Kun käyttäjät lähettävät sähköpostiviestejä asiakkailleen tai pomoilleen, on melko vaikeaa pitää kirjaa. Siinä tapauksessa Excel on kätevä. Siksi "lähetä automaattinen sähköpostiviesti osoitteesta Excel osoitteeseen Näkymät" on osoittautunut aikaa säästäväksi lähestymistavaksi. Excel VBA -makrot ja HYPERLINK toiminto voi lähettää automaattisia sähköpostiviestejä tai luoda luonnoksen Excel-merkintöjen avulla.

Sanotaan, että meillä on Työntekijän uudelleenjärjestelty palkka tiedot Excelissä ja haluamme lähettää automaattisen sähköpostin käyttämällä apuna Outlook .

Tässä artikkelissa esittelemme useita muunnelmia, jotka koskevat VBA-makrot ja HYPERLINK toiminto lähettää automaattisen sähköpostin Excel osoitteeseen Outlook .

Lataa Excel-työkirja

⧭ Microsoft Visual Basicin avaaminen ja koodin lisääminen moduuliin

Ennen kuin siirrytään esittelemään mitään menetelmiä, on tarpeen tietää, miten avataan ja asetetaan Moduuli vuonna Microsoft Visual Basic Excelissä.

🔄 Microsoft Visual Basicin avaaminen: On pääasiassa 3 tapoja avata Microsoft Visual Basic ikkuna.

1. Näppäimistön pikanäppäinten käyttäminen: Paina ALT+F11 kokonaan avata Microsoft Visual Basic ikkuna.

2. Kehittäjä-välilehden käyttäminen: Siirry Excel-taulukossa kohtaan Kehittäjä-välilehti > Valitse Visual Basic . Microsoft Visual Basic ikkuna tulee näkyviin.

3. Käyttämällä Työarkki-välilehteä: Siirry mihin tahansa työarkkiin, Klikkaa hiiren kakkospainikkeella sen päälle> Valitse Näytä koodi (alkaen Konteksti Valikko ).

🔄 Moduulin lisääminen Microsoft Visual Basicissa: On olemassa 2 tapoja lisätä Moduuli osoitteessa Microsoft Visual Basic ikkuna,

1. Arkin vaihtoehtojen käyttäminen: Kun olet avannut Microsoft Visual Basic ikkunassa, valitse Työarkki > Klikkaa hiiren kakkospainikkeella sen päälle> Valitse Lisää (alkaen Kontekstivalikko )> valitse sitten Moduuli .

2. Työkalurivin käyttäminen: Voit tehdä sen myös valitsemalla Lisää (alkaen Työkalurivi )> sitten valitsemalla Moduuli .

4 Helppoja tapoja lähettää automaattinen sähköposti Excelistä Outlookiin

Menetelmä 1: VBA-makron käyttäminen sähköpostin automaattiseen lähettämiseen Outlookin kautta valituille vastaanottajille

Haluamme luoda makron suorituksen Nappi jonka avulla voimme yksinkertaisesti lähettää sähköpostia valituille vastaanottajille yhdellä napsautuksella.

Vaihe 1: Mene osoitteeseen Lisää tab> Muodot > Valitse jokin tarjotuista muodoista (esim., Suorakulmainen: pyöristetyt kulmat ).

Vaihe 2: Vedä Plus kuvake mihin haluat lisätä Muoto kuten alla olevassa kuvassa näkyy.

Vaihe 3: Valitse haluamasi Muoto Täyttö ja Luonnos Väri ja napsauta sitten sitä hiiren oikealla painikkeella. Napsauta Muokkaa tekstiä lisätäksesi tekstiä.

Vaihe 4: Käytä ohje avata Microsoft Visual Basic ja lisää Moduuli Liitä seuraava makro kenttään Moduuli .

 Sub ExcelToOutlookSR() Dim mApp As Object Dim mMail As Object Dim SendToMail As String Dim MailSubject As String Dim mMailBody As String For Each r In Selection SendToMail = Range("C" & r.Row) MailSubject = Range("F" & r.Row) mMailBody = Range("G" & r.Row) Aseta mApp = CreateObject("Outlook.Application") Aseta mMail = mApp.CreateItem(0) With mMail .To = SendToMail .Subject = PostiSubject.Body = mMailBody .Display ' Voit käyttää .Send End With Next r End Sub 

➤ koodissa,

1 - Aloita makroproseduuri ilmoittamalla muuttujat muodossa Kohde ja merkkijono .

2 - ajaa VBA FOR silmukka jokaiselle riville valinnassa määrittää Emailin Lähetä osoitteeseen , Aihe ja Keho käyttämällä rivimerkintöjä.

3 - määrittää muuttujia.

