যখন ব্যবহারকারীরা তাদের গ্রাহকদের বা বসদের ইমেল পাঠায় তখন ট্র্যাক রাখা বেশ কঠিন। সেক্ষেত্রে এক্সেল কাজে আসে। অতএব, “ Excel থেকে Outlook” -এ স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠান এটি একটি সময় সাশ্রয়ী পদ্ধতি হিসাবে প্রমাণিত হয়েছে। Excel VBA Macros এবং HYPERLINK ফাংশন স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠাতে পারে বা Excel এন্ট্রি ব্যবহার করে একটি খসড়া তৈরি করতে পারে।

আসুন আমাদের কর্মচারী পুনর্গঠিত বেতন আছে এক্সেলের ডেটা এবং আমরা আউটলুক ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠাতে চাই।

এই নিবন্ধে, আমরা VBA ম্যাক্রো<2 এর একাধিক রূপ প্রদর্শন করি> এবং HYPERLINK ফাংশন Excel থেকে Outlook এ স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠাতে।

এক্সেল ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন

⧭ মাইক্রোসফ্ট ভিজ্যুয়াল বেসিক খোলা এবং মডিউলে কোড সন্নিবেশ করান

কোনও প্রদর্শন করার আগে পদ্ধতি, এক্সেলের Microsoft Visual Basic এ মডিউল খোলার এবং সন্নিবেশ করার উপায়গুলি জানা প্রয়োজন৷

🔄 মাইক্রোসফ্ট ভিজ্যুয়াল বেসিক খোলা: প্রধানত 3 Microsoft Visual Basic উইন্ডো খোলার উপায় রয়েছে।

1. কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করা: ALT+ টিপুন F11 সম্পূর্ণভাবে Microsoft Visual Basic উইন্ডো খুলতে।

2. ডেভেলপার ট্যাব ব্যবহার করা: একটি এক্সেল ওয়ার্কশীটে, ডেভেলপার ট্যাব > ভিজ্যুয়াল বেসিক নির্বাচন করুন। Microsoft Visual Basic উইন্ডোপ্রদর্শিত হয়৷

3. ওয়ার্কশীট ট্যাব ব্যবহার করে: যেকোনো ওয়ার্কশীটে যান, ডান-ক্লিক করুন এটিতে > বেছে নিন কোড দেখুন ( প্রসঙ্গ মেনু থেকে)।

🔄 Microsoft Visual Basic-এ একটি মডিউল সন্নিবেশ করানো: Microsoft Visual Basic উইন্ডোতে 2 একটি মডিউল সন্নিবেশ করার উপায় আছে,

1. শীটের বিকল্পগুলি ব্যবহার করা: Microsoft Visual Basic উইন্ডো খোলার পরে, একটি ওয়ার্কশীট > ডান-ক্লিক করুন এটিতে > ; নির্বাচন করুন সন্নিবেশ করুন ( প্রসঙ্গ মেনু থেকে) > তারপর মডিউল বেছে নিন।

2। টুলবার ব্যবহার করে: আপনি সন্নিবেশ করুন ( টুলবার থেকে) নির্বাচন করেও এটি করতে পারেন > তারপর মডিউল বেছে নিন।

4 এক্সেল থেকে আউটলুকে স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠানোর সহজ উপায়

পদ্ধতি 1: VBA ম্যাক্রো ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আউটলুক ব্যবহার করে নির্বাচিত প্রাপকদের ইমেল পাঠান

আমরা একটি ম্যাক্রো এক্সিকিউশন তৈরি করতে চাই বোতাম যার মাধ্যমে আমরা নির্বাচিত প্রাপকদের সহজভাবে মেল পাঠাতে পারি শুধু একটি ক্লিক করুন।

ধাপ 1: ঢোকান ট্যাবে যান > শেপস > প্রস্তাবিত আকারগুলির যেকোনো একটি নির্বাচন করুন (যেমন, আয়তক্ষেত্রাকার: গোলাকার কোণগুলি )।

ধাপ 2: টানুন প্লাস আইকন যেখানেই আপনি শেপ সন্নিবেশ করতে চান নীচের ছবিতে দেখানো হয়েছে৷

পদক্ষেপ 3: চয়ন করুন একটি পছন্দের শেপ ফিল এবং আউটলাইন রঙ তারপরএটিতে ডান ক্লিক করুন। পাঠ্য সন্নিবেশ করতে পাঠ্য সম্পাদনা করুন এ ক্লিক করুন৷

পদক্ষেপ 4: খুলতে নির্দেশ ব্যবহার করুন Microsoft Visual Basic এবং সন্নিবেশ করুন মডিউল । মডিউল এ নিম্নলিখিত ম্যাক্রো পেস্ট করুন।

6177

➤ কোডে,

1 - শুরু করুন ভেরিয়েবলগুলিকে অবজেক্ট এবং স্ট্রিং হিসাবে ঘোষণা করে ম্যাক্রো পদ্ধতি।

