Cách tách Họ và Tên trong Excel bằng Công thức

Hugh West

16-10-2023 Công thức Excel
  • Chia Sẻ Cái Này
Hugh West

Bài viết này sẽ hướng dẫn cách tách tên, đệm và họ bằng công thức Excel. Để có cái nhìn nhanh về vấn đề này, hãy xem bên dưới.

Tải xuống Sách bài tập thực hành

Nhấp vào liên kết sau và tải xuống sách bài tập thực hành miễn phí.

Tách Tên Đệm và Họ.xlsx

3 Cách Tách Tên Tên Đệm và Họ Sử Dụng Công Thức

Thật dễ dàng để chia tên đầy đủ thành các phần bằng công thức Excel. Nhưng không có một công thức Excel nào có thể trích xuất tên, đệm và họ trong các ô khác nhau cùng một lúc. Vì vậy, ở đây chúng tôi sẽ trình bày việc sử dụng các công thức riêng lẻ khác nhau để phân tách các phần của toàn bộ tên.

Trong tập dữ liệu sau, chúng tôi có danh sách tên thật của một số diễn viên nổi bật.

Chúng tôi sẽ sử dụng các công thức Excel để trích xuất tên, tên đệm và họ từ tên đầy đủ của họ ( Cột B ).

1. Tách biệt Tên Đặt tên bằng hàm LEFT và hàm SEARCH trong Excel

Bạn có thể dễ dàng trích xuất tên bằng cách chỉ sử dụng hàm LEFT hoặc kết hợp nó với hàm SEARCH .

Công thức chung với Hàm LEFT:

=LEFT(Họ tên, Số ký tự trong tên)

Chung Công thức LEFT-SEARCH:

=LEFT(Họ tên,TÌM KIẾM(” “,Họ tên)-1)

Sử dụng dấu phẩy (,) thay cho dấu cách nếu tên đầy đủchọn nút Flash Fill .

Các ô còn lại ( C6:C9 ) sẽ tự động trả về tên ngay bây giờ.

Lưu ý:

Tạo mẫu trong ô C5 theo cách bạn muốn nhận kết quả. Nếu bạn muốn xóa tên đệm, hãy nhập William Pitt vào ô C5, sau đó áp dụng Flash Fill, v.v.

Đọc thêm: VBA Excel: Tách tên và tên Họ (3 ví dụ thực tế)

3. Tách tên bằng cách sử dụng Tìm và Thay thế

Công cụ Tìm và Thay thế là một tính năng khác của Excel có rất nhiều chức năng. Nó cho phép sử dụng Ký tự đại diện trong đó. Chúng tôi sẽ sử dụng ký tự đại diện dấu hoa thị (*) trong Tìm và Thay thế trong phần này để trích xuất tên, tên đệm và họ.

3.1 Tách Tên hoặc Họ

Tách biệt Tên Tên:

  • Sao chép tên đầy đủ trong một cột riêng trước tiên.
  • Nhấn CTRL+H. Cửa sổ Tìm và thay thế sẽ xuất hiện.
  • Trong hộp Tìm gì: , hãy nhập khoảng trắng theo sau là dấu hoa thị (*).
  • Trong hộp Thay thế bằng: , không nhập gì cả. Để trống.
  • Nhấn nút Thay thế tất cả .

Hình ảnh sau đây cho thấy phương pháp này hoạt động hoàn hảo. 👇

Tách riêng Họ:

  • Sao chép tên đầy đủ trong một cột riêng và chọn chúng.
  • Nhấn CTRL+H.
  • Để phân tách họ, hãy nhập dấu hoa thị (8) theo sau làmột khoảng trống trong hộp Tìm gì: . Để trống hộp Thay thế bằng: .
  • Bây giờ, nhấn nút Thay thế tất cả .

Hình ảnh sau đây cho thấy kết quả. 👇

3.2 Xóa Tên đệm khỏi Tên đầy đủ

Để xóa tên đệm khỏi Tên đầy đủ, quy trình làm việc cũng giống như trong 3.1 . Nhưng bạn phải chèn một khoảng trắng, theo sau là dấu hoa thị (*), sau đó thêm khoảng trắng vào hộp Find what của cửa sổ Find and Replace . Đừng để trống hộp Thay thế bằng . Lần này, bạn phải chèn một khoảng trắng vào đó. Sau đó nhấn nút Thay thế tất cả .

