Kur përdoruesit u dërgojnë email klientëve ose shefave të tyre, është mjaft e vështirë të mbash gjurmët. Në këtë rast, Excel është i dobishëm. Prandaj, "dërgoni email automatik nga Excel në Outlook" është provuar të jetë një qasje që kursen kohë. Excel VBA Macros dhe funksioni HYPERLINK mund të dërgojnë email automatik ose të krijojnë një draft duke përdorur hyrjet në Excel.

Le të themi se kemi Paga e ristrukturuar e punonjësve të dhëna në Excel dhe ne duam të dërgojmë email automatikisht duke përdorur Outlook .

Në këtë artikull, ne demonstrojmë variante të shumta të Makrove VBA dhe funksionin HYPERLINK për të dërguar email automatik nga Excel në Outlook .

Shkarko Excel Workbook

⧭ Hapja e Microsoft Visual Basic dhe futja e kodit në modul

Para se të vazhdoni të demonstroni ndonjë metodave, është e nevojshme të dini mënyrat për të hapur dhe futur një Modul në Microsoft Visual Basic në Excel.

🔄 Hapja e Microsoft Visual Basic: Ka kryesisht 3 mënyra për të hapur dritaren Microsoft Visual Basic .

1. Përdorimi i shkurtoreve të tastierës: Shtypni ALT+ F11 së bashku për të hapur dritaren Microsoft Visual Basic .

2. Përdorimi i skedës së Zhvilluesit: Në një fletë pune në Excel, shkoni te Skeda e Zhvilluesit > Zgjidhni Visual Basic . Dritarja Microsoft Visual Basic shfaqet.

3. Përdorimi i skedës së fletës së punës: Shkoni te çdo fletë pune, Klikoni me të djathtën mbi të > Zgjidhni Shiko kodin (nga menyja Konteksti ).

🔄 Futja e një moduli në Microsoft Visual Basic: Ka 2 mënyra për të futur një Modul në dritaren Microsoft Visual Basic ,

1. Përdorimi i opsioneve të fletës: Pas hapjes së dritares Microsoft Visual Basic , zgjidhni një Fletë pune > Klikoni me të djathtën mbi të > ; Zgjidh Fut (nga Menyja e kontekstit ) > pastaj zgjidhni Modul .

2. Përdorimi i shiritit të veglave: Mund ta bëni gjithashtu duke zgjedhur Fut (nga Toolbar ) > pastaj zgjidhni Modul .

4 Mënyra të thjeshta për të dërguar email automatik nga Excel në Outlook

Metoda 1: Përdorimi i VBA Macro për të dërguar automatikisht email duke përdorur Outlook te marrësit e zgjedhur

Ne duam të krijojmë një ekzekutim makro Buton me të cilin thjesht mund t'u dërgojmë postë marrësve të zgjedhur me vetëm një klikim.

Hapi 1: Shkoni te skeda Fut > Format > Zgjidhni cilindo nga format e ofruara (d.m.th., Drejtkëndësh: Kënde të rrumbullakosura ).

Hapi 2: Zvarritni Icon Plus kudo që dëshironi të futni Formë siç tregohet në imazhin më poshtë.

Hapi 3: Zgjidhni një Plotësimi i formës dhe Outline Ngjyra e preferuar më paskliko me të djathtën mbi të. Klikoni në Ndrysho tekstin për të futur tekst.

Hapi 4: Përdorni udhëzimet për të hapur Microsoft Visual Basic dhe futni Modulin . Ngjit makronë e mëposhtme në Modulin .

1473

➤ në kod,

1 – nis procedura makro duke deklaruar variablat si Objekt dhe String .

2 – ekzekutoni një cikli VBA FOR për çdo rresht në përzgjedhjen për të caktuar Dërgo te , Subjekti dhe Trupi e email-it duke përdorur hyrjet e rreshtit.

3 – caktoni variabla.

4 – kryeni deklaratën VBA With për të mbushur artikujt Outlook si Dërgo te , Subjekti i postës , etj. Këtu makroja ekzekuton vetëm komandën Display për të nxjerrë Outlook me një draft email. Megjithatë, nëse komanda Dërgo përdoret në vend ose pas Afisho, Outlook do t'ua dërgojë emailin e krijuar marrësve të zgjedhur.

5 – përfundoni ciklin VBA FOR .

Hapi 5: Kthehuni te Fleta e Punës. Klikoni me të djathtën në Shape më pas zgjidhni Cakto makro nga opsionet Menyja e kontekstit .

Hapi 6: Zgjidhni makro (d.m.th., ExcelToOutlookSR ) nën Emri i makrosë dhe zgjidhni opsionin Macro in si This Workbook . Klikoni në OK .

Hapi 7: Tani, në fletën e punës, zgjidhni një ose disa punonjës dhe më pas klikoni në Butoni i formës .

Hapi 8: Excel kërkon Outlook për drekë dhe krijon ose dërgon email te punonjësit e përzgjedhur. Ndërsa zgjidhni dy nga punonjësit, Outlook gjeneron dy drafte të ndryshme email-i gati për t'u dërguar.

Meqë makro ofron vetëm ekranin Komanda , Outlook thjesht shfaq draftin e emailit pa e dërguar atë. Përdorni komandën Dërgo për të dërguar automatikisht email nga Excel në Outlook duke përdorur hyrjet e qelizave.

