Excel ay ang pinakakapaki-pakinabang na tool pagdating sa pagharap sa malalaking dataset. Karaniwang nakasanayan na nating gumawa ng drop down list ngunit madalas kailangan nating lumikha ng dynamic na drop down list sa Excel upang gawing mas madali ang ating buhay. Madali nating magagawa ito sa pamamagitan ng paglalapat ng ang OFFSET Function . Sa artikulong ito, ipapakita ko sa iyo kung paano gumawa ng dynamic na drop down list sa Excel na may OFFSET Function .

I-download ang Practice Workbook

Ito ang dataset na gagamitin ko para ilarawan kung paano gumawa ng dynamic na drop down list sa Excel na may ang OFFSET function . Mayroon kaming ilang sports (Mga) Kaganapan at ang Listahan ng Mga Nanalo . Pagbukud-bukurin namin ang mga nanalo sa kani-kanilang mga kaganapan sa pamamagitan ng paggawa ng dynamic na drop down list .

3 Paraan para Gumawa ng Dynamic na Drop Down List Gamit ang Excel OFFSET

1. Lumikha ng Dynamic na Drop Down List sa Excel na may OFFSET at COUNTA Function

Dito, ipapakita ko kung paano gumawa ng dynamic na drop down list sa Excel gamit ang ang OFFSET at COUNTA function. Kailangan kong gumawa ng dynamic na drop down list sa hanay na C4:C11 . Pipiliin ko ang Nagwagi mula sa Listahan ng mga Nanalo .

STEPS:

➤ Piliin ang range C4:C11 . Pagkatapos ay pumunta sa Data tab >> Data Tools >> Data Validation >> DataValidation .

➤ Data Validation lalabas ang dialog box. Piliin ang Listahan mula sa drop-down sa dialog box na iyon .

➤ Sa Source box, isulat ang sumusunod na formula.

Formula Breakdown

➥ COUNTA($E$4:$E$100) ➜ Ibinabalik ang bilang ng mga cell na walang laman sa hanay E4:E100

Output ➜ {4}

➥ OFFSET($E$4,0,0,COUNTA($E$4:$ E$100),1) ➜ Nagbabalik ng hanay batay sa row at column ng isang ibinigay na reference.

➥ OFFSET($E$4,0,0,4,1)

Output ➜ {“Alex”;”Morgan”;”Faulkner”;”Eliot”}

Paliwanag: Ang ang sanggunian ay E4 . Dahil ang row ay 0 at ang column ay 0 sa huli ay may taas ng 4 mga cell, magkakaroon tayo ng mga value mula sa cell E4:E7 .

➤ Piliin ang OK .

Excel Ang ay gagawa ng drop-down box sa bawat cell ng range C4:C11 .

Pansinin na ang mga opsyon sa drop-down box ay eksaktong katulad ng sa Listahan ng Mga Nanalo . Ngayon, para tingnan kung ito ay isang dynamic na drop-down box o hindi, ipagpalagay natin na ang Nagwagi ng Pagbaril ng Kaganapan ay James . Dahil wala si James sa Listahan ng Mga Nanalo , idagdag natin ang kanyang pangalan at tingnan kung ano ang mangyayari.

Sa sandaling tayo idinagdag ang pangalan ng James sa Listahan ng Mga Nanalo , awtomatikong na-update ng Excel ang mga opsyon sa mga drop-down na opsyon . Kaya ang mga drop-down na listahan na ito ay dynamic sa kalikasan.

➤ Ngayon piliin ang natitirang Nagwagi .

TANDAAN : Tandaan na ang range na napili namin sa ang COUNTA Function ay E4:E100 . Iyon ang dahilan kung bakit ia-update ng Excel ang mga drop-down na opsyon hangga't idaragdag o i-update namin ang mga cell sa hanay E4:E100 .

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Gumawa ng Listahan ng Pagpapatunay ng Dynamic na Data Gamit ang VBA sa Excel

2. Paraan para Gumawa ng Dynamic na Drop Down List sa Excel na may OFFSET at COUNTIF Function

Maaari rin kaming gumawa ng dynamic na drop down list sa Excel gamit ang ang OFFSET at COUNTIF function.

STEPS:

➤ Dalhin ang Data Validation dialog box tulad ng method-1 . Sa kahon ng Pinagmulan , isulat ang sumusunod na formula

Formula Breakdown

➥ COUNTIF($E$4:$E$100,””) ➜ Ibinabalik ang bilang ng mga cell na walang laman nasa hanay na E4:E100

Output ➜ {4}

➥ OFFSET($E$4,0,0,COUNTIF ($E$4:$E$100,””)) ➜ Nagbabalik ng hanay batay sa row at column ng isang ibinigay na reference.

