Excel er det mest nyttige værktøj, når det drejer sig om at håndtere store datasæt. Normalt er vi vant til at oprette en drop down-liste men vi har ofte brug for at oprette en dynamisk drop down-liste på Excel at gøre vores liv lettere. Det kan vi nemt gøre ved at anvende OFFSET-funktionen . I denne artikel vil jeg vise dig, hvordan du opretter en dynamisk drop down-liste på Excel med OFFSET Funktion .

Download arbejdsbog til øvelser

Dette er det datasæt, som jeg vil bruge til at illustrere, hvordan man opretter en dynamisk drop down-liste på Excel med OFFSET-funktionen . vi har nogle sportsgrene Begivenhed(er) og Liste over vindere Vi sorterer vinderne efter de respektive begivenheder ved at oprette en dynamisk drop down-liste .

3 metoder til at oprette en dynamisk drop down-liste ved hjælp af Excel OFFSET

1. Opret dynamisk drop down-liste i Excel med OFFSET- og COUNTA-funktionerne

Her vil jeg illustrere, hvordan man opretter en dynamisk drop down-liste på Excel ved hjælp af OFFSET og COUNTA funktioner. Jeg skal oprette en dynamisk drop down-liste i området C4:C11 . jeg vil vælge den Vinder fra den Liste over vindere .

TRIN:

➤ Vælg området C4:C11 Derefter skal du gå til Data faneblad>> Dataværktøjer >> Validering af data >> Validering af data .

➤ Validering af data dialogboks vises. Vælg Liste fra den drop-down i denne dialogboks .

➤ I den Kilde feltet, skriv følgende formel ned.

Opdeling af formler

➥ COUNTTA($E$4:$E$100) ➜ Returnerer antallet af celler, der er ikke tom i området E4:E100

Udgang ➜ {4}

➥ OFFSET($E$4,0,0,0,COUNTA($E$4:$E$100),1) ➜ Returnerer et område baseret på rækken og kolonnen i en given reference.

➥ OFFSET($E$4,0,0,0,4,1)

Udgang ➜ {"Alex"; "Morgan"; "Faulkner"; "Eliot"}

Forklaring: reference er E4 . Siden den række er 0 og kolonne er 0 i sidste ende med en højde på 4 celler, vil vi have værdierne fra celle E4:E7 .

➤ Vælg OK .

Excel vil oprette en drop-down boks i hver celle af den rækkevidde C4:C11 .

Bemærk, at indstillingerne i drop-down boks er nøjagtig som dem i Liste over vindere For at kontrollere, om der er tale om en dynamisk drop-down boks eller ej, Lad os antage, at den Vinder af den Skydning af begivenheder er James . siden James er ikke på den Liste over vindere , lad os tilføje hans navn og se, hvad der sker.

Så snart vi har tilføjet navnet på James i den Liste over vindere , Excel automatisk opdateret indstillingerne i drop-down muligheder . Så disse drop-down-lister er dynamisk i naturen.

➤ Vælg nu de resterende Vinder .

NB : Husk, at den rækkevidde vi har valgt i COUNTA-funktionen er E4:E100 . Derfor Excel vil opdatere drop-down muligheder så længe vi tilføjer eller opdaterer celler i rækkevidde E4:E100 .

Læs mere: Hvordan man laver en dynamisk data validering liste ved hjælp af VBA i Excel

2. Sådan opretter du en dynamisk drop-down liste i Excel med OFFSET og COUNTIF-funktionerne

Vi kan også oprette en dynamisk drop down-liste på Excel ved hjælp af OFFSET og COUNTIF funktioner.

TRIN:

➤ Tag den med Validering af data dialogboks som metode-1 . I den Kilde feltet, skriv følgende formel ned

Opdeling af formler

➥ COUNTIF($E$4:$E$100,"") ➜ Returnerer antallet af celler, der er ikke tom i området E4:E100

Udgang ➜ {4}

➥ OFFSET($E$4,0,0,0,COUNTIF($E$4:$E$100,""))) ➜ Returnerer et område baseret på rækken og kolonnen i en given reference.

➥ OFFSET($E$4,0,0,0,4,1)

Udgang ➜ {"Alex"; "Morgan"; "Faulkner"; "Eliot"}

Forklaring: reference er E4 . Siden den række er 0 og kolonne er 0 i sidste ende med en højde på 4 celler, vil vi have værdierne fra celle E4:E7

➤ Vælg OK .

➤ Excel vil oprette en drop-down boks i hver celle af den rækkevidde C4:C11 .

For at kontrollere, om der er tale om en dynamisk drop-down boks eller ej, Lad os antage, at den Vinder af den Skydning af begivenheder er James . siden James er ikke på den Liste over vindere , lad os tilføje hans navn og se, hvad der sker.

Så snart vi har tilføjet navnet på James i den Liste over vindere , Excel automatisk opdateret indstillingerne i drop-down muligheder . Så disse drop-down-lister er dynamisk i naturen.

