Når brugere sender e-mails til deres kunder eller chefer, er det ret svært at holde styr på det. I det tilfælde er Excel praktisk. Derfor kan "send automatisk e-mail fra Excel til Outlook" har vist sig at være en tidsbesparende metode. Excel VBA-makroer og HYPERLINK funktionen kan sende automatiske e-mails eller oprette et udkast ved hjælp af Excel-indtastninger.

Lad os sige, at vi har Medarbejder Omstruktureret løn data i Excel, og vi ønsker at sende en automatisk e-mail ved hjælp af Outlook .

I denne artikel demonstrerer vi flere varianter af VBA-makroer og HYPERLINK funktion til at sende automatisk e-mail fra Excel til Outlook .

Download Excel-arbejdsbog

⧭ Åbning af Microsoft Visual Basic og indsættelse af kode i modulet

Før vi fortsætter med at demonstrere metoderne, er det nødvendigt at vide, hvordan man åbner og indsætter en Modul i den Microsoft Visual Basic i Excel.

🔄 Åbning af Microsoft Visual Basic: Der er hovedsageligt 3 måder at åbne Microsoft Visual Basic vindue.

1. Brug af tastaturgenveje: Tryk på ALT+F11 i det hele taget at åbne Microsoft Visual Basic vindue.

2. Brug af fanen Udvikler: I et Excel-regneark skal du gå til Fanen Udvikler > Vælg Visual Basic . Microsoft Visual Basic vinduet vises.

3. Brug fanen Arbejdsark: Gå til et vilkårligt regneark, Højreklik på på det> Vælg Se kode (fra den Kontekst Menu ).

🔄 Indsættelse af et modul i Microsoft Visual Basic: Der er 2 måder at indsætte en Modul på Microsoft Visual Basic vindue,

1. Brug af arkets muligheder: Når du har åbnet den Microsoft Visual Basic vindue, vælg en Arbejdsark > Højreklik på på den> Vælg Indsæt (fra den Kontekstmenu )> vælg derefter Modul .

2. Brug af værktøjslinjen: Du kan også gøre det ved at vælge Indsæt (fra den Værktøjslinje )> så vælger Modul .

4 nemme måder at sende automatisk e-mail fra Excel til Outlook på

Metode 1: Brug af VBA-makro til automatisk at sende e-mail ved hjælp af Outlook til udvalgte modtagere

Vi ønsker at oprette en makroudførelse Knap hvormed vi kan sende en mail til udvalgte modtagere med et enkelt klik.

Trin 1: Gå til Indsæt faneblad> Figurer > Vælg en af de tilbudte former (f.eks., Rektangulær: afrundede hjørner ).

Trin 2: Træk den Plus-ikon hvor du ønsker at indsætte Form som vist i billedet nedenfor.

Trin 3: Vælg en foretrukken Udfyldning af form og Oversigt Farve og højreklik derefter på den. Klik på Rediger tekst for at indsætte tekst.

Trin 4: Brug den instruktion for at åbne Microsoft Visual Basic og indsætte Modul Indsæt følgende makro i Modul .

 Sub ExcelToOutlookSR() Dim mApp As Object Dim mMail As Object Dim SendToMail As String Dim MailSubject As String Dim mMailBody As String For Each r In Selection SendToMail = Range("C" & r.Row) MailSubject = Range("F" & r.Row) mMailBody = Range("G" & r.Row) Set mApp = CreateObject("Outlook.Application") Set mMail = mApp.CreateItem(0) With mMail .To = SendToMail .Subject = MailSubject.Body = mMailBody .Display ' Du kan bruge .Send End With Next r End Sub 

➤ i koden,

1 - starte makroproceduren ved at deklarere variablerne som Objekt og String .

2 - køre en VBA FOR løkke for hver række i valget for at tildele E-mail- Send til , Emne: , og Krop ved hjælp af rækkeposter.

3 - tildele variabler.