Đọc thêm: Cách tách tên bằng công thức trong Excel (4 Dễ dàng Phương thức)

Ghi chú nhanh

  • Bạn có thể sử dụng chức năng FIND phân biệt chữ hoa chữ thường thay vì chức năng SEARCH trong tất cả các trường hợp các công thức trên.
  • SEARCH hoặc FIND hàm trả về vị trí của ký tự được tìm kiếm từ góc ngoài cùng bên trái của chuỗi văn bản đã cho.
  • To tách các tên bằng một phương thức duy nhất tại một thời điểm, hãy sử dụng tính năng T ext to Columns .
  • Để sử dụng tính năng Flash Fill , hãy tạo mẫu ở phần liền kề cột. Nếu không, Flash Fill không thể hiểu được thứ tự.

Kết luận

Chúng ta đã thảo luận về 3 ví dụ về công thức để tách tên, tên đệm và họ trong Excel cùng với ưu và nhược điểm của từng loại. nếu bạn có bất kỳcâu hỏi, xin vui lòng cho chúng tôi biết trong phần bình luận. Để đọc thêm các bài viết liên quan đến Excel, hãy truy cập trang web của chúng tôi ExcelWIKI .

có dấu phẩy.

Công thức LEFT-SEARCH hiệu quả hơn công thức LEFT trong trường hợp này vì một lý do. Bạn phải nhập thủ công số lượng ký tự trong tên trong trường hợp của công thức LEFT . Trong khi công thức LEFT-SEARCH sẽ tìm xem tên của bạn có bao nhiêu ký tự, sau đó trả về các tên đó có hàm LEFT trong đó.

1.1 Sử dụng LEFT- TÌM KIẾM Công thức

Thực hiện các bước sau để tách tên riêng.

Các bước:

  • Đầu tiên, sao chép công thức sau và nhập nó trong ô C5 .

=LEFT(B5,SEARCH(" ",B5)-1)

  • Nhấn ENTER phím và kéo biểu tượng Fill Handle qua các ô bên dưới để sao chép công thức trong đó.

Lưu ý:

Bạn cũng có thể sử dụng chức năng TÌM KIẾM , thay vì chức năng TÌM KIẾM . Sự khác biệt giữa chúng là SEARCH không phân biệt chữ hoa chữ thường, do đó linh hoạt hơn trong khi FIND phân biệt chữ hoa chữ thường. Nhưng cả hai hàm sẽ hoạt động tốt trong trường hợp này.

1.2 Chỉ sử dụng hàm LEFT

Các bước để thực hiện như sau.

Các bước:

  • Đếm số ký tự trong tên. Ví dụ: số ký tự trong tên của “William Bradley Pitt” là 7 (W i l l i a m).
  • Chuyển đến ô C5 và nhập công thức sau vào trongnó.

=LEFT(B5,7)

  • Nhấn ENTER và lấy tên đầy đủ đầu tiên name.
  • Chuyển đến các ô tiếp theo và lặp lại tất cả các bước trước đó.

Kết quả cuối cùng sẽ như trong hình dưới đây. 👇 Tôi cũng đã chỉ ra các công thức tương ứng.

Đọc thêm: Cách chia tên thành ba cột trong Excel (3 phương pháp)

2. Tách Họ (Có hoặc không có Tên đệm)

Có thể có các loại tên. Tên có đệm và tên không có đệm! Để tách họ ra khỏi tên đầy đủ, chúng ta phải xem xét nó có tên đệm trong đó hay không. Tùy thuộc vào điều này, các công thức sẽ khác nhau.

2.1 Khi Có Tên Đệm

Chúng tôi sẽ áp dụng công thức bằng cách sử dụng RIGHT, LEN, FIND và SUBSTITUTE trong phương pháp thứ hai. Chỉ cần áp dụng các bước bên dưới.

