Когда пользователи отправляют электронные письма своим клиентам или начальству, довольно сложно уследить за ними. В этом случае на помощь приходит Excel. Поэтому "автоматическая отправка электронных писем из Excel на Outlook" доказано, что такой подход позволяет экономить время. Макросы Excel VBA и HYPERLINK Функция может отправлять автоматические электронные письма или создавать черновики с помощью записей Excel.

Допустим, у нас есть Сотрудник Реструктурированная зарплата данные в Excel и мы хотим отправить автоматическую электронную почту, используя Outlook .

В этой статье мы продемонстрируем несколько вариантов Макросы VBA и HYPERLINK функция для автоматической отправки электронной почты из Excel на Outlook .

Скачать рабочую книгу Excel

⧭ Открытие Microsoft Visual Basic и вставка кода в модуль

Прежде чем приступить к демонстрации методов, необходимо знать способы открытия и вставки Модуль в Microsoft Visual Basic в Excel.

🔄 Открытие Microsoft Visual Basic: В основном 3 способы открытия Microsoft Visual Basic окно.

1. использование сочетаний клавиш: Нажмите ALT+F11 в целом, чтобы открыть Microsoft Visual Basic окно.

2. Использование вкладки "Разработчик": В рабочем листе Excel перейдите к Вкладка разработчика > Выбрать Visual Basic . Microsoft Visual Basic появится окно.

3. Использование вкладки Worksheet: Перейдите к любому рабочему листу, Щелкните правой кнопкой мыши на нем> Выберите Посмотреть код (из Контекст Меню ).

🔄 Вставка модуля в Microsoft Visual Basic: Есть 2 способы вставить Модуль в Microsoft Visual Basic окно,

1. Использование опций листа: После открытия Microsoft Visual Basic окно, выберите Рабочий лист > Щелкните правой кнопкой мыши на нем> Выбрать Вставка (из Контекстное меню )> затем выберите Модуль .

2. Использование панели инструментов: Вы также можете сделать это, выбрав Вставка (из Панель инструментов )> тогда выбирая Модуль .

4 простых способа автоматической отправки электронной почты из Excel в Outlook

Метод 1: Использование макроса VBA для автоматической отправки электронной почты с помощью Outlook выбранным получателям

Мы хотим создать выполнение макроса Кнопка с помощью которого мы можем просто отправить почту выбранным получателям одним щелчком мыши.

Шаг 1: Перейти к Вставка вкладка> Формы > Выберите любую из предложенных форм (например, Прямоугольная: закругленные углы ).

Шаг 2: Перетащите Значок плюс везде, где вы хотите вставить Форма как показано на рисунке ниже.

Шаг 3: Выберите предпочтительный Заполнение формы и Конспект Цвет затем щелкните на нем правой кнопкой мыши. Щелкните на Редактировать текст чтобы вставить текст.

Шаг 4: Используйте инструкция открыть Microsoft Visual Basic и вставить Модуль Вставьте следующий макрос в Модуль .

 Sub ExcelToOutlookSR() Dim mApp As Object Dim mMail As Object Dim SendToMail As String Dim MailSubject As String Dim mMailBody As String For Each r In Selection SendToMail = Range("C" & r.Row) MailSubject = Range("F" & r.Row) mMailBody = Range("G" & r.Row) Set mApp = CreateObject("Outlook.Application") Set mMail = mApp.CreateItem(0) With mMail .To = SendToMail .Subject = MailSubject.Body = mMailBody .Display ' Можно использовать .Send End With Next r End Sub 

➤ в коде,

1 - запустите макропроцедуру, объявив переменные как Объект и Строка .

2 - управлять VBA ДЛЯ цикл для каждой строки в выборке, чтобы присвоить Email Отправить , Тема и Тело используя записи в строке.

3 - присваивать переменные.

