailing_List และคลิกที่ ตกลง .
- สุดท้าย คำสั่งก่อนหน้าจะแสดงตารางที่คล้ายกับด้านล่าง . เอกสาร Word และแผ่นงาน Excel เชื่อมต่อกันแล้ว
ขั้นตอนที่ 04: แทรกฟิลด์ลงในป้ายกำกับ
โดยการจับคู่ฟิลด์ในแต่ละป้ายกำกับ เรา จะจัดสรรข้อมูลของแต่ละบริษัทให้กับแต่ละป้ายกำกับในระยะนี้
- สำหรับอีกครั้ง ให้ไปที่แท็บ การส่งจดหมาย และเลือก ช่องที่อยู่ ทันใดนั้น กล่องโต้ตอบ แทรกบล็อกที่อยู่ จะเปิดขึ้น จากนั้น คลิกที่ปุ่ม จับคู่ฟิลด์
- ในกล่องโต้ตอบ จับคู่ฟิลด์ คุณจะ จะเห็นว่าส่วนหัวคอลัมน์ของตาราง Excel ของเราจับคู่กับฟิลด์โดยอัตโนมัติ หากไม่มี ให้จับคู่ด้วยตนเองโดยป้อนรายการดรอปดาวน์ คลิกที่ ตกลง .
- ซึ่งจะนำเรากลับไปที่กล่องโต้ตอบ แทรกบล็อกที่อยู่ เราสามารถเห็นป้ายกำกับของเรา แสดงตัวอย่าง ทางด้านขวา จากนั้น คลิก ตกลง .
- ตอนนี้ เราจะเห็นว่า Address Block ถูกป้อนใน ป้ายชื่อแรก เลือกตัวเลือก อัปเดตป้ายกำกับ จากแท็บ การส่งจดหมาย
- ด้วยคำสั่งนี้ ข้อมูลทั้งหมดของเรา ป้ายกำกับได้รับการอัปเดตด้วย Address Block .
ขั้นตอนที่ 05: เสร็จสิ้นการผสานเพื่อสร้างป้ายกำกับในWord จากรายการ Excel
ในขั้นตอนนี้ เราจะเสร็จสิ้นการผสาน
- ไปที่แท็บ การส่งจดหมาย >> เสร็จสิ้น กลุ่ม >> เสร็จสิ้น & รวม เมนูแบบเลื่อนลง >> แก้ไขเอกสารแต่ละรายการ ตัวเลือก
- จากนั้น ผสาน ตัวช่วยสร้าง to New Document จะเปิดขึ้น เลือก ทั้งหมด และคลิก ตกลง .
- ฉลากทั้งหมดของเราพร้อมสำหรับการพิมพ์
อ่านเพิ่มเติม: วิธีผสานป้ายจดหมายจาก Excel ไปยัง Word (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 06: บันทึกเอกสารเป็น PDF
ตอนนี้ เราจะบันทึกไฟล์เอกสารเป็น PDF เนื่องจากการเก็บรักษา การพิมพ์ การแชร์รูปแบบ PDF มีประสิทธิภาพมากกว่า
- ไปที่แท็บ ไฟล์
- เลือก บันทึกเป็น > พีซีเครื่องนี้ .
- ตอนนี้ ให้ ชื่อที่เหมาะสมกับไฟล์ เช่น เราเขียน Mailing Labels ในช่อง Name เลือก PDF (*.pdf) จากรายการแบบเลื่อนลง และคลิก บันทึก
- ตอนนี้เอกสารของเราบันทึกเป็น PDF แล้ว
มีเทมเพลตป้ายกำกับใน Word หรือไม่
Microsoft Word มาพร้อมกับเทมเพลตฉลากฟรีมากมายที่คุณสามารถใช้ได้
- เพียงเปิด Word จากนั้นคลิกที่ เทมเพลตเพิ่มเติม .
- ค้นหาคำว่า ป้ายชื่อ .
- ในผลลัพธ์ คุณจะเห็นเทมเพลตต่างๆ ที่คุณสามารถทำได้ง่ายๆใช้สร้างป้ายกำกับ
ทำไมไฟล์ Excel ถึงไม่ถูกนำเข้าไปยัง Word
บางครั้งไฟล์สเปรดชีตของเรามีปัญหาในการเชื่อมต่อกับเอกสาร Word สำหรับสิ่งนี้ เราต้องอนุญาตรูปแบบไฟล์ทุกประเภทในเอกสาร Word ของเรา ในการดำเนินการนี้ เราต้องยืนยันตัวเลือก ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์ ของแอป Word
- ไปที่แท็บ ไฟล์ > เลือก เพิ่มเติม > ตัวเลือก .
- ตอนนี้ ตัวเลือกคำ หน้าต่างจะเปิดขึ้น เข้าถึงแท็บ ขั้นสูง ในส่วน ทั่วไป ให้เลื่อนลงและทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด และคลิกที่ ตกลง
สรุป
ขอขอบคุณที่อ่านบทความนี้ เราหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ โปรดแจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นหากคุณมีข้อสงสัยหรือข้อเสนอแนะ โปรดเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเรา Exceldemy เพื่อสำรวจเพิ่มเติม
