ایک بڑی فائل کو ہینڈل کرنا ضروری ہے کیونکہ اسے منتقل کرنے میں بہت زیادہ وقت لگتا ہے۔ ایک بڑی فائل کو کھولنے میں بہت زیادہ وقت لگتا ہے۔ کسی بڑی فائل میں کسی بھی قسم کی تبدیلی کو اپ ڈیٹ ہونے میں کافی وقت لگتا ہے۔ لہذا، فائل کا سائز کم کرنا ضروری ہے۔ اس آرٹیکل میں، ہم دیکھیں گے کہ ایکسل فائل کا سائز کم/کمپریس کیسے کریں ۔ ایسا کرنے کے بہت سے طریقے ہیں۔ ہم یہاں بہترین آپشنز کا انتخاب کریں گے۔

اپنے تجزیے میں، ہم سپر اسٹور سیلز کا نمونہ ڈیٹا استعمال کرتے ہیں۔ نمونہ اس لنک //community.tableau.com/docs/DOC-1236 سے ڈاؤن لوڈ کیا گیا تھا۔

اس نمونے کی اصل فائل کا سائز 3,191 KB ہے۔

بڑے ایکسل فائل کے سائز کو کم/کمپریس کرنے کے 3 سرفہرست طریقے

اس سیکشن میں، ہم بڑی ایکسل فائل کے سائز کو کم/کمپریس کرنے کے 3 ثابت شدہ طریقوں پر بات کریں گے۔ آئیے اب انہیں چیک کریں!

1. فائل کا سائز کم کرنے کے لیے ڈیٹا کو حذف کرنا

ایسے کئی معاملات ہیں جن میں آپ کے پاس ڈیٹا یا فارمیٹ کو حذف کرنے کے علاوہ کوئی دوسرا آپشن نہیں ہے۔ یہاں، ہم ان پر بات کریں گے۔

1.1۔ ایکسل میں خالی سیلز کو حذف کرنا/کلیئر کرنا

ایکسل ورک بک میں ایک کام مکمل کرنے کے بعد، بہت سارے غیر استعمال شدہ سیلز ہیں جن کی آپ کی ورک بک میں کوئی افادیت نہیں ہے۔ بعض اوقات آپ غلطی سے ان غیر استعمال شدہ سیلز میں کچھ فارمیٹنگ کرتے ہیں جس سے آپ کی فائل کا سائز بڑھ جاتا ہے۔ ان خالی سیلز سے فارمیٹنگ کو ہٹانے سے آپ کی فائل کا سائز کم ہو جاتا ہے۔

• اگر آپ پورے خالی سیلز کو منتخب کرنا چاہتے ہیں تو صرف CTRL+Shift+ ↓+ → ایک ساتھ کلک کریں۔تیر کے نشانات بتاتے ہیں کہ آپ اپنی کمانڈ کہاں رکھنا چاہتے ہیں۔

• خالی سیلز کو منتخب کرنے کے بعد، ہوم ٹیب میں صاف کریں آپشن دبائیں سب صاف کریں۔ اس سے سیلز صاف ہو جائیں گے ۔

ایسا کرنے کا ایک اور طریقہ ہے۔

• ہوم ٹیب پر، دبائیں تلاش کریں & منتخب کریں اور پھر دبائیں خاص پر جائیں

• یہ کھل جائے گا اسپیشل پر جائیں ڈائیلاگ باکس۔ اس باکس پر خالی جگہوں پر نشان لگائیں اور دبائیں ٹھیک ہے۔ یہ آپ کی ایکسل ورک بک کے خالی حصے خود بخود تلاش کر لے گا۔ اس کے بعد خالی سیلز کو صاف کریں جیسا کہ ہم نے پہلے کیا تھا۔

مزید پڑھیں: ڈیٹا ڈیلیٹ کیے بغیر ایکسل فائل کا سائز کیسے کم کیا جائے (9 فوری تجاویز)