4 - suorittaa VBA kanssa lauseke täyttää Outlook esimerkiksi Lähetä osoitteeseen , Mail Aihe jne. Tässä makro suorittaa vain komennon Näyttö komento tuoda esiin Outlook sähköpostiluonnoksen kanssa. Jos kuitenkin Lähetä komentoa käytetään sen sijaan tai sen jälkeen Näyttö, Outlook lähettää luodun sähköpostiviestin valituille vastaanottajille.

5 - viimeistellä VBA FOR silmukka.

Vaihe 5: Palaa laskentataulukkoon. Napsauta hiiren kakkospainikkeella kohtaa Muoto valitse sitten Määritä makro alkaen Kontekstivalikko vaihtoehtoja.

Vaihe 6: Valitse makro (esim, ExcelToOutlookSR ) alle Makron nimi ja valitse Makro vuonna vaihtoehto kuin Tämä työkirja . Klikkaa OK .

Vaihe 7: Valitse nyt laskentataulukosta yksi tai useampi työntekijä ja napsauta sitten painiketta Muoto-painike .

Vaihe 8: Excel-kehotteet Outlook lounaalle ja luo tai lähettää sähköposteja valituille työntekijöille. Kun valitset kaksi työntekijää, Outlook luo kaksi erilaista sähköpostiluonnosta valmiina lähetettäväksi.

Koska makro tarjoaa vain Näyttö komento, Outlook näyttää vain sähköpostiluonnoksen lähettämättä sitä. Käytä komentoa Lähetä komento lähettää automaattisesti sähköposteja Excel osoitteeseen Outlook käyttämällä solumerkintöjä.

Lue lisää: Excel-makro lähettää sähköpostia automaattisesti (3 sopivaa esimerkkiä)

Menetelmä 2: Sähköpostin lähettäminen automaattisesti Excelistä Outlookiin riippuen tietystä solun arvosta

Entä jos haluamme lähettää automaattisen sähköpostin tavoitteiden saavuttamisen jälkeen osoitteesta Excel osoitteeseen Outlook Makrokoodi voi tehdä tämän työn helposti.

Oletetaan, että meillä on Neljännesvuosittaiset myyntitiedot kuten alla olevassa kuvassa on esitetty, kun tavoite on saavutettu (esim, Myynti> 2000 ) kysyy automaattisesti Outlook lähettää sähköpostia Excelistä määritettyyn sähköpostiosoitteeseen.

Vaihe 1: Kirjoita seuraava makrokoodi mihin tahansa Moduuli .

 Option Explicit Dim Rng As Range Sub Worksheet_Change(ByVal mRng As Range) On Error Resume Next If mRng.Cells.Count> 1 Then Exit Sub Set Rng = Intersect(Range("F17")), mRng) If Rng Is Nothing Then Exit Sub If IsNumeric(mRng.Value) And Target.Value> 2000 Then Call ExcelToOutlook End If End If End Sub Sub ExcelToOutlook() Dim mApp As Object Dim mMail As Object Dim mMailBody As String Set mApp =CreateObject("Outlook.Application") Set mMail = mApp.CreateItem(0) mMailBody = "Tervehdys, herra" & vbNewLine & vbNewLine & _ "Myymälämme on neljännesvuosittain myynyt enemmän kuin tavoite." & vbNewLine & _ "Tämä on vahvistusposti." & vbNewLine & vbNewLine & _ "Terveisin" & vbNewLine & _ "Myymälätiimi" On Error Resume Next With mMail .To = "[email protected]" .CC = "".BCC = "" .Subject = "Ilmoitus myyntitavoitteen saavuttamisesta" .Body = mMailBody .Display 'tai voit käyttää .Send End With On Error GoTo 0 Set mMail = Nothing Set mApp = Nothing End Sub 

➤ Yllä olevasta kuvasta, kohdissa,

1 - määrittää solun (esim, F17 ) tietyn alueen sisällä suorittaakseen VBA IF Jos lauseke johtaa tulokseen Totta , makro kutsuu toista makroa suoritettavaksi.

2 - ilmoitetaan muuttujatyypit ja osoitetaan ne täytettäviksi. Outlook 's merkinnät.

3 - suorittaa VBA kanssa lausekkeella voit määrittää muuttujia sähköpostimerkintöihin. Käytä lauseketta Lähetä komennon sijaan Näyttö jos haluat lähettää sähköpostiviestejä suoraan tarkistamatta niitä. Vastaanottajan sähköpostiosoite lisätään makron sisään. Käytä vaihtoehtoisia menetelmiä, jos haluat lisätä vastaanottajan sähköpostiosoitteen automaattisesti.

4 - poistaa tietyt muuttujat osoittamisesta.