Các bước:

  • Nhập hoặc sao chép công thức sau vào ô C5 .

=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("^",SUBSTITUTE(A2," ","^",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))

  • Nhấn nút ENTER và kéo biểu tượng Fill Handle tất cả cách.

Kết quả cuối cùng được hiển thị bên dưới. 👇

Lưu ý:

Bạn cũng có thể sử dụng chức năng SEARCH để thay thế của hàm FIND .

🔎 Công thức hoạt động như thế nào?

  • SUBSTITUTE(B5,” “,””)

    Hàm SUBSTITUTE thay thế khoảng trắng “ “ trong văn bảnchuỗi của ô B5 với chuỗi trống “”.

    Kết quả: “WilliamBradleyPitt”.

  • LEN(SUBSTITUTE(B5,” “,””))

    Hàm LEN trả về độ dài của “WilliamBradleyPitt”.

    Kết quả: 18.

  • SUBSTITUTE(B5,” “,”^”,LEN(B5)-LEN(SUBSTITUTE(B5,” “,””) ))))

    Ở đây, đầu ra của LEN(B5)-LEN(SUBSTITUTE(B5,” “,””))=2 hoạt động như đối số thứ 4 của SUBSTITUTE này chức năng . Vì vậy, nó biểu thị rằng hàm SUBSTITUTE sẽ thay thế ký tự khoảng trắng thứ 2 “ “ trong chuỗi văn bản của ô B5.

    Kết quả: “William Bradley^Pitt”.

  • TÌM(“^”,SUBSTITUTE(B5,” “,”^”,LEN(B5)-LEN(SUBSTITUTE(B5,” “,””))))

    Đầu ra của phần SUBSTITUTE(B5,” “,”^”,LEN(B5)-LEN(SUBSTITUTE(B5,” “,””))) là “William Bradley^Pitt” . Vì vậy, hàm FIND tìm vị trí của ký tự “^” từ chuỗi văn bản “William Bradley^Pitt” từ góc bên trái.

    Kết quả: 16.

  • LEN(B5)-FIND(“^”,SUBSTITUTE(B5,” “,”^”,LEN(B5)-LEN(SUBSTITUTE(B5,” “ ,””))))

    Kết quả: 4.

  • =RIGHT(B5,LEN(B5) -FIND(“^”,SUBSTITUTE(B5,” “,”^”,LEN(B5)-LEN(SUBSTITUTE(B5,” “,””)))))

    Kết quả: Pitt.

2.2 Khi Không Có Tên Đệm

Nếu không có tên đệm trong tên đầy đủ, thì công việc của chúng talà dễ dàng hơn. Để tách họ trong những trường hợp như vậy, chúng ta phải xác định vị trí của ký tự khoảng trắng trong họ và tên từ trái sang phải, lấy độ dài của chuỗi văn bản họ và tên trừ đi kết quả, sau đó sử dụng kết quả thứ 2 này làm <7 đối số>num_chars của hàm RIGHT .

Hãy áp dụng các bước đơn giản sau để thực hiện việc này.

Các bước:

  • Viết công thức sau vào ô C5 và nhấn phím ENTER .

=RIGHT(B5,LEN(B5)-SEARCH(" ",B5))

  • Kéo biểu tượng Fill Handle để sao chép công thức xuống.

Đây là kết quả . 👇

🔎 Phân tích công thức

  • TÌM KIẾM (” “,B5)

    Hàm SEARCH trả về vị trí của ký tự khoảng trắng (” “) trong ô B5 từ bên trái.

    Kết quả: 5.

  • LEN(B5)-SEARCH(” “,B5)

    Kết quả: 4.

  • RIGHT(B5,LEN(B5)-SEARCH(” “,B5))

    Phần LEN(B5)-SEARCH(”, “,B5) trả về số ký tự trong họ. Vì vậy, hàm RIGHT sẽ trả về 4 ký tự từ chuỗi văn bản trong ô B5 , tức là họ.

    Kết quả: Pitt.