1.2. غیر ضروری پوشیدہ سیلز چیک کریں اور ڈیلیٹ کریں

بعض اوقات غیر ضروری پوشیدہ سیل بڑی ایکسل فائلز کی وجہ بنتے ہیں۔ آپ غلطی سے ایکسل ورک شیٹ کی کچھ قطاریں یا کالم چھپا سکتے ہیں جس پر آپ کام کر رہے ہیں۔ اچانک آپ کو احساس ہوا کہ آپ کی فائل میں کچھ پوشیدہ عناصر ہیں جن کی آپ کو ضرورت نہیں ہے۔ آپ صرف یہ کر سکتے ہیں کہ ایکسل ورک شیٹ کی قطاروں اور کالموں کو چھپائیں اور دیکھیں کہ آپ کو ان کی ضرورت ہے یا نہیں۔ اگر آپ کو ان کی ضرورت نہیں ہے تو بس ان سب کو حذف کر دیں۔

مزید پڑھیں: ای میل کے لیے ایکسل فائل کو کیسے کمپریس کریں (13 فوری طریقے )

2. ڈیٹا کو حذف کیے بغیر فائل کا سائز کم کریں

بعض اوقات، آپ کو فائل ڈیٹا کو حذف کرنے کی ضرورت نہیں ہوتی ہے۔یا ایکسل فائل کا سائز کم کرنے کے لیے فارمیٹنگ۔ صرف کچھ تکنیکوں کا استعمال آپ کو فائل کا سائز کم کرنے دے گا۔

2.1۔ ایک فائل کو ایکسل بائنری فارمیٹ میں محفوظ کرنا

ایکسل فائل کو ( .xlsx ) فارمیٹ سے Excel بائنری فارمیٹ ( .xlsb ) میں محفوظ کرنا کم ہوجاتا ہے۔ آپ کی فائل کا سائز تقریباً 40% ۔ یہ آپ کی فائل کا سائز کم کرنے کا سب سے آسان اور موثر طریقہ ہے۔ طریقہ کار ذیل میں دیا گیا ہے۔

• سب سے پہلے، اپنی نمونہ ایکسل فائل کو ایک مخصوص فولڈر میں ( .xlsx ) فارمیٹ میں محفوظ کریں۔

• پھر، اسی فائل کو ( .xlsb ) فارمیٹ میں اسی فولڈر میں محفوظ کریں جس میں آپ نے پچھلا ( .xlsx ) محفوظ کیا ہے۔ ) فارمیٹ شدہ فائل۔

• اب، دونوں فائلیں ایک ہی ڈائرکٹری میں محفوظ ہیں۔
• یہاں، ہم فائل کو چیک کریں گے۔ ( .xlsb ) فائل کا سائز اور اس کا ( .xlsx ) فارمیٹ سے موازنہ کریں چاہے اسے کم کیا گیا ہو یا نہیں۔

ہم دیکھ سکتے ہیں کہ ( .xlsb ) فائل میں 1,666 KB ہے جہاں ( .xlsx ) فائل میں 3,191 KB<2 ہے> لہذا، فائل کا سائز بڑے پیمانے پر کم کر دیا جاتا ہے۔

Excel Binary Workbook Pros and Cons

ایک فائل کو (. xlsb میں محفوظ کرتے وقت ) فارمیٹ، ایک چیز جو آپ کو ذہن میں رکھنی چاہیے کہ ہر چیز کی طرح ایکسل ورک بک کو بائنری فارمیٹ میں محفوظ کرنے سے کچھ فوائد اور نقصانات ہوتے ہیں۔

Pros

• ایکسل بائنری فائل ( .xlsx ) سے بچت کے دوران نمایاں طور پر کم جگہ استعمال کرتی ہے۔فائلز۔
• بائنری ڈیٹا لوڈ کرنا ٹیکسٹ ( .xml ) فائلوں یا ( .xlsx ) فائلوں کو پارس کرنے سے زیادہ تیز ہے۔
• میکرو، VBA کوڈ مکمل طور پر تعاون یافتہ ہے۔

Cons

• کسی ربن میں ترمیم کی اجازت نہیں ہے ( .xlsb ) فارمیٹس۔ آپ کو واپس
• ( .xlsm )
• میں تبدیل کرنا ہوگا، اپنے ربن میں تبدیلیاں کرنا ہوں گی، اور پھر واپس ( .xlsb )۔<12
• Excel 2003 اور پچھلے ورژنز کے ساتھ مطابقت نہیں رکھتا۔
• ( .xlsb ) ایک بائنری فائل فارمیٹ ہے، اوپن کے برعکس ( .xml )، ( .xlsx )، اور  ( .xlsm ) فائلیں۔ لہذا، آپ اکثر اپنی ( .xlsb ) فائلیں ہر جگہ کام کرتے ہوئے نہیں دیکھیں گے۔

