Khi người dùng gửi email cho khách hàng hoặc sếp của họ, thật khó để theo dõi. Trong trường hợp đó, Excel có ích. Do đó, tính năng “gửi email tự động từ Excel đến Outlook” đã được chứng minh là một phương pháp tiết kiệm thời gian. Macro VBA Excel và chức năng HYPERLINK có thể gửi email tự động hoặc tạo bản nháp bằng cách sử dụng các mục nhập Excel.

Giả sử chúng ta có Mức lương được cơ cấu lại cho nhân viên dữ liệu trong Excel và chúng tôi muốn gửi email tự động bằng cách sử dụng Outlook .

Trong bài viết này, chúng tôi trình bày nhiều biến thể của Macro VBA và chức năng HYPERLINK để gửi email tự động từ Excel đến Outlook .

Tải xuống Sổ làm việc Excel

⧭ Mở Microsoft Visual Basic và Chèn Mã vào Mô-đun

Trước khi tiếp tục minh họa bất kỳ bạn cần phải biết cách mở và chèn Mô-đun trong Microsoft Visual Basic trong Excel.

🔄 Mở Microsoft Visual Basic: Có 3 cách chủ yếu để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic .

1. Sử dụng Phím tắt: Nhấn ALT+ F11 hoàn toàn để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic .

2. Sử dụng Tab Nhà phát triển: Trong trang tính Excel, Chuyển đến Tab Nhà phát triển > Chọn Visual Basic . Cửa sổ Microsoft Visual Basic xuất hiện.

3. Sử dụng Tab Trang tính: Chuyển đến bất kỳ trang tính nào, Nhấp chuột phải vào trang tính đó > Chọn Mã xem (từ Ngữ cảnh Menu ).

🔄 Chèn một Mô-đun trong Microsoft Visual Basic: Có 2 cách để chèn một Mô-đun trong cửa sổ Microsoft Visual Basic ,

1. Sử dụng Tùy chọn của Trang tính: Sau khi mở cửa sổ Microsoft Visual Basic , hãy chọn Trang tính > Nhấp chuột phải vào nó > ; Chọn Chèn (từ Menu ngữ cảnh ) > sau đó chọn Mô-đun .

2. Sử dụng Thanh công cụ: Bạn cũng có thể làm điều đó bằng cách chọn Chèn (từ Thanh công cụ ) > sau đó chọn Mô-đun .

4 Cách dễ dàng để gửi email tự động từ Excel tới Outlook

Phương pháp 1: Sử dụng VBA Macro để tự động gửi email bằng Outlook tới những người nhận đã chọn

Chúng tôi muốn tạo một Nút thực thi Macro để chúng tôi có thể chỉ cần gửi thư đến những người nhận đã chọn với chỉ cần một cú nhấp chuột.

Bước 1: Chuyển đến tab Chèn > Hình dạng > Chọn bất kỳ hình dạng nào được cung cấp (ví dụ: Hình chữ nhật: Góc tròn ).

Bước 2: Kéo Biểu tượng dấu cộng vào bất cứ nơi nào bạn muốn chèn Hình dạng như minh họa trong hình bên dưới.

Bước 3: Chọn ưu tiên Điền hình dạng và Đường viền Màu nhấp chuột phải vào nó. Nhấp vào Chỉnh sửa văn bản để chèn văn bản.

Bước 4: Sử dụng hướng dẫn để mở Microsoft Visual Basic và chèn Mô-đun . Dán Macro sau vào Mô-đun .

4853

➤ trong mã,

1 – bắt đầu thủ tục macro bằng cách khai báo các biến là Object và String .

2 – chạy vòng lặp VBA FOR cho mỗi hàng trong vùng chọn để chỉ định Gửi đến , Chủ đề và Nội dung của Email bằng cách sử dụng các mục hàng.

3 – gán biến.

4 – thực hiện câu lệnh VBA With để điền các mục Outlook chẳng hạn như Send To , Chủ đề thư , v.v... Ở đây, macro chỉ thực thi lệnh Hiển thị để hiển thị Outlook cùng với bản nháp email. Tuy nhiên, nếu lệnh Gửi được sử dụng tại chỗ hoặc sau Hiển thị, Outlook sẽ gửi email đã tạo tới người nhận đã chọn.

5 – kết thúc vòng lặp VBA FOR .

Bước 5: Quay lại Trang tính. Nhấp chuột phải vào Hình dạng rồi chọn Gán Macro từ các tùy chọn Menu ngữ cảnh .

Bước 6: Chọn Macro (nghĩa là ExcelToOutlookSR ) trong Tên Macro và chọn tùy chọn Macro trong là Bảng tính này . Nhấp vào OK .

Bước 7: Bây giờ, trong trang tính, hãy chọn một hoặc nhiều nhân viên rồi nhấp vào Nút Hình dạng .

Bước 8: Excel nhắc Outlook đi ăn trưa và tạo hoặc gửi email tới những nhân viên được tuyển chọn. Khi bạn chọn hai nhân viên, Outlook sẽ tạo hai bản nháp email khác nhau sẵn sàng để gửi.

Vì macro chỉ cung cấp Hiển thị , Outlook chỉ hiển thị bản nháp email mà không gửi đi. Sử dụng lệnh Gửi để tự động gửi email từ Excel đến Outlook bằng các mục nhập ô.

