Mục lục
Trong Excel, đôi khi bạn có thể cần tạo danh sách dựa trên tiêu chí. Hôm nay chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo danh sách dựa trên các tiêu chí. Đối với phiên này, chúng tôi đang sử dụng Excel 365, mặc dù bạn nên sử dụng phiên bản này, vui lòng sử dụng phiên bản của bạn.
Đầu tiên, hãy tìm hiểu về tập dữ liệu là cơ sở cho các ví dụ của chúng tôi.
Ở đây chúng tôi có tập dữ liệu về một số người từ các địa điểm khác nhau cùng với phương tiện của họ. Sử dụng dữ liệu này, chúng tôi sẽ tạo một danh sách dựa trên các tiêu chí.
Lưu ý rằng đây là bảng cơ bản với dữ liệu giả để đơn giản hóa mọi thứ. Trong một tình huống thực tế, bạn có thể gặp phải một tập dữ liệu lớn hơn và phức tạp hơn nhiều.
Sách bài tập thực hành
Bạn có thể tải xuống sách bài tập thực hành từ liên kết sau.
Excel Tạo danh sách dựa trên Criteria.xlsx
Tạo danh sách dựa trên tiêu chí
Ví dụ: chúng tôi sẽ tạo danh sách những người dựa trên khu vực của họ.
Vì đây là tập dữ liệu nhỏ nên chúng tôi biết có 4 khu vực. Chúng tôi đã lưu trữ tên của các khu vực và sẽ tìm danh sách dựa trên khu vực.
1. Sử dụng kết hợp INDEX-SMALL để tạo danh sách
Ở đây chúng tôi cần một danh sách, vì vậy công thức của chúng tôi phải là một sẽ lấy nhiều giá trị từ bảng. Đối với nhiệm vụ đó, chúng ta có thể sử dụng kết hợp các hàm INDEX và SMALL .
Để biết các hàm này, hãy xem các bài viết sau: INDEX, SMALL.
Cùng với hai hàm này, chúng ta sẽ cần một vài hàm trợ giúp, IF , ROW và IFERROR . Kiểm tra các bài viết để biết thêm thông tin: IF, ROW, IFERROR.
Hãy khám phá công thức
=IFERROR(INDEX($B$2:$B$12,SMALL(IF($C$2:$C$12=$G$2,ROW($B$2:$B$12)),ROW(1:1))-1,1),"") 
Ở đây, mọi chức năng đều có mục đích của nó. Hàm INDEX trả về giá trị từ mảng B2:B12 (Cột tên) và phần lớn SMALL cung cấp số hàng cần tìm nạp.
IF, trong SMALL, kiểm tra xem tiêu chí có khớp hay không và hàm ROW lặp qua các ô của cột .
Sau đó, ROW bên ngoài biểu thị giá trị thứ k cho hàm SMALL . Các hàm này cùng nhau trả về số hàng và INDEX trả về kết quả.
IFERROR để xử lý bất kỳ lỗi nào có thể phát sinh từ công thức.
Kéo xuống bạn sẽ lấy được toàn bộ số người của vùng cho trước.
Tương tự viết công thức cho các vùng còn lại (công thức giống nhau, chỉ dời ô).
Một kết hợp INDEX-SMALL thay thế
Chúng ta có thể viết công thức theo một cách khác. Các chức năng được sử dụng cho công thức sẽ giống như trước đây. Chỉ có phần trình bày sẽ khác.
Hãy xem công thức
=IFERROR(INDEX($B$2:$B$12,SMALL(IF($C$2:$C$12=G$2,ROW($B$2:$B$12)-1),ROW(1:1)),1),"") Một lần nữa, bạn cần nhấn CTRL + SHIFT + ENTER để thực hiệncông thức.
Có một sự khác biệt nhỏ giữa hai công thức này, bạn có thể phân biệt chúng không?
Có, trong công thức trước đây của chúng tôi, chúng tôi đã trừ 1 tại ở phần cuối của phần SMALL , nhưng ở đây chúng tôi đã trừ 1 trong phần IF .
Mục đích của việc trừ 1 là chuyển sang số hàng thích hợp. Cuối cùng chúng ta đã làm điều đó trước đó, ở đây đã làm điều đó sớm hơn và tiến hành hoạt động tiếp theo.
Viết công thức cho các tiêu chí khác để hoàn thành danh sách.
Đọc thêm: Cách tạo một danh sách trong một ô trong Excel (3 phương pháp nhanh)
2. Sử dụng hàm TỔNG HỢP để tạo danh sách
Excel cung cấp cho bạn một chức năng được gọi là AGGREGATE mà bạn có thể sử dụng để thực hiện các tác vụ khác nhau. Tại đây, chúng ta có thể sử dụng hàm để tạo danh sách dựa trên tiêu chí.
Hàm AGGREGATE trả về một phép tính tổng hợp như AVERAGE, COUNT, MAX, v.v.
Cú pháp đối với hàm AGGREGATE như sau:
AGGREGATE(function_number,behavior_options, range) function_number: Số này chỉ định phép tính nào sẽ được thực hiện.
behavior_options: Đặt giá trị này bằng cách sử dụng số. Con số này biểu thị cách hoạt động của hàm.
phạm vi: Phạm vi bạn muốn tổng hợp.
