ไม่รู้ วิธีสร้างฐานข้อมูลอย่างง่ายใน Excel ? ในบทความนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใน Excel ได้อย่างไรใน 7 ขั้นตอนง่ายๆ

คุณพบว่า MS Access เป็นเครื่องมือที่ซับซ้อนเพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลหรือไม่ ดังนั้น Excel จึงเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการทำเช่นนั้น

มาเรียนรู้เทคนิคกัน

ดาวน์โหลดสมุดงานแบบฝึกหัด

ดาวน์โหลดสมุดงานแบบฝึกหัดต่อไปนี้ จะช่วยให้คุณเข้าใจหัวข้อได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

8 ขั้นตอนในการสร้างฐานข้อมูลใน Excel

หากคุณออกแบบเวิร์กบุ๊ก Excel อย่างถูกต้อง คุณจะใช้เป็นฐานข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ประเด็นหลักคือคุณต้องออกแบบสมุดงานของคุณให้ถูกต้อง คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลได้หลายวิธี คุณสามารถกรองฐานข้อมูลเพื่อดูเฉพาะข้อมูลที่ตรงกับเกณฑ์เฉพาะบางอย่าง

ดังนั้นในโพสต์นี้ เราจะนำตัวอย่างและสาธิตขั้นตอนที่คุณจะสามารถสร้างฐานข้อมูลแบบ Excel .

ขั้นตอนที่ 1: ป้อนข้อมูล

คอลัมน์ในฐานข้อมูลเรียกว่าฟิลด์ คุณสามารถเพิ่มได้มากเท่าที่จำเป็น

ดังนั้น ฟิลด์ในฐานข้อมูลนี้คือ StdID , StdName , State , Age และ แผนก .

ตอนนี้คุณสามารถป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ทุกอินพุตใหม่จะถูกเพิ่มในแถวแรกที่ว่างหลังฟิลด์

เราทำบางส่วนแล้ว ให้เราแสดงวิธีป้อนรายการอื่น

สมมติว่านี่คือข้อมูลที่ต้องป้อนเข้าไปฐานข้อมูล:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

รัฐ: Florida,

อายุของนักเรียน: 23,

แผนก: ME

ดังนั้น คุณเห็นว่าการป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูล Excel นั้นค่อนข้างธรรมดา

ขั้นตอนที่ 2: อย่าปล่อยให้แถวว่าง

• เมื่อคุณป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูล คุณจะไม่สามารถเว้นแถวไว้ได้ ว่างเปล่า

พูดว่าหลังจากแถวสุดท้าย ฉันใส่ข้อมูลบางส่วนในแถวที่ 2 จากนั้น:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

รัฐ Florida,

นักเรียนอายุ 23 ปี

แผนก ME,

นี่คือรายละเอียดที่ชัดเจนของฐานข้อมูลนี้ แม้ว่าบางเซลล์ในแถวอาจว่างเปล่า สมมติว่าสิ่งนี้ถูกกฎหมาย

• ในบรรทัดเดียวกัน กฎอีกข้อคือจะไม่มีคอลัมน์ว่างในฐานข้อมูล

จะเกิดอะไรขึ้นทันทีที่ Excel พบแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างเปล่าทั้งหมด นั่นคือไม่สามารถรวมแถวหรือคอลัมน์นั้นในฐานข้อมูลได้ สำหรับ Excel ฐานข้อมูลนี้แบ่งออกเป็นสองส่วน ซึ่งเป็นชุดข้อมูลใหม่ทั้งหมดและไม่เชื่อมต่อกัน ไม่ว่าคุณวางแผนที่จะดำเนินการฟังก์ชันใด จะไม่ดำเนินการกับข้อมูลของคุณในส่วนข้อมูลที่ขาดการเชื่อมต่อนี้ ตัวอย่างเช่น บางสิ่งง่ายๆ อย่างการกรองจะไม่ประสบความสำเร็จ ดังที่คุณบอกได้จากประสบการณ์

ขั้นตอนที่ 3: สำรวจข้อกำหนดที่จำเป็นสองข้อ

สิ่งต่อไปคุณต้องทราบคือแต่ละแถวในฐานข้อมูลเรียกว่า ระเบียน

แถวทั้งหมดคือ ระเบียน เราได้ทำเครื่องหมายบางส่วนที่นี่เพื่อความชัดเจน

นอกจากนี้ คอลัมน์เหล่านี้ทั้งหมดคือ ฟิลด์ ส่วนหัวของคอลัมน์เรียกว่า ชื่อฟิลด์

ดังนั้น StdID , StdName , สถานะ อายุ และ แผนก เป็นห้า ชื่อฟิลด์ ของฐานข้อมูลนี้

ขั้นตอนที่ 4: สร้าง Excel ตาราง

ในการสร้างตาราง ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

• ขั้นแรก ไปที่แท็บ แทรก และคลิกที่ ตาราง คำสั่ง

• ถัดไป หน้าต่างชื่อ สร้างตาราง จะปรากฏขึ้น ตอนนี้ เลือกช่วงเซลล์ เช่น $B$4:$F$10 โดยการลากเคอร์เซอร์ง่ายๆ
• อย่าลืมทำเครื่องหมายที่ช่องก่อนหน้า ตารางของฉันมีส่วนหัว ตัวเลือก

ตารางจะถูกสร้างขึ้นทันที Tada!!!

