Как да актуализирате автоматично падащия списък в Excel (3 начина)

Hugh West

16-10-2023 Основи на Excel
  • Споделя Това
Hugh West

Ако търсите начини за автоматично попълване на падащия списък в Excel , тогава тази статия може да ви бъде полезна. В тази статия ще покажем как можем да създадем автоматично обновяващ се падащ списък в Excel, за да улесним задачата ви. Тъй като не е необходимо да обновявате падащия списък ръчно след промяна на някоя стойност в основния диапазон от данни. И така, нека преминем към основната статия.

Изтегляне на работна тетрадка за практика

Auto-Update-Drop-Down-List.xlsx

3 начина за автоматично актуализиране на падащ списък в Excel

Тук имаме списък с типове плащания, за които искаме да създадем падащ списък. Но за да вмъкнем допълнително други типове плащания, искаме да актуализираме падащия списък автоматично, като следваме посоченото по-долу 3 методи.

За създаването на тази статия използвахме Microsoft Excel 365 версия . Въпреки това можете да използвате всяка друга версия по ваше желание.

Метод-1: Използване на функциите OFFSET и COUNTA за автоматично актуализиране на падащия списък в Excel

В този раздел ще използваме комбинацията от OFFSET и COUNTA функции за автоматично обновяване на падащия списък, съдържащ видовете плащания.

Стъпки :

Първо, ще видим ефекта от нормалното създаване на падащ списък.

  • Изберете клетка D5 и след това отидете в Данни tab>> Утвърждаване на данните група>> Утвърждаване на данните .

След това Утвърждаване на данните ще се отвори съветник.

  • Изберете Списък от различни опции в Позволете и изберете диапазона в Източник: .
=$B$5:$B$10

Това е наборът от възможности за плащане.

  • Натиснете OK .

След това ще получите падащ списък и ако добавите още един ред за друга опция за плащане; Bitcoin , тогава можете да видите, че падащият списък не се актуализира автоматично. Така че тази новосъздадена опция не е включена в нашия списък.

За да решим този проблем, ще създадем нашия списък по следния начин.

  • След отваряне на Утвърждаване на данните диалогов прозорец, изберете Списък от различни опции в Позволете и въведете следната формула в Източник: кутия.
=OFFSET($B$5,0,0, COUNTA(B: B)-1)

Тук, $B$5 е началната клетка на диапазона, следното 2 нулите показват, че референцията на клетката няма да се премести с номер на ред или колона. накрая, COUNTA(B: B)-1 показва височината на диапазона, която ще бъде броят на редовете с текстове или числа.

  • Натиснете OK .

И така, след като въведохме формулата за валидиране на данните, получихме следния падащ списък.

Ако добавим друга опция за плащане с име Bitcoin , тогава тази опция ще бъде автоматично добавена в нашия списък.

Прочетете повече: Как да използвате изявлението IF за създаване на падащ списък в Excel

Метод-2: Определяне на име за диапазон и създаване на таблица за автоматично актуализиране на падащия списък

Има и друг начин за създаване на автоматично обновяващ се падащ списък в Excel чрез дефиниране на името и използване на таблица . Ще видим този процес, като използваме същия пример по-горе.

Стъпки :

  • Отидете в Формули tab>> Определяне на името група>> Определяне на името .

След това ще получите Ново име съветник.

  • Въведете име в полето " Име " Текстово поле. Тук ще въведем " Типове плащания (Payment_Types) " и изберете нашия диапазон на плащане в Отнася се за .
  • Кликнете върху OK .

Сега е време да създадете таблица.

  • Отидете в Вмъкване на tab>> Таблица .

По този начин ще бъдете прехвърлени към Създаване на таблица диалогов прозорец.

  • Изберете обхвата на данните и проверете Таблицата ми има заглавия опция.
  • Натиснете ОК .

По този начин създадохме следната таблица.

  • Сега изберете клетка D5 (където искаме да има падащ списък), а след това отидете в Данни tab>> Утвърждаване на данните група>> Утвърждаване на данните .

След това Утвърждаване на данните ще се отвори съветник.

  • Изберете Списък от различни опции в Позволете и въведете посочения диапазон в Източник: кутия.
=Types_Payment

Това е наборът от възможности за плащане.

  • Натиснете ОК .

И така, след като въведохме формулата за валидиране на данни, получихме следния падащ списък.

Ако добавим друга опция за плащане с име Bitcoin , тогава тази опция ще бъде автоматично добавена в нашия списък.

Прочетете повече: Как да създадете динамичен зависим падащ списък в Excel

Метод-3: Прилагане на функцията INDIRECT на Excel с таблица за автоматично актуализиране на падащ списък

В последния метод, вместо да използваме именувания диапазон в източника за валидиране на данни, можем също така да използваме функцията INDIRECT в полето Източник и направете препратка към Име на таблицата В този раздел ще покажем как можете да направите същото като Метод 2 използване на друга функция.

Стъпки :

Първо, преобразувахме нашия диапазон от данни в таблица, а името на тази таблица е Таблица3 .

  • Сега отворете Утвърждаване на данните диалогов прозорец, за да добавите падащ списък в клетка D5 .
  • Изберете Списък от различни опции в Позволете и въведете следната формула в Източник: .
=INDIRECT("Таблица3")

Таблица3 е обхватът на възможностите за плащане.

  • Натиснете ОК .

И така, след като въведохме формулата за валидиране на данни, получихме следния падащ списък.

Ако добавим друга опция за плащане с име Bitcoin , тогава тази опция ще бъде автоматично добавена в нашия списък.

