وقتی کاربران برای مشتریان یا روسای خود ایمیل می فرستند، پیگیری آن بسیار سخت است. در این صورت، اکسل به کارتان می آید. بنابراین، ثابت شده است که "ارسال ایمیل خودکار از اکسل به Outlook" یک رویکرد صرفه جویی در زمان است. Excel VBA Macro و تابع HYPERLINK می‌توانند ایمیل‌های خودکار ارسال کنند یا با استفاده از ورودی‌های اکسل یک پیش‌نویس ایجاد کنند.

فرض کنید دستمزد بازسازی‌شده کارکنان داریم داده ها در اکسل و ما می خواهیم با استفاده از Outlook ایمیل خودکار ارسال کنیم.

در این مقاله، انواع مختلف VBA Macro<2 را نشان می دهیم> و تابع HYPERLINK برای ارسال ایمیل خودکار از Excel به Outlook .

دانلود کتاب کار Excel

⧭ باز کردن مایکروسافت ویژوال بیسیک و درج کد در ماژول

قبل از نمایش هر کدام روش‌ها، لازم است راه‌های باز کردن و درج Module در Microsoft Visual Basic در Excel را بدانید.

🔄 باز کردن Microsoft Visual Basic: عمدتاً 3 راه هایی برای باز کردن پنجره Microsoft Visual Basic وجود دارد.

1. استفاده از میانبرهای صفحه کلید: ALT+ را فشار دهید. F11 به طور کامل برای باز کردن پنجره Microsoft Visual Basic .

2. استفاده از برگه Developer: در یک کاربرگ Excel، به Developer Tab > Visual Basic را انتخاب کنید. پنجره Microsoft Visual Basic ظاهر می شود.

3. با استفاده از برگه کاربرگ: به هر کاربرگ بروید، روی آن راست کلیک کنید > مشاهده کد (از متن منو ) را انتخاب کنید.

🔄 درج یک ماژول در مایکروسافت ویژوال بیسیک: 2 راه هایی برای درج ماژول در پنجره مایکروسافت ویژوال بیسیک وجود دارد،

1. استفاده از گزینه های Sheet: پس از باز کردن پنجره Microsoft Visual Basic ، Worksheet > راست کلیک کنید روی آن > انتخاب کنید ; انتخاب کنید Insert (از Context Menu ) > سپس Module را انتخاب کنید.

2. استفاده از Toolbar: همچنین می توانید با انتخاب Insert (از Toolbar ) این کار را انجام دهید > سپس Module را انتخاب کنید.

4 روش آسان برای ارسال ایمیل خودکار از Excel به Outlook

روش 1: استفاده از VBA Macro برای ارسال خودکار ایمیل با استفاده از Outlook به گیرندگان منتخب

ما می خواهیم یک اجرای ماکرو Button ایجاد کنیم که به وسیله آن می توانیم به سادگی برای گیرندگان انتخاب شده نامه ارسال کنیم. فقط یک کلیک.

مرحله 1: به برگه درج بروید > شکل ها > هر یک از اشکال ارائه شده را انتخاب کنید (به عنوان مثال، مستطیل: گوشه های گرد ).

مرحله 2: را بکشید نماد پلاس در هر کجا که می خواهید شکل را همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است وارد کنید.

مرحله 3: را انتخاب کنید یک Shap Fill و Outline Color ترجیحی سپسروی آن راست کلیک کنید. برای درج متن روی ویرایش متن کلیک کنید.

مرحله 4: از دستورالعمل برای باز کردن <استفاده کنید 1>Microsoft Visual Basic و Module را وارد کنید. ماکرو زیر را در Module قرار دهید.

1840

➤ در کد،

1 - شروع کنید رویه ماکرو با اعلام متغیرها به صورت Object و String .

2 - یک حلقه VBA FOR را اجرا کنید هر ردیف در انتخاب برای اختصاص ایمیل به ارسال به ، موضوع ، و بدن با استفاده از ورودی های ردیف.

3 - متغیرها را اختصاص دهید.

4 - دستور VBA With را برای پر کردن موارد Outlook مانند ارسال به ، انجام دهید، موضوع ایمیل و غیره. در اینجا ماکرو فقط دستور Display را اجرا می کند تا Outlook را با پیش نویس ایمیل ارائه دهد. با این حال، اگر دستور ارسال در جای خود یا بعد از نمایش استفاده شود، Outlook ایمیل ایجاد شده را برای گیرندگان انتخاب شده ارسال می کند.

5 – حلقه VBA FOR را تمام کنید.

مرحله 5: به کاربرگ بازگردید. روی Shape کلیک راست کرده سپس از گزینه های Context Menu Assign Macro را انتخاب کنید.

مرحله 6: ماکرو (به عنوان مثال، ExcelToOutlookSR ) را در زیر نام ماکرو انتخاب کنید و گزینه Macro in را به عنوان This Workbook انتخاب کنید. . روی OK کلیک کنید.

مرحله 7: اکنون، در کاربرگ، یک یا چند کارمند را انتخاب کنید و سپس بر روی Shape Button .

مرحله 8: اکسل Outlook را به ناهار می‌خواهد و ایمیل‌هایی را ایجاد یا ارسال می‌کند کارمندان منتخب همانطور که دو نفر از کارمندان را انتخاب می کنید، Outlook دو پیش نویس ایمیل مختلف را آماده ارسال می کند.

از آنجایی که ماکرو فقط نمایش را ارائه می دهد. دستور ، Outlook فقط پیش نویس ایمیل را بدون ارسال نمایش می دهد. از دستور Send برای ارسال خودکار ایمیل از Excel به Outlook با استفاده از ورودی های سلول استفاده کنید.

