Όταν οι χρήστες στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους πελάτες τους ή στα αφεντικά τους, είναι αρκετά δύσκολο να τα παρακολουθούν. Σε αυτή την περίπτωση, το Excel είναι πολύ χρήσιμο. Επομένως, η επιλογή "αποστολή αυτόματων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από Excel στο Outlook" έχει αποδειχθεί ότι είναι μια προσέγγιση που εξοικονομεί χρόνο. Μακροεντολές Excel VBA και το HYPERLINK λειτουργία μπορεί να στείλει αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να δημιουργήσει ένα προσχέδιο χρησιμοποιώντας καταχωρήσεις του Excel.

Ας πούμε ότι έχουμε Μισθός εργαζόμενου Αναδιαρθρωμένος μισθός δεδομένα στο Excel και θέλουμε να στείλουμε αυτόματο email χρησιμοποιώντας Outlook .

Σε αυτό το άρθρο, παρουσιάζουμε πολλαπλές παραλλαγές του Μακροεντολές VBA και το HYPERLINK λειτουργία για την αυτόματη αποστολή email από Excel στο Outlook .

Κατεβάστε το βιβλίο εργασίας του Excel

⧭ Άνοιγμα της Microsoft Visual Basic και εισαγωγή κώδικα στην ενότητα

Πριν προχωρήσετε στην επίδειξη οποιασδήποτε μεθόδου, είναι απαραίτητο να γνωρίζετε τους τρόπους ανοίγματος και εισαγωγής ενός Ενότητα στο Microsoft Visual Basic στο Excel.

🔄 Άνοιγμα της Microsoft Visual Basic: Υπάρχουν κυρίως 3 τρόποι για να ανοίξετε Microsoft Visual Basic παράθυρο.

1. Χρήση συντομεύσεων πληκτρολογίου: Τύπος ALT+F11 συνολικά για να ανοίξει Microsoft Visual Basic παράθυρο.

2. Χρήση της καρτέλας Developer: Σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, μεταβείτε στο Καρτέλα Developer > Επιλέξτε Visual Basic . Microsoft Visual Basic εμφανίζεται το παράθυρο.

3. Χρησιμοποιώντας την καρτέλα Φύλλο εργασίας: Μεταβείτε σε οποιοδήποτε φύλλο εργασίας, Δεξί κλικ σε αυτό> Επιλέξτε Προβολή κωδικού (από το Πλαίσιο Μενού ).

🔄 Εισαγωγή μιας ενότητας στη Microsoft Visual Basic: Υπάρχουν 2 τρόποι εισαγωγής ενός Ενότητα στο Microsoft Visual Basic παράθυρο,

1. Χρήση των επιλογών του φύλλου: Μετά το άνοιγμα του Microsoft Visual Basic παράθυρο, επιλέξτε ένα Φύλλο εργασίας >, Δεξί κλικ σε αυτό> Επιλέξτε Εισαγωγή (από το Μενού περιβάλλοντος )> τότε επιλέξτε Ενότητα .

2. Χρήση της γραμμής εργαλείων: Μπορείτε επίσης να το κάνετε επιλέγοντας Εισαγωγή (από το Γραμμή εργαλείων )> τότε επιλέγοντας Ενότητα .

4 Εύκολοι τρόποι για να στείλετε αυτόματα email από το Excel στο Outlook

Μέθοδος 1: Χρήση μακροεντολής VBA για την αυτόματη αποστολή email μέσω του Outlook σε επιλεγμένους παραλήπτες

Θέλουμε να δημιουργήσουμε μια εκτέλεση μακροεντολών Κουμπί με την οποία μπορούμε απλά να στείλουμε mail σε επιλεγμένους παραλήπτες με ένα μόνο κλικ.

Βήμα 1: Πηγαίνετε στο Εισαγωγή tab>, Σχήματα > Επιλέξτε οποιοδήποτε από τα προσφερόμενα σχήματα (π.χ., Ορθογώνια: στρογγυλεμένες γωνίες ).

Βήμα 2: Σύρετε το Εικονίδιο Plus όπου θέλετε να εισαγάγετε το Σχήμα όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Βήμα 3: Επιλέξτε ένα προτιμώμενο Συμπλήρωση σχήματος και Περίγραμμα Χρώμα και στη συνέχεια κάντε δεξί κλικ πάνω του. Επεξεργασία κειμένου για να εισαγάγετε κείμενο.