นอกจากนี้ คุณสามารถกรองข้อมูลโดยใช้ลูกศรแบบเลื่อนลงที่ปรากฏที่ส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์

ขั้นตอนที่ 5: ใช้ เครื่องมือฐานข้อมูล

เครื่องมือฐานข้อมูลมีประโยชน์ในการวิเคราะห์และตีความข้อมูลของคุณ คุณสามารถและควรเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ เครื่องมือฐานข้อมูล

ขั้นตอนที่ 6: ขยายฐานข้อมูล

เมื่อทุกอย่างพร้อมใช้งานแล้ว คุณสามารถเริ่มเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติมและ บันทึก (คุณเห็นสิ่งที่เราทำที่นั่น) ไปยังฐานข้อมูลของคุณ มีพื้นฐานเหมือนกับ ขั้นตอนที่ 1 .

ขั้นตอนที่ 7:เสร็จสิ้นการจัดรูปแบบฐานข้อมูล

ขั้นตอนสุดท้ายและขั้นตอนสุดท้ายคือการจัดรูปแบบคอลัมน์ฐานข้อมูล มีเครื่องมือมากมายในการจัดรูปแบบเซลล์ในฐานข้อมูล คุณสามารถทำงานกับ ลักษณะเซลล์ คุณสามารถใช้ลักษณะภายใต้รายการดรอปดาวน์ “ จัดรูปแบบเป็นตาราง ” และคุณสามารถทำงานกับคำสั่งใน จัดรูปแบบเซลล์ กล่องโต้ตอบ คุณสามารถใช้ กำหนดเอง รูปแบบตัวเลข เทคนิคทั้งหมดนี้อธิบายไว้ในการบรรยายครั้งก่อนของเรา

ได้เลย! คุณสร้างฐานข้อมูลของคุณเองใน Excel (จนกว่าคุณจะเชี่ยวชาญ Access หรือพื้นที่และตัวประมวลผลของ Excel หมด)

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฐานข้อมูลพนักงานใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)

วิธีสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel

บางครั้ง เราจำเป็นต้องค้นหาข้อมูลที่คาดหวังจากแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ ด้วยเหตุผลดังกล่าว เราอาจต้องการฐานข้อมูลที่สามารถค้นหาได้จากที่ซึ่งเราสามารถรับข้อมูลของเราได้อย่างง่ายดาย หากต้องการ สร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ คุณต้องทำตามขั้นตอนง่ายๆ

📌 ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น เลือกเซลล์ F5 และจดสูตร

รายละเอียดของสูตร:

ฟังก์ชัน SEARCH → โดยทั่วไป มันจะค้นหาค่าบางอย่างที่คุณต้องการ

ฟังก์ชัน ISNUMBER → เป็นฟังก์ชันตรรกะที่คืนค่า TRUE ถ้าผลลัพธ์ของ ค้นหา ฟังก์ชันเป็นตัวเลข มิฉะนั้น จะส่งคืน เท็จ .

ฟังก์ชันตัวกรอง → โดยทั่วไป จะกรองค่าเอาต์พุตตามเกณฑ์ที่คุณต้องการ

• กด ENTER และใช้เครื่องมือ Fill Handle
• จากนั้น ผลลัพธ์ของคุณจะแสดงตามภาพด้านล่าง<16

• หลังจากนั้น เลือกเซลล์ C4 และไปที่แท็บ ข้อมูล >> เครื่องมือข้อมูล >> การตรวจสอบข้อมูล .

• กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นชื่อ ข้อมูล การตรวจสอบ . เลือก การตั้งค่า >> จากนั้นเลือก รายการ ในส่วน อนุญาต >> ป้อนเซลล์ กรอง ของคุณในช่อง แหล่งที่มา ดังนั้น ใส่สูตรต่อไปนี้ในช่อง แหล่งที่มา

• ไปที่ตัวเลือก Error Alert

• ใน Error Alert ให้ยกเลิกการเลือกช่อง ชื่อ แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง .
• กด ตกลง .