2 - এর জন্য একটি VBA ফর লুপ চালান নির্বাচনের প্রতিটি সারি সারি এন্ট্রি ব্যবহার করে ইমেলের এ পাঠান , বিষয় এবং বডি বরাদ্দ করতে৷

3 – ভেরিয়েবল বরাদ্দ করুন।

4 – আউটলুক আইটেমগুলি পূরণ করতে এতে পাঠান , মেল সাবজেক্ট , ইত্যাদি। এখানে ম্যাক্রো শুধুমাত্র Display কমান্ডটি এক্সিকিউট করে একটি ইমেল ড্রাফ্টের সাথে Outlook আনতে। যাইহোক, যদি Send কমান্ডটি জায়গায় বা Display এর পরে ব্যবহার করা হয়, Outlook নির্বাচিত প্রাপকদের তৈরি ইমেল পাঠাবে।

5 – VBA ফর লুপ শেষ করুন।

ধাপ 5: ওয়ার্কশীটে ফিরে যান। শেপ -এ ডান-ক্লিক করুন তারপর প্রসঙ্গ মেনু বিকল্প থেকে ম্যাক্রো বরাদ্দ করুন নির্বাচন করুন।

ধাপ 6: ম্যাক্রো নির্বাচন করুন (যেমন, ExcelToOutlookSR ) ম্যাক্রো নামের এর অধীনে এবং এই ওয়ার্কবুক হিসাবে ম্যাক্রো ইন বিকল্পটি বেছে নিন । ঠিক আছে এ ক্লিক করুন।

পদক্ষেপ 7: এখন, ওয়ার্কশীটে, এক বা একাধিক কর্মচারী নির্বাচন করুন তারপরে ক্লিক করুন1 নির্বাচিত কর্মচারী। আপনি যখন দুইজন কর্মচারী নির্বাচন করেন, Outlook পাঠানোর জন্য প্রস্তুত দুটি ভিন্ন ইমেল ড্রাফ্ট তৈরি করে।

যেহেতু ম্যাক্রো শুধুমাত্র ডিসপ্লে প্রদান করে কমান্ড, আউটলুক ইমেল ড্রাফ্টটি না পাঠিয়েই প্রদর্শন করে। সেল এন্ট্রি ব্যবহার করে Excel থেকে Outlook এ স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠাতে Send কমান্ডটি ব্যবহার করুন।

আরো পড়ুন: Excel ম্যাক্রো স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠাতে (3টি উপযুক্ত উদাহরণ)

পদ্ধতি 2: নির্দিষ্ট সেল মানের উপর নির্ভর করে এক্সেল থেকে আউটলুকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠানো

কি আমরা যদি Excel থেকে Outlook লক্ষ্য অর্জনের পর স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠাতে চাই? একটি ম্যাক্রো কোড সহজে এই কাজটি করতে পারে৷

ধরুন, আমাদের কাছে ত্রৈমাসিক বিক্রয় ডেটা নিম্নে দেখানো হয়েছে, একটি লক্ষ্য অর্জনের পরে (যেমন, বিক্রয়> 2000 ) এক্সেল থেকে একটি নির্ধারিত ইমেল আইডিতে একটি ইমেল পাঠাতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আউটলুক প্রম্পট করবে।

ধাপ 1: নিম্নলিখিত ম্যাক্রো টাইপ করুন যেকোন মডিউল তে কোড।

6749

➤ উপরের চিত্র থেকে, বিভাগে,

1 – VBA IF স্টেটমেন্ট চালানোর জন্য একটি পরিসরের মধ্যে একটি সেল (যেমন, F17 ) বরাদ্দ করুন। যদি বিবৃতিটির ফলাফল True হয়, ম্যাক্রো এক্সিকিউশনের জন্য অন্য ম্যাক্রোকে কল করে।

2 - পরিবর্তনশীল ঘোষণা করুনটাইপ করুন এবং আউটলুক -এর এন্ট্রিগুলিকে পপুলেট করার জন্য বরাদ্দ করুন।

3 – ইমেল এন্ট্রিগুলিতে ভেরিয়েবলগুলি বরাদ্দ করতে VBA উইথ স্টেটমেন্ট সম্পাদন করুন। আপনি যদি সরাসরি ইমেলগুলি পর্যালোচনা না করেই পাঠাতে চান তাহলে ডিসপ্লে এর পরিবর্তে পাঠান কমান্ডটি ব্যবহার করুন। প্রাপকের ইমেল ম্যাক্রোর মধ্যে ঢোকানো হয়। আপনি যদি প্রাপকের ইমেল আইডি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সন্নিবেশ করতে চান তবে বিকল্প পদ্ধতি ব্যবহার করুন।