بیشتر بخوانید: Excel Macro برای ارسال خودکار ایمیل (3 مثال مناسب)

روش 2: ارسال ایمیل به صورت خودکار از Excel به Outlook بسته به مقدار خاص سلول

چه اگر بخواهیم پس از دستیابی به اهداف از Excel به Outlook ایمیل خودکار ارسال کنیم؟ یک کد ماکرو می‌تواند این کار را به راحتی انجام دهد.

فرض کنید، پس از دستیابی به یک هدف، داده‌های فروش فصلی همانطور که در زیر نشان داده شده است داریم (یعنی فروش> 2000 ) به طور خودکار از Outlook درخواست می کند تا ایمیلی از Excel به شناسه ایمیل اختصاص داده شده ارسال کند.

مرحله 1: ماکرو زیر را تایپ کنید. کد در هر ماژول .

6210

➤ از تصویر بالا، در بخش‌ها،

1 - یک سلول (به عنوان مثال، F17 ) در یک محدوده برای اجرای عبارت VBA IF اختصاص دهید. اگر عبارت به True منجر شود، ماکرو ماکرو دیگری را برای اجرا فراخوانی می کند.

2 – متغیر را اعلام کنید.نوع و آنها را به پر کردن ورودی های Outlook اختصاص دهید.

3 - دستور VBA With را برای اختصاص متغیرها به ورودی های ایمیل انجام دهید. در صورتی که می خواهید مستقیماً بدون بازبینی ایمیل ارسال کنید، از دستور ارسال به جای نمایش استفاده کنید. ایمیل گیرنده در ماکرو درج می شود. اگر می‌خواهید شناسه ایمیل گیرنده به‌طور خودکار درج شود، از روش‌های جایگزین استفاده کنید.

4 - متغیرهای خاصی را از تخصیص پاک کنید.

مرحله 2: برای اجرای ماکرو از کلید F5 استفاده کنید. در یک لحظه، اکسل Outlook را با پیش نویس ایمیلی که به طور خودکار ایجاد می شود، همانطور که در زیر نشان داده شده است، واکشی می کند. می‌توانید روی ارسال کلیک کنید یا با استفاده از دستور ارسال در ماکرو، ارسال خودکار را انجام دهید.

بیشتر بخوانید: ارسال خودکار  ایمیل از اکسل بر اساس محتوای سلول (2 روش)

خواندنی مشابه

• نحوه مشاهده چه کسی در یک فایل اکسل اشتراکی است (با مراحل سریع)
• فعال کردن Share Workbook در Excel
• نحوه اشتراک گذاری فایل اکسل برای چندین کاربر
• نحوه اعمال ماکرو برای ارسال ایمیل از اکسل با پیوست

روش 3: استفاده از VBA Macro برای ارسال ایمیل با کاربرگ فعال از Excel by Outlook

معمولاً، ممکن است مواردی وجود داشته باشد که ما نیاز داشته باشیم کل Active Sheet را به آدرس ایمیل اختصاص داده شده ارسال کنیم. در آن صورت، ما می توانیم از یک VBA Custom Function برای فراخوانی در a استفاده کنیمماکرو.

مرحله 1: ماکرو زیر را در Module وارد کنید.

4671

➤ از تصویر بالا، بخش های کد،

1 - متغیرها را اعلام و تنظیم کنید.

2 - با استفاده از VBA دستورات را اختصاص دهید با عبارت . از دستور نمایش یا ارسال به ترتیب برای بازبینی یا ارسال مستقیم ایمیل ها استفاده کنید.

3 - متغیرهای تنظیم شده قبلی را پاک کنید.

4 - دستورات VBA With را با متون اختصاص دهید.

5 - عملکرد سفارشی VBA را اجرا کنید.

مرحله 2: برای اجرای ماکرو F5 را فشار دهید و بلافاصله اکسل Outlook را با یک ایمیل پیش نویس برای بازبینی مشابه تصویر زیر پس از آن، شما می توانید آن را ارسال کنید.

بیشتر بخوانید: نحوه ارسال ایمیل انبوه از Outlook با استفاده از Excel (3 روش)

روش 4: ارسال ایمیل خودکار از اکسل به Outlook با استفاده از تابع HYPERLINK

عملکرد HYPERLINK یک پیوند قابل کلیک در سلول های اکسل ایجاد می کند. Outlook را به عنوان رسانه ای برای ارسال ایمیل های خودکار از اکسل بیاورید.

مرحله 1: فرمول زیر را در سلول تایپ کنید H5 .

تابع HYPERLINK "MailTo:"&C5&"?Subject="&F5&" را می گیرد. &cc=”&$D$2&”&body=”&G 5 به عنوان link_location ، و "اینجا را کلیک کنید" به عنوان friendly_name .

مرحله 2: برای جایگذاری ENTER را فشار دهیدارتباط دادن. سپس روی پیوند کلیک کنید.

مرحله 3: Excel شما را به Outlook می برد. و می بینید که تمام ورودی های Outlook با داده های اختصاص داده شده از اکسل پر شده اند. روی ارسال کلیک کنید.

مرحله 4: Fill Handle را بکشید تا فرمول را به سایرین اعمال کنید سلول ها.

بیشتر بخوانید: نحوه ارسال ایمیل به صورت خودکار زمانی که شرط در اکسل برآورده شد

نتیجه گیری

VBA Macro Variants و HYPERLINK عملکرد می تواند در هنگام ارسال ایمیل های خودکار از Excel به Outlook مفید باشد. امیدواریم روش مورد نظر خود را در مواردی که در بالا توضیح داده شده است بیابید. اگر سؤالات بیشتری دارید یا چیزی برای اضافه کردن دارید، نظر دهید.