➤ Vælg nu de resterende Vinder .

NB : Husk, at den rækkevidde vi har valgt i COUNTIF-funktionen er E4:E100 . Derfor Excel vil opdatere drop-down muligheder så længe vi tilføjer eller opdaterer celler i rækkevidde E4:E100 .

3. Sådan oprettes en nested drop-down liste ved hjælp af en kombination af funktioner

I dette afsnit vil vi dykke ned i at skabe en smartere og mere avanceret dynamisk rulleliste , a indlejret en. Vi vil bruge den OFFSET , COUNTA , og MATCH Lad mig forklare, hvad vi er i gang med.

Dette er den datasæt til denne metode, der repræsenterer oplysninger om bestemte produkter... Grundlæggende vil vi oprette to rullelister på celler F3 og F4 . Afhængigt af den valgte indstilling i F3 , Excel vil opdatere indstillingerne i F4 . Lad os gøre det trin for trin.

TRIN-1: Oprettelse af en drop-down-liste i F3

➤ Tag den med Validering af data dialogboks som metode-1 . I den Kilde boks, skal du lave en celle reference , som er de tabeloverskrifter ( celle B3:D3 ).

Excel vil oprette en drop-down-liste på F3 .

TRIN 2: Oprettelse af en dynamisk drop-down-liste i F4

Nu vil jeg oprette en anden drop-down-liste på F4 Indstillingerne i drop-down-liste på F4 vil afhænge af, hvad vi har valgt i drop-down-listen på F3 . for at gøre det,

➤ Tag den med Validering af data dialogboks som metode-1 . I den Kilde feltet, skriv følgende formel ned

Opdeling af formler

➥ MATCH($F$3,$B$3:$D$3,0) ➜ Returnerer den relative position for celleværdi F3 fra den område B3:D3

Output: {1} .

➥ OFFSET($B$3,1,MATCH($F$3,$B$3,$B$3:$D$3,0)-1,10,1) ➜ Returnerer en rækkevidde baseret på den række og kolonne af en given reference . højde er 10 . Derfor output vil være et array af 10 celleværdier med udgangspunkt i referencen.

Output: {"Sam"; "Curran"; "Yank"; "Rochester";0;0;0;0;0;0;0;0;0;0}

➥ COUNTA(OFFSET($B$3,1,MATCH($F$3,$B$3,$B$3:$D$3,0)-1,10,1)) ➜ Returnerer den antal celler der ikke er tomme i den valgte rækkevidde .

➥ COUNTA{"Sam"; "Curran"; "Yank"; "Rochester";0;0;0;0;0;0;0;0;0;0}

Output: {4}

➥ OFFSET($B$3,1,MATCH($F$3,$B$3,$B$3:$D$3,0)-1,COUNTA(OFFSET($B$3,1,MATCH ($F$3,$B $3:$D$3,0)-1,10,1)),1),1) ➔ returnerer en rækkevidde baseret på den række og kolonne af en given reference

➥ OFFSET($B$3,1,1-1,1-1,COUNTA{"Sam"; "Curran"; "Yank"; "Rochester";0;0;0;0;0;0;0;0;0}),1)

➥ OFFSET($B$3,1,0,0,4,1)

Output: {"Sam"; "Curran"; "Yank"; "Rochester"}

Forklaring: reference er B3 . Siden den række er 1 og kolonne er 0 i sidste ende med en højde på 4 celler, vil vi have værdierne fra celle B4:B7 .

➤ Vælg OK .

Excel vil oprette en dynamisk rulleliste på F4 Valgmulighederne ændres afhængigt af, hvad du vælger på F3 Når du f.eks. vælger Navn i den F3 drop-down-liste , den drop-down-liste på F4 vil vise de navne, der er tilgængelige i Kolonne navn .

På samme måde, når du vælger Produkt i den F3 drop-down-liste , den drop-down-liste på F4 vil vise de produkter, der er tilgængelige i Produkt kolonne .

Hvis du nu tilføjer eller opdaterer Navn , Produkt , eller Mærke , Excel vil opdatere drop-down-liste på F4 Jeg har f.eks. tilføjet et nyt navn Rock i den Kolonne navn og Excel har tilføjet navnet i drop-down-liste .

Læs mere: Sådan oprettes en dynamisk top 10-liste i Excel (8 metoder)

Arbejdsbog til øvelser

Som du kan se, kan du oprette en dynamisk drop down-liste på Excel med OFFSET-funktionen er virkelig vanskelig, så jeg foreslår, at du øver dig mere og mere. Jeg har vedhæftet et øvelsesark til dig.

Konklusion

I denne artikel har jeg illustreret 3 metoder til at oprette en dynamisk drop down-liste på Excel med OFFSET-funktionen Jeg håber, at du vil finde denne artikel nyttig. Hvis du har kommentarer, så skriv dem endelig i kommentarfeltet.