Βήμα 4: Χρησιμοποιήστε το οδηγίες για να ανοίξετε Microsoft Visual Basic και εισάγετε Ενότητα Επικολλήστε την ακόλουθη μακροεντολή στο Ενότητα .

 Sub ExcelToOutlookSR() Dim mApp As Object Dim mMail As Object Dim SendToMail As String Dim MailSubject As String Dim mMailBody As String For Each r In Selection SendToMail = Range("C" &? r.Row) MailSubject = Range("F" & r.Row) mMailBody = Range("G" & r.Row) Set mApp = CreateObject("Outlook.Application") Set mMail = mApp.CreateItem(0) With mMail .To = SendToMail .Subject = MailSubject.Body = mMailBody .Display ' Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το .Send End With Next r End Sub 

➤ στον κώδικα,

1 - ξεκινήστε τη διαδικασία της μακροεντολής δηλώνοντας τις μεταβλητές ως Αντικείμενο και Συμβολοσειρά .

2 - τρέχει ένα VBA ΓΙΑ βρόχο για κάθε γραμμή στην επιλογή για να εκχωρήσετε το Email's Αποστολή σε , Θέμα , και Σώμα χρησιμοποιώντας καταχωρήσεις σειράς.

3 - αναθέστε μεταβλητές.

4 - εκτελεί το VBA με δήλωση για να συμπληρώσετε Outlook αντικείμενα όπως Αποστολή σε , Θέμα αλληλογραφίας , κ.λπ. Εδώ η μακροεντολή εκτελεί μόνο την εντολή Εμφάνιση εντολή για να βγάλει Outlook με ένα προσχέδιο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, εάν Στείλτε χρησιμοποιείται στη θέση ή μετά την εντολή Οθόνη, Outlook θα στείλει το δημιουργημένο email στους επιλεγμένους παραλήπτες.

5 - τελειώστε το VBA ΓΙΑ βρόχο.

Βήμα 5: Επιστρέψτε στο φύλλο εργασίας. Κάντε δεξί κλικ στο Σχήμα και στη συνέχεια επιλέξτε Ανάθεση μακροεντολών από το Μενού περιβάλλοντος επιλογές.

Βήμα 6: Επιλέξτε το Macro (π.χ., ExcelToOutlookSR ) στο πλαίσιο του Όνομα μακροεντολής και επιλέξτε το Μακροεντολές σε επιλογή ως Αυτό το βιβλίο εργασίας . Κάντε κλικ στο OK .

Βήμα 7: Τώρα, στο φύλλο εργασίας, επιλέξτε έναν ή περισσότερους υπαλλήλους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κουμπί σχήματος .

Βήμα 8: Προτροπές του Excel Outlook για μεσημεριανό γεύμα και δημιουργεί ή αποστέλλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους επιλεγμένους υπαλλήλους. Καθώς επιλέγετε δύο από τους υπαλλήλους, Outlook δημιουργεί δύο διαφορετικά σχέδια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έτοιμα για αποστολή.

Καθώς η μακροεντολή παρέχει μόνο το Εμφάνιση εντολή, Outlook απλά εμφανίζει το προσχέδιο του email χωρίς να το στείλει. Χρησιμοποιήστε το Στείλτε εντολή για την αυτόματη αποστολή emails από Excel στο Outlook χρησιμοποιώντας καταχωρήσεις κελιών.

Διαβάστε περισσότερα: Μακροεντολή Excel για αυτόματη αποστολή email (3 κατάλληλα παραδείγματα)

Μέθοδος 2: Αυτόματη αποστολή email από το Excel στο Outlook ανάλογα με την τιμή συγκεκριμένου κελιού

Τι γίνεται αν θέλουμε να στείλουμε αυτόματο email μετά την επίτευξη στόχων από Excel στο Outlook ? Ένας κώδικας μακροεντολών μπορεί να κάνει αυτή τη δουλειά με ευκολία.

Ας υποθέσουμε ότι έχουμε Τριμηνιαία στοιχεία πωλήσεων όπως απεικονίζεται παρακάτω, μετά την επίτευξη ενός στόχου (δηλ, Πωλήσεις> 2000 ) θα σας ζητήσει αυτόματα Outlook για να στείλετε ένα email από το Excel σε ένα αναγνωριστικό email που σας έχει εκχωρηθεί.

