Excel är det mest användbara verktyget när det gäller att hantera stora datamängder. Normalt är vi vana vid att skapa en rullgardinslista men vi behöver ofta skapa en dynamisk rullgardinslista på Excel för att göra vårt liv enklare. Vi kan enkelt göra det genom att tillämpa OFFSET-funktionen . I den här artikeln visar jag hur du skapar en dynamisk rullgardinslista på Excel med OFFSET Funktion .

Ladda ner övningsboken

Detta är det dataset som jag kommer att använda för att illustrera hur man skapar en dynamisk rullgardinslista på Excel med OFFSET-funktionen Vi har några sporter Händelse(n) och Förteckning över vinnare Vi sorterar vinnarna till respektive evenemang genom att skapa en dynamisk rullgardinslista .

3 metoder för att skapa en dynamisk listrista med Excel OFFSET

1. Skapa en dynamisk listrista i Excel med OFFSET- och COUNTA-funktionerna

Här kommer jag att visa hur man skapar en dynamisk rullgardinslista på Excel med hjälp av OFFSET och LAND funktioner. Jag måste skapa en dynamisk rullgardinslista i intervallet C4:C11 . Jag väljer den Vinnare från Förteckning över vinnare .

STEG:

➤ Välj intervall C4:C11 Gå sedan till Uppgifter flik>> Verktyg för data >> Validering av data >> Validering av data .

➤ Validering av data dialogrutan öppnas. Välj Lista från drop-down i att dialogruta .

➤ I den Källa skriv ner följande formel.

Fördelning av formler

➥ RÄKNA($E$4:$E$100) ➜ Återger antalet celler som är inte tomt i intervallet E4:E100

Utgång ➜ {4}

➥ OFFSET($E$4,0,0,0,COUNTA($E$4:$E$100),1) ➜ Återger ett intervall baserat på raden och kolumnen i en given referens.

➥ OFFSET($E$4,0,0,0,4,1)

Utgång ➜ {"Alex"; "Morgan"; "Faulkner"; "Eliot"}

Förklaring: referens är E4 . Eftersom rad är 0 och kolumn är 0 slutligen med en höjd på 4 celler, kommer vi att ha värdena från cell E4:E7 .

➤ Välj OK .

Excel kommer att skapa en drop-down box i varje cell av den sortiment C4:C11 .

Observera att alternativen i rullgardinsruta är exakt som de i Förteckning över vinnare För att kontrollera om detta är en dynamisk rullgardinsruta eller inte, Låt oss anta att Vinnare av den Skjutning av evenemang är James . Sedan James inte finns i Förteckning över vinnare Vi lägger till hans namn och ser vad som händer.

Så snart vi har lagt till namnet James i den Förteckning över vinnare , Excel automatiskt uppdaterade alternativen i alternativ i rullgardinsmenyn . Så dessa rullgardinslistor är dynamisk i naturen.

➤ Välj nu de återstående Vinnare .

NOTERA : Kom ihåg att sortiment som vi har valt i funktionen COUNTA är E4:E100 . Det är därför Excel kommer att uppdatera alternativ i rullgardinsmenyn så länge vi lägger till eller uppdaterar celler i intervallet E4:E100 .

Läs mer: Hur man gör en dynamisk datavalideringslista med hjälp av VBA i Excel

2. Sätt att skapa en dynamisk listrista i Excel med OFFSET- och COUNTIF-funktionerna

Vi kan också skapa en dynamisk rullgardinslista på Excel med hjälp av OFFSET och COUNTIF funktioner.

STEG:

➤ Ta med dig Validering av data dialogruta som metod-1 . I den Källa skriv ner följande formel

Fördelning av formler

➥ COUNTIF($E$4:$E$100,"") ➜ Återger antalet celler som är inte tomt i intervallet E4:E100

Utgång ➜ {4}

➥ OFFSET($E$4,0,0,0,COUNTIF($E$4:$E$100,"")) ➜ Återger ett intervall baserat på raden och kolumnen i en given referens.

➥ OFFSET($E$4,0,0,0,4,1)

Utgång ➜ {"Alex"; "Morgan"; "Faulkner"; "Eliot"}

Förklaring: referens är E4 . Eftersom rad är 0 och kolumn är 0 slutligen med en höjd på 4 celler, kommer vi att ha värdena från cell E4:E7

➤ Välj OK .

➤ Excel kommer att skapa en drop-down box i varje cell av den sortiment C4:C11 .

För att kontrollera om detta är en dynamisk rullgardinsruta eller inte, Låt oss anta att Vinnare av den Skjutning av evenemang är James . Sedan James inte finns i Förteckning över vinnare Vi lägger till hans namn och ser vad som händer.

Så snart vi har lagt till namnet James i den Förteckning över vinnare , Excel automatiskt uppdaterade alternativen i alternativ i rullgardinsmenyn . Så dessa rullgardinslistor är dynamisk i naturen.

