วิธีส่งอีเมลอัตโนมัติจาก Excel ไปยัง Outlook (4 วิธี)

Hugh West

18-10-2023 Excel ขั้นสูง
  • แบ่งปันสิ่งนี้
Hugh West

เมื่อผู้ใช้ส่งอีเมลถึงลูกค้าหรือหัวหน้า การติดตามค่อนข้างยาก ในกรณีนั้น Excel มีประโยชน์ ดังนั้น “ส่งอีเมลอัตโนมัติจาก Excel ไปยัง Outlook” จึงได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเป็นวิธีที่ช่วยประหยัดเวลา มาโคร Excel VBA และฟังก์ชัน ไฮเปอร์ลิงก์ สามารถส่งอีเมลอัตโนมัติหรือสร้างฉบับร่างโดยใช้รายการ Excel ได้

สมมติว่าเรามี เงินเดือนปรับโครงสร้างพนักงาน ข้อมูลใน Excel และเราต้องการส่งอีเมลอัตโนมัติโดยใช้ Outlook .

ในบทความนี้ เราจะสาธิตรูปแบบต่างๆ ของ VBA Macros และฟังก์ชัน ไฮเปอร์ลิงก์ เพื่อส่งอีเมลอัตโนมัติจาก Excel ไปยัง Outlook .

ดาวน์โหลด Excel Workbook

ส่งอีเมลอัตโนมัติ.xlsm

⧭ การเปิด Microsoft Visual Basic และการแทรกโค้ดในโมดูล

ก่อนดำเนินการสาธิตใดๆ วิธีการ จำเป็นต้องทราบวิธีการเปิดและแทรก โมดูล ใน Microsoft Visual Basic ใน Excel

🔄 การเปิด Microsoft Visual Basic: ส่วนใหญ่มีวิธี 3 วิธีในการเปิดหน้าต่าง Microsoft Visual Basic

1. การใช้แป้นพิมพ์ลัด: กด ALT+ F11 พร้อมกันเพื่อเปิดหน้าต่าง Microsoft Visual Basic

2. การใช้แท็บนักพัฒนาซอฟต์แวร์: ในแผ่นงาน Excel ให้ไปที่ แท็บนักพัฒนาซอฟต์แวร์ > เลือก Visual Basic หน้าต่าง Microsoft Visual Basic ปรากฏขึ้น

3. การใช้แท็บแผ่นงาน: ไปที่แผ่นงานใดก็ได้ คลิกขวา บนแผ่นงานนั้น > เลือก ดูโค้ด (จาก บริบท เมนู )

🔄 การแทรกโมดูลใน Microsoft Visual Basic: มี 2 วิธีในการแทรก โมดูล ในหน้าต่าง Microsoft Visual Basic

1. การใช้ตัวเลือกของชีต: หลังจากเปิดหน้าต่าง Microsoft Visual Basic ให้เลือก เวิร์กชีต > คลิกขวา บนนั้น > ; เลือก แทรก (จาก เมนูบริบท ) > จากนั้นเลือก โมดูล .

2. การใช้แถบเครื่องมือ: คุณสามารถทำได้โดยเลือก แทรก (จาก แถบเครื่องมือ ) > จากนั้นเลือก โมดูล .

4 วิธีง่ายๆ ในการส่งอีเมลอัตโนมัติจาก Excel ไปยัง Outlook

วิธีที่ 1: การใช้ VBA Macro เพื่อส่งอีเมลโดยอัตโนมัติโดยใช้ Outlook ไปยังผู้รับที่เลือก

เราต้องการสร้างการดำเนินการของมาโคร ปุ่ม โดยที่เราสามารถส่งอีเมลไปยังผู้รับที่เลือกด้วย เพียงคลิกเดียว

ขั้นตอนที่ 1: ไปที่แท็บ แทรก > รูปร่าง > เลือกรูปทรงใดก็ได้ที่นำเสนอ (เช่น สี่เหลี่ยมผืนผ้า: มุมโค้งมน )

ขั้นตอนที่ 2: ลากปุ่ม ไอคอนเครื่องหมายบวก ทุกที่ที่คุณต้องการแทรก รูปร่าง ตามที่แสดงในภาพด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 3: เลือก การเติมรูปร่าง และ โครงร่าง สี ที่ต้องการ จากนั้นคลิกขวาที่มัน คลิกที่ แก้ไขข้อความ เพื่อแทรกข้อความ

ขั้นตอนที่ 4: ใช้ คำแนะนำ เพื่อเปิด Microsoft Visual Basic และแทรก โมดูล วางมาโครต่อไปนี้ใน โมดูล . 

5966

➤ ในโค้ด

1 – เริ่ม ขั้นตอนมาโครโดยการประกาศตัวแปรเป็น Object และ String .

