જ્યારે વપરાશકર્તાઓ તેમના ગ્રાહકો અથવા બોસને ઇમેઇલ્સ મોકલે છે ત્યારે ટ્રેક રાખવાનું ખૂબ મુશ્કેલ છે. તે કિસ્સામાં, એક્સેલ હાથમાં આવે છે. તેથી, “ Excel થી Outlook” ને આપોઆપ ઈમેલ મોકલો એ સમય બચાવવાનો અભિગમ સાબિત થયો છે. Excel VBA Macros અને HYPERLINK ફંક્શન ઑટોમેટિક ઈમેઈલ મોકલી શકે છે અથવા Excel એન્ટ્રીઓનો ઉપયોગ કરીને ડ્રાફ્ટ બનાવી શકે છે.

ચાલો આપણે કહીએ કે અમારી પાસે કર્મચારી રિસ્ટ્રક્ચર્ડ સેલરી છે. Excel માં ડેટા અને અમે Outlook નો ઉપયોગ કરીને સ્વચાલિત ઇમેઇલ મોકલવા માંગીએ છીએ.

આ લેખમાં, અમે VBA મેક્રો<2 ના બહુવિધ પ્રકારો દર્શાવીએ છીએ> અને Excel થી Outlook પર સ્વચાલિત ઇમેઇલ મોકલવા માટે HYPERLINK ફંક્શન.

એક્સેલ વર્કબુક ડાઉનલોડ કરો

⧭ માઇક્રોસોફ્ટ વિઝ્યુઅલ બેઝિક ખોલવું અને મોડ્યુલમાં કોડ દાખલ કરવો

કોઈપણ દર્શાવવા માટે આગળ વધતા પહેલા પદ્ધતિઓ, એક્સેલમાં માઈક્રોસોફ્ટ વિઝ્યુઅલ બેઝિક માં મોડ્યુલ ખોલવા અને દાખલ કરવાની રીતો જાણવી જરૂરી છે.

🔄 ઓપનિંગ Microsoft Visual Basic: મુખ્યત્વે Microsoft Visual Basic વિન્ડો ખોલવાની 3 રીતો છે.

1. કીબોર્ડ શોર્ટકટ્સનો ઉપયોગ કરવો: ALT+ દબાવો F11 એકસાથે Microsoft Visual Basic વિન્ડો ખોલવા માટે.

2. વિકાસકર્તા ટેબનો ઉપયોગ કરવો: એક્સેલ વર્કશીટમાં, વિકાસકર્તા ટેબ > વિઝ્યુઅલ બેઝિક પસંદ કરો. Microsoft Visual Basic વિન્ડોદેખાય છે.

3. વર્કશીટ ટેબનો ઉપયોગ કરીને: કોઈપણ વર્કશીટ પર જાઓ, તેના પર જમણું-ક્લિક કરો > કોડ જુઓ પસંદ કરો ( સંદર્ભ મેનુ માંથી).

🔄 માઈક્રોસોફ્ટ વિઝ્યુઅલ બેઝિકમાં મોડ્યુલ દાખલ કરવું: માઈક્રોસોફ્ટ વિઝ્યુઅલ બેઝિક વિન્ડોમાં મોડ્યુલ દાખલ કરવાની 2 રીતો છે,

1. શીટના વિકલ્પોનો ઉપયોગ કરવો: માઈક્રોસોફ્ટ વિઝ્યુઅલ બેઝિક વિન્ડો ખોલ્યા પછી, તેના પર વર્કશીટ > રાઇટ-ક્લિક કરો પસંદ કરો > ; પસંદ કરો દાખલ કરો ( સંદર્ભ મેનૂ માંથી) > પછી મોડ્યુલ પસંદ કરો.

2. ટૂલબારનો ઉપયોગ કરીને: તમે તેને શામેલ કરો ( ટૂલબાર માંથી) પસંદ કરીને પણ કરી શકો છો > પછી મોડ્યુલ પસંદ કરો.