4 - udføre den VBA med erklæring til at udfylde Outlook elementer som f.eks. Send til , Mail Emne , osv. Her udfører makroen kun den Vis kommando for at få frem Outlook med et udkast til en e-mail. Men hvis Send kommandoen anvendes i stedet for eller efter Visning, Outlook sender den oprettede e-mail til de valgte modtagere.

5 - afslutte den VBA FOR løkke.

Trin 5: Gå tilbage til regnearket. Højreklik på Form og vælg derefter Tildel makro fra den Kontekstmenu muligheder.

Trin 6: Vælg Makro (dvs, ExcelToOutlookSR ) under den Makronavn og vælg den Makro i som Denne arbejdsbog . Klik på OK .

Trin 7: Vælg nu en eller flere medarbejdere i regnearket, og klik derefter på Form-knap .

Trin 8: Excel-henvendelser Outlook til frokost og opretter eller sender e-mails til de valgte medarbejdere. Når du vælger to af medarbejderne, Outlook genererer to forskellige e-mail-udkast, der er klar til at blive sendt.

Da makroen kun giver den Vis kommando, Outlook viser blot e-mail-udkastet uden at sende det. Brug Send kommando til automatisk at sende e-mails fra Excel til Outlook ved hjælp af celleposter.

Læs mere: Excel-makro til automatisk at sende e-mail (3 egnede eksempler)

Metode 2: Afsendelse af e-mail automatisk fra Excel til Outlook afhængigt af specifik celleværdi

Hvad hvis vi ønsker at sende en automatisk e-mail, når vi har nået mål fra Excel til Outlook En makrokode kan nemt udføre dette arbejde.

Antag, at vi har Kvartalsvise salgsdata som vist nedenfor, efter at have nået et mål (dvs, Salg> 2000 ) vil automatisk bede Outlook for at sende en e-mail fra Excel til et tildelt e-mail-id.

Trin 1: Indtast følgende makrokode i en hvilken som helst Modul .

 Option Explicit Dim Rng As Range Sub Worksheet_Change(ByVal mRng As Range) On Error Resume Next If mRng.Cells.Count> 1 Then Exit Sub Set Rng = Intersect(Range("F17"), mRng) If Rng Is Nothing Then Exit Sub If IsNumeric(mRng.Value) And Target.Value> 2000 Then Call ExcelToOutlook End If End If End Sub Sub ExcelToOutlook() Dim mApp As Object Dim mMail As Object Dim mMailBody As String Set mApp =CreateObject("Outlook.Application") Set mMail = mApp.CreateItem(0) mMailBody = "Greetings Sir" & vbNewLine & vbNewLine & _ "Vores forretning har et kvartalsvist salg, der er højere end målet." & vbNewLine & _ "Det er en bekræftelsesmail." & vbNewLine & vbNewLine & _ "Hilsen" & vbNewLine & _ "Outlet Team" On Error Resume Next With mMail .To = "[email protected]" .CC = "".BCC = "" .Subject = "Meddelelse om opfyldelse af salgsmålet" .Body = mMailBody .Display 'eller du kan bruge .Send End With On Error GoTo 0 Set mMail = Nothing Set mApp = Nothing End Sub 

➤ Fra ovenstående billede, i afsnittene,

1 - tildele en celle (f.eks, F17 ) inden for et område for at udføre VBA IF Hvis erklæringen resulterer i True , kalder makroen en anden makro til udførelse.

2 - angive variabeltyper og tildele dem til at udfylde Outlook 's bidrag.

3 - udføre VBA med for at tildele variabler til e-mail-poster. Brug Send kommando i stedet for Vis hvis du direkte ønsker at sende e-mails uden at gennemgå dem. Modtagerens e-mail indsættes i makroen. Brug alternative metoder, hvis du ønsker en automatisk indsættelse af modtagerens e-mail-id.

4 - fjerne visse variabler fra tildeling.

Trin 2: Brug den F5 for at køre makroen. I løbet af et øjeblik henter Excel Outlook med et udkast til en e-mail, der oprettes automatisk som vist i det følgende. Du kan klikke på Send eller automatisk afsendelse ved hjælp af Send kommando i makroen.

