جب صارفین اپنے صارفین یا مالکان کو ای میل بھیجتے ہیں تو ٹریک رکھنا کافی مشکل ہوتا ہے۔ اس صورت میں، ایکسل کام آتا ہے۔ لہذا، " Excel سے Outlook" کو خودکار ای میل بھیجیں وقت بچانے کا طریقہ ثابت ہوا ہے۔ Excel VBA Macros اور HYPERLINK فنکشن خودکار ای میلز بھیج سکتا ہے یا Excel اندراجات کا استعمال کرتے ہوئے ایک ڈرافٹ بنا سکتا ہے۔

ہم کہتے ہیں کہ ہمارے پاس ملازمین کی تنظیم نو کی تنخواہ ہے ایکسل میں ڈیٹا اور ہم Outlook کا استعمال کرتے ہوئے خودکار ای میل بھیجنا چاہتے ہیں۔

اس مضمون میں، ہم VBA Macros<2 کی متعدد اقسام کو ظاہر کرتے ہیں۔> اور HYPERLINK فنکشن Excel سے Outlook کو خودکار ای میل بھیجنے کے لیے۔

ایکسل ورک بک ڈاؤن لوڈ کریں

1999

➤ کوڈ میں،

1 - شروع کریں متغیرات کو آبجیکٹ اور سٹرنگ قرار دے کر میکرو طریقہ کار۔

2 - کے لیے VBA FOR لوپ چلائیں۔ انتخاب میں ہر قطار ای میل کی بھیجیں ، موضوع ، اور باڈی قطار اندراجات کا استعمال کرتے ہوئے تفویض کرنے کے لیے۔

3 – متغیرات تفویض کریں۔

4 – Outlook آئٹمز کو آباد کرنے کے لیے VBA بیان کے ساتھ انجام دیں جیسے بھیجیں ، میل سبجیکٹ ، وغیرہ۔ یہاں میکرو صرف Display کمانڈ کو ای میل ڈرافٹ کے ساتھ Outlook کو سامنے لانے کے لیے عمل کرتا ہے۔ تاہم، اگر Send کمانڈ جگہ پر یا ڈسپلے کے بعد استعمال کی جاتی ہے، Outlook منتخب کردہ وصول کنندگان کو تخلیق کردہ ای میل بھیجے گا۔

5 – VBA FOR لوپ کو ختم کریں۔

مرحلہ 5: ورک شیٹ پر واپس جائیں۔ شکل پر دائیں کلک کریں پھر سیاق و سباق کے مینو اختیارات سے میکرو تفویض کریں کو منتخب کریں۔

مرحلہ 6: میکرو (یعنی ExcelToOutlookSR ) کو میکرو نام کے تحت منتخب کریں اور اس ورک بک کے بطور میکرو ان اختیار منتخب کریں۔ ۔ ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

22>

مرحلہ 7: اب، ورک شیٹ میں، ایک یا ایک سے زیادہ ملازمین کو منتخب کریں پھر پر کلک کریں۔1 منتخب ملازمین. جیسے ہی آپ ملازمین میں سے دو کو منتخب کرتے ہیں، Outlook بھیجنے کے لیے تیار دو مختلف ای میل ڈرافٹ تیار کرتا ہے۔

جیسا کہ میکرو صرف ڈسپلے فراہم کرتا ہے۔ کمانڈ، Outlook صرف ای میل ڈرافٹ کو بھیجے بغیر دکھاتا ہے۔ سیل اندراجات کا استعمال کرتے ہوئے Excel سے Outlook کو ای میلز خود بخود بھیجنے کے لیے Send کمانڈ استعمال کریں۔

مزید پڑھیں: ای میل خودکار طور پر بھیجنے کے لیے ایکسل میکرو (3 مناسب مثالیں)

طریقہ 2: ایکسل سے آؤٹ لک کو خودکار طور پر ای میل بھیجنا مخصوص سیل ویلیو پر منحصر ہے

کیا اگر ہم Excel سے Outlook تک اہداف حاصل کرنے کے بعد خودکار ای میل بھیجنا چاہتے ہیں؟ ایک میکرو کوڈ یہ کام آسانی سے کر سکتا ہے۔

فرض کریں، ہمارے پاس سہ ماہی سیلز ڈیٹا جیسا کہ نیچے دکھایا گیا ہے، ہدف حاصل کرنے کے بعد (یعنی سیلز> 2000 ) خود بخود Outlook کو Excel سے تفویض کردہ ای میل آئی ڈی پر ای میل بھیجنے کا اشارہ کرے گا۔

مرحلہ 1: درج ذیل میکرو کو ٹائپ کریں۔ کسی بھی ماڈیول میں کوڈ۔

5160

➤ اوپر کی تصویر سے، سیکشنز میں،

1 - VBA IF اسٹیٹمنٹ کو انجام دینے کے لیے ایک رینج کے اندر سیل (یعنی F17 ) تفویض کریں۔ اگر بیان کا نتیجہ True میں آتا ہے، تو میکرو عمل درآمد کے لیے ایک اور میکرو کو کال کرتا ہے۔

2 - متغیر کا اعلان کریںٹائپ کریں اور انہیں Outlook کے اندراجات کو آباد کرنے کے لیے تفویض کریں۔

