Mục lục
Bạn không biết cách tạo một cơ sở dữ liệu đơn giản trong Excel ? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo cơ sở dữ liệu trong Excel chỉ bằng 7 các bước đơn giản.
Bạn có thấy MS Access là một công cụ phức tạp để sử dụng làm cơ sở dữ liệu không? Vì vậy, Excel là một công cụ tuyệt vời để làm điều đó.
Hãy cùng tìm hiểu kỹ thuật này.
Tải xuống Sách bài tập thực hành
Tải xuống sách bài tập thực hành sau. Nó sẽ giúp bạn nhận thức chủ đề rõ ràng hơn.
Tạo Cơ Sở Dữ Liệu.xlsx
8 Bước Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Trong Excel
Nếu bạn thiết kế sổ làm việc Excel của mình một cách chính xác, bạn có thể sử dụng nó làm cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng. Điểm mấu chốt chính là bạn phải thiết kế sổ làm việc của mình một cách chính xác. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo nhiều cách; bạn có thể lọc cơ sở dữ liệu để chỉ xem dữ liệu phù hợp với một số tiêu chí cụ thể.
Vì vậy, trong bài đăng này, chúng tôi sẽ lấy một ví dụ và minh họa các bước để bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu dựa trên Excel .
Bước 1: Nhập dữ liệu
Các cột trong cơ sở dữ liệu được gọi là trường. Bạn có thể thêm bao nhiêu tùy ý.
Vì vậy, các trường trong cơ sở dữ liệu này là StdID , StdName , State , Tuổi và Phòng ban .
Giờ đây, bạn có thể nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng. Mỗi đầu vào mới sẽ được thêm vào hàng trống đầu tiên sau các trường.
Chúng tôi đã thực hiện một số. Hãy để chúng tôi chỉ cho bạn cách chúng tôi nhập một mục nhập khác.
Giả sử đây là mục nhập phải được chèn vàocơ sở dữ liệu:
StdID: 1510060,
StdName: Jimmy,
Bang: Florida,
Tuổi sinh viên: 23,
Khoa: TÔI
Vậy, Bạn thấy việc nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Excel khá cơ bản.
Bước 2: Không được để trống bất kỳ hàng nào
- Khi nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, bạn không được bỏ trống một hàng nào trống.
Giả sử sau hàng cuối cùng, tôi đặt một số dữ liệu vào hàng thứ 2 từ hàng đó:
StdID: 1510060,
StdName: Jimmy,
Bang là Florida,
Sinh viên 23 tuổi,
Phòng ME,
Đây là bản phân tích rõ ràng về cơ sở dữ liệu này. Mặc dù có thể xảy ra trường hợp một số ô trong một hàng có thể trống. Giả sử điều gì đó như thế này là hợp pháp.
- Đồng thời, một quy tắc khác là sẽ không có cột hoàn toàn trống trong cơ sở dữ liệu.
Điều xảy ra ngay khi Excel gặp một hàng hoặc cột hoàn toàn trống là nó không thể đưa hàng hoặc cột đó vào cơ sở dữ liệu. Đối với Excel, cơ sở dữ liệu này hiện được chia thành hai phần, một bộ thông tin hoàn toàn mới và không được kết nối. Bất kể chức năng nào bạn định thực hiện, nó sẽ không thực hiện dữ liệu của bạn trên phần thông tin bị ngắt kết nối này. Ví dụ: một việc đơn giản như lọc sẽ không thành công, như bạn có thể biết bằng kinh nghiệm.
Bước 3: Khám phá hai thuật ngữ cần thiết
Việc tiếp theobạn phải biết rằng mỗi hàng riêng lẻ trong cơ sở dữ liệu được gọi là Bản ghi .
Tất cả các hàng là Bản ghi . Chúng tôi đã đánh dấu một số ở đây để làm rõ.
Hơn nữa, tất cả các cột này đều là Trường . Tiêu đề của các cột được gọi là Tên trường .
Vì vậy, StdID , StdName , Tiểu bang , Tuổi, và Bộ phận là năm Tên trường của cơ sở dữ liệu này
Bước 4: Tạo Excel Bảng
Để tạo bảng, hãy làm theo các bước bên dưới.