Đọc thêm: Cách tách tên bằng dấu phẩy trong Excel (3 cách phù hợp)

3. Tách tên đệm (đơn hoặc Nhiều)

Chúng ta có thể có một hoặc nhiều tên đệm. Trong mỗi trường hợp, chúng ta phải sử dụng Excel riêngcông thức. Chúng tôi đã trình bày cả hai tên bên dưới.

3.1 Tách tên đệm đơn bằng công thức TÌM KIẾM MID

Để tách tên đệm đơn, chúng ta có thể sử dụng công thức với hàm MID kết hợp với nhiều chức năng TÌM KIẾM . Hàm MID trả về một số ký tự nhất định từ giữa một chuỗi văn bản đã chỉ định, bắt đầu từ một vị trí nhất định.

Cú pháp của Hàm MID:

=MID(text, start_num, num_chars)

Bây giờ, hãy làm theo các bước bên dưới.

Các bước:

  • Trước hết, hãy nhập công thức sau vào ô C5 và nhấn phím ENTER .

=MID(B5,SEARCH(" ",B5)+1,SEARCH(" ",B5,SEARCH(" ",B5)+1)-(SEARCH(" ",B5)+1))

  • Kéo biểu tượng Fill Handle đến ô C9 để sao chép công thức trong tất cả các ô.

Xem hình dưới đây cho thấy tên đệm được tách biệt hoàn hảo. 👇

Lưu ý:

Nếu một số tên đầy đủ chỉ có họ và tên thì công thức sẽ có dấu Hàm IFERROR ngay từ đầu.

=IFERROR(MID(B5,SEARCH(" ",B5)+1,SEARCH(" ",B5,SEARCH(" ",B5)+1)-SEARCH(" ",B5)-1),"")

🔎 Phân tích công thức

Hàm MID được sử dụng trong công thức này có ba đối số bắt buộc.

» B5 đề cập đến đối số văn bản .

» SEARCH(” “,B5)+1 đề cập đến đối số start_num .

» SEARCH(” “,B5 ,SEARCH(” “,B5)+1)-(SEARCH(” “,B5)+1) trả về đối số num_chars cho hàm MID.

  • TÌM KIẾM(” “,B5) + 1

    Hàm SEARCH tìm kiếm ký tự khoảng trắng (” “) trong chuỗi văn bản ở ô B5 và trả về vị trí của khoảng trắng từ góc bên trái của chuỗi. Thêm 1 vào đầu ra của nó sẽ cho vị trí bắt đầu tên đệm.

    Kết quả: 9.

  • SEARCH(” “, B5, TÌM KIẾM(” “, B5)+1) – (TÌM KIẾM(” “, B5)+1)

    Trong phần này, có ba chức năng TÌM KIẾM . Phần SEARCH(” “, B5)+1) bên trong hàm SEARCH đầu tiên trả về vị trí bắt đầu cho nó để từ đó đếm vị trí của ký tự “ “. Do đó SEARCH(” “, B5, SEARCH(” “, B5)+1) trả về vị trí của ký tự khoảng trắng thứ hai trong chuỗi văn bản. Trừ kết quả của (SEARCH(” “, B5)+1) từ giá trị này sẽ trả về đối số num_chars cho hàm MID .

    Kết quả: 7.

  • GIỮA(B5, TÌM KIẾM(” “, B5) + 1, TÌM KIẾM(” “, B5, TÌM KIẾM(” “, B5)+1) – (TÌM KIẾM(” “, B5)+1))

    Cuối cùng, hàm MID trả về tên đệm.

    Kết quả: “Bradley”.

3.2 Tách Nhiều Tên Đệm

Nếu bạn có nhiều tên đệm, bạn vẫn có thể tách chúng ra khỏi tên đầy đủ. Giống như trong công thức trước đó, chúng ta sẽ sử dụng hàm MID . Cùng với đó, chúng tôi cũng sẽ kết hợp các hàm TRIM và LEN .

Công thức chung để phân tách nhiều phần giữaTên:

=TRIM(MID(tên,LEN(tên)+1,LEN(tên)-LEN(tên&họ)))

Các bước:

  • Trước hết, bạn phải tách họ và tên thành hai cột riêng biệt C và D . Chúng ta đã thảo luận vấn đề này trong 1.1 và 2.