3 – ای میل اندراجات کو متغیرات تفویض کرنے کے لیے VBA With اسٹیٹمنٹ انجام دیں۔ اگر آپ ای میلز کا جائزہ لیے بغیر براہ راست بھیجنا چاہتے ہیں تو ڈسپلے کے بجائے بھیجیں کمانڈ استعمال کریں۔ وصول کنندہ کا ای میل میکرو کے اندر داخل کیا جاتا ہے۔ اگر آپ وصول کنندہ کی ای میل آئی ڈی کا خودکار اندراج چاہتے ہیں تو متبادل طریقے استعمال کریں۔

4 – تفویض سے کچھ متغیرات کو صاف کریں۔

مرحلہ 2: میکرو چلانے کے لیے F5 کلید استعمال کریں۔ ایک لمحے میں، ایکسل Outlook کو ایک ڈرافٹ ای میل کے ساتھ لاتا ہے جیسا کہ مندرجہ ذیل میں دکھایا گیا ہے۔ آپ بھیجیں پر کلک کر سکتے ہیں یا میکرو میں بھیجیں کمانڈ استعمال کر کے خود بخود بھیج سکتے ہیں۔

مزید پڑھیں: سیل کے مواد کی بنیاد پر Excel سے خودکار طور پر ای میلز بھیجیں مشترکہ ایکسل فائل میں کون ہے (فوری اقدامات کے ساتھ)

طریقہ 3: ایکٹو ورک شیٹ کے ساتھ ای میل بھیجنے کے لیے VBA میکرو کا استعمال Excel by Outlook

متبادل طور پر، ایسی مثالیں ہوسکتی ہیں جہاں ہمیں ایک مکمل Active Sheet تفویض کردہ ای میل ایڈریس پر بھیجنے کی ضرورت ہو۔ اس صورت میں، ہم ایک VBA کسٹم فنکشن استعمال کر سکتے ہیں تاکہ a کے اندر بلایا جائے۔میکرو۔

مرحلہ 1: نیچے دیے گئے میکرو کو ماڈیول میں داخل کریں۔

3105

➤ سے اوپر کی تصویر، کوڈ کے سیکشنز،

1 – متغیرات کا اعلان اور سیٹ کریں۔

2 – VBA کا استعمال کرتے ہوئے کمانڈ تفویض کریں۔ بیان کے ساتھ۔ بالترتیب ای میلز کا جائزہ لینے یا براہ راست بھیجنے کے لیے ڈسپلے یا بھیجیں کمانڈ استعمال کریں۔

3 - پہلے سیٹ کردہ متغیرات کو صاف کریں۔

4 – متن کے ساتھ VBA With کمانڈز تفویض کریں۔

5 – VBA کسٹم فنکشن کو انجام دیں۔

مرحلہ 2: میکرو کو چلانے کے لیے F5 دبائیں، اور فوری طور پر ایکسل Outlook کو ایک مسودہ ای میل کے ساتھ لاتا ہے جس کا جائزہ لینے کے لیے تصویر کے نیچے. اس کے بعد، آپ اسے بھیجنا اچھا سمجھتے ہیں۔

مزید پڑھیں: ایکسل کا استعمال کرتے ہوئے آؤٹ لک سے بلک ای میل کیسے بھیجیں (3 طریقے)

طریقہ 4: ہائپر لنک فنکشن کا استعمال کرتے ہوئے ایکسل سے آؤٹ لک کو خودکار ای میل بھیجنا

HYPERLINK فنکشن ایکسل سیلز میں کلک کرنے کے قابل لنک تیار کرتا ہے۔ Excel سے خودکار ای میلز بھیجنے کے لیے Outlook کو ایک میڈیم کے طور پر لائیں۔

مرحلہ 1: سیل میں درج ذیل فارمولے کو ٹائپ کریں H5 ۔

HYPERLINK فنکشن "MailTo:"&C5&"?Subject="&F5&" لیتا ہے &cc=”&$D$2&”&body=”&G 5 بطور link_location ، اور "یہاں کلک کریں" بطور friendly_name ۔

مرحلہ 2: دبائیں ENTER کو پیسٹ کرنے کے لیےلنک. پھر لنک پر کلک کریں۔

مرحلہ 3: Excel آپ کو Outlook پر لے جائے گا۔ اور آپ دیکھیں گے کہ تمام Outlook اندراجات ایکسل سے تفویض کردہ ڈیٹا سے بھری ہوئی ہیں۔ بھیجیں پر کلک کریں۔

مرحلہ 4: دوسرے پر فارمولہ لاگو کرنے کے لیے فل ہینڈل کو گھسیٹیں سیلز۔

مزید پڑھیں: ایکسل میں شرط پوری ہونے پر ای میل خود بخود کیسے بھیجیں

نتیجہ

VBA میکرو ویریئنٹس اور HYPERLINK فنکشن ایکسل سے آؤٹ لک کو خودکار ای میلز بھیجنے کے دوران مددگار ثابت ہوسکتا ہے۔ امید ہے کہ آپ کو اوپر بیان کردہ طریقوں میں اپنا پسندیدہ طریقہ مل جائے گا۔ تبصرہ کریں، اگر آپ کے پاس مزید پوچھ گچھ ہے یا کچھ شامل کرنا ہے۔