2 – เรียกใช้ลูป VBA FOR สำหรับ แต่ละแถวในส่วนที่เลือกเพื่อกำหนด ส่งถึง ของอีเมล เรื่อง และ เนื้อความ โดยใช้รายการแถว

3 – กำหนดตัวแปร

4 – ดำเนินการคำสั่ง VBA ด้วย เพื่อเติมข้อมูล Outlook รายการ เช่น ส่งไปที่ , Mail Subject เป็นต้น ในส่วนนี้มาโครจะดำเนินการเฉพาะคำสั่ง Display เพื่อดึงเอา Outlook ด้วยร่างอีเมล อย่างไรก็ตาม หากใช้คำสั่ง ส่ง แทนหรือหลัง แสดงผล Outlook จะส่งอีเมลที่สร้างขึ้นไปยังผู้รับที่เลือก

5 – จบลูป VBA FOR

ขั้นตอนที่ 5: กลับไปที่แผ่นงาน คลิกขวาที่ รูปร่าง จากนั้นเลือก กำหนดมาโคร จากตัวเลือก เมนูบริบท

ขั้นตอนที่ 6: เลือกมาโคร (เช่น ExcelToOutlookSR ) ภายใต้ ชื่อมาโคร และเลือกตัวเลือก มาโครใน เป็น สมุดงานนี้ . คลิกที่ ตกลง .

ขั้นตอนที่ 7: ตอนนี้ ในเวิร์กชีต ให้เลือกพนักงานหนึ่งคนหรือหลายคน จากนั้นคลิกที่ ปุ่มรูปร่าง .

ขั้นตอนที่ 8: Excel แจ้ง Outlook ให้รับประทานอาหารกลางวัน และสร้างหรือส่งอีเมลไปที่ พนักงานที่ได้รับการคัดเลือก เมื่อคุณเลือกพนักงานสองคน Outlook จะสร้างร่างอีเมลที่แตกต่างกันสองฉบับที่พร้อมสำหรับส่ง

เนื่องจากมาโครมีเฉพาะ จอแสดงผล คำสั่ง , Outlook จะแสดงแบบร่างอีเมลโดยไม่ต้องส่ง ใช้คำสั่ง ส่ง เพื่อส่งอีเมลโดยอัตโนมัติจาก Excel ไปยัง Outlook โดยใช้รายการเซลล์

อ่านเพิ่มเติม: แมโคร Excel เพื่อส่งอีเมลโดยอัตโนมัติ (3 ตัวอย่างที่เหมาะสม)

วิธีที่ 2: การส่งอีเมลโดยอัตโนมัติจาก Excel ไปยัง Outlook ขึ้นอยู่กับค่าเซลล์ที่ระบุ

อะไร ถ้าเราต้องการส่งอีเมลอัตโนมัติหลังจากบรรลุเป้าหมายจาก Excel ไปยัง Outlook โค้ดมาโครสามารถทำงานนี้ได้อย่างง่ายดาย

สมมติว่า เรามี ข้อมูลการขายรายไตรมาส ตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง หลังจากบรรลุเป้าหมาย (เช่น ยอดขาย> 2000 ) จะแจ้งให้ Outlook ส่งอีเมลจาก Excel ไปยังรหัสอีเมลที่กำหนดโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 1: พิมพ์มาโครต่อไปนี้ โค้ดใดๆ ใน โมดูล . 

6690

➤ จากภาพด้านบน ในส่วน

1 – กำหนดเซลล์ (เช่น F17 ) ภายในช่วงเพื่อดำเนินการคำสั่ง VBA IF หากผลลัพธ์ของคำสั่งเป็น จริง มาโครจะเรียกมาโครอื่นเพื่อดำเนินการ

2 – ประกาศตัวแปรพิมพ์และกำหนดให้เติมรายการของ Outlook

3 – ดำเนินการคำสั่ง VBA With เพื่อกำหนดตัวแปรให้กับรายการอีเมล ใช้คำสั่ง ส่ง แทน แสดงผล ในกรณีที่คุณต้องการส่งอีเมลโดยตรงโดยไม่ต้องตรวจทาน อีเมลผู้รับถูกแทรกภายในแมโคร ใช้วิธีอื่นในกรณีที่คุณต้องการแทรกรหัสอีเมลของผู้รับโดยอัตโนมัติ

4 – ล้างตัวแปรบางตัวจากการมอบหมาย

ขั้นตอนที่ 2: ใช้ปุ่ม F5 เพื่อเรียกใช้มาโคร ในชั่วพริบตา Excel จะดึงข้อมูล Outlook พร้อมอีเมลฉบับร่างที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติดังที่แสดงต่อไปนี้ คุณสามารถคลิก ส่ง หรือส่งอัตโนมัติโดยใช้คำสั่ง ส่ง ในมาโคร

อ่านเพิ่มเติม: ส่งอีเมลโดยอัตโนมัติจาก Excel ตามเนื้อหาเซลล์ (2 วิธี)

การอ่านที่คล้ายกัน

  • วิธีดู ใครอยู่ในไฟล์ Excel ที่แชร์ (ด้วยขั้นตอนด่วน)
  • เปิดใช้งานการแชร์สมุดงานใน Excel
  • วิธีแชร์ไฟล์ Excel สำหรับผู้ใช้หลายคน
  • วิธีใช้มาโครเพื่อส่งอีเมลจาก Excel พร้อมไฟล์แนบ