• ในที่สุด ค้นหาได้ ฐานข้อมูล ก็พร้อมสำหรับคุณแล้ว! ตอนนี้ ถ้าคุณพิมพ์ “P” ในเซลล์ B4 คุณจะเห็นชื่อเต็มของพนักงาน “Peter” โดยอัตโนมัติ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ฟังก์ชันฐานข้อมูลใน Excel (พร้อมตัวอย่าง)

วิธีสร้างฐานข้อมูลใน Excel ที่อัปเดตโดยอัตโนมัติ

ข้อมูลที่เราป้อนในฐานข้อมูลจำเป็นต้องได้รับการอัปเดต โดยอัตโนมัติ . สำหรับสิ่งเหล่านี้ เราจะสร้าง PivotTable สำหรับ ชุดข้อมูลต้นฉบับ หลังจากเปิดใช้งานคุณลักษณะ รีเฟรช เราสามารถอัปเดตข้อมูลที่ป้อนใหม่ใน PivotTable ที่เราสร้างขึ้นก่อนหน้านี้โดยอัตโนมัติ ทำตามขั้นตอน

📌 ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น เลือกข้อมูลทั้งหมดจากเซลล์ ไปที่แท็บ แทรก >> เลือก PivotTable >> จากตาราง/ช่วง .

• A PivotTable จะถูกสร้างขึ้น จากที่นั่น คุณสามารถเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการใช้เพื่ออัปเดต

• สุดท้าย คลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้ จากนั้นเลือกปุ่ม รีเฟรช คำสั่ง และ PivotTable จะอัปเดตข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติหากคุณเปลี่ยนแปลงในเวิร์กชีตหลักของคุณ

นอกจากนี้ คุณอาจสำรวจ 5 วิธีอื่นๆ ในการอัปเดต PivotTable

อ่านเพิ่มเติม: วิธีรักษาฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel

วิธีสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel

A ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ส่วนใหญ่จะระบุความสัมพันธ์ระหว่างเวิร์กชีตต่างๆ ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ช่วยให้เราค้นหาและดึงข้อมูลบางอย่างออกมาได้อย่างรวดเร็ว สามารถแสดงค่าข้อมูลเดียวกันได้หลายวิธี

สมมติว่าเรามีฐานข้อมูลสองฐานข้อมูล ได้แก่ Database1 และ Database2 Database1 มี Employee names พร้อมด้วย Salary ในขณะที่ Database2 ประกอบด้วยของ พนักงาน ชื่อที่มี การแต่งตั้ง ตอนนี้ เราต้องการ สร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ระหว่างสองฐานข้อมูลตามฟิลด์ พนักงาน โปรดทำตามขั้นตอนด้านล่าง

📌 ขั้นตอน:

• เริ่มแรก เลือกช่วงทั้งหมดจาก Dataset2 .

• จากนั้น ไปที่แท็บ แทรก >> PivotTable > ;> จากตาราง/ช่วง .

• หลังจากนั้น ไปที่แผ่นงานอื่นชื่อ ชุดข้อมูล1 และสร้างตารางที่เราคุยกันก่อนหน้านี้

หมายเหตุ : คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัด CTRL + T สำหรับสร้างตาราง

• จากนั้น PivotTable จะปรากฏขึ้น และคุณต้องเลือก เขตข้อมูลที่คุณต้องการสร้างความสัมพันธ์ด้วย ตัวอย่างเช่น ที่นี่ เราเลือกคอลัมน์ การแต่งตั้ง และ เงินเดือน จากเวิร์กชีตสองชุดที่ต่างกัน

• หลังจากเลือกข้อมูลแล้ว ให้คลิกตัวเลือก สร้าง ภายใต้ ทั้งหมด ในกล่องโต้ตอบ ฟิลด์ PivotTable

• ในที่สุด ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ของเราจะถูกสร้างขึ้น ดังที่คุณเห็นในภาพด้านล่าง

อ่านเพิ่มเติม: ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับแนวคิดระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (RDBMS)!

ส่วนการปฏิบัติ

เราได้จัดทำส่วนการปฏิบัติไว้ในแต่ละชีตบน ด้านขวาสำหรับการปฏิบัติของคุณ กรุณาดำเนินการโดยด้วยตัวคุณเอง

บทสรุป

นั่นคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับเซสชันของวันนี้ และนี่คือขั้นตอนง่ายๆ ในการสร้างฐานข้อมูลใน Excel โปรดแจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นหากคุณมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้น โปรดดาวน์โหลดแบบฝึกหัด เยี่ยมชมเว็บไซต์ของเรา ExcelWIKI ซึ่งเป็นผู้ให้บริการโซลูชัน Excel แบบครบวงจร เพื่อค้นหาวิธีการต่างๆ ของ Excel ขอขอบคุณที่อดทนรออ่านบทความนี้