4 - выполнять VBA с оператор для заполнения Outlook такие предметы, как Отправить , Тема письма и т.д. Здесь макрос выполняет только команду Дисплей команда вывести Outlook с черновиком электронного письма. Однако, если Отправить команда используется вместо или после Дисплей, Outlook отправит созданное письмо выбранным получателям.

5 - закончить VBA ДЛЯ петля.

Шаг 5: Вернитесь в рабочий лист. Щелкните правой кнопкой мыши на Форма затем выберите Назначить макрос из Контекстное меню варианты.

Шаг 6: Выберите макрос (например, ExcelToOutlookSR ) под Имя макроса и выберите Макро в вариант как Эта рабочая тетрадь . Нажмите на OK .

Шаг 7: Теперь в рабочем листе выберите одного или нескольких сотрудников, затем нажмите на кнопку Кнопка формы .

Шаг 8: Подсказки Excel Outlook на обед и создает или отправляет электронные письма выбранным сотрудникам. При выборе двух сотрудников, Outlook создает два разных проекта электронной почты, готовых к отправке.

Поскольку макрос предоставляет только Дисплей командование, Outlook просто отображает черновик письма, не отправляя его. Используйте параметр Отправить команда для автоматической отправки электронных писем из Excel на Outlook с помощью записей в ячейках.

Читать далее: Макрос Excel для автоматической отправки электронной почты (3 подходящих примера)

Метод 2: Автоматическая отправка электронной почты из Excel в Outlook в зависимости от конкретного значения ячейки

Что если мы хотим отправлять автоматические письма после достижения целей из Excel на Outlook ? Макрокод может с легкостью выполнить эту работу.

Предположим, у нас есть Квартальные данные о продажах как показано ниже, после достижения цели (т.е, Продажи> 2000 ) автоматически подскажет Outlook для отправки электронного письма из Excel на назначенный идентификатор электронной почты.

Шаг 1: Введите следующий код макроса в любом Модуль .

 Option Explicit Dim Rng As Range Sub Worksheet_Change(ByVal mRng As Range) On Error Resume Next If mRng.Cells.Count> 1 Then Exit Sub Set Rng = Intersect(Range("F17"), mRng) If Rng Is Nothing Then Exit Sub If IsNumeric(mRng.Value) And Target.Value> 2000 Then Call ExcelToOutlook End If End Sub Sub ExcelToOutlook() Dim mApp As Object Dim mMail As Object Dim mMailBody As String Set mApp =...CreateObject("Outlook.Application") Set mMail = mApp.CreateItem(0) mMailBody = "Приветствую вас, сэр" & vbNewLine & vbNewLine & vbNewLine & _ "Наша торговая точка имеет квартальные продажи больше, чем запланировано." & vbNewLine & vbNewLine & _ "Это письмо с подтверждением." & vbNewLine & vbNewLine & _ "С уважением" & vbNewLine & _ "Команда торговой точки" On Error Resume Next With mMail .To = "[email protected]" .CC = "".BCC = "" .Subject = "Уведомление о достижении цели продаж" .Body = mMailBody .Display 'или вы можете использовать .Send End With On Error GoTo 0 Set mMail = Nothing Set mApp = Nothing End Sub 

➤ На изображении выше, в разделах,

1 - назначить ячейку (т.е, F17 ) в пределах диапазона для выполнения VBA IF заявление. Если заявление приводит к Правда Макрос вызывает другой макрос для выполнения.

2 - объявлять типы переменных и назначать их для заполнения Outlook 'записи.

3 - выступать VBA с для присвоения переменных записям электронной почты. Используйте оператор Отправить команда вместо Дисплей в случае, если вы хотите напрямую отправлять электронные письма, не просматривая их. Электронный адрес получателя вставляется в макрос. Используйте альтернативные методы, если вам нужна автоматическая вставка электронного адреса получателя.

4 - очистить определенные переменные от присваивания.

Шаг 2: Используйте F5 для запуска макроса. Через мгновение Excel извлекает Outlook при этом автоматически создается черновик письма, как показано ниже. Вы можете нажать на кнопку Отправить или автоматическую отправку с помощью Отправить команда в макросе.