لہذا، بائنری فارمیٹ میں فائل کو محفوظ کرتے وقت محتاط رہیں۔ یقینی طور پر آپ یہ اس وقت کرسکتے ہیں جب اس کا فائدہ نقصانات سے کہیں زیادہ ہو۔

مزید پڑھیں: ایکسل فائل کو 100MB سے زیادہ کمپریس کرنے کا طریقہ (7 مفید طریقے)<2

2.2۔ مشروط فارمیٹنگ کی جانچ پڑتال

ایکسل میں، مشروط فارمیٹنگ ڈیٹا کو تصور کرتی ہے اور ورک شیٹ کو سمجھنے میں آسان بناتی ہے۔ لیکن بعض اوقات ہم مشروط فارمیٹنگ کا اطلاق کرتے وقت غلطیاں کرتے ہیں۔ بعض اوقات ہم ایک پوری شیٹ یا قطاروں یا کالموں کے پورے گروپ پر فارمیٹنگ کا اطلاق کرتے ہیں۔ غلطی کو کم کرنے کے لیے، ہم مشروط فارمیٹنگ > قواعد کا نظم کریں اور ہر ایک اصول کی سیل رینج چیک کریں۔ ایک بار پھر اگر ہم کسی طرح ایکسل ورک بک میں مشروط فارمیٹنگ کا اطلاق کرتے ہیں اور اچانک احساس کرتے ہیں کہ ہمیں ضرورت نہیں ہے۔کہ ہم پوری ورک شیٹ سے قواعد کو صاف کر کے مشروط فارمیٹنگ کو کالعدم کر سکتے ہیں۔

مزید پڑھیں: اس بات کا تعین کیسے کریں کہ بڑے ایکسل کی وجہ کیا ہے فائل کا سائز

2.3. ایکسل فارمولوں کو بہتر بنانا

فائل کا سائز براہ راست کم کرنے کے علاوہ، ہم ایکسل فارمولوں کو آپٹمائز کر سکتے ہیں تاکہ کیلکولیشن کو تیز تر بنایا جا سکے اس لیے فائل کا سائز کم کیا جا سکتا ہے۔ ایسا کرنے کے بہت سارے طریقے ہیں۔

2.3.1۔ اتار چڑھاؤ والے فارمولوں کے استعمال سے گریز کریں

ایکسل میں سات غیر مستحکم فنکشنز ہیں جو RAND ، NOW ، TODAY ، OFFSET ہیں ، سیل ، بالواسطہ ، اور معلومات ۔ جب بھی ایکسل فائل میں کوئی تبدیلی ہوتی ہے تو یہ فارمولے دوبارہ گنتے ہیں۔ اگر آپ کی ورک شیٹ میں بہت زیادہ اتار چڑھاؤ والے فارمولے ہیں تو حساب آہستہ ہو جاتا ہے اس لیے فائل کا سائز بڑھا دیا جاتا ہے۔ لہذا، حل آسان ہیں، ہمیں غیر مستحکم فارمولوں کے استعمال سے گریز کرنا چاہیے۔ غیر مستحکم فارمولوں کے کچھ متبادل ہیں۔ وہ ذیل میں دیئے گئے ہیں

• OFFSET فنکشن کے بجائے، ہم INDEX استعمال کرسکتے ہیں۔
• ایک ورک شیٹ کے اندر INDEX فنکشن کو INDIRECT فنکشنز کو تبدیل کرنے کے لیے حروف کے بجائے کالم نمبر استعمال کرکے استعمال کیا جاسکتا ہے۔
• NOW اور TODAY کے لیے کوئی متبادل نہیں ہے۔ افعال. لیکن VBA کوڈ ان کو تبدیل کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔

جیسے Now فنکشنز کے لیے، ہم استعمال کر سکتے ہیں-

4115

<1 کے لیے>TODAY افعال ہم کر سکتے ہیں۔استعمال کریں

4169

• RAND فنکشنز کی زیادہ تر وقت ضرورت نہیں ہوتی ہے۔ تاہم، اگر ہمیں کسی نئے بے ترتیب نمبر کی ضرورت ہو تو ہم اسے بنانے کے لیے ایک VBA فنکشن استعمال کر سکتے ہیں۔