Βήμα 1: Πληκτρολογήστε τον ακόλουθο κώδικα μακροεντολών σε οποιοδήποτε Ενότητα .

 Option Explicit Dim Rng As Range Sub Worksheet_Change(ByVal mRng As Range) On Error Resume Next If mRng.Cells.Count> 1 Then Exit Sub Set Rng = Intersect(Range("F17"), mRng) If Rng Is Nothing Then Exit Sub If IsNumeric(mRng.Value) And Target.Value> 2000 Then Call ExcelToOutlook End If End If End Sub Sub ExcelToOutlook() Dim mApp As Object Dim mMail As Object Dim mMailBody As String Set mApp =CreateObject("Outlook.Application") Set mMail = mApp.CreateItem(0) mMailBody = "Χαιρετισμούς κύριε" & vbNewLine & vbNewLine & _ "Το κατάστημα μας έχει τριμηνιαίες πωλήσεις περισσότερες από τον στόχο." & vbNewLine & _ "Είναι ένα μήνυμα επιβεβαίωσης." & vbNewLine & vbNewLine & _ "Χαιρετισμούς" & vbNewLine & _ "Ομάδα Outlet" On Error Resume Next With mMail .To = "[email protected]" .CC = "".BCC = "" .Subject = "Ειδοποίηση για την επίτευξη του στόχου πωλήσεων" .Body = mMailBody .Display 'ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε .Send End With On Error GoTo 0 Set mMail = Nothing Set mApp = Nothing End Sub 

➤ Από την παραπάνω εικόνα, στα τμήματα,

1 - αναθέστε ένα κελί (δηλ, F17 ) μέσα σε ένα εύρος για την εκτέλεση της VBA IF Αν η δήλωση καταλήξει σε Αλήθεια , η μακροεντολή καλεί μια άλλη μακροεντολή για εκτέλεση.

2 - δηλώνετε τύπους μεταβλητών και τους αναθέτετε να συμπληρώσουν Outlook 's καταχωρήσεις.

3 - εκτελείτε VBA με δήλωση για να αναθέσετε μεταβλητές σε καταχωρήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Χρησιμοποιήστε την εντολή Στείλτε αντί της εντολής Εμφάνιση σε περίπτωση που θέλετε να στείλετε απευθείας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να τα ελέγξετε. Το email του παραλήπτη εισάγεται μέσα στη μακροεντολή. Χρησιμοποιήστε εναλλακτικές μεθόδους σε περίπτωση που θέλετε αυτόματη εισαγωγή του email id του παραλήπτη.

4 - διαγραφή ορισμένων μεταβλητών από την ανάθεση.

Βήμα 2: Χρησιμοποιήστε το F5 για να εκτελέσετε τη μακροεντολή. Σε λίγο, το Excel παίρνει Outlook με ένα προσχέδιο email που δημιουργείται αυτόματα όπως φαίνεται στα παρακάτω. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο Στείλτε ή αυτόματη αποστολή χρησιμοποιώντας Στείλτε εντολή στη μακροεντολή.

Διαβάστε περισσότερα: Αυτόματη αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Excel με βάση το περιεχόμενο κελιών (2 μέθοδοι)

Παρόμοιες αναγνώσεις

• Πώς να δείτε ποιος είναι σε ένα κοινόχρηστο αρχείο Excel (με γρήγορα βήματα)
• Ενεργοποίηση του βιβλίου εργασίας κοινής χρήσης στο Excel
• Πώς να μοιραστείτε το αρχείο Excel για πολλούς χρήστες
• Πώς να εφαρμόσετε μακροεντολή για την αποστολή email από το Excel με συνημμένο

Μέθοδος 3: Χρήση μακροεντολής VBA για την αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ενεργό φύλλο εργασίας από το Excel από το Outlook

Εναλλακτικά, μπορεί να υπάρχουν περιπτώσεις όπου πρέπει να στείλουμε ένα ολόκληρο Ενεργό φύλλο σε μια καθορισμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε αυτή την περίπτωση, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ένα Προσαρμοσμένη λειτουργία VBA να καλείται μέσα σε μια μακροεντολή.

