När användare skickar e-post till sina kunder eller chefer är det ganska svårt att hålla reda på det. I det fallet kommer Excel väl till pass. Därför kan "skicka automatiskt e-post från Excel till Utsikter" har visat sig vara en tidsbesparande metod. Excel VBA-makros och HYPERLINK funktionen kan du skicka automatiska e-postmeddelanden eller skapa ett utkast med hjälp av Excel-poster.

Låt oss säga att vi har Anställd omarbetad lön data i Excel och vi vill skicka ett automatiskt e-postmeddelande med hjälp av Outlook .

I den här artikeln visar vi flera varianter av VBA-makros och HYPERLINK funktion för att skicka automatiskt e-post från Excel till Outlook .

Ladda ner arbetsbok i Excel

⧭ Öppna Microsoft Visual Basic och infoga kod i modulen

Innan du går vidare till att visa några metoder är det nödvändigt att känna till hur du öppnar och sätter in en Modul i den Microsoft Visual Basic i Excel.

🔄 Öppna Microsoft Visual Basic: Det finns främst följande 3 sätt att öppna Microsoft Visual Basic fönster.

1. Användning av kortkommandon: Tryck på ALT+F11 att öppna helt och hållet Microsoft Visual Basic fönster.

2. Använda fliken Utvecklare: I ett Excel-arbetsblad går du till Fliken för utvecklare > Välj Visual Basic . Microsoft Visual Basic fönstret visas.

3. Använd fliken Arbetsblad: Gå till valfritt arbetsblad, Högerklicka på på den> Välj Visa kod (från Kontext Meny ).

🔄 Infoga en modul i Microsoft Visual Basic: Det finns 2 sätt att infoga en Modul på Microsoft Visual Basic fönster,

1. Använda arkets alternativ: Efter att ha öppnat Microsoft Visual Basic fönstret, välj en Arbetsblad > Högerklicka på på det> Välj Infoga (från Kontextmeny )> välj sedan Modul .

2. Användning av verktygsfältet: Du kan också göra det genom att välja Infoga (från Verktygsfältet )> då väljer man Modul .

4 enkla sätt att skicka automatiskt e-post från Excel till Outlook

Metod 1: Använd VBA-makro för att automatiskt skicka e-post med Outlook till valda mottagare

Vi vill skapa en makroutförande Knapp som gör det möjligt att skicka e-post till utvalda mottagare med bara ett klick.

Steg 1: Gå till Infoga flik> Former > Välj någon av de erbjudna formerna (t.ex., Rektangulär: Avrundade hörn ).

Steg 2: Dra i Plus-ikonen där du vill infoga Form som visas i bilden nedan.

Steg 3: Välj en önskad Form Fyllning och Översikt Färg och högerklicka sedan på den. Klicka på Redigera text för att infoga text.

Steg 4: Använd den instruktion för att öppna Microsoft Visual Basic och infoga Modul Klistra in följande makro i Modul .

 Sub ExcelToOutlookSR() Dim mApp As Object Dim mMail As Object Dim SendToMail As String Dim MailSubject As String Dim mMailBody As String For Each r In Selection SendToMail = Range("C" & r.Row) MailSubject = Range("F" & r.Row) mMailBody = Range("G" & r.Row) Set mApp = CreateObject("Outlook.Application") Set mMail = mApp.CreateItem(0) With mMail .To = SendToMail .Subject = MailSubject.Body = mMailBody .Display ' Du kan använda .Send End With Next r End Sub 

➤ i koden,

1 - starta makroproceduren genom att deklarera variablerna som Objekt och Sträng .

2 - köra en VBA FÖR slinga för varje rad i urvalet för att tilldela e-postmeddelandets Skicka till , Ämne , och Kropp med hjälp av radposter.

3 - tilldela variabler.

4 - utföra den VBA med uttalande för att fylla i Outlook objekt som t.ex. Skicka till , Ämne för e-postmeddelandet , etc. Här utför makrot endast den Visa för att få fram Outlook med ett utkast till e-postmeddelande. Skicka används i stället för eller efter Visa, Outlook skickar det skapade e-postmeddelandet till de valda mottagarna.