6070

• INFO اور CELL خاص طور پر عام فارمولے نہیں ہیں۔ وہ ایک سسٹم، ورک بک، اور سیل اسٹیٹس کی معلومات فراہم کرتے ہیں۔ ان کو استعمال کرنے کے بجائے، ہم VBA کا استعمال کرتے ہوئے فائل پاتھ یا سیل کلر ریفرنس نمبر استعمال کر سکتے ہیں۔

2.3.2۔ پیوٹ ٹیبلز یا ایکسل ٹیبلز کا استعمال کریں

فارمولوں کی ایک سیریز کے بجائے پیوٹ ٹیبلز یا ایکسل ٹیبلز کا استعمال آپ کا نتیجہ دکھانے کا ایک موثر طریقہ ہے

2.3.3۔ پوری قطاروں یا کالموں کا حوالہ دینے سے گریز کریں

SUMIF یا VLOOKUP فنکشن پورے کالموں یا قطاروں میں ڈیٹا تلاش کرتے ہیں۔ پورے ڈیٹا کا حوالہ دینے کے بجائے، اگر ضرورت ہو تو ہم صرف چند سیلز کا حوالہ دے سکتے ہیں۔ پسند کریں-

استعمال کرنے کی بجائے = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

ہم استعمال کر سکتے ہیں = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

یہاں ہم کالم A کے 1st 50 سیلز کا حوالہ دے رہے ہیں۔

2.3.4 دہرائے جانے والے حساب سے گریز کریں

چلیں کہ آپ کے پاس ایک فارمولہ ہے جس میں " =$A$3+$B$3 " ہے، اور آپ اس فارمولے کو پچاس سیلز میں کاپی کرتے ہیں۔ یہاں سیل حوالوں کی کل تعداد ایک سو ہے، باوجود اس کے کہ منفرد خلیوں کی تعداد صرف دو ہے۔ لیکن اگر C3 کے پاس ایک فارمولا ہے جو کہ =A3+B3 ہے، اور آپ انہیں 50 دوسرے سیلز پر اپ ڈیٹ کرنا چاہتے ہیں، صرف سیل کا حوالہ دے کر C3 ان 50 سیلوں میں آپ اصل میں حوالہ کی تعداد 50 بنا سکتے ہیں، جب کہ آپ کے پچھلے حوالہ کے لیے سو سیلز کی ضرورت تھی۔

مزید پڑھیں: کیسے پیوٹ ٹیبل کے ساتھ ایکسل فائل کا سائز کم کریں

2.4. ایکسل مینوئل کیلکولیشن کا حکم دینا

یہ درحقیقت آپ کو ایکسل میں تیزی سے حساب لگانے میں مدد کرتا ہے۔ لیکن بعض اوقات بڑی ایکسل فائلوں میں دستی حساب کتاب کرنے سے آپ کی فائل کا سائز کم کرنے میں بھی مدد مل سکتی ہے۔

2.5۔ پیوٹ ٹیبلز کو حسب ضرورت بنانا

پیوٹ ٹیبلز ڈیٹا کو تیزی سے چیک کرنے یا ایک جائزہ حاصل کرنے کے لیے بنائے گئے ہیں۔ اگر آپ کو ان کی مزید ضرورت نہیں ہے تو یہ پیوٹ ٹیبلز آپ کی فائل کا سائز بڑھا سکتے ہیں۔ اگر آپ کو اپنے اگلے حسابات میں اپنے پیوٹ ٹیبلز کی ضرورت نہیں ہے، تو آپ درج ذیل اقدامات کر سکتے ہیں۔

• سورس ڈیٹا کو فائل کے ساتھ محفوظ نہ کریں۔
• دائیں کلک کریں۔ پیوٹ ٹیبل پر اور پھر پیوٹ ٹیبل کے اختیارات پر کلک کریں۔
• ڈیٹا ٹیب پر ' فائل کے ساتھ سورس ڈیٹا محفوظ کریں سے ٹک کو ہٹا دیں۔ '.