Βήμα 1: Εισάγετε την παρακάτω μακροεντολή στο Ενότητα .

 Function ExcelOutlook(mTo, mSub As String, Optional mCC As String, Optional mBd As String) As Boolean On Error Resume Next Dim mApp As Object Dim rItem As Object Set mApp = CreateObject("Outlook.Application") Set rItem = mApp.CreateItem(0) With rItem .To = mTo .CC = "" .Subject = mSub .Body = mBd .Attachments.Add ActiveWorkbook.FullName .Display 'ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε .Send End With Set rItem = NothingSet mApp = Nothing End Function Sub OutlookMail() Dim mTo As String Dim mSub As String Dim mBd As String mTo = "[email protected]" mSub = "Τριμηνιαία στοιχεία πωλήσεων" mBd = "Χαιρετισμούς κύριε" & vbNewLine & vbNewLine & _ "Παρακαλώ βρείτε τα τριμηνιαία στοιχεία πωλήσεων του Outlet συνημμένα σε αυτό το μήνυμα." & vbNewLine & _ "Είναι ένα μήνυμα ειδοποίησης." & vbNewLine & vbNewLine & _ "Χαιρετισμούς" &,vbNewLine & _ "Outlet Team" If ExcelOutlook(mTo, mSub, , mBd) = True Then MsgBox "Δημιουργήθηκε επιτυχώς το προσχέδιο αλληλογραφίας ή η αποστολή" End If End Sub 

➤ Από την παραπάνω εικόνα, τα τμήματα του κώδικα,

1 - δηλώστε και ορίστε τις μεταβλητές.

2 - αναθέστε τις εντολές χρησιμοποιώντας το VBA με δήλωση. Χρησιμοποιήστε το Εμφάνιση ή Στείλτε για την ανασκόπηση ή την άμεση αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντίστοιχα.

3 - να διαγράψετε τις μεταβλητές που είχαν οριστεί προηγουμένως.

4 - να αναθέσετε το VBA με εντολές με κείμενα.

5 - εκτελεί το Προσαρμοσμένη λειτουργία VBA .

Βήμα 2: Για να εκτελέσετε τη μακροεντολή πατήστε F5 , και αμέσως το Excel βγάζει το Outlook με ένα προσχέδιο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να το ελέγξετε, όπως στην παρακάτω εικόνα. Στη συνέχεια, μπορείτε να το στείλετε.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να στείλετε μαζικά email από το Outlook χρησιμοποιώντας το Excel (3 τρόποι)

Μέθοδος 4: Αυτόματη αποστολή email από το Excel στο Outlook χρησιμοποιώντας τη λειτουργία HYPERLINK

Το HYPERLINK παράγει έναν σύνδεσμο με δυνατότητα κλικ στα κελιά του Excel για να φέρει Outlook ως μέσο για την αποστολή αυτόματων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Excel.

Βήμα 1: Πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο στο κελί H5 .

Το HYPERLINK Η συνάρτηση λαμβάνει "MailTo:"&C5&"?Subject="&F5&"&cc="&$D$2&"&body="G 5 ως link_location , και "Κάντε κλικ εδώ" ως friendly_name .

Βήμα 2: Χτύπημα ENTER για να επικολλήσετε τον σύνδεσμο. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στον σύνδεσμο.

Βήμα 3: Το Excel σας μεταφέρει στο Outlook . Και βλέπετε όλα τα Outlook οι καταχωρήσεις συμπληρώνονται με δεδομένα που έχουν εκχωρηθεί από το Excel. Κάντε κλικ στο Στείλτε .

Βήμα 4: Σύρετε το Λαβή πλήρωσης για να εφαρμόσετε τον τύπο σε άλλα κελιά.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να στείλετε αυτόματα email όταν πληρούνται οι προϋποθέσεις στο Excel

Συμπέρασμα

Παραλλαγές μακροεντολών VBA και HYPERLINK μπορεί να είναι χρήσιμη κατά την αποστολή αυτόματων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Excel στο Outlook. Ελπίζω να βρείτε τη μέθοδο που προτιμάτε μέσα στις παραπάνω περιγραφόμενες. Σχολιάστε, αν έχετε περαιτέρω ερωτήσεις ή έχετε κάτι να προσθέσετε.