Lexo më shumë: Excel Macro për të dërguar email automatikisht (3 shembuj të përshtatshëm)

Metoda 2: Dërgimi automatik i emailit nga Excel në Outlook në varësi të vlerës specifike të celularit

Çfarë nëse duam të dërgojmë email automatik pas arritjes së objektivave nga Excel në Outlook ? Një kod makro mund ta bëjë këtë punë me lehtësi.

Supozoni, ne kemi Të dhënat tremujore të shitjeve siç përshkruhet më poshtë, pas arritjes së një objektivi (d.m.th., Shitjet> 2000 ) automatikisht do të kërkojë Outlook të dërgojë një email nga Excel në një id të caktuar emaili.

Hapi 1: Shkruani makronë e mëposhtme kodi në çdo Modul .

8429

➤ Nga imazhi i mësipërm, në seksionet,

1 – caktoni një qelizë (d.m.th., F17 ) brenda një diapazoni për të ekzekutuar deklaratën VBA IF . Nëse deklarata rezulton në E vërtetë , makro thërret një makro tjetër për ekzekutim.

2 – deklaro variablinllojet dhe caktojini ato për të mbushur hyrjet e Outlook .

3 – kryeni deklaratën VBA With për të caktuar variabla në hyrjet e emailit. Përdorni komandën Dërgo në vend të Shfaqni në rast se dëshironi të dërgoni drejtpërdrejt email pa i rishikuar ato. Email-i i marrësit futet brenda makro. Përdorni metoda alternative në rast se dëshironi një futje automatike të ID-së së emailit të marrësit.

4 – pastroni disa variabla nga caktimi.

Hapi 2: Përdor tastin F5 për të ekzekutuar makro. Në një moment, Excel merr Outlook me një draft email të krijuar automatikisht siç tregohet në vijim. Mund të klikoni në Dërgo ose të dërgoni automatikisht duke përdorur komandën Dërgo në makro.

Lexo më shumë: Dërgo automatikisht  email nga Excel bazuar në përmbajtjen e celularit (2 metoda)

Lexime të ngjashme

• Si të shikosh Kush është në një skedar të përbashkët Excel (me hapa të shpejtë)
• Aktivizo Share Workbook në Excel
• Si të ndash skedarin Excel për përdorues të shumtë
• Si të aplikoni makro për të dërguar email nga Excel me shtojcën

Metoda 3: Përdorimi i makro VBA për të dërguar email me fletë pune aktive nga Excel nga Outlook

Përndryshe, mund të ketë raste kur na duhet të dërgojmë një Fletë aktive në një adresë emaili të caktuar. Në atë rast, ne mund të përdorim një VBA Custom Function për t'u thirrur brenda amakro.

Hapi 1: Fut makronë e mëposhtme në Modulin .

9626

➤ Nga sipër imazhit, seksionet e kodit,

1 – deklaroni dhe vendosni variablat.

2 – caktoni komandat duke përdorur VBA Me deklaratë. Përdor komandën Shfaq ose Dërgo respektivisht për rishikimin ose dërgimin e drejtpërdrejtë të emaileve.

3 – pastroni variablat e vendosur më parë.

4 – caktoni komandat VBA With me tekste.

5 – ekzekutoni Funksionin e personalizuar VBA .

Hapi 2: Për të ekzekutuar makro shtypni F5 dhe në çast Excel nxjerr Outlook me një draft email për rishikim të ngjashëm me imazhin më poshtë. Më pas, ju jeni mirë ta dërgoni atë.

Lexo më shumë: Si të dërgoni email me shumicë nga Outlook duke përdorur Excel (3 mënyra)

Metoda 4: Dërgimi automatik i postës elektronike nga Excel në Outlook duke përdorur funksionin HYPERLINK

Funksioni HYPERLINK gjeneron një lidhje të klikueshme në qelizat e Excel për sillni Outlook si një mjet për të dërguar emaile automatike nga Excel.

Hapi 1: Shkruani formulën e mëposhtme në qelizën H5 .

Funksioni HYPERLINK merr “MailTo:”&C5&”?Subject=”&F5&” &cc=”&$D$2&”&body=”&G 5 si link_location , dhe “Kliko këtu” si friendly_name .

Hapi 2: Shtypni ENTER për të ngjiturlidhje. Pastaj klikoni në lidhjen.

Hapi 3: Excel ju çon te Outlook . Dhe shihni se të gjitha hyrjet Outlook janë të mbushura me të dhëna të caktuara nga Excel. Klikoni në Dërgo .

Hapi 4: Zvarritni Dorezën e Mbushjes për të aplikuar formulën tek të tjerët qelizat.

Lexo më shumë: Si të dërgosh email automatikisht kur plotësohet kushti në Excel

Përfundimi

Variantet makro VBA dhe funksioni HYPERLINK mund të jenë të dobishëm gjatë dërgimit të emaileve automatike nga Excel në Outlook. Shpresojmë të gjeni metodën tuaj të preferuar brenda atyre të përshkruara më sipër. Komentoni, nëse keni pyetje të mëtejshme ose keni ndonjë gjë për të shtuar.