Как автоматично да попълвате падащ списък в Excel

С помощта на VBA код, ще попълним автоматично текстовете от падащ списък в клетката D5 .

Стъпка-01 : Създаване на падащ списък, комбинирана кутия

Първо, ще създадем прост падащ списък в клетката D5 .

  • Изберете клетка D5 и след това отидете в Данни tab>> Утвърждаване на данните група>> Утвърждаване на данните .

След това Утвърждаване на данните ще се отвори съветник.

  • Изберете Списък от различни опции в Позволете и изберете диапазона в Източник: .
=$B$5:$B$10

Това е наборът от възможности за плащане.

  • Натиснете OK .

Така успешно създадохме падащия списък.

Сега ще вмъкнем поле за избор.

  • Отидете в Разработчик tab>> Вмъкване на dropdown>> Combo Box (ActiveX контрол) .

Тогава a плюс ще се появи символ .

  • Плъзнете надолу и надясно плюс символ.

  • Създадохме Комбинирано поле , запишете името му, за да го използвате в кода (името на Комбинирано поле е ComboBox1 ).
  • Отидете в Разработчик tab>> Режим на проектиране за да деактивирате Режим на проектиране .

Стъпка-02 : Напишете код VBA

Сега е време да вмъкнем нашия код.

  • Кликнете с десния бутон на мишката върху върху името на листа и щракнете върху Вижте кода .

По този начин Редактор на Visual Basic ще се отвори прозорец, в който да въведем нашия код.

  • Въведете следния код в VBE 
 Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal P_val As Range) Dim DList_box As OLEObject Dim Ptype As String Dim Dsht As Worksheet Dim P_List As Variant Set Dsht = Application.ActiveSheet On Error Resume Next Set DList_box = Dsht.OLEObjects("ComboBox1") DList_box.ListFillRange = "" DList_box.LinkedCell = "" DList_box.Visible = False If P_val.Validation.Type = 3 Then P_val.Validation.InCellDropdown = FalseCancel = True Ptype = P_val.Validation.Formula1 Ptype = Right(Ptype, Len(Ptype) - 1) If Ptype = "" Then Exit Sub DList_box.Visible = True DList_box.Right = P_val.Right DList_box.Bottom = P_val.Bottom DList_box.Width = P_val.Width + 90 DList_box.Height = P_val.Height + 10 DList_box.ListFillRange = Ptype If DList_box.ListFillRange = "" Then P_List = Split(Ptype, ",") Me.ComboBox1.List = P_List EndIf DList_box.LinkedCell = P_val.Address DList_box.Activate Me.ComboBox1.DropDown End If End Sub

Разбивка на кода

  • Избрахме подпроцедура име като Worksheet_SelectionChange , защото Работен лист посочва листа и SelectionChange посочва събитието, което ще изпълни кода. И ние класифицирахме P_val като Обхват .
  • След това обявихме DList_box като OLEObject , Тип P като Редица , Dsht като Работен лист , и P_List като Вариант .
  • След това назначихме активния лист в Dsht , а полето за избор с име ComboBox1 към DList_box .
  • Стойността на тип валидиране на данни се избира като 3 което показва падащо меню
  • Сайтът Тип P променливата ще съхранява формулата, използвана за валидиране на данните в активния лист.
  • След това фиксирахме позицията на падащо поле на списъка и спомена размера.

Стъпка-03 : Получаване на резултат по време на въвеждане

Сега ще тестваме нашия код.

  • Сега се върнете в основния работен лист и щракнете върху клетката D5 където създадохме нашия падащ списък .

  • Започнете да въвеждате C за Парични средства , тогава ще забележите. Парични средства името вече се е появило в клетка D5 .

  • Сега просто поставете курсора си на друго място и полето с комбинации отново ще изчезне.

Как да редактирате падащ списък въз основа на Excel

Можете лесно да редактирате диапазона, въз основа на който сте създали падащия списък.

Например, тук сме избрали целия диапазон на Видове плащания Но сега искаме да включим само последните три опции в нашия списък. Затова трябва да го редактираме.

Стъпки :

  • Изберете клетка D5 и след това отидете в Данни tab>> Утвърждаване на данните група>> Утвърждаване на данните .

Сега Утвърждаване на данните ще се отвори диалогов прозорец.

  • Тук можем да видим следния диапазон в Източник: кутия.
=$B$5:$B$10

  • Променихме го в следния диапазон.
=$B$8:$B$10

  • Натиснете OK .

Накрая завършихме редактирането, за да променим списъка с опции.

Практически раздел

За да практикувате самостоятелно, създадохме Практика в дясната страна на всеки лист.

Заключение

В тази статия разгледахме различни начини за автоматично актуализиране на падащ списък в Excel . Надявам се, че тези методи ще ви помогнат много. Ако имате допълнителни въпроси, оставете коментар по-долу.

Предишна публикация Как да създадете подредена бар диаграма за множество серии в Excel
Следваща публикация Как да премахнете символи от ляво в Excel (6 начина)

Хю Уест е опитен обучител и анализатор на Excel с над 10 години опит в индустрията. Има бакалавърска степен по счетоводство и финанси и магистърска степен по бизнес администрация. Хю има страст към преподаването и е разработил уникален подход на преподаване, който е лесен за следване и разбиране. Неговите експертни познания по Excel са помогнали на хиляди студенти и професионалисти по целия свят да подобрят уменията си и да постигнат отлични резултати в кариерата си. Чрез своя блог Хю споделя знанията си със света, като предлага безплатни уроци за Excel и онлайн обучение, за да помогне на хората и фирмите да достигнат пълния си потенциал.