  • Sao chép công thức sau vào ô E5 và nhấn ENTER .

=TRIM(MID(B5,LEN(C5)+1,LEN(B5)-LEN(C5&D5)))

  • Kéo Fill Handle và nhận đầu ra cho tất cả các tên. 👇

🔎 Phân tích công thức

  • LEN(C5&D5)

    Kết quả: 10.

  • LEN( B5)-LEN(C5&D5)

    Kết quả: 13.

  • LEN(C5)+1

    Kết quả: 6.

  • MID(B5,LEN(C5)+1,LEN(B5)-LEN (C5&D5))

    Kết quả: ” E. Hoffmann “

  • =TRIM(” E. Hoffmann “)

    Kết quả: “E. Hoffmann”.

Nhiều cách khác để tách Họ và Tên trong Excel

Cho đến nay, chúng ta đã học được một số công thức mà chúng ta có thể tách trước, tên đệm hoặc họ trong Excel. Bây giờ trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu thêm một số phương pháp không có công thức Excel.

1. Tách Họ và Tên với Sự trợ giúp của Tính năng Văn bản thành Cột

Văn bản Excel thành Cột trình hướng dẫn cho phép chúng tôi tách tên, đệm hoặc họ đồng thời. Chỉ cần làm theo các bước đơn giản bên dưới.

Các bước:

  • Chọn phạm vicác ô B5:B9 chứa tên đầy đủ.
  • Chuyển đến tab Dữ liệu >> nhóm Công cụ dữ liệu >> nhấn nút Chuyển văn bản thành cột .

  • Cửa sổ sau sẽ bật lên. Nhấn nút Được phân cách rồi nhấn Tiếp theo> .

  • Đánh dấu Dấu cách và nhấn lại Tiếp theo> .

  • Chọn Định dạng dữ liệu cột làm Chung .
  • Chọn Đích ô C5 , nơi đầu ra đầu tiên sẽ diễn ra.
  • Nhấn Kết thúc .

  • Nếu cửa sổ bật lên sau xuất hiện, hãy nhấn OK .

Hình ảnh sau đây hiển thị các tên riêng biệt. 👇

Đọc thêm: Cách tách tên trong Excel (5 phương pháp hiệu quả)

2. Tách Tên, Tên đệm hoặc Họ Sử dụng Flash Fill trong Excel 2013, 2016, 2019 & 365

Excel Flash Fill là một tính năng tuyệt vời có thể nhận biết các mẫu trong các ô và tự động điền các ô tiếp theo theo mẫu đó. Nếu đang sử dụng Excel 2013, 2016, 2019 hoặc 365, bạn có thể sử dụng tính năng này.

Các bước sau đây sẽ trình bày cách trích xuất/xóa tên, tên đệm hoặc họ bằng Excel Flash Fill.

Các bước:

  • Nhập tên vào ô C5 .
  • Chọn C5:C9 và chuyển đến tab Dữ liệu .
  • Từ nhóm Công cụ dữ liệu ,
Bài trước VBA để sắp xếp cột trong Excel (4 phương pháp)
Bài tiếp theo Hàm Excel AVERAGEIF cho các giá trị lớn hơn 0

Hugh West là một nhà phân tích và huấn luyện viên Excel giàu kinh nghiệm với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành. Ông có bằng Cử nhân Tài chính Kế toán và bằng Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh. Hugh có niềm đam mê giảng dạy và đã phát triển một phương pháp giảng dạy độc đáo, dễ hiểu và dễ theo dõi. Kiến thức chuyên môn về Excel của ông đã giúp hàng nghìn sinh viên và chuyên gia trên toàn thế giới cải thiện kỹ năng và xuất sắc trong sự nghiệp của họ. Thông qua blog của mình, Hugh chia sẻ kiến ​​thức của mình với mọi người, cung cấp các hướng dẫn Excel miễn phí và đào tạo trực tuyến để giúp các cá nhân và doanh nghiệp phát huy hết tiềm năng của họ.