5 - avsluta den. VBA FÖR slinga.

Steg 5: Återgå till kalkylbladet. Högerklicka på den Form välj sedan Tilldela makro från Kontextmeny alternativ.

Steg 6: Välj makron (dvs, ExcelToOutlookSR ) inom ramen för Makronamn och väljer den Makro i alternativ som Denna arbetsbok . Klicka på OK .

Steg 7: Välj nu en eller flera anställda i arbetsbladet och klicka sedan på Formknapp .

Steg 8: Excel-frågor Outlook till lunch och skapar eller skickar e-postmeddelanden till de valda medarbetarna. När du väljer två av medarbetarna, Outlook genererar två olika e-postutkast som är redo att skickas.

Eftersom makrot endast tillhandahåller den Visa kommandot, Outlook visar bara utkastet till e-postmeddelande utan att skicka det. Använd Skicka för att automatiskt skicka e-postmeddelanden från Excel till Outlook med hjälp av cellposter.

Läs mer: Excel-makro för att skicka e-post automatiskt (3 lämpliga exempel)

Metod 2: Skicka e-post automatiskt från Excel till Outlook beroende på specifika cellvärden

Vad händer om vi vill skicka ett automatiskt e-postmeddelande när vi har uppnått mål från Excel till Outlook En makrokod kan göra detta enkelt.

Anta att vi har Kvartalsvisa försäljningsuppgifter enligt bilden nedan, efter att ha uppnått ett mål (dvs, Försäljning> 2000 ) kommer automatiskt att uppmana Outlook för att skicka ett e-postmeddelande från Excel till en tilldelad e-postadress.

Steg 1: Skriv följande makrokod i en valfri Modul .

 Option Explicit Dim Rng As Range Sub Worksheet_Change(ByVal mRng As Range) On Error Resume Next If mRng.Cells.Count> 1 Then Exit Sub Set Rng = Intersect(Range("F17"), mRng) If Rng Is Nothing Then Exit Sub If IsNumeric(mRng.Value) And Target.Value> 2000 Then Call ExcelToOutlook End If End If Sub Sub Sub ExcelToOutlook() Dim mApp As Object Dim mMail As Object Dim mMailBody As String Set mApp =CreateObject("Outlook.Application") Set mMail = mApp.CreateItem(0) mMailBody = "Hälsningar Sir" & vbNewLine & vbNewLine & _ "Vårt försäljningsställe har en kvartalsförsäljning som är högre än målet." & vbNewLine & _ "Det är ett bekräftelsebrev." & vbNewLine & vbNewLine & _ "Hälsningar" & vbNewLine & _ "Outlet Team" On Error Resume Next With mMail .To = "[email protected]" .CC = "".BCC = "" .Subject = "Meddelande om uppnådda försäljningsmål" .Body = mMailBody .Display 'eller så kan du använda .Send End With On Error GoTo 0 Set mMail = Nothing Set mApp = Nothing End Sub 

➤ Från bilden ovan, i avsnitten,

1 - tilldela en cell (t.ex, F17 ) inom ett intervall för att utföra VBA IF Om uttalandet resulterar i True kallar makrot ett annat makro för utförande.

2 - deklarera variabeltyper och tilldela dem för att fylla på Outlook s bidrag.

3 - utföra VBA med för att tilldela variabler till e-postposter. Använd Skicka i stället för Visa om du vill skicka e-postmeddelanden direkt utan att granska dem. Mottagarens e-postadress infogas i makrot. Använd alternativa metoder om du vill ha en automatisk infogning av mottagarens e-postadress.

4 - rensa vissa variabler från tilldelning.

Steg 2: Använd den F5 tangenten för att köra makrot. Excel hämtar genast Outlook med ett utkast till e-postmeddelande som skapas automatiskt som visas i nedanstående. Du kan klicka på Skicka eller automatisk sändning med hjälp av Skicka kommandot i makrot.