➤ Välj nu de återstående Vinnare .

NOTERA : Kom ihåg att sortiment som vi har valt i COUNTIF-funktionen är E4:E100 . Det är därför Excel kommer att uppdatera alternativ i rullgardinsmenyn så länge vi lägger till eller uppdaterar celler i intervallet E4:E100 .

3. Så här skapar du en inbäddad rullgardinslista med hjälp av en kombination av funktioner

I det här avsnittet kommer vi att dyka in i skapandet av en smartare och mer avancerad dynamisk rullgardinslista , a inbäddad en. Vi kommer att använda OFFSET , LAND , och MATCH Låt mig förklara vad vi har att göra med.

Detta är den Datamängd för denna metod som representerar information om särskilda produkter... I grund och botten kommer vi att skapa två rullgardinslistor på celler F3 och F4 . Beroende på vilket alternativ som valts i F3 , Excel kommer att uppdatera alternativen i F4 . Vi gör det steg för steg.

STEG-1: Skapa en rullgardinslista i F3

➤ Ta med dig Validering av data dialogruta som metod-1 . I den Källa rutan, gör en cellreferens , som är de tabellrubriker ( cell B3:D3 ).

Excel kommer att skapa en rullgardinslista på F3 .

STEG-2: Skapa en dynamisk rullgardinslista i F4

Nu kommer jag att skapa en annan rullgardinslista på F4 . Alternativen i rutan rullgardinslista på F4 beror på vad vi har valt i rullgardinslistan på F3 . För att göra det,

➤ Ta med dig Validering av data dialogruta som metod-1 . I den Källa skriv ner följande formel

Fördelning av formler

➥ MATCH($F$3,$B$3:$D$3,0) ➜ Återger den relativa positionen för cellvärde F3 från intervall B3:D3

Utgång: {1} .

➥ OFFSET($B$3,1,MATCH($F$3,$B$3:$D$3,0)-1,10,1) ➜ Returnerar en sortiment på grundval av rad och kolumn av en given referens . höjd är 10 . Det är därför Utgång kommer att vara en matris av 10 cellvärden med utgångspunkt från referensen.

Utgång: {"Sam"; "Curran"; "Yank"; "Rochester";0;0;0;0;0;0;0;0;0}

➥ COUNTA(OFFSET($B$3,1,MATCH($F$3,$B$3:$D$3,0)-1,10,1)) ➜ Returnerar den antal celler som inte är tomma i den valda sortiment .

➥ COUNTA{"Sam"; "Curran"; "Yank"; "Rochester";0;0;0;0;0;0;0;0;0}

Utgång: {4}

➥ OFFSET($B$3,1,MATCH($F$3,$B$3:$D$3,0)-1,COUNTA(OFFSET($B$3,1,MATCH ($F$3,$B $3:$D$3,0)-1,10,1)),1),1) ➔ Återger en sortiment på grundval av rad och kolumn av en viss referens

➥ OFFSET($B$3,1,1-1,COUNTA{"Sam"; "Curran"; "Yank"; "Rochester";0;0;0;0;0;0;0;0;0}),1)

➥ OFFSET($B$3,1,0,4,1)

Utgång: {"Sam"; "Curran"; "Yank"; "Rochester"}

Förklaring: referens är B3 . Eftersom rad är 1 och kolumn är 0 slutligen med en höjd på 4 celler, kommer vi att ha värdena från cell B4:B7 .

➤ Välj OK .

Excel kommer att skapa en dynamisk rullgardinslista på F4 Alternativen ändras beroende på vad du väljer på F3 När du till exempel väljer Namn i den F3 rullgardinslistan , den rullgardinslista på F4 kommer att visa de namn som finns tillgängliga i Kolumn för namn .

På samma sätt när du väljer Produkt i den F3 rullgardinslistan , den rullgardinslista på F4 visar de produkter som finns tillgängliga i Produktkolumn .

Om du nu lägger till eller uppdaterar Namn , Produkt , eller Varumärke , Excel kommer att uppdatera rullgardinslista på F4 Jag har till exempel lagt till ett nytt namn. Rock i den Kolumn för namn och Excel har lagt till namnet i rullgardinslista .

Läs mer: Hur man skapar en dynamisk topp 10-lista i Excel (8 metoder)

Arbetsbok för praktiska övningar

Som du kan se kan du skapa en dynamisk rullgardinslista på Excel med OFFSET-funktionen är verkligen svårt. Jag föreslår att du övar mer och mer. Jag har bifogat ett övningsblad åt dig.

Slutsats

I den här artikeln har jag illustrerat följande 3 metoder för att skapa en dynamisk rullgardinslista på Excel med OFFSET-funktionen Jag hoppas att den här artikeln är till hjälp för dig. Om du har några kommentarer är du välkommen att lämna dem i kommentarsfältet.