4 એક્સેલથી આઉટલુક પર સ્વચાલિત ઈમેલ મોકલવાની સરળ રીતો

પદ્ધતિ 1: પસંદ કરેલા પ્રાપ્તકર્તાઓને Outlook નો ઉપયોગ કરીને આપમેળે ઇમેઇલ મોકલવા માટે VBA મેક્રોનો ઉપયોગ

અમે મેક્રો એક્ઝિક્યુશન બટન બનાવવા માંગીએ છીએ જેના દ્વારા અમે પસંદ કરેલા પ્રાપ્તકર્તાઓને સરળતાથી મેઇલ મોકલી શકીએ છીએ માત્ર એક ક્લિક કરો.

પગલું 1: Insert ટેબ > આકારો > પર જાઓ. ઓફર કરેલા આકારોમાંથી કોઈપણ પસંદ કરો (એટલે ​​​​કે, લંબચોરસ: ગોળાકાર ખૂણાઓ ).

પગલું 2: ખેંચો પ્લસ આઇકોન જ્યાં તમે નીચેની છબીમાં બતાવ્યા પ્રમાણે આકાર દાખલ કરવા માંગો છો.

સ્ટેપ 3: પસંદ કરો પસંદ કરેલ આકાર ભરો અને રૂપરેખા રંગ પછીતેના પર જમણું-ક્લિક કરો. ટેક્સ્ટ દાખલ કરવા માટે ટેક્સ્ટ એડિટ કરો પર ક્લિક કરો.

સ્ટેપ 4: ખોલવા માટે સૂચના નો ઉપયોગ કરો. 1>Microsoft Visual Basic અને insert Module . નીચેના મેક્રોને મોડ્યુલ માં પેસ્ટ કરો.

3426

➤ કોડમાં,

1 - પ્રારંભ કરો ચલોને ઑબ્જેક્ટ અને સ્ટ્રિંગ તરીકે જાહેર કરીને મેક્રો પ્રક્રિયા.

2 - માટે VBA FOR લૂપ ચલાવો પંક્તિની એન્ટ્રીઓનો ઉપયોગ કરીને ઈમેઈલની ને મોકલો , વિષય અને Body સોંપવા માટે પસંદગીમાં દરેક પંક્તિ.

3 – વેરીએબલ અસાઇન કરો.

4 – Outlook આઇટમ બનાવવા માટે VBA સ્ટેટમેન્ટ સાથે કરો જેમ કે મોકલો , મેઇલનો વિષય , વગેરે. અહીં મેક્રો માત્ર ડિસ્પ્લે આદેશને ઈમેલ ડ્રાફ્ટ સાથે આઉટલુક બહાર લાવવા માટે એક્ઝિક્યુટ કરે છે. જો કે, જો મોકલો આદેશનો ઉપયોગ જગ્યાએ અથવા ડિસ્પ્લે પછી કરવામાં આવે છે, તો Outlook પસંદ કરેલ પ્રાપ્તકર્તાઓને બનાવેલ ઇમેઇલ મોકલશે.

5 – VBA FOR લૂપ સમાપ્ત કરો.

પગલું 5: વર્કશીટ પર પાછા ફરો. આકાર પર રાઇટ-ક્લિક કરો પછી સંદર્ભ મેનૂ વિકલ્પોમાંથી મેક્રો સોંપો પસંદ કરો.

પગલું 6: મેક્રો નામ હેઠળ મેક્રો (એટલે ​​​​કે, ExcelToOutlookSR ) પસંદ કરો અને આ વર્કબુક તરીકે મેક્રો ઇન વિકલ્પ પસંદ કરો . ઓકે પર ક્લિક કરો.

પગલું 7: હવે, વર્કશીટમાં, એક અથવા બહુવિધ કર્મચારીઓને પસંદ કરો અને પછી પર ક્લિક કરો.1 પસંદ કરેલા કર્મચારીઓ. જેમ તમે બે કર્મચારીઓને પસંદ કરો છો, આઉટલુક મોકલવા માટે તૈયાર બે અલગ-અલગ ઈમેલ ડ્રાફ્ટ જનરેટ કરે છે.

જેમ કે મેક્રો માત્ર ડિસ્પ્લે પ્રદાન કરે છે આદેશ, Outlook ફક્ત ઇમેઇલ ડ્રાફ્ટને મોકલ્યા વિના પ્રદર્શિત કરે છે. સેલ એન્ટ્રીઓનો ઉપયોગ કરીને Excel થી Outlook પર આપમેળે ઇમેઇલ મોકલવા માટે મોકલો આદેશનો ઉપયોગ કરો.