- Đầu tiên, chuyển đến tab Chèn và nhấp vào Bảng lệnh.
- Tiếp theo, một cửa sổ có tên Tạo bảng sẽ xuất hiện. Bây giờ, hãy chọn phạm vi ô, tức là $B$4:$F$10 bằng cách kéo con trỏ đơn giản.
- Đừng quên chọn hộp trước Bảng của tôi có tiêu đề tùy chọn.
Ngay lập tức, một bảng được tạo. Tada!!!
Ngoài ra, bạn có thể lọc dữ liệu bằng cách sử dụng các mũi tên thả xuống xuất hiện ở tiêu đề của mỗi cột.
Bước 5: Sử dụng Công cụ cơ sở dữ liệu
Các công cụ cơ sở dữ liệu có thể hữu ích với việc phân tích và diễn giải dữ liệu của bạn. Bạn có thể và nên tìm hiểu thêm về các công cụ cơ sở dữ liệu .
Bước 6: Mở rộng Cơ sở dữ liệu
Bây giờ mọi thứ đã được thiết lập và chạy, bạn có thể bắt đầu thêm nhiều trường hơn và bản ghi (bạn thấy những gì chúng tôi đã làm ở đó) vào cơ sở dữ liệu của bạn. Nó cơ bản như Bước 1 .
Bước 7:Hoàn thành định dạng cơ sở dữ liệu
Bước cuối cùng và cuối cùng là định dạng các cột cơ sở dữ liệu. Có rất nhiều công cụ để định dạng các ô trong cơ sở dữ liệu. Bạn có thể làm việc với Kiểu ô , bạn có thể sử dụng các kiểu trong menu thả xuống “ Định dạng dưới dạng bảng ” và bạn có thể làm việc với các lệnh trong Định dạng ô hộp thoại. Bạn có thể sử dụng Tùy chỉnh Định dạng số . Tất cả những kỹ thuật này đã được mô tả trong các bài giảng trước của chúng tôi.
Vậy là xong! Bạn đã tạo cơ sở dữ liệu của riêng mình trong Excel (cho đến khi bạn thành thạo Access hoặc bạn hết dung lượng và bộ xử lý Excel).
Đọc thêm: Cách tạo Cơ sở dữ liệu nhân viên trong Excel Excel (với các bước đơn giản)
Cách tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm trong Excel
Đôi khi, chúng ta cần tìm kiếm dữ liệu mong muốn từ một nguồn dữ liệu khổng lồ. Vì lý do đó, chúng tôi có thể cần một cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm từ đó chúng tôi có thể dễ dàng lấy dữ liệu của mình. Để tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm , bạn cần làm theo một số bước đơn giản.
📌 Các bước:
- Trước hết, chọn ô F5 và viết công thức.
Phân tích công thức:
Hàm TÌM KIẾM → Nói chung, nó tìm kiếm một giá trị nhất định mà bạn yêu cầu.
Hàm ISNUMBER → Đây là một hàm logic trả về TRUE nếu đầu ra của TÌM KIẾM hàm là một số. Nếu không, nó sẽ trả về Sai .
Hàm FILTER → Về cơ bản, nó lọc giá trị đầu ra theo tiêu chí mong muốn của bạn.
- Nhấn ENTER và sử dụng công cụ Fill Handle .
- Sau đó, kết quả của bạn được hiển thị giống như hình bên dưới.
- Sau đó, chọn ô C4 và chuyển đến tab Dữ liệu >> Công cụ dữ liệu >> Xác thực dữ liệu .
- Một hộp thoại sẽ bật ra có tên Dữ liệu Xác thực . Chọn Cài đặt >> sau đó chọn Danh sách trong phần Cho phép >> nhập ô Đã lọc của bạn vào hộp Nguồn . Vì vậy, hãy đặt công thức sau vào hộp Nguồn .
- đi tới tùy chọn Cảnh báo lỗi .
- Trong Cảnh báo lỗi , bỏ chọn hộp có tên Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ .
- Nhấn OK .
- Cuối cùng, một Cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm đã sẵn sàng cho bạn! Bây giờ, nếu bạn nhập “P” vào ô B4 , bạn sẽ tự động thấy tên đầy đủ của nhân viên “Peter” .
