Excel là công cụ hữu ích nhất khi xử lý các tập dữ liệu khổng lồ. Thông thường chúng ta thường tạo danh sách thả xuống nhưng chúng ta thường cần tạo danh sách thả xuống động trong Excel để làm cho cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn. Chúng ta có thể dễ dàng làm như vậy bằng cách áp dụng Hàm OFFSET . Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo một danh sách thả xuống động trong Excel với Hàm OFFSET .

Tải xuống Sách bài tập thực hành

Đây là tập dữ liệu mà tôi sẽ sử dụng để minh họa cách tạo danh sách thả xuống động trong Excel với hàm OFFSET . Chúng tôi có một số (Các) sự kiện thể thao và Danh sách người chiến thắng . Chúng tôi sẽ sắp xếp những người chiến thắng cho các sự kiện tương ứng bằng cách tạo danh sách thả xuống động .

3 Phương pháp Tạo Danh sách Thả xuống Động bằng Excel OFFSET

1. Tạo Danh sách thả xuống động trong Excel bằng Hàm OFFSET và COUNTA

Sau đây, tôi sẽ minh họa cách tạo danh sách thả xuống động trong Excel bằng cách sử dụng hàm OFFSET và COUNTA . Tôi cần tạo một danh sách thả xuống động trong phạm vi C4:C11 . Tôi sẽ chọn Người chiến thắng từ Danh sách người chiến thắng .

Các BƯỚC:

➤ Chọn phạm vi C4:C11 . Sau đó chuyển đến tab Dữ liệu >> Công cụ dữ liệu >> Xác thực dữ liệu >> Dữ liệuHộp thoại Xác thực .

➤ Xác thực Dữ liệu sẽ bật lên. Chọn Danh sách từ thả xuống trong hộp thoại đó.

➤ Trong Source , viết công thức sau.

Phân tích công thức

➥ COUNTA($E$4:$E$100) ➜ Trả về số ô không trống trong phạm vi E4:E100

Đầu ra ➜ {4}

➥ OFFSET($E$4,0,0,COUNTA($E$4:$ E$100),1) ➜ Trả về một phạm vi dựa trên hàng và cột của tham chiếu đã cho.

➥ OFFSET($E$4,0,0,4,1)

Đầu ra ➜ {“Alex”;”Morgan”;”Faulkner”;”Eliot”}

Giải thích: Cái tham chiếu là E4 . Vì hàng là 0 và cột là 0 cuối cùng có chiều cao là 4 , ta sẽ có giá trị từ ô E4:E7 .

➤ Chọn OK .

Excel sẽ tạo một thả xuống hộp trong mỗi ô của dải ô C4:C11 .

Lưu ý rằng các tùy chọn trong hộp thả xuống hoàn toàn giống với các tùy chọn trong Danh sách người chiến thắng . Bây giờ, để kiểm tra xem đây có phải là hộp thả xuống động hay không, hãy giả sử rằng Người chiến thắng của Quay sự kiện là James . Vì James không có trong Danh sách người chiến thắng , hãy thêm tên của anh ấy và xem điều gì sẽ xảy ra.

Ngay sau khi chúng tôi đã thêm tên của James trong Danh sách người chiến thắng , Excel đã tự động cập nhật các tùy chọn trong tùy chọn thả xuống . Vì vậy, danh sách thả xuống này về bản chất là động .

➤ Bây giờ hãy chọn Người chiến thắng còn lại.

LƯU Ý : Hãy nhớ rằng phạm vi mà chúng ta đã chọn trong Hàm COUNTA là E4:E100 . Đó là lý do tại sao Excel sẽ cập nhật tùy chọn thả xuống miễn là chúng tôi thêm hoặc cập nhật ô trong phạm vi E4:E100 .

Đọc thêm: Cách tạo danh sách xác thực dữ liệu động bằng VBA trong Excel

2. Cách tạo danh sách thả xuống động trong Excel với Hàm OFFSET và COUNTIF

Chúng ta cũng có thể tạo danh sách thả xuống động trong Excel bằng cách sử dụng OFFSET và COUNTIF chức năng.

BƯỚC:

➤ Đưa hộp thoại Xác thực dữ liệu như phương thức-1 . Trong hộp Nguồn , hãy viết công thức sau

Phân tích công thức

➥ COUNTIF($E$4:$E$100,””) ➜ Trả về số ô không trống trong phạm vi E4:E100

Đầu ra ➜ {4}

➥ OFFSET($E$4,0,0,COUNTIF ($E$4:$E$100,””)) ➜ Trả về một phạm vi dựa trên hàng và cột của tham chiếu đã cho.

➥ OFFSET($E$4,0,0 ,4,1)

Đầu ra ➜ {“Alex”;”Morgan”;”Faulkner”;”Eliot”}

Giải thích: Tham chiếu là E4 . Vì hàng là 0 và cột là 0 cuối cùng có chiều cao là 4 , ta sẽ có giá trị từ ô E4:E7

➤ Chọn OK .

➤ Excel sẽ tạo một thả xuống hộp trong mỗi ô của dải ô C4:C11 .

Để kiểm tra xem đây có phải là hộp thả xuống động hay không, hãy giả sử rằng Người chiến thắng của Quay sự kiện là James . Vì James không có trong Danh sách người chiến thắng , hãy thêm tên của anh ấy và xem điều gì sẽ xảy ra.

Ngay sau khi chúng tôi đã thêm tên của James vào Danh sách người chiến thắng , Excel tự động cập nhật các tùy chọn trong tùy chọn thả xuống . Vì vậy, danh sách thả xuống này về bản chất là động .

