Paano Auto Update ang Drop-Down List sa Excel (3 Paraan)

Hugh West

16-10-2023 Mga Pangunahing Kaalaman sa Excel
  • Ibahagi Ito
Hugh West

Kung naghahanap ka ng mga paraan para i-auto-populate ang drop-down na listahan sa Excel , maaaring makatulong sa iyo ang artikulong ito. Sa artikulong ito, ipapakita namin kung paano kami makakagawa ng isang drop-down na listahan ng awtomatikong pag-update sa Excel upang gawing mas madali ang iyong gawain. Dahil hindi mo kailangang manu-manong i-update ang iyong drop-down na listahan pagkatapos baguhin ang anumang halaga sa iyong pangunahing hanay ng data. Kaya, pumunta tayo sa pangunahing artikulo.

I-download ang Practice Workbook

Auto-Update-Drop-Down-List.xlsx

3 Mga Paraan para Awtomatikong I-update ang Drop-Down List sa Excel

Dito, mayroon kaming listahan ng mga uri ng pagbabayad kung saan gusto naming gumawa ng drop-down na listahan. Ngunit para sa pagpasok ng anumang iba pang mga uri ng pagbabayad, gusto naming awtomatikong i-update ang aming drop-down na listahan sa pamamagitan ng pagsunod sa nakasaad sa ibaba na 3 na mga paraan.

Para sa paggawa nito artikulo, ginamit namin ang Microsoft Excel 365 bersyon . Gayunpaman, maaari kang gumamit ng anumang iba pang bersyon sa iyong kaginhawahan.

Paraan-1: Paggamit ng OFFSET at COUNTA Function upang Awtomatikong I-update ang Drop Down List sa Excel

Sa seksyong ito, gagamitin namin ang kumbinasyon ng OFFSET at COUNTA function para sa awtomatikong pag-update ng dropdown list na binubuo ng mga uri ng pagbabayad.

Mga Hakbang :

Una, makikita natin ang epekto ng paggawa ng drop-down na listahan nang normal.

  • Piliin ang cell D5 at pagkatapos ay pumunta sa Data tab >> Data Validation group >> DataValidation .

Pagkatapos, ang Data Validation wizard ay magbubukas.

  • Piliin ang Ilista ang mula sa iba't ibang opsyon sa ilalim ng Payagan at piliin ang hanay sa Pinagmulan .
=$B$5:$B$10

Ito ang hanay ng mga opsyon sa pagbabayad.

  • Pindutin ang OK .

Pagkatapos, makakakuha ka ng isang drop-down na listahan at kung magdagdag ka ng isa pang hilera para sa isa pang opsyon sa pagbabayad; Bitcoin , pagkatapos ay makikita mo na ang drop-down na listahan ay hindi awtomatikong ina-update. Kaya, ang bagong likhang opsyon na ito ay hindi kasama sa aming listahan.

Upang malutas ang problemang ito, gagawin namin ang aming listahan sa sumusunod na paraan.

  • Pagkatapos buksan ang Data Validation dialog box, piliin ang Listahan mula sa iba't ibang opsyon sa ilalim ng Allow at i-type ang sumusunod na formula sa Source box .
=OFFSET($B$5,0,0, COUNTA(B: B)-1)

Narito, $B$5 ay ang panimulang cell ng hanay, ang sumusunod na 2 ang mga zero ay nagpapahiwatig na ang cell reference ay hindi lilipat sa pamamagitan ng anumang row o column number. Panghuli, ang COUNTA(B: B)-1 ay nagsasaad ng taas na numero ng hanay na magiging bilang ng mga row na may mga text o numero.

  • Pindutin ang OK .

Kaya, pagkatapos ipasok ang aming data validation formula nakuha namin ang sumusunod na drop-down list.

Kung magdaragdag kami ng isa pang opsyon sa pagbabayad na pinangalanang Bitcoin , awtomatikong maidaragdag ang opsyong ito sa aminglist.

Magbasa nang higit pa: Paano gamitin ang IF Statement upang Gumawa ng Drop-Down List sa Excel

Paraan-2: Pagtukoy ng Pangalan para sa isang Saklaw at Paglikha ng Talahanayan sa Awtomatikong Pag-update ng Drop-Down List

May isa pang paraan upang lumikha ng isang awtomatikong pag-update ng drop-down na listahan sa Excel sa pamamagitan ng pagtukoy sa pangalan at paggamit ng isang talahanayan . Makikita natin ang prosesong ito gamit ang parehong halimbawa sa itaas.