Đọc thêm: Cách sử dụng hàm cơ sở dữ liệu trong Excel (có ví dụ)
Cách tạo cơ sở dữ liệu trong Excel Excel tự động cập nhật
Dữ liệu mà chúng ta nhập vào cơ sở dữ liệu cần được cập nhậttự động . Đối với những điều này, chúng ta sẽ tạo một PivotTable cho Tập dữ liệu nguồn . Sau khi bật tính năng Làm mới , chúng tôi có thể tự động cập nhật dữ liệu mới nhập vào PivotTable đã tạo trước đó. Hãy làm theo các bước để thực hiện điều đó.
📌 Các bước:
- Trước hết, chọn tất cả dữ liệu từ ô. Chuyển đến tab Chèn >> chọn PivotTable >> Từ bảng/Phạm vi .
- A PivotTable sẽ được tạo. Từ đó, bạn có thể chọn các cột bạn muốn sử dụng để cập nhật.
- Cuối cùng, nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào, sau đó chọn Refresh và PivotTable sẽ tự động cập nhật dữ liệu của bạn nếu bạn thay đổi dữ liệu đó trong trang tính chính của mình.
Ngoài ra, bạn có thể khám phá 5 phương pháp khác để cập nhật PivotTable .
Đọc thêm: Cách duy trì cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel
Cách tạo Cơ sở dữ liệu quan hệ trong Excel
A Cơ sở dữ liệu quan hệ chủ yếu xác định quan hệ giữa một số trang tính khác nhau. Cơ sở dữ liệu quan hệ giúp chúng tôi nhanh chóng tìm kiếm và lấy ra một số thông tin nhất định. Nó có thể hiển thị các giá trị dữ liệu giống nhau theo nhiều cách.
Giả sử chúng ta có hai cơ sở dữ liệu, tức là Database1 và Database2 . Databaset1 chứa tên Nhân viên cùng với Mức lương của họ trong khi Database2 bao gồmcủa tên Nhân viên với Chức danh của họ. Bây giờ, chúng tôi muốn tạo cơ sở dữ liệu quan hệ giữa hai cơ sở dữ liệu dựa trên trường Nhân viên . Vui lòng làm theo các bước bên dưới để thực hiện điều đó.
📌 Các bước:
- Ban đầu, hãy chọn toàn bộ phạm vi từ Bộ dữ liệu2 .
- Sau đó, chuyển đến tab Chèn >> PivotTable > ;> Từ Bảng/Phạm vi .
- Sau đó, chuyển đến một trang tính khác có tên Dataset1 và tạo một bảng mà chúng ta đã thảo luận trước đó.
Lưu ý : Bạn có thể sử dụng phím tắt CTRL + T để tạo bảng.
- Sau đó, PivotTable sẽ xuất hiện và bạn phải chọn trường mà bạn muốn tạo quan hệ. Ví dụ: ở đây, chúng tôi chọn các cột Chức vụ và Lương từ hai trang tính khác nhau.
- Sau khi chọn dữ liệu, nhấp vào tùy chọn TẠO trong Tất cả trong hộp thoại Trường PivotTable .
- Cuối cùng, Cơ sở dữ liệu quan hệ của chúng tôi sẽ được tạo, như bạn có thể thấy trong hình bên dưới.
Đọc thêm: Giới thiệu về các khái niệm của Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS)!
Phần thực hành
Chúng tôi đã cung cấp một phần thực hành trên mỗi tờ trên phía bên phải cho thực hành của bạn. Hãy làm điều đó bằng cáchbản thân bạn.
Kết luận
Đó là tất cả về phiên hôm nay. Và đây là một số bước đơn giản về cách tạo cơ sở dữ liệu trong Excel. Vui lòng cho chúng tôi biết trong phần nhận xét nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào. Để hiểu rõ hơn, vui lòng tải xuống bảng thực hành. Truy cập trang web của chúng tôi ExcelWIKI , nhà cung cấp giải pháp Excel toàn diện, để tìm hiểu các loại phương pháp Excel đa dạng. Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn đọc bài viết này.
