Когато потребителите изпращат имейли на своите клиенти или шефове, е доста трудно да се проследява. В този случай Excel идва на помощ. Ето защо "изпращане на автоматичен имейл от Excel към Outlook" е доказано, че този подход спестява време. Макроси на Excel VBA и HYPERLINK може да изпращате автоматични имейли или да създавате чернова с помощта на записи в Excel.

Да кажем, че имаме Преструктурирана заплата на служителя данни в Excel и искаме да изпратим автоматичен имейл, използвайки Outlook .

В тази статия демонстрираме няколко варианта на Макроси VBA и HYPERLINK функция за автоматично изпращане на имейл от Excel към Outlook .

Изтегляне на работна книга на Excel

⧭ Отваряне на Microsoft Visual Basic и вмъкване на код в модула

Преди да пристъпите към демонстриране на методите, е необходимо да знаете начините за отваряне и вмъкване на Модул в Microsoft Visual Basic в Excel.

🔄 Отваряне на Microsoft Visual Basic: Съществуват основно 3 начини за отваряне Microsoft Visual Basic прозорец.

1. Използване на бързи клавишни комбинации: Натиснете ALT+F11 общо за отваряне Microsoft Visual Basic прозорец.

2. Използване на раздела за разработчици: В работен лист на Excel отидете на Таб Разработчик > Изберете Visual Basic . Microsoft Visual Basic се появява прозорец.

3. Използвайте раздела Worksheet: Отидете на всеки работен лист, Кликване с десния бутон на мишката върху него> Изберете Вижте кода (от Контекст Меню ).

🔄 Вмъкване на модул в Microsoft Visual Basic: Има 2 начини за вмъкване на Модул в Microsoft Visual Basic прозорец,

1. Използване на опциите на листа: След отваряне на Microsoft Visual Basic изберете Работен лист > Кликване с десния бутон на мишката върху него> Изберете Вмъкване на (от Контекстно меню )> след това изберете Модул .

2. Използване на лентата с инструменти: Можете също така да го направите, като изберете Вмъкване на (от Лентата с инструменти )> тогава изберете Модул .

4 лесни начина за автоматично изпращане на имейл от Excel към Outlook

Метод 1: Използване на макрос VBA за автоматично изпращане на имейл чрез Outlook до избрани получатели

Искаме да създадем изпълнение на макрос Бутон чрез който можем просто да изпратим поща до избрани получатели само с едно кликване.

Стъпка 1: Отидете в Вмъкване на tab> Форми > Изберете някоя от предлаганите форми (напр., Правоъгълна форма: заоблени ъгли ).

Стъпка 2: Плъзнете Икона Plus където искате да вмъкнете Форма както е показано на изображението по-долу.

Стъпка 3: Изберете предпочитан Запълване на формата и Контур Цвят след това щракнете с десния бутон на мишката върху него. Щракнете върху Редактиране на текст за вмъкване на текст.

Стъпка 4: Използвайте инструкция да отворите Microsoft Visual Basic и вмъкнете Модул . Поставете следния макрос в Модул .

 Sub ExcelToOutlookSR() Dim mApp As Object Dim mMail As Object Dim SendToMail As String Dim MailSubject As String Dim mMailBody As String For Each r In Selection SendToMail = Range("C" & r.Row) MailSubject = Range("F" & r.Row) mMailBody = Range("G" & r.Row) Set mApp = CreateObject("Outlook.Application") Set mMail = mApp.CreateItem(0) With mMail .To = SendToMail .Subject = MailSubject.Body = mMailBody .Display ' Можете да използвате .Send End With Next r End Sub 

➤ в кода,

1 - започнете макропроцедурата, като декларирате променливите като Обект и Редица .

2 - изпълнявайте VBA ЗА цикъл за всеки ред в селекцията, за да присвоите Email's Изпрати до , Тема , и Body с помощта на записи на редове.

3 - присвояване на променливи.

