Sa isang regular na araw, kailangang pamahalaan ng isang project manager ang maraming proyekto nang sabay-sabay. Ang pagsubaybay sa mga proyektong iyon ay maaaring nakakapagod kung hindi maayos ang mga ito. Malaki rin ang maitutulong ng pagkakaroon ng summary view na dynamic. Upang malutas ang isyu kung paano namin masusubaybayan ang maraming proyekto sa Excel nang sabay-sabay, nagbigay kami ng template ng Excel na may mga paliwanag kung saan maaari mong sanayin at baguhin ang sheet ayon sa iyong kalooban na subaybayan ang iyong maramihang mga proyekto sa Excel.

I-download ang Template

I-download ang template na ito sa ibaba.

Subaybayan ang Maramihang Mga Proyekto.xlsx

Bakit Namin Kailangan ng Project Tracker?

Ang pangunahing pangangailangan ng paggamit ng Project Tracker ay nagmumula sa kawalan ng kahusayan at hindi proporsyon ng pamamahagi ng mapagkukunan. Makakatulong sa amin ang tagasubaybay ng proyekto na makamit ang higit pa sa mas kaunting mga mapagkukunan. Ang mga pangunahing dahilan ay nakasaad sa ibaba.

• Overflow of Task
• Distribution of Resources
• No Fixed Priority List

Advantages of Project Tracker

Bagaman medyo tumatagal ng kaunting oras ang pamamahala sa mismong project tracker, ang output ay sulit sa pagsusumikap.

Ang mga bentahe ng Multiple Projects tracker ay medyo:

• Nagbibigay ng pangkalahatang-ideya ng data nang hindi nakakapasok sa napakaraming detalye.
• Maaaring ulitin ang proseso nang walang anumang abala.
• Paggamit ng mapagkukunan na mahusay.
• May kakayahang ng pagtalon mula sa isang gawain patungo sa isa pa.

Mga Hakbang para sa Paglikha ng Template upang Subaybayan ang Maramihan chart.

Pagkatapos magdagdag ng drop-down na menu mula sa tab na Developer . Idinaragdag namin ang pangalan ng manager sa dropdown na menu.

• Pagkatapos idagdag ang mga pangalan, ilalagay namin ang formula sa cell D15 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32)

• Pagkatapos ay ipinasok namin ang sumusunod na formula sa cell D16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

• Ilagay ang sumusunod formula sa cell D17 :

=D15-D16

• Susunod na piliin ang cell D18 at ilagay ang sumusunod na formula:

=D16/D15

• Ipasok ang sumusunod formula sa cell D19 :

=1-D18

• Maaari kang lumipat sa pagitan ng mga manager sa drop-down na menu at makitang dynamic na nagbabago ang performance ng mga ito sa talahanayan.
• Sa susunod ay gagamit ng isa pang donut chart sa worksheet, sa pamamagitan ng insert na tab.
• Pagkatapos ay i-link namin ang value kasama ng chart, sa pamamagitan ng pag-right click sa mouse at pag-click sa Piliin ang Data .
• Pagkatapos sa bagong window, mag-click sa Add .
• Pagkatapos ay ilagay ang hanay ng cell $D$16:$D$17 sa Se ries values .
• I-click ang OK pagkatapos nito.

• Pagkatapos ay mag-click sa icon na I-edit sa kanang bahagi ng window.

• Susunod na ilagay ang hanay ng mga cell $B$16:$C$17 upang tukuyin ang mga pangalan ng hanay.
• Ngayon habang binabago namin ang pangalan ng manager , ang donut chart ay magkakaroon dinbaguhin nang naaayon.

• Ngayon, handa na ang aming dashboard na subaybayan ang maraming proyekto sa Excel sa isang lugar.

Sana ay matulungan ka ng template na ito na subaybayan at pamahalaan ang maraming proyekto sa Excel nang mahusay.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano  Subaybayan ang Pag-unlad ng Proyekto sa Excel (I-download Libreng Template)

Konklusyon

Sa kabuuan, ang tanong na "Paano Subaybayan ang Maramihang Mga Proyekto sa Excel" ay sinasagot dito sa pamamagitan ng pagbibigay ng sample na template ng Excel. Gumamit kami ng Gantt chart para sa mga layunin ng pagsubaybay at pagkatapos ay nagdagdag ng string ng mga chart upang gawing mas madali ang pamamahala sa maraming proyekto.

Para sa problemang ito, may naka-attach na sample na workbook kung saan ka maaaring magsanay ng maramihang pagsubaybay sa proyekto.