Mga Hakbang :

  • Pumunta sa Mga Formula tab >> Tukuyin ang Pangalan pangkat >> Tukuyin ang Pangalan .

Pagkatapos, makukuha mo ang Bagong Pangalan wizard.

  • Maglagay ng pangalan sa “ Pangalan ” na Text Box. Dito, ilalagay namin ang " Mga_Mga_Pagbabayad " at pipiliin ang aming hanay ng pagbabayad sa Tumutukoy sa .
  • Mag-click sa OK .

Ngayon, oras na para gumawa ng table.

  • Pumunta sa Insert tab >> Table .

Sa ganitong paraan, dadalhin ka sa Gumawa ng Talahanayan dialog box.

  • Piliin ang hanay ng data, at suriin ang May mga header ang aking talahanayan na opsyon.
  • Pindutin ang OK .

Sa ganitong paraan, ginawa namin ang sumusunod na talahanayan.

  • Ngayon, piliin ang cell D5 (kung saan namin gusto ang aming dropdown list), at pagkatapos ay pumunta sa Data tab >> Data Validation group >> Data Validation .

Pagkatapos, magbubukas ang Data Validation wizard.

  • Piliin ang Listahan mula sa iba't ibang opsyon sa ilalim ng Payagan at i-type ang pinangalanang hanay sa kahon ng Source .
=Payment_Types

Ito ang hanay ng mga opsyon sa pagbabayad.

  • Pindutin ang OK .

Kaya, pagkatapos na pumasok ang aming data validation formula ay nakuha namin ang sumusunod na drop-down list.

Kung magdaragdag kami ng isa pang opsyon sa pagbabayad na pinangalanang Bitcoin , ang opsyong ito ay awtomatikong magiging idinagdag sa aming listahan.

Magbasa nang higit pa: Paano Gumawa ng Dynamic Dependent Drop-Down List sa Excel

Paraan-3: Paglalapat ng Excel INDIRECT Function na may Table sa Auto Update Drop-Down List

Sa huling paraan, sa halip na gamitin ang pinangalanang hanay sa data validation source. Magagamit din natin ang ang INDIRECT na function sa Source box at i-reference ang Table name . Sa seksyong ito, ipapakita namin kung paano mo magagawa ang parehong bagay tulad ng Paraan 2 gamit ang isa pang function.

Mga Hakbang :

Una, na-convert namin ang aming hanay ng data sa isang talahanayan, at ang pangalan ng talahanayang ito ay Table3 .

  • Ngayon, buksan ang Data Validation dialog box para magdagdag ng drop-down list sa cell D5 .
  • Piliin ang Listahan mula sa iba't ibang opsyon sa ilalim Payagan ang at i-type ang sumusunod na formula sa Source .
=INDIRECT(“Table3”)

Table3 ay ang hanay ng mga opsyon sa pagbabayad.

  • Pindutin ang OK .

Kaya, pagkatapos ipasok ang aming datavalidation formula nakuha namin ang sumusunod na drop-down list.

Kung magdaragdag kami ng isa pang opsyon sa pagbabayad na pinangalanang Bitcoin , awtomatikong idaragdag ang opsyong ito sa aming listahan.

Paano Auto Populate ang Drop-Down List sa Excel

Sa tulong ng isang VBA code, gagawin namin awtomatikong i-populate ang mga text mula sa isang dropdown na listahan sa cell D5 .

Step-01 : Gumawa ng Drop-Down List , isang Combo Box

Una, gagawa kami ng simpleng drop-down list sa cell D5 .

  • Piliin ang cell D5 at pagkatapos ay pumunta sa Data tab >> Data Validation group >> Data Validation .

Pagkatapos, magbubukas ang Data Validation wizard.

  • Piliin ang Listahan mula sa iba't ibang opsyon sa ilalim ng Allow at piliin ang hanay sa Pinagmulan .
=$B$5:$B$10

Ito ang hanay ng mga opsyon sa pagbabayad.

  • Pindutin ang OK .

Kaya, matagumpay naming nagawa ang drop-down list.

Ngayon, kami ay maglalagay ng combo box.

  • Pumunta sa tab na Developer >> Ipasok ang dropdown >> Combo Box (ActiveX Control ) .

Pagkatapos, may lalabas na simbolo na plus .

  • I-drag pababa at sa sa kanan ang simbolo ng plus .

  • Gumawa kami ng combo box , itala ang pangalan nito para gamitin sa code (ang pangalan ng combo box ay ComboBox1 ).
  • Pumunta sa tab na Developer >> Design Mode upang i-deactivate ang Design Mode .