Đọc thêm: Macro Excel để gửi email tự động (3 ví dụ phù hợp)

Phương pháp 2: Gửi email tự động từ Excel sang Outlook tùy thuộc vào giá trị ô cụ thể

Điều gì nếu chúng tôi muốn gửi email tự động sau khi đạt được mục tiêu từ Excel đến Outlook ? Mã Macro có thể thực hiện công việc này một cách dễ dàng.

Giả sử chúng ta có Dữ liệu bán hàng hàng quý như được mô tả bên dưới, sau khi đạt được mục tiêu (ví dụ: Doanh số> 2000 ) sẽ tự động nhắc Outlook gửi email từ Excel tới id email đã chỉ định.

Bước 1: Nhập macro sau mã trong bất kỳ Mô-đun .

8932

➤ Từ hình ảnh trên, trong các phần,

1 – chỉ định một ô (nghĩa là F17 ) trong phạm vi để thực thi câu lệnh VBA IF . Nếu câu lệnh dẫn đến True , macro sẽ gọi một macro khác để thực thi.

2 – khai báo biếnloại và chỉ định chúng để điền vào các mục nhập của Outlook .

3 – thực hiện câu lệnh VBA With để gán biến cho các mục nhập email. Sử dụng lệnh Gửi thay vì Hiển thị trong trường hợp bạn trực tiếp muốn gửi email mà không cần xem lại chúng. Email người nhận được chèn vào trong macro. Sử dụng các phương pháp thay thế trong trường hợp bạn muốn tự động chèn id email của người nhận.

4 – xóa một số biến nhất định khỏi chỉ định.

Bước 2: Sử dụng phím F5 để chạy macro. Trong giây lát, Excel sẽ tìm nạp Outlook với một email nháp được tạo tự động như minh họa trong phần sau. Bạn có thể nhấp vào Gửi hoặc gửi tự động bằng cách sử dụng lệnh Gửi trong macro.

Đọc thêm: Tự động gửi  Email từ Excel dựa trên nội dung ô (2 phương pháp)

Kết quả đọc tương tự

• Cách xem Ai đang ở trong tệp Excel được chia sẻ (với các bước nhanh)
• Bật chia sẻ sổ làm việc trong Excel
• Cách chia sẻ tệp Excel cho nhiều người dùng
• Cách Áp dụng Macro để Gửi Email từ Excel với Tệp đính kèm

Phương pháp 3: Sử dụng VBA Macro để Gửi Email với Bảng tính Hoạt động từ Excel by Outlook

Ngoài ra, có thể có những trường hợp chúng tôi cần gửi toàn bộ Trang tính đang hoạt động đến một địa chỉ email được chỉ định. Trong trường hợp đó, chúng ta có thể sử dụng một Hàm tùy chỉnh VBA để được gọi trong mộtmacro.

Bước 1: Chèn macro bên dưới vào Mô-đun .

3721

➤ Từ hình trên, các phần của mã,

1 – khai báo và đặt biến.

2 – gán lệnh bằng cách sử dụng VBA Với câu lệnh . Sử dụng lệnh Hiển thị hoặc Gửi để xem xét hoặc gửi trực tiếp email tương ứng.

3 – xóa các biến đã đặt trước đó.

4 – gán các lệnh VBA With bằng văn bản.

5 – thực thi Chức năng tùy chỉnh VBA .

Bước 2: Để thực thi macro, nhấn F5 và ngay lập tức Excel sẽ đưa ra Outlook cùng với một email nháp để xem xét tương tự như hình ảnh bên dưới. Sau đó, bạn có thể gửi nó.

Đọc thêm: Cách gửi email hàng loạt từ Outlook bằng Excel (3 cách)

Phương pháp 4: Gửi email tự động từ Excel tới Outlook bằng hàm HYPERLINK

Hàm HYPERLINK tạo liên kết có thể nhấp được trong các ô Excel tới mang Outlook làm phương tiện gửi email tự động từ Excel.

Bước 1: Nhập công thức sau vào ô H5 .

Hàm HYPERLINK nhận “MailTo:”&C5&”?Subject=”&F5&” &cc=”&$D$2&”&body=”&G 5 dưới dạng link_location và “Nhấp vào đây” dưới dạng friendly_name .

Bước 2: Nhấn ENTER để dánliên kết. Sau đó nhấp vào liên kết.

Bước 3: Excel sẽ đưa bạn đến Outlook . Và bạn sẽ thấy tất cả các mục Outlook chứa đầy dữ liệu được gán từ Excel. Nhấp vào Gửi .

Bước 4: Kéo Núm điều khiển điền vào để áp dụng công thức cho khác các ô.

Đọc thêm: Cách gửi email tự động khi đáp ứng điều kiện trong Excel

Kết luận

Chức năng Biến thể Macro VBA và HYPERLINK có thể hữu ích khi gửi email tự động từ Excel sang Outlook. Hy vọng bạn tìm thấy phương pháp ưa thích của mình trong những phương pháp được mô tả ở trên. Bình luận, nếu bạn có thêm thắc mắc hoặc có bất cứ điều gì để bổ sung.