➤ Bây giờ hãy chọn Người chiến thắng còn lại.

LƯU Ý : Hãy nhớ rằng phạm vi mà chúng ta đã chọn trong Hàm COUNTIF là E4:E100 . Đó là lý do tại sao Excel sẽ cập nhật tùy chọn thả xuống miễn là chúng tôi thêm hoặc cập nhật ô trong phạm vi E4:E100 .

3. Cách tạo danh sách thả xuống lồng nhau bằng cách sử dụng kết hợp các chức năng

Trong phần này, chúng ta sẽ đi sâu vào việc tạo danh sách thả xuống động thông minh hơn và nâng cao hơn , một cái lồng nhau . Chúng ta sẽ sử dụng các hàm OFFSET , COUNTA và MATCH cùng nhau. Hãy để tôi giải thích những gìchúng tôi sẵn sàng.

Đây là tập dữ liệu cho phương pháp này đại diện cho thông tin của các sản phẩm cụ thể.. Về cơ bản, chúng tôi sẽ tạo hai danh sách thả xuống trong ô F3 và F4 . Tùy thuộc vào tùy chọn được chọn trong F3 , Excel sẽ cập nhật các tùy chọn trong F4 . Hãy thực hiện từng bước.

BƯỚC 1: Tạo danh sách thả xuống trong F3

➤  Đưa Hộp thoại Xác thực dữ liệu giống như phương thức-1 . Trong hộp Nguồn ,  thực hiện tham chiếu ô , là tiêu đề bảng ( ô B3:D3 ).

Excel sẽ tạo danh sách thả xuống trong F3 .

BƯỚC-2: Tạo danh sách thả xuống động trong F4

Bây giờ tôi sẽ tạo một danh sách thả xuống khác trong F4 . Các tùy chọn trong danh sách thả xuống của F4 sẽ phụ thuộc vào những gì chúng tôi đã chọn trong danh sách thả xuống của F3 . Để làm như vậy,

➤ Đưa hộp thoại Xác thực dữ liệu như phương thức-1 . Trong hộp Nguồn , hãy viết công thức sau

Phân tích công thức

➥ MATCH($F$3,$B$3:$D$3,0) ➜ Trả về vị trí tương đối của giá trị ô F3 từ phạm vi B3:D3

Đầu ra: {1} .

➥ OFFSET($B$3,1 ,MATCH($F$3,$B$3:$D$3,0)-1,10,1) ➜ Trả về phạm vi dựa trên hàng và cột của đã chotài liệu tham khảo . chiều cao là 10 . Đó là lý do tại sao đầu ra sẽ là một mảng gồm 10 giá trị ô bắt đầu từ tham chiếu.

Đầu ra: {“Sam”; ”Curran”;”Yank”;”Rochester”;0;0;0;0;0;0}

➥ COUNTA(OFFSET($B$3,1,MATCH($ F$3,$B$3:$D$3,0)-1,10,1)) ➜ Trả về số lượng ô không trống trong phạm vi đã chọn .

➥ COUNTA{“Sam”;”Curran”;”Yank”;”Rochester”;0;0;0;0;0;0}

Đầu ra: {4}

➥ OFFSET($B$3,1,MATCH($F$3,$B$3:$D$3,0)-1,COUNTA( OFFSET($B$3,1,MATCH ($F$3,$B  $3:$D$3,0)-1,10,1)),1) ➔ Trả về phạm vi dựa trên hàng và cột của tham chiếu đã cho

➥ OFFSET($B$3,1,1-1,COUNTA{“Sam”;”Curran ;”Yank”;”Rochester”;0;0;0;0;0;0}),1)

➥ OFFSET($B$3,1,0,4 ,1)

Đầu ra: {“Sam”;”Curran”;”Yank”;”Rochester”}

Giải thích: Tham chiếu là B3 . Vì hàng là 1 và cột là 0 cuối cùng có chiều cao là 4 , chúng ta sẽ có các giá trị từ ô B4:B7 .

➤ Chọn OK .

Excel sẽ tạo danh sách thả xuống động trong F4 . Các tùy chọn sẽ thay đổi tùy thuộc vào những gì bạn chọn trên F3 . Chẳng hạn, khi bạn chọn Tên trong danh sách thả xuống F3 , thì danh sách thả xuống trong F4 sẽ hiển thị các tên có sẵn trong Têncột .

Tương tự, khi bạn chọn Sản phẩm trong danh sách thả xuống F3 , danh sách thả xuống trong F4 sẽ hiển thị các sản phẩm có sẵn trong cột Sản phẩm .

Bây giờ nếu bạn thêm hoặc cập nhật Tên , Sản phẩm hoặc Thương hiệu , Excel sẽ cập nhật danh sách thả xuống trong F4 . Ví dụ: tôi đã thêm một tên mới Rock vào Cột tên và Excel đã thêm tên vào danh sách thả xuống .

Đọc thêm: Cách tạo danh sách Top 10 động trong Excel (8 phương pháp)

Sổ làm việc thực hành

Như bạn có thể thấy, việc tạo danh sách thả xuống động trong Excel với hàm OFFSET thực sự phức tạp. Vì vậy, tôi khuyên bạn nên thực hành nhiều hơn và nhiều hơn nữa. Tôi đã đính kèm một bảng thực hành cho bạn.

Kết luận

Trong bài viết này, tôi đã minh họa 3 các phương pháp tạo danh sách thả xuống động trong Excel với hàm OFFSET . Tôi hy vọng bạn sẽ tìm thấy bài viết này hữu ích. Cuối cùng, nếu bạn có bất kỳ ý kiến ​​đóng góp nào, vui lòng để lại ở phần bình luận.