Huwag mag-atubiling magtanong o puna sa pamamagitan ng seksyon ng komento. Ang anumang mungkahi para sa pagpapabuti ng komunidad ng Exceldemy ay lubos na mapapahalagahan

Magdaragdag kami ng sample na worksheet dito, para sa layunin ng maramihang pagsubaybay sa mga proyekto sa isang template ng Excel. Upang masubaybayan ang maraming proyekto sa Excel, kailangan naming gumawa ng maraming sheet na may iba't ibang uri ng mga chart na magbibigay sa amin ng buod at pangkalahatang-ideya ng buong proyekto.

Hakbang 1: Kolektahin ang Data mula sa Maramihang Mga Proyekto

Ang pinakamahalagang hakbang bago gawin ang template ng Excel para sa pagsubaybay sa proyektong ito, kailangan nating gumawa ng listahan ng mga gawain at ipamahagi ang mga ito sa magkakahiwalay na proyekto,. Maaari rin naming tukuyin ang mga ito bilang impormasyon ng proyekto.

• Una, ayusin ang data, na nangangahulugan na hatiin ang iyong proyekto sa mas maliliit na gawain, pagkatapos ay iiskedyul ang mga ito sa mga petsa ng pagsisimula at mga takdang petsa.
• Gayundin , magtalaga ng manager na magiging responsable para sa gawain.
• Markahan ang kanilang pag-unlad. At tandaan ito sa sheet.

• Susunod, gumawa ng bagong worksheet at mula sa worksheet na iyon, i-link ang lahat ng data mula sa tab na datasheet.
• Pagkatapos ay magdaragdag kami ng column ng mga araw na ginugol upang kalkulahin ang bilang ng mga araw na nakumpleto ang bawat gawain .
• Upang gawin ito, ilagay ang sumusunod na formula sa cell G3 .

• At pagkatapos ay i-drag ang icon na Fill Handle sa cell G32 .
• Ngayon ang hanay ng mga cell G3 hanggang G32 ay napuno na ngayon ng mga pagkakaiba sa pagitan ng Petsa ng Pagsisimula at ang Takdang Petsa ng bawat isagawain.

• Ngayon ang hanay ng mga cell G3 hanggang G32 ay napuno na ngayon ng mga pagkakaiba sa pagitan ang Petsa ng Pagsisimula at ang Takdang Petsa ng bawat gawain.

• Susunod, idaragdag namin kung paano maraming araw na ginugol sa bawat gawain hanggang ngayon, upang gawin ito. ilagay ang sumusunod na formula sa cell L3 :

=G3*F3

• I-drag ang Fill Handle sa cell L32 , pagkatapos ay mapapansin mo na ang hanay ng cell L3:L32 ay puno na ngayon ng mga araw na ginugol sa bawat gawain.

Hakbang 2: Maghanda ng Gantt Chart

Upang makakuha ng malinaw na pangkalahatang-ideya ng timeline ng proyekto, maaaring lumikha ang user ng Gantt chart ng mga gawaing ibinahagi sa maraming proyekto. Gagamitin namin ang IF at Date function sa hakbang na ito.

• Ngayon ay maghahanda kami ng Gantt na chart gamit ang impormasyong ito .
• Para dito, gagamitin namin ang conditional formatting, at bago ito, kailangan naming gumawa ng timeline para sa lahat ng gawaing tapos na.
• Para dito, itinakda namin ang unang petsa para sa aming timeline. at pagkatapos ay itakda ang huling petsa ng timeline. Sa kasong ito, Ito ay 3 Pebrero 2020 at ang huling takdang petsa ay 27 Abril 2021 .
• Dahil kailangan naming magtakda ng timeline para sa bawat araw, itinakda namin ang formula sa ibaba:

Pagkatapos ay i-drag ang Fill Handle nang pahalang hanggang 27 Abril 2021 .

• Susunod na format ang mga cell kung saan ipapakita ang teksto nang patayoupang tingnan ang higit pang mga row sa mas kaunting espasyo.

• Pagkatapos nito, mapapansin mo na ang lahat ng mga header ay iniikot na ngayon nang pakaliwa sa direksyong pakanan.

• Pagkatapos ay piliin ang cell J3 at ilagay ang sumusunod na formula:

• Pagkatapos ay i-drag ang Fill Handle nang pahalang.
• Ang paggawa nito ay mamarkahan ang “ X ” kung saan ginawa ang gawain.

Ulitin ang parehong proseso para sa iba pang mga cell, halimbawa. piliin ang cell J4 , at pagkatapos ay ang sumusunod na formula.

At i-drag ang icon na Fill Handle papunta sa pahalang na dulo.

• Ang pag-uulit ng formula para sa lahat ng row ay mamarkahan ang lahat ng timeline ng gawain.