Hàm AGGREGATE thực hiện một số tác vụ nên số lượng chức năng được xác định trước trong đó. Chúng tôi đang liệt kê một số chức năng được sử dụng thường xuyênsố
| Hàm | Số_hàm |
|---|---|
| TRUNG BÌNH | 1 |
| ĐẾM | 2 |
| ĐẾM | 3 |
| TỐI ĐA | 4 |
| TỐI THIỂU | 5 |
| SẢN PHẨM | 6 |
| TỔNG | 9 |
| LỚN | 14 |
| NHỎ | 15 |
Để biết thêm về chức năng này, hãy truy cập trang web Hỗ trợ của Microsoft .
Bây giờ, hãy xem công thức,
=IFERROR(INDEX($B$2:$B$12,AGGREGATE(15,6,IF($C$2:$C$12=G$2,ROW($B$2:$B$12)-1),ROW(1:1)),1),"") 
Ở đây cùng với chức năng AGGREGATE , chúng tôi đã sử dụng INDEX . INDEX giữ mảng trả về các giá trị dựa trên kết quả tìm thấy ở phần sau của công thức.
Bạn có thể thấy rằng chúng tôi đã sử dụng 15 làm function_number trong TỔNG HỢP . Từ bảng trên, bạn có thể thấy lệnh gọi 15 cho hoạt động của hàm SMALL . Bây giờ bạn đã hiểu chưa?
Có, chúng tôi đã thực hiện công thức INDEX-SMALL theo cách thức của hàm AGGREGATE .
6 cho tùy chọn hành vi, biểu thị bỏ qua các giá trị lỗi .
Viết công thức cho các giá trị còn lại.
Bài đọc tương tự
- Cách tạo danh sách việc cần làm trong Excel (3 phương pháp đơn giản)
- Tạo danh sách gửi thư trong Excel (2 phương pháp)
- Cách tạo danh sách được đánh số trong Excel (8 phương pháp)
3. Tạo danh sách duy nhất bằng cách sử dụng INDEX-MATCH-COUNTIF
Chúng tôi có thể tạo một danh sách duy nhất dựa trên các tiêu chí. Để làm được điều đó, chúng ta có thể sử dụng kết hợp INDEX , MATCH và COUNTIF .
COUNTIF đếm các ô trong một phạm vi đáp ứng một điều kiện duy nhất. Và MATCH xác định vị trí của một giá trị tra cứu trong một phạm vi. Để biết thêm về các hàm này, hãy truy cập các bài viết sau: MATCH, COUNTIF.
Hãy khám phá công thức này
=IFERROR(INDEX($B$2:$B$12, MATCH(0, IF(G$2=$C$2:$C$12, COUNTIF($G$2:$G2, $B$2:$B$12), ""), 0)),"") 
Trong công thức này: B2: B12 là phạm vi cột chứa các giá trị duy nhất mà bạn muốn trích xuất, C2:C12 là cột chứa tiêu chí mà bạn dựa vào G2 cho biết tiêu chí.
Trong hàm MATCH , chúng tôi đã cung cấp 0 dưới dạng lookup_array, và đối với lookup_range , chúng tôi đã sử dụng IF phần chứa COUNTIF . Vì vậy, phần này trả về giá trị miễn là tìm thấy 0. Giá trị ở đây đóng vai trò là số hàng cho INDEX .
Kéo giá trị đó xuống và bạn sẽ tìm thấy tất cả các giá trị duy nhất.
Đừng quên sử dụng CTRL+SHIFT + ENTER để thực hiện công thức.
Đây là một đề cập đáng trân trọng về các phương pháp để tạo ra một công thức duy nhất danh sách. Theo dõi bài viết này để biết về cách tạo danh sách duy nhất dựa trên tiêu chí .
4. Sử dụng hàm FILTER để tạo danh sách dựa trên tiêu chí
Nếu bạn đang sử dụng Excel 365, thì bạn có thể thực hiện tác vụ với mộttrong hàm có tên FILTER .
Hàm FILTER lọc một dải dữ liệu dựa trên tiêu chí đã cho và trích xuất các bản ghi phù hợp. Để biết về hàm này, hãy truy cập bài viết này: FILTER .
Bây giờ, công thức của chúng ta sẽ là công thức sau,
=FILTER($B$2:$B$12,$C$2:$C$12=G$2) 
B2:B12 là mảng cần lọc. Sau đó, chúng tôi đã cung cấp điều kiện, dựa trên những gì chúng tôi sẽ tạo danh sách.
Ở đây, bạn sẽ không cần phải kéo công thức xuống, cùng một lúc, thao tác này sẽ cung cấp tất cả các giá trị và hoàn thành danh sách.
Đọc thêm: Cách tạo danh sách theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel (3 cách)
Kết luận
Đó là tất cả cho ngày hôm nay. Chúng tôi đã liệt kê một số cách để tạo danh sách dựa trên tiêu chí. Hy vọng bạn sẽ tìm thấy điều này hữu ích. Hãy bình luận nếu bất cứ điều gì có vẻ khó hiểu. Hãy cho chúng tôi biết bất kỳ phương pháp nào khác mà chúng tôi đã bỏ lỡ tại đây.