4 - নির্দিষ্টকরণ থেকে নির্দিষ্ট ভেরিয়েবলগুলি সাফ করুন।

ধাপ 2: ম্যাক্রো চালানোর জন্য F5 কী ব্যবহার করুন। কিছুক্ষণের মধ্যে, Excel একটি খসড়া ইমেল সহ Outlook নিয়ে আসে যা নিম্নলিখিত হিসাবে দেখানো হয়েছে। আপনি পাঠান ক্লিক করতে পারেন অথবা ম্যাক্রোতে পাঠান কমান্ড ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠাতে পারেন৷

আরো পড়ুন: সেল সামগ্রীর উপর ভিত্তি করে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠান (2 পদ্ধতি)

একই রকম রিডিং

• কিভাবে দেখতে হয় শেয়ার্ড এক্সেল ফাইলে কারা আছেন (দ্রুত পদক্ষেপ সহ)
• এক্সেল এ শেয়ার ওয়ার্কবুক সক্ষম করুন
• একাধিক ব্যবহারকারীর জন্য কিভাবে এক্সেল ফাইল শেয়ার করবেন
• অ্যাটাচমেন্ট সহ এক্সেল থেকে ইমেল পাঠাতে কিভাবে ম্যাক্রো প্রয়োগ করবেন

পদ্ধতি 3: থেকে সক্রিয় ওয়ার্কশীট সহ ইমেল পাঠাতে VBA ম্যাক্রো ব্যবহার করে Outlook দ্বারা Excel

বিকল্পভাবে, এমন কিছু উদাহরণ থাকতে পারে যেখানে আমাদের একটি সম্পূর্ণ সক্রিয় পত্রক একটি নির্ধারিত ইমেল ঠিকানায় পাঠাতে হবে। সেক্ষেত্রে, আমরা একটি VBA কাস্টম ফাংশন ব্যবহার করতে পারি a এর মধ্যে কল করাম্যাক্রো।

ধাপ 1: নিচের ম্যাক্রোটি মডিউল এ প্রবেশ করান।

2500

➤ থেকে উপরের চিত্র, কোডের বিভাগগুলি,

1 - ভেরিয়েবলগুলি ঘোষণা এবং সেট করুন৷

2 - VBA ব্যবহার করে কমান্ডগুলি বরাদ্দ করুন স্টেটমেন্ট সহ। যথাক্রমে পর্যালোচনা বা সরাসরি পাঠানোর জন্য Display অথবা Send কমান্ডটি ব্যবহার করুন।

3 - পূর্বে সেট করা ভেরিয়েবলগুলি সাফ করুন।

4 – পাঠ্য সহ VBA With কমান্ড বরাদ্দ করুন।

5 – VBA কাস্টম ফাংশন চালান।

ধাপ 2: ম্যাক্রো চালানোর জন্য F5 টিপুন, এবং সাথে সাথে এক্সেল একটি খসড়া ইমেল সহ আউটলুক নিয়ে আসে নীচের চিত্র। এর পরে, আপনি এটি পাঠাতে ভাল।

আরো পড়ুন: এক্সেল ব্যবহার করে কিভাবে আউটলুক থেকে বাল্ক ইমেল পাঠাবেন (3 উপায়)

পদ্ধতি 4: হাইপারলিঙ্ক ফাংশন ব্যবহার করে এক্সেল থেকে আউটলুকে স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠানো

হাইপারলিঙ্ক ফাংশনটি এক্সেল সেলগুলিতে একটি ক্লিকযোগ্য লিঙ্ক তৈরি করে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠানোর মাধ্যম হিসেবে Outlook আনুন।

ধাপ 1: কক্ষে নিম্নলিখিত সূত্রটি টাইপ করুন H5 ।

HYPERLINK ফাংশনটি “MailTo:”&C5&”?Subject=”&F5&” নেয় &cc=”&$D$2&”&body=”&G 5 হিসেবে link_location , এবং “এখানে ক্লিক করুন” হিসেবে friendly_name ।

ধাপ 2: পেস্ট করতে ENTER টিপুনলিঙ্ক তারপর লিঙ্কে ক্লিক করুন।

ধাপ ৩: এক্সেল আপনাকে আউটলুক এ নিয়ে যাবে। এবং আপনি দেখতে পাচ্ছেন যে সমস্ত আউটলুক এন্ট্রি এক্সেল থেকে নির্ধারিত ডেটা দিয়ে পূর্ণ। পাঠান এ ক্লিক করুন।

পদক্ষেপ 4: টেনে আনুন ফিল হ্যান্ডেল অন্যের জন্য সূত্র প্রয়োগ করতে কোষ৷

আরো পড়ুন: এক্সেলে শর্ত পূরণ হলে কীভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠাবেন

উপসংহার

VBA ম্যাক্রো ভেরিয়েন্ট এবং HYPERLINK ফাংশন Excel থেকে Outlook এ স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠানোর সময় সহায়ক হতে পারে। আশা করি আপনি উপরে বর্ণিত পদ্ধতির মধ্যে আপনার পছন্দের পদ্ধতিটি খুঁজে পাবেন। মন্তব্য করুন, যদি আপনার আরও জিজ্ঞাসা থাকে বা যোগ করার কিছু থাকে।