➥ OFFSET($E$4,0,0 ,4,1)

Output ➜ {“Alex”;”Morgan”;”Faulkner”;”Eliot”}

Paliwanag: Ang reference ay E4 . Dahil ang row ay 0 at ang column ay 0 sa huli ay may taas ng 4 mga cell, magkakaroon tayo ng mga value mula sa cell E4:E7

➤ Piliin ang OK .

➤ Excel Ang ay gagawa ng drop-down box sa bawat cell ng range C4:C11 .

Upang tingnan kung ito ay isang dynamic na drop-down box o hindi, ipagpalagay natin na ang Nagwagi ng ang Pagbaril ng Kaganapan ay James . Dahil wala si James sa Listahan ng Mga Nanalo , idagdag natin ang kanyang pangalan at tingnan kung ano ang mangyayari.

Sa sandaling tayo idinagdag ang pangalan ni James sa Listahan ng Mga Nanalo , awtomatikong na-update ng Excel ang mga opsyon sa mga drop-down na opsyon . Kaya ang mga drop-down list na ito ay dynamic sa kalikasan.

➤ Ngayon piliin ang natitirang Nagwagi .

TANDAAN : Tandaan na ang range na napili namin sa ang COUNTIF Function ay E4:E100 . Iyon ang dahilan kung bakit ia-update ng Excel ang mga drop-down na opsyon hangga't idaragdag o i-update namin ang mga cell sa hanay E4:E100 .

3. Paano Gumawa ng Nested Drop-Down List Gamit ang Kumbinasyon ng Mga Function

Sa seksyong ito, sumisid tayo sa paggawa ng mas matalino at mas advanced na dynamic na drop-down list , isang nested isa. Gagamitin namin ang mga function na OFFSET , COUNTA , at MATCH . Hayaan akong ipaliwanag kung anohanda na kami.

Ito ang dataset para sa paraang ito na kumakatawan sa impormasyon ng mga partikular na produkto.. Karaniwan, gagawa kami ng dalawang drop-down na listahan sa mga cell F3 at F4 . Depende sa napiling opsyon sa F3 , ia-update ng Excel ang mga opsyon sa F4 . Gawin natin ito nang sunud-sunod.

STEP-1: Paggawa ng Drop-Down list sa F3

➤  Dalhin ang Data Validation dialog box tulad ng method-1 . Sa kahon na Source ,  gumawa ng cell reference , na kung saan ay ang table header ( cell B3:D3 ).

Excel ay lilikha ng drop-down list sa F3 .

STEP-2: Paglikha ng Dynamic na Drop-Down list sa F4

Ngayon gagawa ako ng isa pang drop-down list sa F4 . Ang mga opsyon sa drop-down list ng F4 ay depende sa kung ano ang napili namin sa drop-down list ng F3 . Para magawa ito,

➤ Dalhin ang dialog box na Pagpapatunay ng Data tulad ng paraan-1 . Sa kahon ng Pinagmulan , isulat ang sumusunod na formula

Formula Breakdown

➥ MATCH($F$3,$B$3:$D$3,0) ➜ Ibinabalik ang relatibong posisyon ng cell value na F3 mula sa hanay B3:D3

Output: {1} .

➥ OFFSET($B$3,1 ,MATCH($F$3,$B$3:$D$3,0)-1,10,1) ➜ Nagbabalik ng range batay sa row at column ng isang na ibinigaysanggunian . Ang taas ay 10 . Kaya naman ang output ay magiging array ng 10 cell value simula sa reference.

Output: {“Sam”; ”Curran”;”Yank”;”Rochester”;0;0;0;0;0;0}

➥ COUNTA(OFFSET($B$3,1,MATCH($ F$3,$B$3:$D$3,0)-1,10,1)) ➜ Ibinabalik ang bilang ng mga cell na walang laman sa napiling range .

➥ COUNTA{“Sam”;”Curran”;”Yank”;”Rochester”;0;0;0;0;0;0}

Output: {4}

➥ OFFSET($B$3,1,MATCH($F$3,$B$3:$D$3,0)-1,COUNTA( OFFSET($B$3,1,MATCH ($F$3,$B  $3:$D$3,0)-1,10,1)),1) ➔ Nagbabalik ng range batay sa ang row at column ng isang ibinigay na reference

➥ OFFSET($B$3,1,1-1,COUNTA{“Sam”;”Curran ”;”Yank”;”Rochester”;0;0;0;0;0;0}),1)

➥ OFFSET($B$3,1,0,4 ,1)

Output: {“Sam”;”Curran”;”Yank”;”Rochester”}

Paliwanag: Ang reference ay B3 . Dahil ang row ay 1 at ang column ay 0 sa huli ay may taas ng 4 cells, magkakaroon tayo ng mga value mula sa cell B4:B7 .

➤ Piliin ang OK .