વધુ વાંચો: ઇમેઇલ ઑટોમૅટિક રીતે મોકલવા માટે એક્સેલ મેક્રો (3 યોગ્ય ઉદાહરણો)

પદ્ધતિ 2: વિશિષ્ટ સેલ મૂલ્યના આધારે એક્સેલમાંથી આઉટલુક પર આપમેળે ઇમેઇલ મોકલવી

શું જો આપણે Excel થી Outlook સુધીના લક્ષ્યો હાંસલ કર્યા પછી સ્વચાલિત ઈમેલ મોકલવા ઈચ્છીએ તો? મેક્રો કોડ આ કામ સરળતાથી કરી શકે છે.

ધારો કે, લક્ષ્ય હાંસલ કર્યા પછી અમારી પાસે ત્રિમાસિક વેચાણ ડેટા નીચે દર્શાવ્યા મુજબ છે (એટલે ​​​​કે, સેલ્સ> 2000 ) એક્સેલમાંથી સોંપેલ ઈમેઈલ આઈડી પર ઈમેલ મોકલવા માટે આપોઆપ Outlook ને પ્રોમ્પ્ટ કરશે.

સ્ટેપ 1: નીચેનો મેક્રો ટાઈપ કરો કોઈપણ મોડ્યુલ માં કોડ.

9427

➤ ઉપરની છબીમાંથી, વિભાગોમાં,

1 – VBA IF સ્ટેટમેન્ટને એક્ઝિક્યુટ કરવા માટે શ્રેણીની અંદર સેલ (એટલે ​​કે F17 ) સોંપો. જો નિવેદન True માં પરિણમે છે, તો મેક્રો એક્ઝેક્યુશન માટે બીજા મેક્રોને કૉલ કરે છે.

2 - ચલ જાહેર કરોપ્રકારો અને તેમને આઉટલુક ની એન્ટ્રીઓને પોપ્યુલેટ કરવા માટે સોંપો.

3 – ઇમેઇલ એન્ટ્રીઓને વેરિયેબલ્સ સોંપવા માટે VBA વિથ સ્ટેટમેન્ટ કરો. જો તમે ઈમેઈલની સમીક્ષા કર્યા વિના સીધા જ મોકલવા માંગતા હોવ તો ડિસ્પ્લે ને બદલે મોકલો આદેશનો ઉપયોગ કરો. પ્રાપ્તકર્તાનો ઈમેઈલ મેક્રોમાં દાખલ કરવામાં આવે છે. જો તમે પ્રાપ્તકર્તાના ઈમેઈલ આઈડીનું સ્વચાલિત નિવેશ કરવા માંગતા હોવ તો વૈકલ્પિક પદ્ધતિઓનો ઉપયોગ કરો.

4 – સોંપણીમાંથી અમુક વેરીએબલ્સને સાફ કરો.

પગલું 2: મેક્રો ચલાવવા માટે F5 કીનો ઉપયોગ કરો. એક ક્ષણમાં, એક્સેલ નીચે દર્શાવેલ પ્રમાણે આપમેળે બનાવેલ ડ્રાફ્ટ ઈમેઈલ સાથે Outlook મેળવે છે. તમે મોકલો પર ક્લિક કરી શકો છો અથવા મેક્રોમાં મોકલો કમાન્ડનો ઉપયોગ કરીને ઓટો-સેન્ડ કરી શકો છો.

વધુ વાંચો: સેલ કન્ટેન્ટ (2 પદ્ધતિઓ) પર આધારિત Excel માંથી ઑટોમૅટિકલી ઈમેઈલ મોકલો

સમાન રીડિંગ્સ

• કેવી રીતે જોવું શેર કરેલ એક્સેલ ફાઇલમાં કોણ છે (ઝડપી પગલાઓ સાથે)
• એક્સેલમાં શેર વર્કબુકને સક્ષમ કરો
• એક્સેલ ફાઇલને બહુવિધ વપરાશકર્તાઓ માટે કેવી રીતે શેર કરવી
• એટેચમેન્ટ સાથે એક્સેલમાંથી ઇમેઇલ મોકલવા માટે મેક્રો કેવી રીતે લાગુ કરવું