Läs mer: Skicka e-post automatiskt från Excel baserat på cellinnehåll (2 metoder)

Liknande läsningar

• Hur du ser vem som finns i en delad Excel-fil (med snabba steg)
• Aktivera Dela arbetsbok i Excel
• Hur du delar Excel-fil för flera användare
• Hur du använder makro för att skicka e-post från Excel med bilaga

Metod 3: Använd VBA-makro för att skicka e-post med aktivt arbetsblad från Excel i Outlook

Alternativt kan det finnas fall där vi behöver skicka en hel Aktivt blad till en tilldelad e-postadress. I det fallet kan vi använda en VBA anpassad funktion som ska anropas inom ett makro.

Steg 1: Infoga nedanstående makro i Modul .

 Funktion ExcelOutlook(mTo, mSub As String, Optional mCC As String, Optional mBd As String) As Boolean On Error Resume Next Dim mApp As Object Dim rItem As Object Set mApp = CreateObject("Outlook.Application") Set rItem = mApp.CreateItem(0) With rItem .To = mTo .CC = "" .Subject = mSub .Body = mBd .Attachments.Add ActiveWorkbook.FullName .Display 'eller du kan använda .Send End With Set rItem = NothingSet mApp = Nothing End Function Sub OutlookMail() Dim mTo As String Dim mSub As String Dim mBd As String mTo = "[email protected]" mSub = "Kvartalsförsäljningsdata" mBd = "Hälsningar Sir" & vbNewLine & vbNewLine & _ "Vänligen hitta Outlet's Kvartalsförsäljningsdata bifogade med detta mail." & vbNewLine & _ "Det är ett meddelande mail." & vbNewLine & vbNewLine & vbNewLine & _ "Hälsningar" &vbNewLine & _ "Outlet Team" If ExcelOutlook(mTo, mSub, , mBd) = True Then MsgBox "Framgångsrikt skapat e-postutkast eller skickat" End If End Sub 

➤ I bilden ovan visas kodens avsnitt,

1 - deklarera och ställa in variablerna.

2 - tilldela kommandona med hjälp av VBA med uttalande. Använd Visa eller . Skicka för att granska eller direkt skicka e-postmeddelanden.

3 - rensar de tidigare inställda variablerna.

4 - tilldela den VBA med kommandon med texter.

5 - utföra den VBA anpassad funktion .

Steg 2: För att utföra makrot, tryck på F5 , och Excel tar genast fram Outlook med ett utkast till e-postmeddelande att granska, som liknar bilden nedan. Därefter kan du skicka det.

Läs mer: Hur man skickar massutskick från Outlook med Excel (3 sätt)

Metod 4: Skicka automatiskt e-post från Excel till Outlook med HYPERLINK-funktionen

HYPERLINK funktionen genererar en klickbar länk i Excel-celler för att få Outlook som ett medium för att skicka automatiska e-postmeddelanden från Excel.

Steg 1: Skriv följande formel i cell H5 .

HYPERLINK funktionen tar "MailTo:"&C5&"?Subject="&F5&"&cc="&$D$2&"&body="G 5 som link_location , och "Klicka här" som namn på vänskap .

Steg 2: Hit ENTER för att klistra in länken. Klicka sedan på länken.

Steg 3: Excel tar dig till Outlook Och du ser alla de Outlook fylls med tilldelade data från Excel. Klicka på Skicka .

Steg 4: Dra i Handtag för fyllning för att tillämpa formeln på andra celler.

Läs mer: Hur du skickar e-post automatiskt när villkoret är uppfyllt i Excel

Slutsats

VBA-makrovarianter och HYPERLINK funktionen kan vara till hjälp när du skickar automatiska e-postmeddelanden från Excel till Outlook. Hoppas att du hittar din favoritmetod inom de ovan beskrivna. Kommentera, om du har ytterligare frågor eller har något att tillägga.