• Susunod, kami gagamit ng conditional formatting para gumawa ng Gantt chart mula sa mga nagmamarka.
• Upang gawin ito, mag-click muna sa Conditional Formatting mula sa Home tab.
• Pagkatapos ay mag-click sa Mga Bagong Panuntunan .

• Susunod, sa bagong window, piliin ang I-format lamang ang mga cell na naglalaman ng mga opsyon mula sa kahon na Pumili ng Uri ng Panuntunan .
• Samakatuwid, sa I-format lamang ang mga cell na may dropdown na menu, piliin Tiyak na Teksto sa unang dropdown box at piliin ang Naglalaman ng sa pangalawang dropdown box.
• Sa ikatlong kahon, kailangan naming tukuyin ang aming mark letter. Naglagay kami ng x, bilang gusto naming markahan ang timeline ng gawain ng x.
• Pagkatapos ay mag-click sa Format .

• Susunod, sa bagong window ng format, pumunta sa tab na Punan at pagkatapos mag-click sa Fill Effects .

• Pagkatapos sa Fill Effects na window, piliin ang Dalawang kulay .
• Pagkatapos nito, piliin ang gusto mong kulay, pipiliin namin ang Itim at Puti bilang Kulay 2 at Kulay 1 .
• Pagkatapos sa Shading Styles, piliin ang Horizontal .
• Susunod, mga invariant, piliin ang gusto mong mga variant. Pinipili namin ang gitnang guhit.
• Magkakaroon ng sample na window na magpapakita kung ano ang magiging hitsura ng pag-format sa worksheet.
• I-click ang OK pagkatapos nito.

• Pagkatapos sa tab na Font , piliin ang gusto mong kulay. Pinipili namin ang Itim upang ihalo ang titik x sa itim na background.
• I-click ang OK pagkatapos nito.

• Pagkatapos i-click ang OK, babalik tayo sa window ng Edit Formatting Rule , sa window na iyon. I-click ang OK .

• Pagkatapos ay muli tayong bumalik sa Conditional Formatting Rule Manager window.
• I-click ang Ilapat pagkatapos nito.

• Ang chart na Gantt ay magiging handa at nakikita nang maayos.

Maaari kaming magdagdag ng scroll bar para sa mas mahusay na pangangasiwa sa Gantt chart na ito.

• Upang gawin ito, mag-click sa tab na Developer sa worksheet.
• Pagkatapos ay mag-click sa command na Insert , mula sadropdown na menu, at mag-click sa Scroll bar (Mula sa Control) .

• Pagkatapos nito, may lalabas na scroll button sa ang worksheet.
• Baguhin ang laki ng scroll button at pagkatapos ay i-right click dito.
• Pagkatapos ay mag-click sa Format Control .

Sa bagong Format Control window, sa tab na Control , ilagay ang lokasyon ng cell na gusto mong i-link., sa kasong ito, pipiliin namin $E$38 .

• Pagkatapos ay piliin ang pinakamababang halaga ayon sa gusto mo, 3 ang pipiliin namin dito.
• Pagkatapos ay piliin ang maximum na halaga ayon sa gusto mo, pipiliin namin 400 dito, dahil sa mahigit 365 na araw ang kinakaharap natin dito.
• Piliin ang incremental na pagbabago bilang 1, habang nagpapatuloy kami araw-araw.
• I-click ang OK pagkatapos nito.

• Pagkatapos ay pipiliin namin ang cell J2 at ipasok ang sumusunod na formula para i-link ang cell $ E$38 hanggang sa petsang ito.

• Pagkatapos ipasok ang formula, ang nananatiling pareho ang petsa. ngunit ngayon ay nakakonekta na ito sa cell $E$38. ngayon habang nag-i-scroll tayo sa scroll bar, ang halaga ng cell $E$38 ay tataas at ang petsa ay tataas din sa kasunod na mga cell.
• At ganito ngayon gumagana nang maayos ang scroll bar.
• Kumpleto na ang aming Gantt chart.

Hakbang 3 : Gumawa ng Performance Matrix Chart

Ang susunod na hakbang ay ang gumawa ng performance matrix chart batay sa maramihang proyektong dynamic na pagsubaybay. YungAng mga chart ay magbibigay sa amin ng isang pangkalahatang-ideya na pabago-bago at makakatulong sa amin na pamahalaan ang iba't ibang mga proyekto sa isang template. Upang makumpleto ang hakbang na ito, kukuha kami ng tulong mula sa SUMIF at AVERAGEIF na mga function.

• Ngayon ay magbubukas kami ng bagong worksheet na pinangalanang Pagganap ng Proyekto .
• Pagkatapos ay lumikha ng isang talahanayan tulad ng larawan sa ibaba.