2.6۔ تصاویر کے ساتھ ایکسل فائل کا سائز کم کریں

بعض اوقات جب آپ ایکسل ورک شیٹ میں تصویریں شامل کرتے ہیں تو Excel کی فائل کا سائز خود بخود بڑھ جاتا ہے۔ آپ ایکسل کے باہر یا ایکسل کے اندر تصویر کا سائز کم کر سکتے ہیں۔ اگر آپ اسے ایکسل میں کرنا چاہتے ہیں تو تصویر کو منتخب کریں اور ماؤس کے بٹن پر دائیں کلک کریں، اور سائز اور پراپرٹیز کو منتخب کریں۔

A فارمیٹ پکچر ونڈو دائیں جانب کھل جائے گی۔ایکسل ورک شیٹ کا۔ اب آپ اپنی تصویر کی اونچائی اور چوڑائی کو دستی طور پر منتخب کر سکتے ہیں۔

آپ Excel کے باہر اپنی تصویر کا سائز دستی طور پر تبدیل کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے بہت سارے طریقہ کار ہیں۔

مزید پڑھیں: تصاویر کے ساتھ ایکسل فائل کا سائز کیسے کم کریں (2 آسان طریقے)

3. کھولے بغیر ایکسل فائل کا سائز کم کریں

فائل کو کھولنا یا فائل ڈیٹا کو حذف کرنا ہمیشہ ضروری نہیں ہوتا ہے۔ ایکسل آپ کو فائل کھولے بغیر بھی فائل کا سائز کم کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

3.1. فائل پراپرٹیز سے فائل کو فارمیٹ کرنا

ایکسل میں تمام کام کرنے کے بعد فائل پراپرٹیز سے ایکسل فائل کے سائز کو کمپیکٹ کرنا آسان ہے۔ یہ ایک ونڈوز کی خصوصیت ہے اور براہ راست ایکسل سے متعلق نہیں ہے۔ طریقہ کار ذیل میں دیا گیا ہے۔

• فائل پر دائیں کلک کریں۔
• پراپرٹیز کو منتخب کریں۔
• اگلا ایڈوانسڈ بٹن کو منتخب کریں۔
• آخر میں ، "ڈسک کی جگہ بچانے کے لیے مواد کو کمپریس کریں" کو منتخب کریں اور ٹھیک کو دبائیں۔ فائل کی خصوصیات سے ایکسل فائل کے سائز کو کم کرنے کی مشق کریں کیونکہ سائز مشکل سے کم ہوتا ہے۔ فائل کو کمپریس کرنے کے لیے WinRAR کا استعمال کرنا بہتر ہے۔

  مزید پڑھیں: ایکسل فائل کا سائز کھولے بغیر کیسے کم کیا جائے (آسان اقدامات کے ساتھ)

  3.2۔ ایکسل فائل کو ZIP/RAR میں کمپریس کریں۔

  مختلف کمپریسڈ ٹولز کا استعمال کرکے بہت سے الفاظ پر کارروائی کرنے والی دستاویزات کو ان کے اصل سائز کے 10 فیصد تک کمپریس کیا جا سکتا ہے۔ فائلوں کو کمپریس کرکے ان کا اشتراک کرنا ایک اچھا عمل ہے۔ یہ نہ صرف فائل کا سائز کم کرتا ہے بلکہ فائل کو وائرس سے بھی محفوظ بناتا ہے۔ یہاں ہم فائل کو کمپریس کرنے کے لیے WinRAR استعمال کریں گے۔ طریقہ کار ذیل میں دیا گیا ہے۔

  • اپنی فائل پر دائیں کلک کریں۔
  • دبائیں آرکائیو میں شامل کریں ۔
  • ایک ڈائیلاگ باکس آئے گا۔ آرکائیو فارمیٹ کے بطور RAR/ZIP کو منتخب کرنے کے لیے۔

  

  • ایک ڈائیلاگ باکس سامنے آئے گا۔ RAR/ZIP کو بطور آرکائیو فارمیٹ منتخب کرنے کے لیے۔

  

  مزید پڑھیں: ایکسل فائل کو زپ میں کیسے کمپریس کیا جائے (2 مناسب طریقے)

  نتیجہ

  زیادہ تر لوگ چھوٹے سائز کی فائلوں کو شیئر کرنا آسان سمجھتے ہیں۔ جیسا کہ ہم دیکھ سکتے ہیں کہ ایسا کرنے کے بہت سے طریقے ہیں۔ فائل کے سائز کو کمپریس کرنا بھی ایکسل کیلکولیشن کو تیز کرنا آسان بناتا ہے۔ ہم اپنی فائل کا سائز کم کرنے کے لیے ان تکنیکوں کو الگ سے یا ایک ساتھ استعمال کر سکتے ہیں۔