Читать далее: Автоматическая отправка электронных писем из Excel на основе содержимого ячеек (2 метода)

Похожие чтения

• Как узнать, кто находится в общем файле Excel (с быстрыми шагами)
• Включить общий доступ к рабочей книге в Excel
• Как открыть общий доступ к файлу Excel для нескольких пользователей
• Как применить макрос для отправки электронной почты из Excel с вложением

Метод 3: Использование макроса VBA для отправки электронной почты с активным рабочим листом из Excel через Outlook

В качестве альтернативы могут быть случаи, когда нам нужно отправить целый Активный лист на назначенный адрес электронной почты. В этом случае мы можем использовать Пользовательская функция VBA для вызова внутри макроса.

Шаг 1: Вставьте приведенный ниже макрос в Модуль .

 Function ExcelOutlook(mTo, mSub As String, Optional mCC As String, Optional mBd As String) As Boolean On Error Resume Next Dim mApp As Object Dim rItem As Object Set mApp = CreateObject("Outlook.Application") Set rItem = mApp.CreateItem(0) With rItem .To = mTo .CC = "" .Subject = mSub .Body = mBd .Attachments.Add ActiveWorkbook.FullName .Display 'или вы можете использовать .Send End With Set rItem = NothingSet mApp = Nothing End Function Sub OutlookMail() Dim mTo As String Dim mSub As String Dim mBd As String mTo = "[email protected]" mSub = "Quarterly Sales Data" mBd = "Greetings Sir" & vbNewLine & vbNewLine & _ "Kindly find Outlet's Quarterly Sales data attached with this mail." & vbNewLine & _ "It's a notification mail." & vbNewLine & vbNewLine & _ "Regards" &vbNewLine & _ "Команда выхода" If ExcelOutlook(mTo, mSub, , mBd) = True Then MsgBox "Успешно создан черновик почты или отправлен" End If End Sub 

➤ Из приведенного выше изображения видны разделы кода,

1 - объявить и установить переменные.

2 - назначайте команды с помощью VBA с заявление. Используйте Дисплей или Отправить команда для просмотра или прямой отправки писем соответственно.

3 - очистить ранее установленные переменные.

4 - назначить VBA с команды с текстами.

5 - выполнить Пользовательская функция VBA .

Шаг 2: Чтобы выполнить макрос, нажмите кнопку F5 , и мгновенно Excel выводит Outlook с черновиком письма для просмотра, как показано на рисунке ниже. После этого можно отправлять письмо.

Читать далее: Как отправить массовую электронную почту из Outlook с помощью Excel (3 способа)

Метод 4: Автоматическая отправка электронной почты из Excel в Outlook с помощью функции HYPERLINK

Сайт HYPERLINK Функция генерирует в ячейках Excel кликабельную ссылку, чтобы привести Outlook как средство для автоматической отправки электронных писем из Excel.

Шаг 1: Введите следующую формулу в ячейку H5 .

Сайт HYPERLINK функция принимает "MailTo:"&C5&"?Subject="&F5&"&cc="&$D$2&"&body="G 5 как местоположение_ссылки и "Нажмите здесь" в качестве дружеское_имя .

Шаг 2: Хит ENTER чтобы вставить ссылку. Затем нажмите на ссылку.

Шаг 3: Excel переводит вас в Outlook И вы видите все Outlook записи заполняются назначенными данными из Excel. Нажмите кнопку Отправить .

Шаг 4: Перетащите Наполнительная рукоятка чтобы применить формулу к другим ячейкам.

Читать далее: Как автоматически отправить электронное письмо при выполнении условия в Excel

Заключение

Варианты макросов VBA и HYPERLINK Функция может быть полезна при автоматической отправке писем из Excel в Outlook. Надеюсь, вы найдете свой метод среди описанных выше. Комментируйте, если у вас возникли дополнительные вопросы или есть что добавить.