4 - да извърши VBA с за попълване на Outlook елементи като Изпрати до , Mail Тема и т.н. Тук макросът изпълнява само Дисплей команда за извеждане на Outlook с проект на имейл. Ако обаче Изпрати се използва вместо или след Дисплей, Outlook ще изпрати създадения имейл до избраните получатели.

5 - да завършите VBA ЗА примка.

Стъпка 5: Върнете се в работния лист. Щракнете с десния бутон върху Форма след това изберете Присвояване на макрос от Контекстно меню опции.

Стъпка 6: Изберете макроса (т.е., ExcelToOutlookSR ) под Име на макрос и изберете Макрос в опция като Тази работна книга . Кликнете върху OK .

Стъпка 7: Сега в работния лист изберете един или няколко служители, след което щракнете върху Бутон за форма .

Стъпка 8: Подсказки на Excel Outlook до обяд и създава или изпраща имейли на избраните служители. Като изберете двама от служителите, Outlook генерира два различни проекта на имейли, готови за изпращане.

Тъй като макросът предоставя само Дисплей команда, Outlook само показва черновата на имейла, без да го изпраща. Използвайте Изпрати за автоматично изпращане на имейли от Excel към Outlook използване на записи в клетки.

Прочетете още: Макрос на Excel за автоматично изпращане на имейл (3 подходящи примера)

Метод 2: Автоматично изпращане на имейл от Excel до Outlook в зависимост от определена стойност на клетката

Какво да правим, ако искаме да изпратим автоматичен имейл след постигане на целите от Excel към Outlook ? Макрокод може да свърши тази работа с лекота.

Да предположим, че имаме Данни за тримесечните продажби както е показано по-долу, след постигане на целта (т.е, Продажби> 2000 ) автоматично ще ви подкани Outlook за изпращане на имейл от Excel до зададен имейл идентификатор.

Стъпка 1: Въведете следния макрокод във всеки Модул .

 Option Explicit Dim Rng As Range Sub Worksheet_Change(ByVal mRng As Range) On Error Resume Next If mRng.Cells.Count> 1 Then Exit Sub Set Rng = Intersect(Range("F17"), mRng) If Rng Is Nothing Then Exit Sub If IsNumeric(mRng.Value) And Target.Value> 2000 Then Call ExcelToOutlook End If End Sub Sub ExcelToOutlook() Dim mApp As Object Dim mMail As Object Dim mMailBody As String Set mApp =CreateObject("Outlook.Application") Set mMail = mApp.CreateItem(0) mMailBody = "Поздрави, господине" & vbNewLine & vbNewLine & _ "Нашият аутлет има тримесечни продажби повече от целта." & vbNewLine & _ "Това е потвърждение на писмото." & vbNewLine & vbNewLine & _ "С уважение" & vbNewLine & _ "Екип на аутлета" При грешка продължете Next With mMail .To = "[email protected]" .CC = "".BCC = "" .Subject = "Уведомление за постигане на целта за продажби" .Body = mMailBody .Display 'или можете да използвате .Send End With On Error GoTo 0 Set mMail = Nothing Set mApp = Nothing End Sub 

➤ От горното изображение, в разделите,

1 - присвояване на клетка (т.е, F17 ) в рамките на даден диапазон, за да се изпълни VBA IF Ако изявлението води до Истински , макросът извиква друг макрос за изпълнение.

2 - деклариране на типове променливи и присвояването им за попълване Outlook .

3 - изпълнявайте VBA с за присвояване на променливи към имейл записи. Използвайте Изпрати вместо командата Дисплей в случай че искате директно да изпращате имейли, без да ги преглеждате. Имейлът на получателя се вмъква в макроса. Използвайте алтернативни методи, в случай че искате автоматично вмъкване на имейл идентификатора на получателя.

4 - изчистване на определени променливи от присвояване.

Стъпка 2: Използвайте F5 за да стартирате макроса. След малко Excel извлича Outlook с автоматично създадена чернова на имейл, както е показано в следващите редове. Можете да щракнете върху Изпрати или автоматично изпращане с помощта на Изпрати в макроса.