• Pagkatapos ay ilagay ang formula sa cell F26 :

At i-drag ang Fill Handle sa cell F28.

• Pagkatapos ay ilagay ang formula sa cell G26 :

At i-drag ang Fill Handle sa cell G28 .

• Pagkatapos ay ilagay ang formula sa cell H26 :

At i-drag ang Fill Handle sa cell G28 .

Kung gayon ang talahanayan ay magiging ganito ang hitsura.

• Sa pangkalahatan, ang ginawa namin ay pinagkukumpara namin kung ilan araw na kailangang tapusin ng bawat proyekto, at subaybayan kung gaano kalaki ang pag-unlad na aktwal nilang nagawa. Pagkatapos ay kinakalkula din namin kung gaano karaming proyekto ang natitira pa.
• Pagkatapos ay gagawa kami ng bar chart na nagpapakita ng mga paghahambing sa pag-unlad ng maramihang mga proyekto.
• Upang gawin ito pumunta sa tab na insert at mag-click sa ang 100% Stacked Column .

• Kapag lumabas ang chart, mag-click sa chart area at mag-right click sa mouse .
• Mula sa menu ng konteksto mag-click sa Pumili ng Data .

• Pagkatapos sa PumiliMga Pinagmulan ng Data window, mag-click sa Magdagdag .

• Pagkatapos sa bagong window, piliin ang hanay ng mga cell sa ang pangalan ng serye $E$26:$E$28 .
• At bilang value ng serye piliin ang hanay ng mga cell $G$26:$G$28 .
• I-click ang OK pagkatapos nito.

• Pagkatapos katulad ng naunang hakbang, i-click ang Idagdag button muli at piliin ang sumusunod na hanay ng mga cell $E$26:$E$28 .
• Susunod, piliin ang hanay ng mga cell $H$26:$H$28 sa Mga halaga ng serye .
• I-click ang OK pagkatapos nito.

• Ngayon i-click ang Edit button upang idagdag ang pangalan ng axis sa chart.

• Pagkatapos ay piliin ang hanay ng mga cell E$26:$E$28 sa kahon.

• Ngayon makikita mo na ang mga pangalan ng proyekto ay ipinakita na ngayon sa kanang bahagi ng Pumili ng Data Source. makikita rin ito sa chart.

• I-click ang OK pagkatapos nito .

Ngayon ay makikita mo ang tsart sa buong anyo.

Hakbang 4: G enerate Dashboard

Upang gumawa ng istilong pagtatanghal ng tag-init, gagawa kami ng ilan pang chart sa hakbang na ito batay sa iba't ibang pamantayan sa pagganap na makakatulong sa aming masubaybayan ang mga proyekto nang mahusay. Ang SUMIF Function ay gagamitin dito.

• Ngayon sa bagong worksheet, magdaragdag kami ng bagong talahanayan tulad ng nasa ibaba.

• At pagkatapos ay i-link ang halaga ng kung ilang araw ang ginugol namin, ilang arawnatitira sa kabuuang proyekto atbp sa hanay ng mga cell H13 hanggang H16 .
• Pagkatapos ay naglalagay kami ng normal na donut chart mula sa tab na Insert , ang chart ay magpapakita ng mga default na setting at pumili ng ilang random na halaga.

• Pagkatapos ay pipiliin namin ang hanay ng data para sa donut chart.
• Upang gawin ito, nag-right-click kami sa mouse at nag-click sa Piliin ang Data .

• Pagkatapos sa bagong window, mag-click sa Magdagdag .

• Bumuo ng window ng pagpili, at piliin ang hanay ng mga cell $F$7:$ F$8 .

• Pagkatapos i-click ang OK , pansinin na lumalabas na ngayon ang donut chart kasama ng data na nauugnay.
• Pagkatapos ng ilang pagbabago, magiging ganito ang hitsura nito.

• Upang magdagdag sa itaas nito, magdaragdag kami ng hugis-parihaba Text Box hugis mula sa Insert tab.

• At ilagay ang kahon sa idle ng donut at i-link ang kahon sa cell $H$15 , alam namin na ang cell $H$15 ay nagpapakita ng porsyento ng trabaho c nakumpleto sa proyekto.
• Kaya kung sa anumang kadahilanan ay nagbago ang aming data, magbabago din ang porsyento ng pagkumpleto ng trabaho sa parehong donut chart at sa text box.

• Pagkatapos nito, idaragdag namin ang mga pangalan ng mga tagapamahala ng proyekto at ang kanilang performance matrix sa dashboard.
• Para gawin ito, magdaragdag kami ng drop-down para sa pagsusuri sa pagganap ng bawat manager sa ang Gantt