Step-02 : Isulat ang VBA Code

Ngayon, oras na para ipasok ang aming code.

  • I-right-click ang sa pangalan ng iyong sheet at mag-click sa Tingnan ang Code .

Sa ito paraan, magbubukas ang Visual Basic Editor window upang ipasok ang aming code.

  • I-type ang sumusunod na code sa VBE 
8060

Paghahati-hati ng Code

  • Pinili namin ang pangalan ng sub procedure bilang Worksheet_SelectionChange , dahil ang Worksheet ay nagpapahiwatig ng sheet at SelectionChange ay nagpapahiwatig ng kaganapan na tatakbo sa code. At inuri namin ang P_val bilang Range .
  • Pagkatapos noon, idineklara namin ang DList_box bilang OLEObject , Ptype bilang String , Dsht bilang Worksheet , at P_List bilang Variant .
  • Pagkatapos ay itinalaga namin ang aktibong sheet sa Dsht , at ang combo box na pinangalanang ComboBox1 sa DList_box .
  • Ang halaga ng Ang uri ng validation ng data ay pinili bilang 3 na nagsasaad ng drop-down
  • Ang Ptype variable ay mag-iimbak ng formula na ginamit para sa data validation sa aktibong sheet.
  • Pagkatapos, inayos namin ang posisyon ng drop-down list box at binanggit din ang laki.

Hakbang-03 : Makakuha ng Resulta Habang Nagta-type

Ngayon, susubukan namin ang aming code.

  • Ngayon, bumalik sa pangunahing worksheet, at mag-click sa cell D5 kung saan ginawa namin ang aming drop-down list .

  • Simulang i-type ang C para sa Cash , pagkatapos ay pansinin ang Cash pangalan ay lumabas na sa cell D5 .

  • Ngayon, ilagay lang ang iyong cursor sa ibang lugar, kaya mawawala ulit ang combo box.

Paano Mag-edit ng Drop-Down List Batay sa Excel

Maaari mong madaling i-edit ang hanay batay sa kung saan ka gumawa ng dropdown na listahan.

Halimbawa, dito pinili namin ang buong hanay ng Mga Uri ng Pagbabayad haligi upang isama ang lahat ng opsyon sa listahan. Ngunit, ngayon gusto lang namin ang huling tatlong opsyon sa aming listahan. Kaya, kailangan nating i-edit ito.

Mga Hakbang :

  • Piliin ang cell D5 at pagkatapos ay pumunta sa Data tab >> Data Validation group >> Data Validation .

Ngayon, magbubukas ang Data Validation dialog box.

  • Dito, makikita natin ang sumusunod na hanay sa Source box .
=$B$5:$B$10

  • Binago namin ito sa sumusunod na hanay.
=$B$8:$B$10

  • Pindutin ang OK .

Sa wakas , natapos na namin ang aming pag-edit upang baguhin ang listahan ng mga opsyon.

Seksyon ng Pagsasanay

Upang magsanay nang mag-isa, lumikha kami ng Pagsasanay seksyon sa kanang bahagi ng bawat sheet.

Konklusyon

Sa artikulong ito, tinalakay natin ang iba't ibang paraan upang auto-update ang isang drop-down na listahan sa Excel . Sana ay makakatulong sa iyo ang mga pamamaraan na ito. Kung mayroon ka pang mga tanong, mag-iwan ng komento sa ibaba.

Nakaraang post Paano Gumawa ng Stacked Bar Chart para sa Maramihang Serye sa Excel
Susunod na post Paano Mag-alis ng Mga Character mula sa Kaliwa sa Excel (6 na Paraan)

Si Hugh West ay isang napakaraming Excel trainer at analyst na may higit sa 10 taong karanasan sa industriya. May hawak siyang Bachelor's degree sa Accounting and Finance at Master's degree sa Business Administration. Si Hugh ay may hilig sa pagtuturo at nakabuo ng kakaibang diskarte sa pagtuturo na madaling sundin at maunawaan. Ang kanyang dalubhasang kaalaman sa Excel ay nakatulong sa libu-libong mag-aaral at propesyonal sa buong mundo na mapabuti ang kanilang mga kasanayan at maging mahusay sa kanilang mga karera. Sa pamamagitan ng kanyang blog, ibinahagi ni Hugh ang kanyang kaalaman sa mundo, nag-aalok ng mga libreng Excel tutorial at online na pagsasanay upang matulungan ang mga indibidwal at negosyo na maabot ang kanilang buong potensyal.