วิธีที่ 3: การใช้มาโคร VBA เพื่อส่งอีเมลพร้อมแผ่นงานที่ใช้งานอยู่จาก Excel by Outlook

อีกทางหนึ่ง อาจมีบางกรณีที่เราต้องส่ง แผ่นงานทั้งหมด ไปยังที่อยู่อีเมลที่กำหนด ในกรณีนั้น เราสามารถใช้ VBA Custom Function เพื่อเรียกใช้ภายใน aมาโคร

ขั้นตอนที่ 1: แทรกมาโครด้านล่างใน โมดูล 

7484

➤ จาก ภาพด้านบน ส่วนของโค้ด

1 – ประกาศและตั้งค่าตัวแปร

2 – กำหนดคำสั่งโดยใช้ VBA ด้วย คำสั่ง ใช้คำสั่ง แสดงผล หรือ ส่ง เพื่อตรวจสอบหรือส่งอีเมลโดยตรงตามลำดับ

3 – ล้างตัวแปรที่ตั้งไว้ก่อนหน้านี้

4 – กำหนดคำสั่ง VBA With พร้อมข้อความ

5 – ดำเนินการ VBA Custom Function

ขั้นตอนที่ 2: เมื่อต้องการเรียกใช้มาโคร ให้กด F5 จากนั้น Excel จะแสดง Outlook พร้อมอีเมลฉบับร่างให้ตรวจสอบคล้ายกับ ภาพด้านล่าง หลังจากนั้น คุณก็พร้อมที่จะส่งไป

อ่านเพิ่มเติม: วิธีส่งอีเมลจำนวนมากจาก Outlook โดยใช้ Excel (3 วิธี)

ฟังก์ชัน HYPERLINK สร้างลิงก์ที่คลิกได้ในเซลล์ Excel เพื่อ นำ Outlook เป็นสื่อในการส่งอีเมลอัตโนมัติจาก Excel

ขั้นตอนที่ 1: พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ H5 .

=HYPERLINK("MailTo:"&C5&"?Subject="&F5&"&cc="&$D$2&"&body="&G5,"Click Here")

ฟังก์ชัน ไฮเปอร์ลิงก์ รับ “MailTo:”&C5&?Subject=”&F5&” &cc=”&$D$2&”&body=”&G 5 เป็น link_location และ “คลิกที่นี่” เป็น friendly_name .

ขั้นตอนที่ 2: กด ENTER เพื่อวางลิงค์ จากนั้นคลิกที่ลิงก์

ขั้นตอนที่ 3: Excel จะนำคุณไปที่ Outlook และคุณเห็นว่ารายการ Outlook ทั้งหมดเต็มไปด้วยข้อมูลที่ได้รับมอบหมายจาก Excel คลิกที่ ส่ง .

ขั้นตอนที่ 4: ลาก จุดจับเติม เพื่อใช้สูตรกับสูตรอื่นๆ เซลล์

อ่านเพิ่มเติม: วิธีส่งอีเมลโดยอัตโนมัติเมื่อตรงตามเงื่อนไขใน Excel

บทสรุป

VBA Macro Variants และ HYPERLINK ฟังก์ชันจะมีประโยชน์ในขณะที่ส่งอีเมลอัตโนมัติจาก Excel ไปยัง Outlook หวังว่าคุณจะพบวิธีที่คุณต้องการภายในวิธีที่อธิบายไว้ข้างต้น แสดงความคิดเห็นหากคุณมีคำถามเพิ่มเติมหรือมีอะไรเพิ่มเติม

โพสต์ก่อนหน้า แผนภูมิ Excel ไม่อัปเดตด้วยข้อมูลใหม่ (2 วิธีแก้ไขที่เหมาะสม)
โพสต์ถัดไป สูตรค้นหารายการซ้ำใน Excel (6 วิธีง่ายๆ)

Hugh West เป็นผู้ฝึกอบรมและนักวิเคราะห์ Excel ที่มีประสบการณ์สูงและมีประสบการณ์มากกว่า 10 ปีในอุตสาหกรรมนี้ เขาสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีสาขาการบัญชีและการเงิน และปริญญาโทสาขาบริหารธุรกิจ Hugh มีความหลงใหลในการสอนและได้พัฒนาแนวทางการสอนที่เป็นเอกลักษณ์ซึ่งง่ายต่อการติดตามและเข้าใจ ความรู้ความเชี่ยวชาญของเขาเกี่ยวกับ Excel ช่วยให้นักเรียนและผู้เชี่ยวชาญหลายพันคนทั่วโลกพัฒนาทักษะและความเป็นเลิศในอาชีพการงาน ฮิวจ์แบ่งปันความรู้ของเขากับคนทั้งโลกผ่านบล็อก โดยเสนอบทช่วยสอน Excel ฟรีและการฝึกอบรมออนไลน์เพื่อช่วยให้บุคคลและธุรกิจบรรลุศักยภาพสูงสุดของตนเอง