પદ્ધતિ 3: સક્રિય વર્કશીટ સાથે ઈમેઈલ મોકલવા માટે VBA મેક્રોનો ઉપયોગ કરવો આઉટલુક દ્વારા એક્સેલ

વૈકલ્પિક રીતે, એવા ઉદાહરણો હોઈ શકે છે કે જ્યાં અમારે સોંપેલ ઇમેઇલ સરનામાં પર સંપૂર્ણ સક્રિય શીટ મોકલવાની જરૂર હોય. તે કિસ્સામાં, અમે a અંદર કૉલ કરવા માટે VBA કસ્ટમ ફંક્શન નો ઉપયોગ કરી શકીએ છીએmacro.

સ્ટેપ 1: મોડ્યુલ માં નીચેનો મેક્રો દાખલ કરો.

4008

➤ આમાંથી ઉપરની છબી, કોડના વિભાગો,

1 – વેરીએબલ્સને જાહેર કરો અને સેટ કરો.

2 – VBA નો ઉપયોગ કરીને આદેશો સોંપો નિવેદન સાથે. અનુક્રમે સમીક્ષા કરવા અથવા સીધા મોકલવા માટે ડિસ્પ્લે અથવા મોકલો આદેશનો ઉપયોગ કરો.

3 - અગાઉ સેટ કરેલ વેરીએબલ્સને સાફ કરો.

4 – પાઠો સાથે VBA With આદેશો સોંપો.

5 – VBA કસ્ટમ ફંક્શન ને એક્ઝિક્યુટ કરો.

પગલું 2: મેક્રોને ચલાવવા માટે F5 દબાવો, અને એક્સેલ તરત જ આઉટલુક ને ડ્રાફ્ટ ઈમેઈલ સાથે લાવે છે. નીચેની છબી. પછીથી, તમે તેને મોકલી શકો છો.

વધુ વાંચો: એક્સેલનો ઉપયોગ કરીને આઉટલુકમાંથી બલ્ક ઈમેલ કેવી રીતે મોકલવું (3 રીતો)

પદ્ધતિ 4: હાયપરલિંક ફંક્શનનો ઉપયોગ કરીને એક્સેલથી આઉટલુક પર ઓટોમેટિક ઈમેલ મોકલવું

હાયપરલિંક ફંક્શન એક્સેલ સેલમાં ક્લિક કરી શકાય તેવી લિંક જનરેટ કરે છે એક્સેલમાંથી ઓટોમેટિક ઈમેલ મોકલવા માટે એક માધ્યમ તરીકે Outlook લાવો.

પગલું 1: સેલમાં નીચેનું સૂત્ર લખો H5 .

HYPERLINK ફંક્શન “MailTo:”&C5&”?Subject=”&F5&” લે છે &cc=”&$D$2&”&body=”&G 5 તરીકે link_location , અને “અહીં ક્લિક કરો” મૈત્રીપૂર્ણ_નામ તરીકે .

પગલું 2: પેસ્ટ કરવા માટે ENTER દબાવોલિંક પછી લિંક પર ક્લિક કરો.

સ્ટેપ 3: Excel તમને Outlook પર લઈ જશે. અને તમે જોશો કે તમામ Outlook એન્ટ્રીઓ એક્સેલમાંથી સોંપેલ ડેટાથી ભરેલી છે. મોકલો પર ક્લિક કરો.

પગલું 4: અન્ય પર સૂત્ર લાગુ કરવા માટે ભરો હેન્ડલ ખેંચો કોષો.

વધુ વાંચો: જ્યારે એક્સેલમાં શરત પૂરી થાય ત્યારે આપમેળે ઇમેઇલ કેવી રીતે મોકલવો

નિષ્કર્ષ

VBA મેક્રો વેરિઅન્ટ્સ અને HYPERLINK ફંક્શન એક્સેલથી આઉટલુક પર સ્વચાલિત ઇમેઇલ્સ મોકલતી વખતે મદદરૂપ થઈ શકે છે. આશા છે કે તમે ઉપર વર્ણવેલ પદ્ધતિઓમાં તમારી પસંદગીની પદ્ધતિ શોધી શકશો. ટિપ્પણી કરો, જો તમારી પાસે વધુ પૂછપરછ હોય અથવા ઉમેરવા માટે કંઈ હોય.