Læs mere: Automatisk sende e-mails fra Excel baseret på celleindhold (2 metoder)

Lignende læsninger

• Sådan ser du, hvem der er i en delt Excel-fil (med hurtige trin)
• Aktiver Del arbejdsmappe i Excel
• Sådan deler du Excel-fil for flere brugere
• Sådan anvendes makro til at sende e-mail fra Excel med vedhæftede filer

Metode 3: Brug af VBA-makro til at sende e-mail med aktivt regneark fra Excel via Outlook

Alternativt kan der være tilfælde, hvor vi har brug for at sende en hel Aktivt ark til en tildelt e-mail-adresse. I så fald kan vi bruge en VBA brugerdefineret funktion der skal kaldes i en makro.

Trin 1: Indsæt nedenstående makro i Modul .

 Function ExcelOutlook(mTo, mSub As String, Optional mCC As String, Optional mBd As String) As Boolean On Error Resume Next Dim mApp As Object Dim rItem As Object Set mApp = CreateObject("Outlook.Application") Set rItem = mApp.CreateItem(0) With rItem .To = mTo .CC = "" .Subject = mSub .Body = mBd .Attachments.Add ActiveWorkbook.FullName .Display 'eller du kan bruge .Send End With Set rItem = NothingSet mApp = Nothing End Function Sub OutlookMail() Dim mTo As String Dim mSub As String Dim mBd As String mTo = "[email protected]" mSub = "Quarterly Sales Data" mBd = "Greetings Sir" & vbNewLine & vbNewLine & _ "Venligst find Outlet's Quarterly Sales data vedhæftet med denne mail." & vbNewLine & _ "Det er en notifikationsmail." & vbNewLine & vbNewLine & vbNewLine & _ "Hilsen" &vbNewLine & _ "Outlet Team" If ExcelOutlook(mTo, mSub, , mBd) = True Then MsgBox "Succesfuldt oprettet Mail udkast eller sendt" End If End Sub 

➤ Ud fra ovenstående billede er kodens afsnit,

1 - deklarere og indstille variablerne.

2 - tildele kommandoerne ved hjælp af VBA med erklæring. Brug den Vis eller Send til henholdsvis gennemgang eller direkte afsendelse af e-mails.

3 - sletter de tidligere indstillede variabler.

4 - tildele den VBA med kommandoer med tekster.

5 - udføre den VBA brugerdefineret funktion .

Trin 2: For at udføre makroen skal du trykke på F5 , og Excel viser straks den Outlook med et udkast til en e-mail til gennemsyn, som ligner nedenstående billede. Herefter kan du sende den.

Læs mere: Sådan sender du masse-e-mail fra Outlook ved hjælp af Excel (3 måder)

Metode 4: Afsendelse af automatisk e-mail fra Excel til Outlook ved hjælp af HYPERLINK-funktionen

HYPERLINK funktionen genererer et klikbart link i Excel-celler for at bringe Outlook som et medie til at sende automatiske e-mails fra Excel.

Trin 1: Indtast følgende formel i celle H5 .

HYPERLINK funktion tager "MailTo:"&C5&"?Subject="&F5&"&cc="&$D$2&"&body="G 5 som link_location , og "Klik her" som friendly_name .

Trin 2: Hit INDTAST for at indsætte linket. Klik derefter på linket.

Trin 3: Excel fører dig til Outlook Og du kan se alle de Outlook er udfyldt med tildelte data fra Excel. Klik på Send .

Trin 4: Træk den Håndtag til påfyldning for at anvende formlen på andre celler.

Læs mere: Sådan sendes e-mail automatisk, når betingelsen er opfyldt i Excel

Konklusion

VBA-makro-varianter og HYPERLINK funktionen kan være nyttig, når du sender automatiske e-mails fra Excel til Outlook. Håber du finder din foretrukne metode inden for de ovenfor beskrevne. Kommentér, hvis du har yderligere forespørgsler eller har noget at tilføje.