Прочетете още: Автоматично изпращане на имейли от Excel въз основа на съдържанието на клетките (2 метода)

Подобни четива

• Как да видите кой е в споделен файл на Excel (с бързи стъпки)
• Разрешаване на споделяне на работна книга в Excel
• Как да споделяте файл на Excel за няколко потребители
• Как да приложите макрос за изпращане на имейл от Excel с прикачен файл

Метод 3: Използване на VBA макрос за изпращане на имейл с активен работен лист от Excel чрез Outlook

Алтернативно, може да има случаи, в които трябва да изпратим цял Активен лист към зададен имейл адрес. В този случай можем да използваме Потребителска функция на VBA да бъде извикан в рамките на макрос.

Стъпка 1: Вмъкнете следния макрос в Модул .

 Функция ExcelOutlook(mTo, mSub As String, Optional mCC As String, Optional mBd As String) As Boolean On Error Resume Next Dim mApp As Object Dim rItem As Object Set mApp = CreateObject("Outlook.Application") Set rItem = mApp.CreateItem(0) With rItem .To = mTo .CC = "" .Subject = mSub .Body = mBd .Attachments.Add ActiveWorkbook.FullName .Display 'или можете да използвате .Send End With Set rItem = NothingSet mApp = Nothing End Function Sub OutlookMail() Dim mTo As String Dim mSub As String Dim mBd As String mTo = "[email protected]" mSub = "Данни за тримесечните продажби" mBd = "Поздрави, господине" & vbNewLine & vbNewLine & _ "Моля, намерете данните за тримесечните продажби на Outlet, прикачени към това писмо." & vbNewLine & _ "Това е уведомително писмо." & vbNewLine & _ "С уважение" &vbNewLine & _ "Outlet Team" If ExcelOutlook(mTo, mSub, , mBd) = True Then MsgBox "Успешно създадена чернова на поща или изпратена" End If End Sub 

➤ От горното изображение се вижда, че секциите на кода са,

1 - деклариране и задаване на променливите.

2 - задайте командите, като използвате VBA с декларация. Използвайте Дисплей или Изпрати за преглеждане или директно изпращане на имейли.

3 - изчистване на предварително зададените променливи.

4 - да присвоите VBA с команди с текстове.

5 - да изпълнявате Потребителска функция на VBA .

Стъпка 2: За да изпълните макроса, натиснете F5 , и Excel веднага извежда Outlook с проект на имейл, който да прегледате, подобно на изображението по-долу. След това можете да го изпратите.

Прочетете още: Как да изпращате масови имейли от Outlook с помощта на Excel (3 начина)

Метод 4: Изпращане на автоматичен имейл от Excel към Outlook с помощта на функцията HYPERLINK

Сайтът HYPERLINK функция генерира връзка, върху която може да се кликне в клетките на Excel, за да се Outlook като средство за изпращане на автоматични имейли от Excel.

Стъпка 1: Въведете следната формула в клетка H5 .

Сайтът HYPERLINK функцията приема "MailTo:"&C5&"?Subject="&F5&"&cc="&$D$2&"&body="G 5 като link_location , и "Кликнете тук" като friendly_name .

Стъпка 2: Хит ВЪВЕДЕТЕ за да поставите връзката. След това щракнете върху връзката.

Стъпка 3: Excel ви отвежда до Outlook И виждате всички Outlook са попълнени с присвоени данни от Excel. Щракнете върху Изпрати .

Стъпка 4: Плъзнете Дръжка за пълнене за да приложите формулата към други клетки.

Прочетете още: Как да изпратите имейл автоматично, когато условието е изпълнено в Excel

Заключение

Варианти на макроси VBA и HYPERLINK функцията може да бъде полезна при изпращане на автоматични имейли от Excel към Outlook. Надявам се, че ще намерите предпочитания от вас метод в рамките на гореописаните. Коментирайте, ако имате допълнителни запитвания или искате да добавите нещо.