Vaihe 2: Käytä F5 näppäimellä makron suorittamiseksi. Excel hakee hetken kuluttua Outlook ja sähköpostiluonnos luodaan automaattisesti, kuten seuraavassa näytetään. Voit klikata painiketta Lähetä tai automaattinen lähetys käyttämällä Lähetä komento makrossa.

Lue lisää: Lähetä automaattisesti sähköposteja Excelistä solun sisällön perusteella (2 menetelmää)

Samanlaisia lukemia

• Kuinka nähdä, kuka on jaetussa Excel-tiedostossa (nopeilla vaiheilla)?
• Ota työkirjan jakaminen käyttöön Excelissä
• Excel-tiedoston jakaminen useille käyttäjille
• Kuinka soveltaa makroa sähköpostin lähettämiseen Excelistä liitteellä

Menetelmä 3: VBA-makron käyttäminen sähköpostin lähettämiseen aktiivisella laskentataulukolla Excelistä Outlookin avulla

Vaihtoehtoisesti voi olla tapauksia, joissa meidän on lähetettävä kokonainen Aktiivinen arkki määritettyyn sähköpostiosoitteeseen. Tässä tapauksessa voimme käyttää komentoa VBA:n mukautettu toiminto kutsutaan makron sisällä.

Vaihe 1: Aseta alla oleva makro Moduuli .

 Function ExcelOutlook(mTo, mSub As String, Optional mCC As String, Optional mBd As String) As Boolean On Error Resume Next Dim mApp As Object Dim rItem As Object Set mApp = CreateObject("Outlook.Application") Set rItem = mApp.CreateItem(0) With rItem .To = mTo .CC = "" .Subject = mSub .Body = mBd .Attachments.Add ActiveWorkbook.FullName .Display 'tai voit käyttää .Send End With Set rItem = Nothing.Set mApp = Nothing End Function Sub OutlookMail() Dim mTo As String Dim mSub As String Dim mBd As String mTo = "[email protected]" mSub = "Neljännesvuosittaiset myyntitiedot" mBd = "Tervehdys, herra" & vbNewLine & vbNewLine & _ "Löydätkö ystävällisesti Outletin neljännesvuosittaiset myyntitiedot liitteenä tämän sähköpostin mukana." & vbNewLine & _ "Se on ilmoitusviesti." & vbNewLine & vbNewLine & _ "Terveisin" &vbNewLine & _ "Outlet Team" If ExcelOutlook(mTo, mSub, , mBd) = True Then MsgBox "Onnistunut sähköpostiluonnoksen luominen tai lähettäminen" End If End Sub 

➤ Yllä olevasta kuvasta koodin osat,

1 - ilmoitetaan ja asetetaan muuttujat.

2 - määritä komennot käyttämällä VBA kanssa lausunto. Käytä Näyttö tai Lähetä komennolla sähköpostien tarkastelua tai suoraa lähettämistä varten.

3 - tyhjentää aiemmin asetetut muuttujat.

4 - määrätä VBA kanssa komentoja teksteillä.

5 - suorittaa VBA:n mukautettu toiminto .

Vaihe 2: Suorita makro painamalla F5 ja Excel tuo heti esiin Outlook sähköpostiluonnoksen, joka on alla olevan kuvan kaltainen. Sen jälkeen voit lähettää sen.

Lue lisää: Kuinka lähettää joukkosähköpostia Outlookista Excelin avulla (3 tapaa)

Menetelmä 4: Automaattisen sähköpostin lähettäminen Excelistä Outlookiin HYPERLINK-toiminnon avulla

The HYPERLINK toiminto luo napsautettavan linkin Excel-soluissa, jotta saataisiin Outlook välineenä automaattisten sähköpostien lähettämiseen Excelistä.

Vaihe 1: Kirjoita seuraava kaava soluun H5 .

The HYPERLINK funktio ottaa "MailTo:"&C5&"?Subject="&F5&"&cc="&$D$2&"&body="G"? 5 koska link_location ja "Klikkaa tästä" kuten friendly_name .

Vaihe 2: Hit ENTER Liitä linkki ja napsauta sitten linkkiä.

Vaihe 3: Excel vie sinut Outlook . Ja näet kaikki Outlook merkinnät täytetään Excelistä saaduilla tiedoilla. Napsauta painiketta Lähetä .

Vaihe 4: Vedä Täyttökahva voit soveltaa kaavaa muihin soluihin.

Lue lisää: Kuinka lähettää sähköpostia automaattisesti, kun ehto täyttyy Excelissä

Päätelmä

VBA-makrojen vaihtoehdot ja HYPERLINK toiminto voi olla hyödyllinen, kun lähetät automaattisia sähköposteja Excelistä Outlookiin. Toivottavasti löydät haluamasi menetelmän edellä kuvattujen joukosta. Kommentoi, jos sinulla on lisäkysymyksiä tai jotain lisättävää.